NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN SOLICITUD TIPO DE SERVICIO Universidad Veracruzana

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5 INFORME DE ETAPA 2 NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN SOLICITUD TIPO DE SERVICIO Universidad Veracruzana Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de datos personales DOCUMENTO DE REFERENCIA SC SGC ISO 9001: 2008/ COPANT/ISO / NMX-CC-9001-IMNC-2008 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1 Vigilancia Anual Determinar la conformidad de los procesos/sitios/áreas del sistema de gestión seleccionados, con los criterios de auditoria. Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar que la organización del cliente cumple los requisitos legales, reglamentarios y contratactuales aplicables. Evaluar la eficacia del sistema de gestión para asegurar que la organización del cliente cumple con los objetivos especificados. Identificar las áreas mejora potencial del sistema de gestión. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN Proceso de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales No. SITIOS CONTEMPLADOS En caso de Multisitios utilizar los espacios necesarios 1 Calle Veracruz No. 46, 5 Fraccionamiento Pomona, C.P , Xalapa, Veracruz Producto: Solicitud de información atendidas; Obligaciones de transparencia publicadas; Protección de datos personales; Información clasificada; y Difusión y Capacitación Exclusiones: 7.3, Proceso(s): Revisión por la Dirección, Transparencia, accesos a la información y protección de datos personales, Planeación y gestión de recursos, Medición, análisis y mejora C.P. José Antonio Díaz Ochoa L.A.E. Nydia Rojano Vázquez NOMBRE ALTA DIRECCIÓN Y REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PUESTO Coordinador de la Unidad de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de datos personales Representante de la Dirección Los datos del personal entrevistado durante la evaluación se encuentran registrados en las hojas de trabajo del(os) técnico(s) en evaluación de la conformidad. PERSONAL QUE REALIZÓ LA AUDITORÍA FUNCIÓN Técnico en evaluación de la conformidad líder IQM Oscar Rubí Velasco Técnico en evaluación de la conformidad NA Experto técnico NA Fechas de Auditoria del 23 al 24 NOMBRE Y FIRMA El presente informe no es una indicación de que la organización está certificada por el IMNC, ni constituye un dictamen a favor de la organización. Los resultados contenidos en el presente informe, son utilizados para tomar decisiones en el proceso de certificación de la organización. Queda prohibido el uso del presente informe como indicación de que la organización está certificada ó en proceso de certificación. Los datos contenidos en el presente informe y las evidencias recopiladas durante la auditoría son estrictamente confidenciales y el IMNC no podrá proporcionarlos a terceros sin autorización de la organización auditada. El personal que realizó la evaluación labora directamente para el IMNC y no para la organización auditada. Página 1 de 5

6 INFORME DE AUDITORIA DE ETAPA 2 Durante la evaluación de la conformidad se revisaron los siguientes elementos: NÚM ELEMENTO/ CRITERIO/ ACTIVIDAD (ISO 9001:2008) 4 Sistema de gestión de la calidad DOCUMENTO DE REFERENCIA REVISIÓN RESULTADO 4.1 Requisitos generales A C 4.2 Requisitos de la documentación Generalidades A C Manual de la calidad A C Control de los documentos A C Control de los registros A C 5 Responsabilidad de la dirección 5.1 Compromiso de la dirección A C 5.2 Enfoque al cliente A C 5.3 Política de la calidad A C 5.4 Planificación Objetivos de la calidad A C Planificación del sistema de gestión de la calidad A C 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación Responsabilidad y autoridad A C Representante de la dirección A C Comunicación interna A C 5.6 Revisión por la dirección Generalidades A C Información para la revisión A C Resultados de la revisión A C 6 Gestión de los recursos 6.1 Provisión de recursos A C 6.2 Recursos humanos Generalidades A C Competencia, formación y toma de conciencia A NC 6.3 Infraestructura A C 6.4 Ambiente de trabajo A C 7 Realización del producto 7.1 Planificación de la realización del producto A C 7.2 Procesos relacionados con el cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto A C Revisión de los requisitos relacionados con el producto A C Comunicación con el cliente A C Columna de REVISIÓN, Elementos que aplican del documento de referencia. Calificación: A Aplica, EP Exclusión permitida Columna de RESULTADO, Elementos que son adecuados documentados e implantados. Calificación: C Conforme, NC No conforme, NR No revisado Página 2 de 5

7 INFORME DE AUDITORIA DE ETAPA 2 Durante la evaluación de la conformidad se revisaron los siguientes elementos: NÚM ELEMENTO/ CRITERIO/ ACTIVIDAD (ISO 9001:2008) 7.3 Diseño y desarrollo DOCUMENTO DE REFERENCIA REVISIÓN RESULTADO Planificación del diseño y desarrollo EP C Elementos de entrada para el diseño y desarrollo EP C Resultados del diseño y desarrollo EP C Revisión del diseño y desarrollo EP C Verificación del diseño y desarrollo EP C Validación del diseño y desarrollo EP C Control de los cambios del diseño y desarrollo EP C 7.4 Compras Proceso de compras A C Información de las compras A C Verificación de los productos comprados A C 7.5 Producción y prestación del servicio Control de la producción y de la prestación del servicio A C Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio EP C Identificación y trazabilidad A C Propiedad del cliente A C Preservación del producto A C 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición A C 8 Medición, análisis y mejora 8.1 Generalidades A C 8.2 Seguimiento y medición Satisfacción del cliente A C Auditoría interna A C Seguimiento y medición de los procesos A C Seguimiento y medición del producto A C 8.3 Control de producto no conforme A C 8.4 Análisis de datos A C 8.5 Mejora Mejora continua A C Acción correctiva A C Acción preventiva A C Uso de logotipo/marca IMNC e IQNet Uso de logotipo/marca conforme a reglamento A C Columna de REVISIÓN, Elementos que aplican del documento de referencia. Calificación: A Aplica, EP Exclusión permitida Columna de RESULTADO, Elementos que son adecuados documentados e implantados. Calificación: C Conforme, NC No conforme, NR No revisado Página 3 de 5

8 INFORME DE AUDITORIA DE ETAPA 2 No. 1 NO CONFORMIDAD Hallazgo: La Organización no muestra evidencia de la competencia del personal. Evidencia: Se describe a continuación. Puesto: Responsable del área de transparencia Habilidades: Varias En este caso no se evidencia aplicación de la normatividad, manejo de documentación, manejo de sistemas, mejora continua, verificación de información. Actitudes y valores: Varias No se muestra evidencia de la confiabilidad, legalidad, profesionalismo, sustentabilidad, transparencia. Puesto: Responsable del área de acceso a la información Habilidades: Varias No se tiene evidencia. Actitudes y valores: Varias No se tiene evidencia. Hallazgo: sin evidencia de la formación y habilidad. No se tienen evidencia de determinar la competencia de los auditores. Auditor líder Blanca E. Sánchez Hernández, Auditor interno Ma. Lourdes Carranza Sagredo, Xóchitl Hernández Torres, y Auditor en formación Abril Roberts Durán. Para los curso: Seminario de inducción (Junio- Julio 2012), Básico de función (Agosto- Septiembre 2012) y Desarrollo (Agosto- Septiembre 2012) no se tiene determinado como se evalúa de eficacia y en el documento Capacitación y desarrollo de personal (ARH-GE-P-04) solo esta como un punto de inspección. Incumplimiento: al requisito y de la norma ISO 9001: La organización cuenta con un plazo máximo de 30 días naturales para la entrega del Plan de Acciones Correctivas contados a partir de la entrega del Informe. El análisis debe incluir la identificación de la causa raíz, correcciones (si aplican), las acciones correctivas propuestas para la atención de cada no conformidad, los plazos y responsables previstos para la implementación y para la verificación de la eficacia de las mismas. El auditor cuenta con un plazo máximo de 60 días calendario a partir de la fecha de entrega del Informe al cliente para entregar el expediente para su dictamen en las condiciones que se encuentre. OPORTUNIDADES DE MEJORA Proceso de Revisión por la Dirección Revisar lo actualmente declarado en la aplicación del requisito 7.6 en el Sistema de Gestión de la Calidad En la revisión por la Dirección reforzar la forma en que se evalúa la conveniencia y adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad La Organización realiza la revisión por la por la Dirección cada seis meses, reforzar en la documentación que se haga referencia a revisar todos los elementos de entrada Reforzar en las conclusiones de auditoría interna sean congruentes con los objetivos definidos. Proceso de Transparencia, acceso a la información y protección de datos personales En el producto que ofrece la CUTAI se tienen definido las características de calidad del servicio, reforzar los controles pertinentes cuando se hable de control de la forma. Proceso de Planeación y gestión de recursos 4.1 La Organización tiene definido los procesos externos en el Sistema de Gestión de la Calidad, al respecto reforzar el tipo y grado de control considerando si son internos o externos a la Universidad Veracruzana. Proceso de Medición, análisis y mejora 8.4 La Organización genera diversos datos de los mecanismos declarados, sin embargo, se debe reforzar el análisis no solo a resultados globales sino a aspectos particulares que les permitan establecer acciones preventivas. El seguimiento de los hallazgos registrados en este informe, se realizará durante la próxima auditoría del IMNC. Página 4 de 5

9 INFORME DE AUDITORIA DE ETAPA 2 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA PROXIMA AUDITORIA ~ En la siguiente auditoría de vigilancia revisar lo pertinente a las características de calidad forma, en los diversos productos. ~ En la siguiente auditoría por parte del IMNC se requiere dar seguimiento a los cambios que posiblemente se realicen en términos de planificación de los procesos de realización. Fortalezas: La Coordinadora del Sistema de Gestión de la Calidad muestra propuestas de cambios, tales como: Enfoque a procesos, Planificación de gestión de los servicios que otorga la CUTAI y Medición de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Se destaca las actividades que se tienen con el repositorio. El nivel de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad permite alcanzar resultados de casi el cien por ciento en el POA. Se hace la revisión al uso de logo/ marca del IMNC e IQNet y cumple de acuerdo a las políticas, se utiliza el logo del IMNC únicamente. El nombre de la Coordinación Universitaria de Transparencia y Acceso a la Información cambio según documento publicado en la del 10 de Diciembre y se denomina ahora Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de datos personales, en términos de evaluación no representa ningún cambio ya que desde la certificación se contempló esta actividad en el alcance. CONCLUSIONES DE AUDITORÍA El presente Sistema de Gestión de la Calidad muestra conformidad con los criterios de auditoría, a excepción de la no conformidad. El Sistema de Gestión de la Calidad tiene la capacidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, en sus indicadores de gestión se muestra evidencia. El Sistema de Gestión de la Calidad actualmente da cumplimiento a los términos establecidos para la ejecución de las actividades, sin embargo, se debe reforzar el control en la forma considerando la naturaleza de las actividades. Actualmente, el Sistema de Gestión de la Calidad es eficaz a lo documentado. Las oportunidades de mejora se documentan como parte de los hallazgos documentados en el presente informe. El muestreo realizado durante la evaluación de la conformidad no es privativo de encontrar no conformidades en futuras evaluaciones. Las no conformidades han sido aclaradas. Recibí de conformidad Técnico en evaluación de la conformidad líder L.A.E. Nydia Rojano Vázquez IQM Oscar Rubí Velasco En caso de existir no conformidades, el auditor líder del IMNC emitirá un informe complementario al momento de recibir las evidencias de las acciones tomadas. Dicho informe incluirá las razones de la aceptación o rechazo de las acciones correctivas propuestas y, en su caso, las conclusiones finales de la auditoría. Fecha de emisión del informe: Página 5 de 5