CÓDIGO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA GENERAL

Transcripción

1 SISTEMA NORMATIVO Gerencia de Planificación Área de Desarrollo Organizacional CÓDIGO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES GERENCIA GENERAL Autorizado: Revisado: Gerente de Planificación Jefe Área de Desarrollo Organizacional Responsable de Proceso: Gerente General Este documento es conforme al original firmado Fecha de creación: 19 de noviembre de 2008 Fecha de vigencia: 20 de abril de 2015 Versión: 09

2 ÍNDICE Página No. I. OBJETIVO DEL MANUAL... 3 II. ORGANIGRAMA GENERAL DE GERENCIA GENERAL... 3 III. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional Unidad de Riesgos Unidad de Acceso a la Información... 7 IV. MODIFICACIONES REALIZADAS

3 I. OBJETIVO DEL MANUAL Mostrar a todo el personal que pertenece a la Gerencia General, la estructura organizativa, el objetivo y las funciones, así como también la dependencia específica a la que pertenece. II. ORGANIGRAMA GENERAL DE GERENCIA GENERAL Gerente General Secretaria de Gerencia General Secretaria Junta Directiva y Asamblea de Gobernadores Asistente Gerencia General Jefe Unidad de Riesgos Jefe UACI Jefe Unidad de Acceso a la Información Gerente Administrativo Gerente de Finanzas Gerente de Créditos Gerente Legal Gerente de Tecnología de la Información Gerente de Planificación Gerente Servicio al Cliente Gerente Técnico a) Objetivo Planear, organizar, dirigir, controlar, evaluar y coordinar el adecuado funcionamiento del Fondo, facilitando el desarrollo de las actividades y garantizando con ello, el logro eficiente de los objetivos y metas Institucionales, en el marco de la Ley del Fondo Social para la Vivienda y Reglamento Básico de la Ley del Fondo Social para la Vivienda. 3

4 b) Funciones i. Cumplir con cada una de las atribuciones establecidas en el Art. 31 y 33 de la Ley del Fondo Social para la Vivienda. El Gerente General, responderá ante el y la Junta Directiva, del eficiente y correcto funcionamiento de la administración del Fondo. Ejercer la jefatura superior de las dependencias y del personal del Fondo. Autorizar los balances, estados financieros, informes y demás asuntos que deban someterse a la Junta Directiva, y presentarlos oportunamente al para su ulterior tramitación. Proponer al el nombramiento, suspensión y remoción del personal de empleados. Ejercer las demás atribuciones que le confieran la ley, los reglamentos y otras disposiciones. ii. Dar seguimiento a la consecución de objetivos y metas de las Gerencias y Unidades bajo su responsabilidad. iii. Coordinar con Gerentes y Jefes las actividades de las diferentes Unidades organizativas bajo su dependencia. iv. Coordinar la ejecución de políticas, planes, programas, proyectos y otros instrumentos de planificación que faciliten el logro de objetivos y metas de la Institución. v. Coordinar y ejecutar actividades relacionadas con Junta Directiva y Asamblea de Gobernadores. vi. Participar en las actividades que por delegación le encomiende el. 4

5 III. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La Gerencia General está dividida en 3 grupos de trabajo: 1. Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional Jefe UACI Coordinador de UACI Técnico UACI Asistente de Compras Auxiliar de Compras a) Objetivo Planificar, organizar, ejecutar, evaluar y controlar el proceso de Adquisiciones y Contrataciones de la Institución, cumpliendo las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas que sean establecidas para adquisiciones y contrataciones de la administración pública. b) Funciones i. Programar y gestionar en forma ágil y oportuna las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios solicitados. ii. Ejecutar los procesos de adquisiciones y contrataciones de conformidad a las disposiciones legales pertinentes y el sistema normativo interno. iii. Asesorar a las diferentes Unidades organizativas en materia de adquisiciones y contrataciones. 5

6 2. Unidad de Riesgos Jefe Unidad de Riesgos Coordinador Oficialía de Cumplimiento Coordinador de Riesgo Técnico Especialista de Riesgo Colaborador Técnico de Riesgos a) Objetivo Identificar, medir, controlar y divulgar todos los riesgos que enfrenta la Institución en sus operaciones, así como controlar y reportar las operaciones irregulares o sospechosas asociadas al cumplimiento de la Ley Contra el Lavado de Dinero y de Activos. b) Funciones i. Coordinar la identificación, medición, control y divulgación de los riesgos operacionales y de crédito. ii. Dar seguimiento, control y coordinación a la clasificación externa de riesgos. iii. Impulsar las actividades de fomento de la cultura de riesgos. iv. Supervisar e implementar políticas y controles para la identificación de operaciones irregulares o sospechosas, como responsable de la Oficialía de Cumplimiento, de conformidad a la normativa establecida. 6

7 3. Unidad de Acceso a la Información Jefe Unidad de Acceso a la Información Técnico de Información a) Objetivo Velar por el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública y garantizar a la ciudadanía el acceso de la información institucional, propiciando los mecanismos adecuados para proveer dicha información de manera oportuna y veraz. b) Funciones i. Gestionar con las Unidades Organizativas la información que se autorice como pública y velar para que esta se actualice con la periodicidad que se haya establecido. ii. Recibir y dar trámite a las solicitudes de información institucional al ciudadano. iii. Orientar al ciudadano sobre la consulta de la información. iv. Garantizar que los ciudadanos cuenten con el apoyo para la elaboración de los requerimientos de información y orientar sobre las Instituciones u otro órgano que pudieran tener la información que solicita. v. Realizar las gestiones necesarias en la Institución para entregar la información solicitada y notificar al ciudadano en el tiempo que la ley contempla. vi. Proponer a las instancias que correspondan en el Fondo, los procedimientos internos que apoyen a mejorar la eficiencia en la gestión de las solicitudes de información institucional. 7

8 vii. Coordinar con las Unidades Organizativas la publicación de información en medios públicos institucionales. viii. Coordinar con el Área de Gestión y Desarrollo Humano la capacitación en acceso a la información pública y protección de datos personales. ix. Mantener un registro de las solicitudes de información institucional, indicadores y sus resultados. x. Ejecutar todas aquellas actividades necesarias para garantizar el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública. Nota: Las Gerencias de línea se detallarán en cada uno de los apartados de este documento. 8

9 IV. MODIFICACIONES REALIZADAS Referencia de autorización Versión Descripción de la modificación 1. Creación. 19 de noviembre de de abril de Fecha de vigencia: 19 de noviembre de Actualización de Organigrama de Gerencia General, debido al cambio de nombre en la Gerencia de Operaciones por Gerencia de Créditos. Queda sin vigencia: Manual de Organización y Funciones de la Gerencia General de fecha 19 de noviembre de Fecha de última modificación: 29 de julio de de julio de Fecha de última modificación: 28 de octubre de de octubre de Fecha de última modificación: 01 de marzo de de marzo de Fecha de vigencia: 01 de abril de Revisión y actualización anual de estándares y/o mejoras al instrumento normativo. Recodificación del instrumento normativo por Renombramiento del Gerente de Tecnología por Gerente de Tecnología de la Información. Cambio de denominaciones conforme a la estructura organizativa vigente. 4. Incorporación de dependencia y puestos bajo su cargo, Unidad de Acceso a la Información y puesto de jefatura conforme a estructura organizativa vigente. Analista: Esmeralda Najarro de Artiga. 5. Actualización de organigrama de Unidad de Riesgos por creación de puesto de Colaborador Técnico de Riesgos conforme a estructura organizativa vigente. Analista: Esmeralda Najarro de Artiga. 9

10 Referencia de autorización Versión Descripción de la modificación 10 de junio de Actualización de estándares. Actualización conforme a estructura organizativa vigente: Renombramiento de Gerencia de Planificación y Proyectos por Gerencia de Planificación, Gerencia Comercial por Gerencia de Servicio al Cliente, Creación del puesto Coordinador Oficialía de Cumplimiento en Unidad de Riesgos. 03 de marzo de de abril de de abril de Elaborado/actualizado por: Esmeralda Najarro de Artiga. 7. Actualización conforme a estructura organizativa vigente: Renombramiento de Colaborador de información a Técnico de información y eliminación del Auxiliar de información. Elaborado por: Wendy Elizabeth Chávez 8. Creación del puesto de Asistente de Gerencia General. Elaborado por: Elsy Benítez. 9. Creación de puesto: Coordinador de Riesgo. Eliminación de puesto: Secretaria de UACI. Elaborado por: Clara Arce 10