Acerca de Content Management

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1 Acerca de Content Management > Requisitos previos Acerca de Content Management Estos temas se aplican a todos los usuarios finales de Content Collection y de las funciones de administración de contenido de Blackboard Learn, entre los que se incluyen alumnos, profesores, bibliotecarios y otros miembros de una comunidad educativa. La administración de contenido de Blackboard Learn permite a los usuarios administrar contenidos de aprendizaje, activos digitales y carpetas de trabajo electrónicas en un entorno de aprendizaje empresarial. Requisitos previos La utilización de Content Collection requiere disponer de licencia para las funciones de administración de contenido. Si dispone de Content Collection, verá una ficha Content Collection en la interfaz de usuario de Blackboard Learn. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 1

2 Navegación por Content Collection > Menú de Content Collection Navegación por Content Collection Content Collection se incluye en Blackboard Learn si dispone de la licencia para funciones de administración de contenido. Si puede iniciar sesión en Blackboard Learn y dispone de licencia para las funciones, también podrá acceder a Content Collection. Tras iniciar sesión en Blackboard Learn, seleccione la ficha Content Collection, situada en la parte superior de la aplicación. Tenga en cuenta que el administrador del sistema puede restringir el acceso a Content Collection o dar un nombre distinto a la ficha. Si tiene problemas para encontrar Content Collection después de iniciar sesión, solicite asistencia al administrador del sistema de su institución. Menú de Content Collection El menú se sitúa en la barra lateral izquierda e incluye dos formas de navegación: vista de carpetas y vista de accesos directos. Estas vistas se representan como iconos en la parte superior del panel. Inicialmente aparece de forma predeterminada la vista de accesos directos. El sistema guardará la preferencia de vista y se la ofrecerá al usuario cada vez que entre a Content Collection. Los usuarios pueden arrastrar el lado derecho del marco para ajustar el tamaño del menú de Content Collection. Nota El administrador del sistema puede anular la posibilidad del usuario de cambiar las vistas de navegación. Vistas del menú La vista de accesos directos incluye botones para abrir cada área de contenidos, así como marcadores. También incluye un menú Saltar a con acceso a las carpetas de trabajo, colaboración y otras herramientas, como la configuración personal. No incluye acceso directo desde el menú de Content Collection a las carpetas anidadas dentro de cada área. La vista de carpetas muestra muchos más detalles, incluso las carpetas de cada área de contenido y ofrece la opción de expandir o cerrar cada carpeta para ver las subcarpetas. Además de las áreas de contenido, la vista de carpetas incluye un menú Saltar a que da acceso a las carpetas de trabajo, flujos de trabajo y herramientas. Marco de contenido El marco de contenido ocupa la mayor parte de la pantalla para mostrar la vista actual. En esta vista los usuarios interactúan con los contenidos. El marco de contenido incluye también varias funciones de navegación. Es posible aumentar o disminuir el tamaño del marco de contenido respecto del menú de Content Collection, haciendo clic y arrastrando el borde que separa los dos paneles. Pista de rutas La pista de rutas aparece en la parte superior del marco de contenido. Es una pista jerárquica que muestra dónde está situado el usuario en Content Collection y cómo llegó ahí. Haga clic en cada elemento de la pista para dirigirse a la carpeta correspondiente. Los botones desplegables de ruta actúan como separadores de las carpetas de la jerarquía. Haga clic en el botón desplegable de ruta para ver una lista de las opciones de la carpeta. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 2

3 Navegación por Content Collection > Barra de acción Barra de acción La barra de acción aparece bajo la pista de rutas. Incluye botones para realizar acciones específicas de cada página. Lista de contenidos La lista de contenidos muestra las carpetas y los elementos contenidos en la carpeta actual. También puede mostrar páginas que controlan las funciones de administración de elementos y carpetas. Al visualizar los contenidos de la carpeta, los usuarios pueden ordenar carpetas y elementos mediante un clic en el título de la columna. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 3

4 Uso de carpetas Web > Antes de empezar Uso de carpetas Web WebDAV se utiliza para compartir archivos en Internet sea cual sea la plataforma (Microsoft Windows o Apple Mac OS ). Cuando se usa en Blackboard Learn, WebDAV es un medio para que los usuarios puedan acceder al contenido como si se tratara de cualquier otra carpeta o unidad de red de sus equipos. La mayoría de los sistemas operativos son compatibles con WebDav. Todo lo que necesita es conectarse con la dirección Web de la carpeta y un nombre de usuario y una contraseña válidos. Antes de empezar El administrador del sistema debe activar las carpetas Web para todos los cursos. Uso de carpetas Web Las carpetas Web montan una carpeta y sus subcarpetas y archivos en el sistema operativo. Por consiguiente, es posible abrir los archivos y acceder a ellos con cualquier aplicación adecuada para verlos y editarlos. Nota Cuando se abre la carpeta Web, los usuarios no deben intentar desplazarse a otras áreas del directorio con el botón Arriba de la ventana de la carpeta Web. Acerca de los nombres de archivos Los caracteres a-z, 0-9, punto. y de subrayado _ están permitidos en los nombres de archivos. También se aceptan todos los caracteres de la norma ISO 8859 (no los caracteres o símbolos extranjeros). Los espacios se convertirán en caracteres de subrayado _ en el nombre del archivo cargado. No se admiten caracteres especiales en los nombres de archivos. Existe un límite de 255 caracteres para los nombres de archivos y carpetas. La ruta total a un archivo o carpeta no debe exceder los 400 caracteres. Cómo configurar una carpeta Web en Mac OS X 1. Acceda a Course Files. 2. Haga clic en Configurar carpetas Web en la barra de acción. 3. Acceda a la dirección necesaria para WebDAV. Una vez en la carpeta que desea configurar como una carpeta Web, haga clic en Abrir carpeta Web. Aparece un cuadro de instrucción, "Uso de carpetas Web", que contiene la URL necesaria para la conexión. Copie la dirección para que pueda pegarla en los pasos posteriores. Desde el menú de Finder, seleccione Ir y después la opción Conectar al servidor. En la ventana Conectar al servidor, pegue la URL que copió en el campo Dirección del servidor. Haga clic en Conectar. Tenga en cuenta que si hace clic en el signo más situado junto a la dirección que ha pegado, puede añadirla a los servidores favoritos para no tener que copiarla en las próximas ocasiones. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 4

5 Uso de carpetas Web > Cómo configurar una carpeta Web en Windows Si aparece la ventana de autenticación del sistema de archivos de WebDAV, introduzca su nombre de usuario y contraseña de inicio de sesión de Blackboard Learn, y haga clic en Aceptar. Una vez que se ha conectado a la carpeta Web, el icono de red de Mac aparecerá en el escritorio. El icono tendrá el título del usuario, si está conectado a la carpeta Mis contenidos. Haga doble clic en el icono para abrir la carpeta. 4. Añadir archivos a la carpeta de red de Mac. Después de abrir la carpeta en su equipo local, busque el archivo o la carpeta que desea transferir. Use la función de arrastrar y soltar para mover los elementos entre las dos carpetas. Todos los archivos que arrastre a la carpeta Web se copian ahí y aparecerán en Course Files. Cuando todos los archivos se hayan copiado, cierre la ventana y arrastre el icono de red de Mac a la papelera para desmontar (desconectar de) la carpeta Web. Si no realiza la desconexión, el icono (y la conexión del servidor) seguirá activo hasta que se apague el equipo. Si utiliza un equipo que usan otras personas, éstas podrán acceder a todo el contenido de la capeta de Course Files. Tenga en cuenta que después de usar la carpeta Web, pueden aparecer algunos archivos, como nombres de archivos duplicados que empiecen por._ o DS Store. Esos archivos se pueden borrar. Cómo configurar una carpeta Web en Windows 1. Acceda a Course Files. 2. Haga clic en Configurar carpeta Web en la barra de acción. 3. Busque la URL de la carpeta Web que desea configurar como una carpeta WebDAV. Copie la URL para que pueda pegarla en los pasos posteriores. 4. Añada un sitio de red en el equipo. Así configurará un acceso directo a la carpeta Web. En el menú Inicio de Windows, haga clic en Mis sitios de red. Seleccione Agregar un sitio de red del menú Tareas de red. En el Asistente para agregar sitio de red, seleccione Elija otra ubicación de red: para crear el acceso directo. Pegue la URL de su carpeta Web que copió anteriormente y haga clic en Siguiente. Introduzca un nombre para el sitio de red cuando se le solicite y haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar para cerrar el Asistente. La carpeta Web se abrirá y aparecerá en Mis sitios de red. Puede que se le solicite su nombre de usuario y contraseña. 5. Use la función de arrastrar y soltar para copiar de la carpeta del equipo a la carpeta WebDAV. Desde el menú Inicio de Windows, haga clic en Mis sitios de red y seleccione el sitio que creó anteriormente. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 5

6 Uso de carpetas Web > Cómo configurar una carpeta Web en Windows Desde el menú Inicio de Windows. Abra también la carpeta local del equipo con la que desea trabajar. Con ambas carpetas abiertas, puede arrastrar y soltar archivos entre ellas. Todos los archivos que arrastre a la carpeta Web de Mis sitios de red se copian ahí (esto es, se cargan al servidor de Blackboard) y aparecerán en Course Files. Cuando se hayan copiado todos los archivos, desconéctese de la carpeta Web. Si no se desconecta, la conexión del servidor seguirá activa hasta que se apague el equipo. Si utiliza un equipo que usan otras personas, éstas podrán acceder a todo el contenido de sus Course Files. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 6

7 Vista de 360 > Vista del informe Vista de 360 La vista de 360 proporciona toda la información almacenada acerca de cualquier contenido de Content Collection. Esta vista permite ver todas las propiedades básicas del elemento, información de los enlaces al elemento y cualquier metadato asociado con él. El menú contextual situado junto al elemento da acceso a la vista de 360º. Vista del informe La página Vista de 360 contiene la siguiente información. Índice Propiedades Comentarios Versiones Entradas de catálogo de objetos de aprendizaje Permisos Pases Enlaces Datos de seguimiento Metadatos Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 7

8 Creación y edición de contenido > Creación de contenido Creación y edición de contenido Creación de contenido El contenido se crea a través del sistema y se almacena en Content Collection. A continuación se describen varias formas de crear contenido e interactuar con él. Creación de una carpeta: Las carpetas son depósitos de almacenamiento de otros elementos y carpetas. Es posible crear carpetas dentro de cualquier carpeta. Para crear una carpeta, un usuario debe disponer de privilegios de lectura y escritura sobre la carpeta que contendrá la carpeta nueva. Por ejemplo, si sólo el profesor de un curso tiene privilegios de lectura y escritura sobre la carpeta principal, sólo él puede crear una carpeta allí. Creación de elementos: Los elementos son archivos almacenados en Content Collection. Es posible crear elementos en cualquier carpeta si el usuario que lo crea tiene privilegios de administración sobre la carpeta que contendrá dicho elemento. Por ejemplo, si sólo el profesor de un curso tiene privilegios de administración sobre la carpeta de cursos, sólo él puede crear un elemento allí. Creación de enlaces externos: Es posible añadir enlaces a sitios Web externos a Content Collection como enlaces externos. La dirección URL del sitio Web del enlace externo se podrá modificar una vez editada. Envío de elementos por correo electrónico: En el envío de un elemento por correo electrónico a usuarios seleccionados, se envía un enlace con un pase para acceder al elemento de contenido. Editar contenido Todos los enlaces, elementos y carpetas se pueden editar abriendo el menú contextual situado junto al elemento de contenido y seleccionando Editar. Bloqueo de carpetas Un bloqueo protege la carpeta misma (su nombre y configuración) contra cambios. Si se selecciona la opción Bloquear esta carpeta, los elementos de la carpeta se podrá editar pero no eliminar ni mover. La opción Bloquear esta carpeta y todo lo que contiene protege tanto la propia carpeta como los materiales que contiene. Si se selecciona esta opción, todas las subcarpetas y elementos de la carpeta se bloquearán. Estos elementos y carpetas no pueden editarse, moverse ni eliminarse. Si se bloquea una carpeta, el usuario tampoco podrá editar sus elementos mediante la carpeta Web, por ejemplo, copiando un elemento directamente a la carpeta Web. Cómo crear una carpeta 1. Acceso a Content Collection. 2. Desplácese hasta la carpeta que contendrá la carpeta nueva. 3. En la barra de acción, haga clic en Crear carpeta. Si no aparece el botón Crear carpeta, el usuario no dispone de permiso para añadir una carpeta en la ubicación actual. 4. Proporcione un nombre a la carpeta en el campo que se abre debajo de la barra de acción. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 8

9 Creación y edición de contenido > Cómo crear un elemento 5. Haga clic en Crear y personalizar para establecer las opciones de la carpeta o haga clic en Enviar para finalizar la acción. 6. Si selecciona Crear y personalizar, se abre la página Editar carpeta. Seleccione cualquiera de las opciones disponibles para personalizar la carpeta y haga clic en Enviar. Cómo crear un elemento 1. Desplácese hasta el curso en el que desea añadir un elemento. 2. En la barra de acción, coloque el cursor sobre Crear y seleccione el elemento que se va a añadir. Si el botón Crear no aparece, no tiene permiso para añadir un elemento en la ubicación actual. 3. Proporcione un nombre para el elemento. Si selecciona la casilla de verificación situada bajo el nombre, el sistema sobrescribirá de forma automática un archivo existente con el mismo nombre. 4. Use el editor de texto para crear el contenido del elemento. 5. Seleccione una o varias de las siguientes opciones: Bloquear archivo: El único que puede desbloquear un elemento es la persona que lo bloqueó. El bloqueo impide hacer cambios en el elemento. Si un archivo está desprotegido, se bloquea automáticamente. Compartir comentarios: Si los comentarios se comparten, los usuarios con permiso de lectura pueden ver y añadir comentarios. Activar control de versiones: Si se activa la función de control de versiones, al sobrescribir o editar un archivo se creará una nueva versión. Activar seguimiento: Si se activa el seguimiento, se registrarán todas las instancias en las que un usuario interactúe con un elemento. 6. Haga clic en Enviar. El elemento se añade a Content Collection. Cómo crear un enlace externo 1. Desplácese hasta la carpeta que contendrá en enlace. 2. En la barra de acción, coloque el cursor sobre Crear y seleccione Enlace externo. No introduzca los caracteres "%" ni "?" en este campo. 3. Para sobrescribir un archivo con el mismo nombre, seleccione la casilla de verificación que indica Si se selecciona, el sistema sobrescribe automáticamente el archivo existente con el mismo nombre. 4. Permite introducir la dirección de Web completa en el enlace. Al añadir una URL, escríbala como y no como o blackboard.com. 5. Seleccione una o varias de las siguientes opciones: Bloquear archivo: El único que puede desbloquear un elemento es la persona que lo bloqueó. El bloqueo impide hacer cambios en el elemento. Si un archivo está desprotegido, se bloquea automáticamente. Compartir comentarios: Si los comentarios se comparten, los usuarios con permiso de lectura pueden ver y añadir comentarios. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 9

10 Creación y edición de contenido > Cómo enviar un elemento por correo electrónico Activar control de versiones: Si se activa la función de control de versiones, al sobrescribir o editar un archivo se creará una nueva versión. Activar seguimiento: Si se activa el seguimiento, se registrarán todas las instancias en las que un usuario interactúe con un elemento. 6. Haga clic en Enviar. Cómo enviar un elemento por correo electrónico 1. Desplácese hasta la carpeta que contiene el elemento o hasta la carpeta que va a enviar por correo electrónico. 2. Seleccione la casilla de verificación situada junto al elemento que se va a enviar por correo electrónico. 3. Haga clic en Enviar elementos por correo electrónico. 4. Permite introducir las direcciones de correo electrónico de todas las personas que recibirán el elemento. Separe mediante comas las direcciones de correo electrónico que aparezcan en el mismo campo. El campo CC: es útil para alertar a aquéllos que no son el destinatario principal. El campo CCO: impide que otros destinatarios vean las direcciones de correo electrónico de este campo. 5. Edite el mensaje predeterminado como desee, pero tenga cuidado de no eliminar ni cambiar la dirección URL. Si edita o elimina la URL, los usuarios no podrán acceder al elemento. 6. Haga clic en Enviar. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 10

11 Creación de objetos reutilizables > Cómo enviar un elemento por correo electrónico Creación de objetos reutilizables Los usuarios pueden crear contenido reutilizable en cualquier parte de Blackboard Learn. Este contenido se puede utilizar en cualquier parte del sistema. Los objetos reutilizables se crean en un curso. La opción se muestra debajo del editor de texto en la primera página del formulario de creación. Una vez seleccionada la casilla de verificación Guardar como objeto reutilizable, se abre un campo junto a ella con la ruta del archivo donde se guardará el objeto en Content Collection. La ubicación predeterminada en la que se guardan los objetos reutilizables es la carpeta de nivel de curso de Content Collection. Puede examinar la ruta para seleccionar una carpeta diferente. Por ejemplo, si ya ha creado subcarpetas en la carpeta de curso, puede seleccionar una subcarpeta para el contenido reutilizable que acaba de crear. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 11

12 Copia y desplazamiento de contenido > Permisos Copia y desplazamiento de contenido Al copiar un elemento o una carpeta se crea una réplica exacta de ese elemento o carpeta. El elemento o carpeta se puede copiar en la misma ubicación o en una nueva. El nombre del elemento o la carpeta permanece igual aunque se lo copie en una ubicación diferente. Si la copia se coloca en la misma carpeta en que estaba el elemento o la carpeta original, la copia se llamará Copia de seguido del nombre de archivo o carpeta. Si el nombre del elemento o la carpeta que se ha copiado coincide con el de un elemento o una carpeta de la ubicación de destino, Content Collection pedirá al usuario que confirme la sobreescritura. Es posible seleccionar varios elementos y carpetas para copiar, lo que facilita el compartir contenidos entre carpetas. Esto resulta especialmente útil al enseñar secciones diferentes del mismo curso. Cada sección puede tener su propia carpeta para diferentes conjuntos de usuarios, pero empezarán el curso con los mismos contenidos. Al mover carpetas y elementos, estos se eliminan de la ubicación actual y se almacenan en una ubicación diferente. Es posible seleccionar varios elementos y carpetas para mover, lo que simplifica el traslado de grandes lotes de contenido a ubicaciones nuevas. Permisos La siguiente tabla indica qué permisos son necesarios para cada acción. Permiso necesario De lectura De escritura Eliminar Acción Copiar y mover Copiar y mover Mover Cómo copiar un elemento de contenido o una carpeta 1. Desplácese a la carpeta que contiene el elemento o la carpeta a copiar. 2. Seleccione la casilla de verificación situada junto al elemento o la carpeta (o varios elementos y carpetas) que se van a copiar. 3. Haga clic en Copiar. 4. Permite introducir la ruta a la carpeta de destino para almacenar la copia del elemento o la carpeta, incluso el nombre de los mismos, o hacer clic en la opción Examinar para ubicar y seleccionar la carpeta de destino. 5. Seleccione la casilla de verificación para reemplazar todo elemento o carpeta de la carpeta de destino que comparta el mismo nombre de los elementos o carpetas que va a mover a ese destino. 6. Haga clic en Enviar. Cómo mover un elemento o carpeta 1. Desplácese a la carpeta que contiene el elemento o la carpeta a enviar por correo electrónico. 2. Seleccione las casillas de verificación situadas junto al elemento o la carpeta (o varios elementos y carpetas) que se van a mover. 3. Haga clic en Mover. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 12

13 Copia y desplazamiento de contenido > Cómo mover un elemento o carpeta 4. Escriba la ruta a la carpeta de destino para almacenar el elemento o la carpeta, o haga clic en Examinar para ubicar y seleccionar una carpeta. 5. Seleccione la casilla de verificación para reemplazar todo elemento o carpeta de la carpeta de destino que comparta el mismo nombre de los elementos o carpetas que va a mover a ese destino. 6. Haga clic en Enviar. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 13

14 Acerca de los elementos y las carpetas > Carpetas Acerca de los elementos y las carpetas Content Collection almacena archivos de contenido como elementos. Los elementos se organizan en una estructura de árbol con carpetas y elementos anidados hasta el nivel del área de contenidos inclusive. Esto significa que cada carpeta puede contener otras carpetas y elementos. Nota Los usuarios no pueden crear elementos ni carpetas con nombres iguales dentro de una misma área de Content Collection, por ejemplo, dentro de "Mis contenidos". Carpetas Una carpeta almacena tanto elementos como otras carpetas. Es importante recordar que todas las carpetas están contenidas en otras carpetas hasta la carpeta de nivel superior (/). Las áreas de contenido completas son carpetas almacenadas bajo la carpeta de nivel superior. Tenga en cuenta que el acceso a la carpeta de nivel superior suele estar reservado al administrador. El tamaño de cada carpeta se puede restringir para evitar aumentos no administrados. Los espacios de tamaño están definidos para cada carpeta, pero son flexibles y otorgan a algunas subcarpetas un espacio mayor que a otras. Elementos Un elemento es un archivo almacenado en Content Collection. De forma automática los elementos están disponibles para el usuario que ha añadido el archivo, pero deben compartirse para que otros usuarios puedan verlos. Las funciones de permisos, comentarios y metadatos funcionan de la misma manera para elementos y carpetas. Los elementos incluyen otras varias funciones de administración que no se utilizan para las carpetas. Administración de elementos y carpetas Las siguientes opciones estás disponibles en el menú contextual situado junto al elemento o carpeta. Comentarios: Los comentarios almacenan textos de los usuarios. Los comentarios son opiniones o instrucciones relacionadas con los contenidos de un elemento o carpeta. Pases: Los pases se crean para un elemento con el objeto de permitir a cualquiera el acceso controlado al mismo, incluso a alguien sin cuenta de usuario. Al ver un contenido mediante un pase, quien lo ve no puede acceder a otras áreas de la recopilación. Los pases pueden asignar permisos de lectura solamente o permisos de lectura y escritura para permitir colaboraciones. Los pases son una forma muy buena de compartir un archivo con alguien que no pertenece a Content Collection dándoles acceso directo al archivo a través de una URL externa. Permisos: El propietario debe establecer las carpetas como disponibles para el usuario para que este último pueda ver los contenidos de dicha carpeta. Por ejemplo, el profesor puede establecer una carpeta para el curso como disponible para los alumnos. A los usuarios añadidos a una carpeta se les asignan permisos para controlar sus Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 14

15 Acerca de los elementos y las carpetas > Administración de elementos y carpetas acciones dentro de la misma. Los permisos incluyen: lectura, escritura, eliminación y administración. Estos permisos son una manera sencilla de compartir contenidos al mismo tiempo que se protegen de cambios no autorizados. Los permisos permiten a los usuarios leer y realizar acciones sobre elementos y carpetas añadidos a Content Collection. Es necesario otorgar permisos a los usuarios para que puedan acceder al contenido directamente desde Content Collection y también a través de los enlaces incluidos en cursos y carpetas de trabajo. En Content Collection están disponibles los siguientes permisos: o o o o Lectura: Los usuarios pueden ver elementos o carpetas. Escritura: Los usuarios pueden realizar cambios en elementos y carpetas. Eliminar: Los usuarios pueden eliminar elementos de la carpeta o la carpeta misma. Administrar: Los usuarios pueden controlar las propiedades y parámetros de los elementos y las carpetas. Seguimiento: El seguimiento se utiliza para ver cómo interactúan con un elemento otros usuarios. El seguimiento muestra cada vez que el archivo ha sido cambiado o leído y qué usuario ha realizado la acción. El seguimiento es útil para administrar cambios y para que los profesores verifiquen que los alumnos hayan leído un elemento. Versiones: Las versiones se crean para permitir trabajos en colaboración sin sobrescribir borradores previos. Cada borrador se almacena como una versión independiente que se puede retirar y devolver para administrar cambios. Únicamente el usuario que ha retirado una versión puede hacer cambios al archivo. Metadatos: Los metadatos se añaden a una carpeta para facilitar su búsqueda y la identificación de sus contenidos al añadir una descripción. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 15

16 Acerca de la administración de contenido por carpeta > Organización de carpetas Acerca de la administración de contenido por carpeta Organización de carpetas Resulta útil que los usuarios organicen las carpetas de una forma que permita gestionar permisos por carpeta, en lugar de por archivo. Por ejemplo, crear una carpeta que contenga todos los archivos utilizados en un proyecto de grupo. De esta forma la carpeta completa se puede compartir con los miembros del grupo, en lugar de intentar administrar permisos sobre distintos elementos almacenados en distintas carpetas. Sólo se deben añadir permisos de lectura a una carpeta de nivel superior como, por ejemplo, a la carpeta de nombre de usuario. Siempre que un permiso se añade o modifica en la carpeta de nivel superior, compruebe cualquier subcarpeta o archivos que se hayan designado como privados y compruebe que no se ha añadido sin querer más permisos que podrían poner en peligro información protegida. Compartir carpetas Al añadir carpetas y archivos a Content Collection, tenga en cuenta con qué usuarios y listas de usuarios se va a compartir el contenido. Intente crear carpetas en las que todos los elementos se vayan a compartir con los mismos usuarios. Si los elementos compartidos con los mismos usuarios se reparten en distintas carpetas, puede resultar muy difícil su administración. Por ejemplo, si el usuario planea crear documentos que se van a aplicar a todos los usuarios de la institución, deberá crear una carpeta que se comparta con todos los usuarios del sistema y, a continuación, añadir los elementos específicos a esta carpeta. Uso compartido de archivos De forma automática, los elementos están disponibles para el usuario que ha añadido el archivo, pero deben compartirse para que otros usuarios puedan verlos. Los archivos heredan los permisos de la carpeta en la que residen. Esto significa que si un archivo se añade a una carpeta que ya dispone de permiso de lectura y escritura para determinados usuarios o listas de usuarios, estos mismos usuarios también dispondrán de permiso de lectura y escritura en el archivo recién añadido. Opción de sobrescritura en carpetas Al editar o añadir permisos a una carpeta principal, el usuario tiene la opción de forzar que todos los archivos y subcarpetas hereden estos permisos. Por ejemplo, si los permisos de lectura y escritura se añaden a la carpeta, y un elemento de la carpeta tiene permisos de lectura, escritura y eliminar, los permisos de eliminación se eliminarán del archivo. A todas las subcarpetas y todos los archivos de la carpeta principal se les otorgarán permisos de lectura y escritura. Si esta opción no está seleccionada, los archivos y las subcarpetas recibirán de forma automática cualquier permiso adicional otorgado a la carpeta principal, pero los permisos existentes no se eliminarán. Por ejemplo, si se añaden permisos de lectura, escritura y administración a la carpeta, y un elemento de la carpeta tiene permisos de lectura, escritura y eliminación, los permisos del archivos permanecerán iguales, y se añadirá el permiso de administración. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 16

17 Acerca de la administración de contenido por carpeta > Opción de sobrescritura en carpetas Después de editar los permisos de una carpeta, el usuario puede editar los permisos sobre un elemento, pero éstos se sobrescribirán la próxima vez que se editen los permisos sobre la carpeta principal. Éste es uno de los motivos por los que la administración de permisos es mucho más sencilla si se almacenan los elementos con la misma finalidad y destinados a los mismos usuarios en una única carpeta. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 17

18 Organización del contenido en carpetas > Acerca de la carpeta de usuario Organización del contenido en carpetas Antes de añadir cualquier contenido a Content Collection, los usuarios deben planear cómo van a gestionar su contenido. De esta forma pueden organizar el contenido de la forma que mejor se ajuste a sus necesidades. Los archivos de Content Collection se organizan en una estructura de árbol de carpetas anidadas hasta el nivel del área de contenidos inclusive. Esto significa que cada carpeta puede contener otras subcarpetas y archivos. El término "elementos" hace referencia a archivos y carpetas. Una carpeta almacena tanto archivos como otras carpetas. De forma automática, las carpetas están disponibles para el usuario que ha añadido las carpetas, pero deben compartirse para que otros usuarios puedan ver las carpetas y su contenido. Es importante recordar que todas las carpetas están contenidas en otras carpetas, hasta la carpeta raíz. Las carpetas raíz son carpetas en las que se encuentras ubicadas todas las demás carpetas. Las áreas de contenido como, por ejemplo, Usuarios, Cursos, Institución y Biblioteca, son sencillamente carpetas almacenadas dentro de la carpeta raíz. Nota El sistema no permite subcarpetas con el mismo nombre en una única carpeta principal. Por ejemplo, no se pueden crear dos carpetas con el nombre Proyectos de grupo en el nivel superior de la carpeta de nombre de usuario. El sistema tampoco permite archivos con el mismo nombre en una misma carpeta. Acerca de la carpeta de usuario Una carpeta de usuario se crea la primera vez que un usuario accede a Content Collection. El nombre de esta carpeta es el nombre del usuario. Esta área se puede organizar de acuerdo con las necesidades de cada usuario. Nota El administrador determina si las carpetas de nombre de usuario se establecen como disponibles para todos los usuarios o sólo para usuarios con determinados roles. Almacenamiento de contenido Los usuarios deben organizar su carpeta de usuario de modo que sea sencillo acceder y administrar los archivos personales y archivos compartidos. La carpeta de usuario es un buen área para almacenar documentos que se encuentras en desarrollo y archivos privados. Esta área también se puede utilizar como espacio de trabajo para la colaboración de un grupo. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de carpetas que puede resultar útil crear: Carpeta privada: Un área de trabajo donde se almacenan los proyectos en curso. Esta carpeta no se comparte con ningún usuario. Carpetas de grupo: Carpetas de colaboración de grupo, que se comparten con otros miembros del grupo, en la que se puede trabajar conjuntamente en los proyectos. Carpetas de material de curso privadas: Si el usuario es un profesor, una carpeta en esta área se puede utilizar para almacenar información privada del curso como, por ejemplo, las calificaciones de los alumnos. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 18

19 Organización del contenido en carpetas > Concesión de permisos Concesión de permisos Los usuarios sólo deben conceder permiso de lectura sobre la carpeta de nombre de usuario de nivel superior. La concesión de permisos adicionales sobre esta carpeta dificulta mucho la administración y organización del contenido. Si otorga a otros usuarios permiso de lectura sobre la carpeta de nivel superior, no olvide eliminar los permisos sobre cualquier otra subcarpeta u otros elementos que deban continuar siendo privados. Espacio de contenido privado y espacio de contenido público Es aconsejable crear carpetas separadas para el contenido personal y el público. Por ejemplo, una carpeta personal puede contener documentos y proyectos en curso, mientras que otra puede contener material profesional que no está listo para ser compartido como, por ejemplo, currículos y cartas de presentación para ofertas de empleo. Cuando un documento está listo para ser compartido, se puede copiar o mover a una carpeta pública. Por ejemplo, si un profesor está trabajando en un documento de un curso, puede crear el borrador en una carpeta personal y, a continuación, moverlo a una carpeta compartida una vez completado. La carpeta compartida se comparte con todos los usuarios inscritos en la clase (espacio público que se establece como disponible sólo para los miembros del curso). Creación de una carpeta privada Una carpeta privada se crea de la misma forma que el resto de carpetas de Content Collection, mediante la opción Crear carpeta de la barra de acción. Los permisos concedidos sobre la carpeta determinan si ésta es privada o no. Por ejemplo, un usuario puede crear una subcarpeta en su carpeta de nombre de usuario y no otorgar permisos para verla a ningún otro usuario. Creación de una carpeta pública Al igual que las carpetas privadas, las carpetas públicas se crean del mismo modo que el resto de carpetas, mediante la opción Crear carpeta de la barra de acción. Los permisos concedidos a una carpeta determinan si estará disponible para varios usuarios o grupos de usuarios o no lo estará. Cualquier usuario con permisos de administración puede compartir el elemento con un mayor número de usuarios. Por ejemplo, una carpeta pública se puede crear en una carpeta de nombre de usuario y se puede compartir con un grupo de usuarios que colaboran en un proyecto. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 19

20 Organización de la carpeta de usuario > Almacenamiento de contenido Organización de la carpeta de usuario Una carpeta de usuario se crea la primera vez que un usuario accede a Content Collection. El nombre de esta carpeta es el nombre del usuario. Esta área se puede organizar de acuerdo con las necesidades de cada usuario. Nota El administrador determina si las carpetas de nombre de usuario se conceden a todos los usuarios o sólo a usuarios con determinados roles. Almacenamiento de contenido Los usuarios deben organizar su carpeta de usuario de modo que sea sencillo acceder y administrar los archivos personales y archivos compartidos. La carpeta de usuario es un buen área para almacenar documentos que se encuentras en desarrollo y archivos privados. Esta área también se puede utilizar como espacio de trabajo para la colaboración de un grupo. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de carpetas que puede resultar útil crear: Carpeta privada: Un área de trabajo donde se almacenan los proyectos en curso. Esta carpeta no se comparte con ningún usuario. Carpetas de grupo: Carpetas de colaboración de grupo, que se comparten con otros miembros del grupo, en la que se puede trabajar conjuntamente en los proyectos. Carpetas de material de curso privadas: Si el usuario es un profesor, una carpeta en esta área se puede utilizar para almacenar información de curso privada como, por ejemplo, las calificaciones de los alumnos. Concesión de permisos Los usuarios sólo deben conceder permiso de lectura sobre la carpeta de nombre de usuario de nivel superior. La concesión de permisos adicionales sobre esta carpeta dificulta mucho la administración y organización del contenido. Si concede a otros usuarios permiso de lectura sobre la carpeta de nivel superior, no olvide eliminar los permisos sobre cualquier otra subcarpeta u otros elementos que deban continuar siendo privados. Blackboard Learn versión Utilización de Content Management y Content Collection - Página 20

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