GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014

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1 GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos Noviembre 13 de 2014 MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA Directora Técnica de Gestión Documental

2 CONTENIDO INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS Definición Descripción DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS Digitalización sin eliminación de soporte físico Digitalización con sustitución del soporte físico

3 INTRODUCCION: Uno de los retos mas grandes de un Profesional de Ciencias de la Información, o un archivista es administrar adecuadamente la documentación contenida en un archivo, por tal razón se hace necesario establecer los procesos y los procedimientos que permitan una adecuada implementación y administración de la información teniendo en cuenta la normatividad vigente, guías e instructivos de buenas practicas.

4 DEFINICION: Son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. DESCRIPCION: Programa de Gestión Documental - PGD: Es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. El PGD esta armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando alcance y cumplimiento a la aplicación de la normatividad vigente en la materia.

5 Cuadro de Clasificación Documental - CCD: Este instrumento, contiene el listado de todas las series y sub-series documentales con su correspondiente codificación Figura 2. Estructura y permite cuadro la clasificación de clasificación y descripción archivística que hacen posible la conformación de las agrupaciones documentales. Empresa Código de dependencia Dependencia Codigo de serie Nombre de la serie Codigo de la subserie Nombre de la subserie

6 Tablas de Retención Documental TRD: Permiten la clasificación documental de la entidad acorde a sus estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: HOJA 1 DE 1 OFICINA PRODUCTORA: CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN Archivo Gestión Archivo Central DISPOSICIÓN FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO CONVENCIONES: Firma Responsable del Proceso: CT: Conservación Total E: Eliminación Firma : M: Microfilmación S: Selección Fecha Actualización: Comité No.:

7 Tablas de Valoración Documental TVD: Instrumento soporte, producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración y su disposición final, recuperan la memoria institucional mediante la aplicación de criterios archivísticos que permitan realizar el plan de transferencias secundarias, describiendo en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado y convirtiéndose en la guía para la organización, selección y expurgo de los documentos. Reglamento Interno de Archivo: Documento que regula la integración, organización, conservación, custodia y funcionamiento del Archivo de conformidad con unos objetivos específicos.

8 Plan Institucional de Archivo de la Entidad PINAR: Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad. Los elementos más importantes a tener en cuenta en el Pinar, son los estratégicos y los técnicos en el marco de la proyección que la entidad le desee dar. Por eso es indispensable que se definan prioridades, los plazos, los recursos humanos y los financieros. Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. La utilidad no es solo para tener el arqueo general de las unidades documentales, sino también como soporte legal para los cambios de custodia de información, sin ellos no sería posible las transferencias documentales y la disposición final.

9 Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos: Es un instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de las entidades.

10 Bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales: Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas. Mapas de procesos, flujos documentales: Aunque no son instrumentos específicos de la función archivística de la entidad, estos son herramientas esenciales para la construcción de los demás instrumentos archivísticos, estas herramientas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y ofrece una visión general del sistema de gestión.

11 Tablas de Control de Acceso: Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos. Las aplicaciones de gestión de contenido y los gestores de información operan bajo una capa principal base, en la cual se encuentra el repositorio de información estructurada y sobre ella, se articulan los proceso que interactúan sobre esa información, para este fin se hacen necesarios los perfiles y roles de acceso, los cuales se parametrizan de acuerdo a la necesidad.

12 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DIGITALIZACION: Es el procedimiento tecnológico por medio del cual se convierte un soporte análogo (papel) en una imagen digital. Los procesos de digitalización pueden dar diferentes resultados de acuerdo a la finalidad que se persiga. En algunos casos el documento electrónico obtenido se mantendrá y manejará al mismo tiempo que el documento original en soporte análogo y en otros casos sustituirá o eliminará este último.

13 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

14 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS 1. DIGITALIZACION SIN ELIMINACION DEL DOCUMENTO FISICO: Digitalización con fines de control y tramite: Es la que se realiza generalmente en las oficinas de correspondencia o en oficinas que reciben altos volúmenes de documentos, que requieren control y trámite inmediato. Digitalización con fines archivísticos: Es un proceso que requiere el uso y aplicación de estándares técnicos mínimos y normas archivísticas, esta digitalización debe partir de documentos agrupados en conjuntos (series documentales). Este proceso se puede llevar a cabo como respaldo de los documentos de archivo para ser utilizados en reemplazo de los originales y garantizar la consulta ágil y la conservación de los mismos.

15 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio: Este proceso es realizado para asegurar que la información siempre este disponible, de forma que se garantice la continuidad de los procesos, el propósito es la disponibilidad y accesibilidad de los documentos. 2. DIGITALIZACION CON SUSTITUCION DEL SOPORTE ANALOGO: Digitalización Certificada: El proceso tecnológico que permite convertir un documento de soporte físico (papel) en una imagen con certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad, bajo el uso de estándares adoptados por el Archivo General de la Nación y avalada por una instancia u organismo autorizado, con el fin de garantizar la existencia de un documento veraz, fiable, autentico e integro, tal como el documento original.

16 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Facilidad para la consulta y almacenamiento, evitándose la manipulación de los documentos en su soporte original y garantizando la adecuada conservación de la documentación histórica Menor tiempo de respuesta a las solicitudes Seguridad de los documentos Estadísticas validadas Disposición de la memoria histórica con aportes al Estado. Cumplimiento de la normatividad Atender la política de cero papel

17 MUCHAS GRACIAS! MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA Directora Técnica de Gestión Documental

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