DIVISIÓN DE ASEGURAMIENTO, RECAUDACIÓN Y BENEFICIOS ECONÓMICOS UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL

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1 INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ANULACIÓN DE PLANILLAS POR MORA CON INCONSISTENCIA DIVISIÓN DE ASEGURAMIENTO, RECAUDACIÓN Y BENEFICIOS ECONÓMICOS DDI Febrero de 2010

2 Contenido REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS... 5 CAPITULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Introducción Uso y Actualización Objetivo del Manual Marco Legal... 7 CAPITULO II. CONTENIDO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DESCRIPCIÓN DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO NORMAS GENERALES PROCEDIMIENTOS INCLUIDOS ANULACION DE PLANILLAS NORMAS DESCRIPCIÓN COD: MNPA Página 2 de 12

3 Fecha de Elaboración: Febrero de 2010 HOJA DE APROBACIÓN AUTORIZADO POR: Lic. German Mauricio Chávez Morales Jefe División de Aseguramiento, Recaudación y Beneficios Económicos Lic. Carlos Argueta Chávez Jefe Unidad Financiera Institucional Ing. Raúl Antonio Rivas Montalvo Jefe División de Planificación y Desarrollo Institucional REVISADO POR: Lic. Rolando Sánchez S. Jefe Departamento de Contabilidad Ing. Jorge E. Mancía Jefe Departamento Administración de Recaudaciones y Recuperación Lic. José Luis Pinto Tespan Jefe Sección de Inspección Patronal Licda. Gloria Estela Alfaro Jefe Sección Control Ingresos COD: MNPA Página 3 de 12

4 Licda. Xiomara M. Chicas de García Jefa Sección Administración De Cuentas por Cobrar Licda. Beatriz Estrada de Carbajal Jefe Depto. Desarrollo Institucional Ing. Jorge Alberto Baires Jefe Sección Normas y Manuales ELABORADO POR: Licda. Claudia Campos de Mayén Analista de Planificación y Desarrollo COD: MNPA Página 4 de 12

5 REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS CREACIÓN DEL DOCUMENTO: VERSIÓN 2.0 Lic. José Luis Pinto Tespan Ing. Williams Moto Lic. Salvador Perdomo Lic. Carlos Argueta Solicitado por Elaborado por Aprobado por Fecha: Septiembre 2008 Fecha: Noviembre 2008 Fecha: Noviembre 2008 REGISTROS DE ACTUALIZACIONES: Licda. Gloria E. Alfaro Ing. Williams Moto Lic. Salvador Perdomo Lic. Carlos Argueta. 1.0 Solicitado por Elaborado por Aprobado por Fecha: Febrero 2009 Fecha: Febrero 2009 Fecha: Febrero 2009 VERSIÓN MODIFICACIÓN: La modificación realizada en el presente documento consiste en haber eliminado la palabra recargos en el numeral 7 de las normas del procedimiento, correspondiente a la versión 0.0 Lic. José Luis Pinto Tespan Licda. Claudia Campos de Mayén Lic. German Chávez Lic. Carlos Argueta 2.0 Solicitado por Elaborado por Aprobado por Fecha: Febrero 2010 Fecha: Febrero 2010 Fecha: Febrero 2010 VERSIÓN MODIFICACIÓN: La modificación realizada en el presente documento consiste en haber incluido una norma en el numeral 8 dentro de la normativa para el procedimiento de anulación de planillas. COD: MNPA Página 5 de 12

6 1. CAPITULO I. GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. Introducción En cumplimiento a las Normas Técnicas de Control Interno Especificas para el Instituto Salvadoreño del Seguro Social, de Mayo 2008 en su Art. 52 Definición de Políticas y Procedimientos de Autorización y Aprobación ; así como para lograr la mayor eficiencia en las complejas operaciones del ISSS, es preciso establecer normas y procedimientos los cuales sean cumplidos por los responsables de su ejecución con la mayor fidelidad en todo momento. Este Manual ha sido diseñado para ser un documento dinámico y como tal, deberá ser revisado para su actualización durante el desarrollo de la vida del Instituto. Las revisiones y actualizaciones podrán ser hechas a iniciativa de los Funcionarios del ISSS y deberán siempre conservar o mejorar la calidad, el control y la eficiencia de los procedimientos. Debido a que este Manual será el patrón bajo el cual operarán las Dependencias del Instituto y contra el cual serán medidas en su eficiencia por las auditorias que se realicen, las revisiones y enmiendas del mismo serán permitidas solamente con la aprobación del Departamento de Desarrollo Institucional. Todos los cambios o adiciones que se aprueben serán parte integrante del Manual y deberán ser incorporados a este documento en los mismos formatos del original. El Instituto tendrá así un Manual completo y permanentemente actualizado que servirá como base para sus operaciones. 2. Uso y Actualización Las Jefaturas deberán mantener en buenas condiciones y poner a disposición del personal un ejemplar del Manual para consulta y análisis del trabajo. El personal de nuevo ingreso deberá estudiar el Manual como parte de su inducción y adiestramiento en el trabajo. Las Jefaturas del Instituto podrán proponer revisiones y enmiendas conservando o mejorando la calidad, el control y la eficiencia de los Procesos. Las revisiones y enmiendas del mismo serán permitidas solamente una vez al año con la aprobación del Departamento de Desarrollo Institucional (serán permitidas más de una vez al año siempre que exista un acuerdo de Dirección General que lo ampare), quien será responsable de documentar y distribuir los Procesos actualizados a los tenedores del Manual, para ello existe un registro de actualizaciones donde COD: MNPA Página 6 de 12

7 aparece un apartado que muestra la creación del documento y quienes participaron en la elaboración del mismo; además contará con otro apartado que muestra el registro de actualizaciones que indica igualmente quienes participan en la actualización del documento y las causas de la modificación. 3. Objetivo del Manual El Manual de Normas y Procedimientos ha sido diseñado para lograr los objetivos siguientes: Servir de guía al personal en el desarrollo de los diferentes procedimientos de los Procesos del Instituto, brindando los lineamientos específicos para mantener una administración adecuada de los servicios prestados. Lograr la mayor eficiencia, calidad y control en las complejas operaciones del Instituto, ahorrando tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, al evitar la duplicidad de funciones dentro de los Procesos. Servir de guía para la capacitación y orientación del personal involucrado en la administración y control de los Procesos del Instituto 4. Marco Legal NTCIE ISSS Mayo 2008 CAPÍTULO III Actividades de Control Documentación, actualización y divulgación de políticas y procedimientos. Art. 48 al 51 CAPÍTULO V Normas Relativas al Monitoreo Monitoreo sobre la Marcha Art. 102 Acuerdo de Dirección General No Oficialización y cumplimiento obligatorio de los documentos normativos creados, modificados o actualizados por el Departamento de Desarrollo Institucional. COD: MNPA Página 7 de 12

8 CAPITULO II. CONTENIDO DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1.1 OBJETIVO DEL PROCESO Establecer las Normas y Procedimientos que regulen la anulación de planillas generadas por los Inspectores del ISSS, que presenten inconsistencias por diferentes causas. 1.2 NORMAS GENERALES 1. El Departamento de Afiliación e Inspección y Secciones de Inspección de las Sucursales Administrativas del interior del País, tendrán la responsabilidad de solicitar a la Sección Control de Ingresos ó Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del interior del País, la anulación de planillas por mora con inconsistencias, previa entrega de la modificación en medio magnético o manual y las planillas base presentadas en la primera oportunidad. 2. PROCEDIMIENTOS INCLUIDOS 2.1 ANULACIÓN DE PLANILLAS NORMAS 1. El Departamento de Afiliación e Inspección y Secciones de Inspección de las Sucursales Administrativas del interior del País, serán las encargadas de: - Solicitar la anulación de las planillas que presentan inconsistencia en relación a la planilla base. - Verificar las modificaciones realizadas a la planilla emitida por anulación y notificar por escrito al patrono. - Enviar planilla pre-elaborada (original) o copia (celeste) anulada a Sección Control de Ingresos o Área de Cotizaciones de las Sucursales Administrativas del interior del País. - Cuando se realiza una reinspección y no proceda la mora notificada, se enviará únicamente copia de Resolución de Dirección General y copia celeste de planilla pre-elaborada a Sección Control de Ingresos ó Área de Cotizaciones de las Sucursales Administrativas del interior del País. En caso de no contar con la copia de la planilla pre-elaborada celeste, el Inspector deberá obtener de la COD: MNPA Página 8 de 12

9 Sección Administración de Cuentas por Cobrar la información requerida por la Sección Control de Ingresos para la anulación respectiva. 2. La Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del interior del País, serán las encargadas de realizar la anulación de planillas que presentan inconsistencias, en función de lo requerido por el Departamento Afiliación e Inspección o Jefes de las Sucursales Administrativas del interior del País. La anulación de las planillas se hará tanto físicamente como en el sistema. 3. La Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del interior del País, serán las responsables de realizar la emisión de las planillas corregidas en los casos que sean requeridos, debiendo hacer el devengamiento correspondiente. 4. Toda solicitud de anulación de planilla de Inspección, deberá estar firmada por el Inspector asignado al caso y Jefaturas de: Sección y Departamento Afiliación e Inspección o Jefe de las Sucursales Administrativas del interior del País. 5. La Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del interior del País, deberán generar los recibos de ingreso con su respectivo número correlativo únicamente a solicitud del patrono. 6. La anulación de planillas deberá ser por las siguientes razones: - El patrono compruebe fehacientemente haber cancelado la planilla del o los periodos que se están imponiendo. - El resultado de la reinspección compruebe que la mora no procede. - Por error en digitación de días, horas, salarios, número de afiliación, nombre, periodo, código de observación. - Por omisión de códigos de observación - Cuando no cumple requisito de ley que siga reportando planilla obrero patronal( ya esta pasivo) - Cuando reporta a personas que no cumplen la relación laboral(simulación laboral) - Por no considerar la cotización de INSAFORP cuando el Patrono reporte mas de 10 trabajadores. - Por error en cálculos originados por el Sistema. - Por duplicidad de trabajadores en el Sistema. 7. La Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del interior del País, deberán remitir con la frecuencia en que sean trabajadas a la Sección Administración de Cuentas por Cobrar, la documentación relacionada con la anulación de planillas que están registradas en Sistema Natural, debido a que las registradas en Sistema SAFISSS serán COD: MNPA Página 9 de 12

10 trabajadas en las dependencias de origen; la documentación remitida será: fotocopia de solicitud enviada por el Departamento de Afiliación e Inspección y memorando de remisión en el que se detalle número y nombre del patrono, correlativo de planilla, período de cotización, valores de cotización y multas, cada uno de ellos con sus respectivos totales. 8. La Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del interior del País será la encargada de resguardar el original o fotocopia de original de las planillas anuladas por mora por un máximo de un año para su posterior descarte DESCRIPCIÓN Inspector de Departamento de Afiliación e Inspección ó Secciones de Inspección de las Sucursales Administrativas del Interior del País 1. Recibe de Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del interior del País, planilla pre-elaborada y planilla base, verifica la información contenida en la planilla impresa contra planilla base; si presenta inconsistencia, efectúa correcciones sobre planilla pre-elaborada, prepara medio magnético e impreso y elabora solicitud de anulación devolviéndola para su respectiva anulación a Colaborador de Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del Interior del País. Caso contrario notifica a Patrono por escrito. Colaborador de Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del Interior del País 2. Recibe medio magnético e impreso, planilla pre-elaborada y solicitud de anulación firmada por el Inspector responsable, Jefe de Sección y Visto Bueno del Jefe de Departamento de Afiliación e Inspección ó Jefe de Sucursales Administrativas del interior del País; realiza anulación de recibo de ingreso y planilla, carga al Sistema el archivo contenido en medio magnético, emite nueva planilla pre-elaborada y devuelve a Inspector del Departamento de Afiliación e Inspección o Secciones de Inspección de las Sucursales Administrativas del interior del País, para revisión. 3. Notifica a Colaborador (Encargado de Devengamiento) los rangos de recibos anulados, así como los de las nuevas planillas emitidas para realizar el devengamiento respectivo. COD: MNPA Página 10 de 12

11 Inspector de Departamento de Afiliación e Inspección ó Secciones de Inspección de las Sucursales Administrativas del Interior del País 4. Recibe nueva planilla pre-elaborada y verifica información. 5. Si la planilla modificada esta correcta, notifica por escrito a patrono; coso contrario, elabora solicitud de anulación de planilla firmado por el Inspector responsable, Jefe de Sección y Visto Bueno del Jefe de Departamento de Afiliación e Inspección ó Jefe de Sucursales Administrativas del interior del País y remite a Colaborador Sección Control de Ingresos o Área de Cotización de las Sucursales Administrativas del interior del País. (regresa a paso Nº 2) Colaborador Sección Control de Ingresos o Áreas de Cotización de las Sucursales Administrativas del Interior del País 6. Recibe solicitud de anulación, indicando el motivo de la anulación encontrada en la nueva planilla emitida, ingresa al Sistema y descarga la planilla inicial (con inconsistencias). 7. Corrige inconsistencias según especificaciones en solicitud de anulación. 8. Carga al Sistema la nueva planilla y remite a Inspector de Departamento de Afiliación e Inspección ó Secciones de Inspección de las Sucursales Administrativas del interior del País. Inspector de Departamento de Afiliación e Inspección ó Secciones de Inspección de las Sucursales Administrativas del Interior del País 9. Recibe nueva planilla, verifica inconsistencias superadas y notifica a patrono la información de la nueva planilla. COD: MNPA Página 11 de 12

12 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ANULACIÓN DE PLANILLAS POR MORA CON INCONSISTENCIA DIAGRAMA DE FLUJO ANEXO COD: MNPA

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