SIDRA Servicio de Salud Coquimbo

Transcripción

1 SIDRA Servicio de Salud Coquimbo Manual Operacional de Farmacia Versión Borrador (sujeto a modificaciones) Agosto 09

2 1. INDICE Introducción Pág. 2 Módulo Farmacia Pág. 2 Funcionalidades Disponibles.. Pág. 3 Ingreso al Sistema Trancare. Pág. 4 Solicitud y Despacho de Medicamentos Pág. 6 Despacho de Medicamentos.. Pág. 6 Búsqueda de Solicitudes... Pág. 7 Búsqueda general de Prescripciones Pág. 7 Búsqueda de Prescripción por Paciente Pág. 8 Despacho de Prescripciones. Pág. 10 Transcripción de Solicitudes... Pág. 14 Repetición de Prescripción. Pág. 19 Gestión de Stock Pág. 23 Consulta de Stock. Pág. 23 Solicitud de Reposición.. Pág. 24 Revisión de Transferencia de Stock Pág. 27 Formulario WEB.. Pág. 30 Revisión de Arsenal Farmacológico.. Pág. 30 Búsqueda de Medicamentos Genéricos Pág. 30 Búsqueda de Item de Farmacia.. Pág. 31 Creación de Medicamentos Genéricos. Pág. 32 M a n u a l d e F a r m a c i a Página 1

3 2. INTRODUCCIÓN. El siguiente manual tiene por objetivo guiar al usuario paso a paso en los distintos procesos que involucran el proceso de Farmacia (Dispensación de Fármacos), desde su solicitud hasta la entrega al paciente o representante, en el Sistema TrakCare. 3. MÓDULO FARMACIA. El módulo de Farmacia tiene por objetivo apoyar la labor de farmacia en especial la labor del químico farmacéutico, éste modulo comprende el seguimiento de la indicación médica a partir que el médico la realiza en el box de atención. El encargado de Farmacia puede visualizar las indicaciones en una lista de trabajo según el estado de éstas (pendientes, embaladas, despachadas) y visualizarlas en cualquier momento. Considera además la recepción, administración de stock, pudiendo realizar a través del Sistema TrakCare consultas, solicitudes y recepciones de stock. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 2

4 4. FUNCIONALIDADES DISPONIBLES. El módulo de Farmacia y Gestión de Stock de Vacunas cuenta con las siguientes funcionalidades disponibles: Ícono Nombre Descripción Lista de Trabajo Permite acceder a solicitudes u órdenes de su servicio Búsqueda de Episodio Permite visualizar los datos del paciente y seleccionar episodios (usado para transcribir prescripciones) Solicitud Para transcribir prescripciones solicitudes de medicamentos (solicitudes en papel) Consulta de Stock/Bodega Permite consultar stock en Farmacia Solic. Reposición Permite solicitar reposición de stock Traspaso Stock Permite Recepcionar las transferencias de stock M a n u a l d e F a r m a c i a Página 3

5 Ingreso al Sistema TrakCare. 1 Ingresar a TrakCare en el equipo. Esta es la primera pantalla que usted verá al ingresar. 2 Haga Clic en el link Logon to TrakCare. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 4

6 3 Ingrese la información deseada en el campo Usuario y presione (tab). 4 Ingrese la información deseada en el campo Contraseña y presione nuevamente. tab 5 Elegir departamento o local en el campo Departamento, presionando 6 Hacer Click en el botón Acceso para entrar al sistema. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 5

7 5. SOLICITUD Y DESPACHO DE MEDICAMENTOS DESPACHO DE MEDICAMENTOS. Al ingresar al sistema TrakCare con su usuario y clave, la primera pantalla (componente) que verá será Despacha Receta y las pestañas de los Menús a los que que podrá acceder. Menú principal Módulo de Farmacia Filtros de Búsqueda de Prescripciones. Lista de Prescripciones M a n u a l d e F a r m a c i a Página 6

8 Búsqueda de Solicitudes. Hay 2 formas válidas de buscar las solicitudes en la pantalla de Despacha receta. Una de ellas generar una búsqueda general por medio de filtros búsqueda de prescripciones. Esta puede ser por fecha (el sistema por defecto tiene la fecha de búsqueda del día, por lo que aparecerán todas las solicitudes de la fecha actual). El otro tipo de Búsqueda es una búsqueda individual por paciente; la cual, a través del link búsqueda de paciente ubicado en el filtro de búsqueda, hace posible buscar las prescripciones de un paciente específico. Tenga presente que puede revisar las prescripciones despachadas a un paciente haciendo búsqueda por paciente. Búsqueda General de Prescripciones: 1 Buscar las prescripciones, ingresando los datos en los filtros de búsqueda y presionar el botón 2 Se desplegará una lista dependiendo del estado de la prescripción en la pestaña (Pendiente, aceptado, embalado, despachado). En caso de querer visualizar un estado de solicitud en particular, deberá hacer clic sobre la pestaña de estados y buscar las prescripciones. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 7

9 Búsqueda de Prescripción por Paciente: 1 Hacer clic en el link Búsqueda de Pacientes ubicado en el filtro de búsqueda de pestaña Despacha Receta. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 8

10 2 Aparecerá una pantalla de búsqueda de pacientes en la cual podremos buscar al paciente, ingresando sus datos en los filtros de búsqueda. Luego deberá hacer clic en el botón Buscar. 3 Aparecerá una pantalla con las coincidencias asociadas a la búsqueda, seleccionamos al paciente y hacemos clic en su número de ficha o número de registro M a n u a l d e F a r m a c i a Página 9

11 Despacho de Prescripciones En este apartado podremos visualizar como se despacha 1 o varias prescripciones médicas ya realizadas por un médico en el box de atención. Podrá visualizar en todo momento el estado de la prescripción médica (pendiente, aceptado, embalado, despachado), podrá obtener registros de fechas de despacho, así como del Historial por Paciente. Para realizar estas Solicitudes, siga los siguientes pasos: 1 2 Hacer clic la pestaña de Hacer clic en el link dentro de su Menú. dentro de la pestaña Pendiente. 3 El sistema asigna un número de prescripción, hacer click en el link y el medicamento quedará en la pestaña de aceptado. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 10

12 2 Hacer clic en el link dentro de la pestaña Aceptado. 3 El sistema arroja el detalle de la prescripción, hacer click en el link y el sistema automáticamente busca el lote y lo asigna. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 11

13 4 Hacer clic en el link Modificar Lotes. 5 El sistema arroja la ventana de modificación de lotes, hacer click para elegir lote y hacer click en 6 Hacer clic en el link de la pestaña Embalado 7 El sistema arroja la ventana de detalles de prescripción, en el caso que lo recoja un representante se puede imputar la información señalado en el recuadro rojo y posteriormente hacer click M a n u a l d e F a r m a c i a Página 12

14 8 Hacer clic en el link de la pestaña Despachado. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 13

15 Transcripción de Solicitudes Al transcribir las Recetas al sistema TrakCare (en los casos que se requiera), podrá gestionar correctamente las entradas y salidas de medicamentos, así como también, si es realizada en el box de atención la prescripción. Para realizar estas Solicitudes, siga los siguientes pasos 1 Hacer clic la pestaña de dentro de su Menú. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 14

16 2 Se desplegará la siguiente pantalla, donde podrá ingresar datos para realizar la búsqueda de episodios (atenciones) del paciente. 3 Haga clic en el botón. A realizar este procedimiento, se producirá la búsqueda de los pacientes que coincidan con los criterios de búsqueda ingresados. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 15

17 4 Haga clic del paciente seleccionado. A realizar este procedimiento, se desplegarán los episodios (atenciones) del paciente. 5 Marque el episodio seleccionado, haciendo clic sobre su nombre. Cambiará de color a amarillo. Luego Haga clic en solicitud M a n u a l d e F a r m a c i a Página 16

18 6 Aparecerá la pantalla para realizar solicitudes. Haga doble clic en el medicamento que corresponda. 7 Aparecerá por defecto 1 en Cantidad. 8 Haga clic en 9 Al actualizar, aparecerá la pantalla de verificación de prescripción 10 Haga clic en M a n u a l d e F a r m a c i a Página 17

19 11 Aparecerá en la pestaña de Pendiente el medicamento solicitado, donde podrá proceder a aceptar y a despachar como se ha mostrado en el apartado anterior de este documento. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 18

20 6.- REPETICION DE PRESCRIPCION Repetición de Prescripción es una funcionalidad que permite despachar a pacientes crónicos, prescripciones que se hayan solicitado con repeticiones. A continuación se mostrará cómo se realiza esta operación en TrakCare. 1 Hacer click en de su menú. 2 Se desplegará la siguiente pantalla, donde podrá ingresar datos para realizar la búsqueda de pacientes. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 19

21 3 Haga clic en el botón. A realizar este procedimiento, se producirá la búsqueda de los pacientes que coincidan con los criterios de búsqueda ingresados. 4 Haga clic del paciente seleccionado. A realizar esta operación, se visualizará las indicaciones con repeticiones en el sistema. 5 Haga click en 6 Luego haga click en M a n u a l d e F a r m a c i a Página 20

22 7 Posteriormente podrá visualizar que en la lista no aparecerá reponer en la lista de repeticiones y el status de la prescripción será Despachado. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 21

23 7.- GESTIÓN DE STOCK Gestión de Stock concentra varias funcionalidades disponibles, que permiten la correcta gestión de los movimientos de stock que se deben registrar en el sistema. Mediante esta funcionalidad, podrá consultar el stock de su bodega, solicitar y recibir stock. Considere que con cada transacción efectuada en el sistema, se actualizará automáticamente el nivel de stock de su bodega. A continuación revisaremos las funcionalidades: Consulta de Stock Para consultar el stock de su bodega siga los siguientes pasos: 1 Haga clic la pestaña de dentro de su Menú. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 22

24 2 Se desplegará automáticamente el stock actualizado de su bodega, con las instrucciones de empaque y costos, de ser requeridos Solicitud de Reposición Otra funcionalidad de gran utilidad dentro del sistema, es la de Solicitud de Reposición de stock, mediante la cual podrá pedir reposición de stock a su bodega central. Para solicitar stock de su bodega siga los siguientes pasos: 1 Haga clic la pestaña de dentro de su Menú. 2 Se desplegará la pantalla de Solicitud de Transferencia de Stock. Para realizar una solicitud, haga clic en el botón M a n u a l d e F a r m a c i a Página 23

25 3 Aparecerá automáticamente la fecha de solicitud, complete la Unidad/ Servicio que suministra y luego haga clic en 4 Busque los ítems (fármacos) a solicitar, complete la cantidad requerida y luego haga clic en M a n u a l d e F a r m a c i a Página 24

26 5 Una vez que tenga lista su solicitud, marque el check box de y haga clic en. Por favor tome en cuenta que al marcar el check box de Listo, no podrá modificar la solicitud 6 Note que su nueva solicitud aparecerá en el listado de Solicitudes. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 25

27 Revisión de Transferencia de Stock Para revisar las solicitudes de stock, previamente deben ser transferidas desde el encargado de bodega, previo a esa operación podemos chequear la transferencia y aceptar lo transferido como se muestra a continuación: 1 Hacer click en dentro de su menú. 2 Si requiere visualizar las solicitudes que no han sido aceptadas para aumentar el stock debe hacer click en el checkbox. No despachado. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 26

28 3 Aparecerá la lista de Solicitudes. Note que las pendientes de transferir aparecen en estado de 4 Seleccione el N de la transferencia a recibir, haciendo doble clic en el Número de Transferencia 5 Aparecerá el detalle de los ítems transferidos. Proceda a contar las unidades físicas recibidas. Si coinciden en todos los casos, haga clic en. Si tuviera discrepancias, podrá modificar el N de unidades recibidas en la columna de Recepcionar Cantidad M a n u a l d e F a r m a c i a Página 27

29 5 Haga clic y se actualizará el stock de su bodega. M a n u a l d e F a r m a c i a Página 28

30 8.- FORMULARIO WEB Mediante esta funcionalidad, Usted podrá mantener su arsenal de medicamentos actualizado en TrakCare. Podrá crear y revisar Medicamentos Genéricos e Items de Farmacia, además de relacionarlos con Items de Orden y de Stock. Creación de Medicamentos Genéricos Revisión de Arsenal Farmacológico Creación de Items de Farmacia Arsenal de Medicamentos M a n u a l d e F a r m a c i a Página 29

31 Revisión de Arsenal Farmacológico Mediante esta Funcionalidad Usted podrá revisar el Arsenal Farmacológico de medicamentos Genéricos e Items de Farmacia creados. Búsqueda de Medicamentos Genéricos 1 Busque los Medicamentos Genéricos ingresando los datos en los filtros de búsqueda y presionar el botón 2 Se desplegará una lista con todos los medicamentos Genéricos que cumplan con las características de los filtros M a n u a l d e F a r m a c i a Página 30

32 Búsqueda de Item de Farmacia 1 Busque los Items de Farmacia ingresando los datos en los filtros de búsqueda y presionar el botón 2 Se desplegará una lista con todos los Items de Farmacia que cumplan con las características de los filtros M a n u a l d e F a r m a c i a Página 31

33 Creación de Medicamentos Genéricos Mediante esta funcionalidad podrá crear nuevos medicamentos genéricos, para lograrlo, siga los siguientes pasos 1 Haga clic en pantalla ubicado al lado izquierdo de su 2 Aparecerá la pantalla de creación de Medicamentos Genéricos. Introduzca los datos de Código, Nombre y Fecha. Luego haga clic en el botón M a n u a l d e F a r m a c i a Página 32

34 3 Se activarán los Links inferiores de,,, y. Al hacer clic en cualquiera de estos links, podrá completar la información necesaria. Ingresaremos la información de Ingredientes. 4 Ingresaremos la información de Vías de Administración. Haga clic en. Se abrirá la siguiente pantalla. Haga clic en 5 Se desplegará la pantalla para llenar datos. Ingrese la información requerida. Luego haga clic en. Se activarán los links inferiores, complete los necesarios para su institución M a n u a l d e F a r m a c i a Página 33

35 M a n u a l d e F a r m a c i a Página 34