CORPORACION UNIVERSITARIA AUTONOMA DEL CAUCA PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

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1 Definición de Business Process Management (BPM) Business Process Management (BPM) es un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio operacionales. BPM es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre personas de negocio y tecnólogos para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles y transparentes. BPM abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores y socios. Como mucha gente, puede que encuentre este concepto algo confuso. Qué son procesos de negocio operacionales? O qué es un enfoque centrado en los procesos? Y desde cuándo colaboran las personas de negocio con las de tecnología? No se preocupe, vamos a explicarlo todo. BPM combina métodos ya probados y establecidos de gestión de procesos con una nueva clase de herramientas de software empresarial. Ha posibilitado adelantos muy importantes en cuanto a la velocidad y agilidad con que las organizaciones mejoran el rendimiento de negocio. Con BPM: _ Los directores de negocio pueden, de forma más directa, medir, controlar y responder a todos los aspectos y elementos de sus procesos operacionales. _ Los directores de tecnologías de la información pueden aplicar sus habilidades y recursos de forma más directa en las operaciones de negocio. _ La dirección y los empleados de la organización pueden alinear mejor sus esfuerzos y mejorar la productividad y el rendimiento personal. _ La empresa, como un todo, puede responder de forma más rápida a cambios y desafíos a la hora de cumplir sus fines y objetivos. Demasiado bueno para ser verdad? Pues esta vez lo es. BPM está cambiando rápidamente el panorama de los negocios a escala mundial. Las tres dimensiones de BPM BPM es llamado así acertadamente porque se dirige al extenso mundo de una compañía a través de sus tres dimensiones esenciales. El negocio: la dimensión de valor La dimensión de negocio es la dimensión de valor y de la creación de valor tanto para los clientes como para los stakeholders (personas interesadas en la buena marcha de la empresa como empleados, accionistas, proveedores, etcétera). BPM facilita directamente los fines y objetivos de negocio de la compañía: a. Crecimiento sostenido de los ingresos brutos

2 b. Mejora del rendimiento mínimo. c. Aumento de la innovación. d. Mejora de la productividad e. Incremento de la fidelidad f. Satisfacción del cliente

3 g. Niveles elevados de eficiencia del personal.

4 BPM incorpora más capacidad que nunca para alinear actividades operacionales con objetivos y estrategias. Concentra los recursos y esfuerzos de la empresa en la creación de valor para el cliente. BPM también permite una respuesta mucho más rápida al cambio, fomentando la agilidad necesaria para la adaptación continua. El proceso: la dimensión de transformación La dimensión de proceso crea valor a través de actividades estructuradas llamadas procesos. Los procesos operacionales transforman los recursos y materiales en productos o servicios para clientes y consumidores finales. Esta transformación es el modo en que funciona un negocio; el elixir mágico de la empresa. Mientras más efectiva sea esta transformación, con mayor éxito se crea valor. La ciencia aplicada de procesos y transformación abarca la historia de la gestión industrial moderna desde los gurús de calidad como Deming, Juran, Shingo, Crosby y Peters, y recientemente las prácticas de Lean y Six Sigma. BPM incorpora estas metodologías de forma completa y las acelera con sistemas de definición, medida, análisis y control mejorados de forma espectacular. Mediante BPM, los procesos de negocio son más efectivos, más transparentes y más ágiles. Los problemas se resuelven antes de que se conviertan en asuntos más delicados. Los procesos producen menos errores y estos se detectan más rápido y se resuelven antes. Efectividad de los procesos Los procesos efectivos son más coherentes, generan menos pérdidas y crean un valor neto mayor para clientes y stakeholders. BPM fomenta de forma directa un aumento en la efectividad de los procesos mediante la automatización adaptativa y la coordinación de personas, información y sistemas. A diferencia de los métodos y las herramientas del pasado, BPM no impone la efectividad a través de sistemas de control rígidos e improductivos centrados en dominios funcionales. En su lugar, BPM permite la respuesta y adaptación continuas a eventos y condiciones del mundo real y en tiempo real. Transparencia de los procesos La transparencia es la propiedad de apertura y visualización, y es crítica para la efectividad de las operaciones. Tiempo atrás, la transparencia eludía a las empresas, cuyos procesos están a menudo codificados en sistemas arcanos, ininteligibles para los simples mortales.

5 BPM descubre estas cajas negras y revela los mecanismos internos de los procesos de negocio. Con BPM, puede visualizar de forma directa todos los elementos del diseño de los procesos como el modelo, flujo de trabajo, reglas, sistemas y participantes así como su rendimiento en tiempo real, incluyendo eventos y tendencias. BPM permite a las personas de negocios gestionar de forma directa la estructura y flujo de los procesos y realizar el seguimiento de los resultados así como de las causas. Agilidad en los procesos De todas las demandas de las operaciones empresariales, quizás la más acuciante sea la necesidad de cambio, es decir, la capacidad de adaptación a eventos y circunstancias cambiantes manteniendo al mismo tiempo la productividad y rendimiento globales. BPM proporciona agilidad en los procesos al minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para traducir necesidades e ideas empresariales en acción. BPM permite a las personas de negocios definir procesos de forma rápida y precisa a través de los modelos de proceso. Les posibilita realizar análisis de futuro en escenarios empresariales. Les otorga derecho para configurar, personalizar y cambiar flujos de transacciones modificando las reglas de negocio. Directamente convierte diseños de procesos en ejecución, integrando sistemas y construyendo aplicaciones sin necesidad de código y sin fisuras. Además, cada plataforma BPM viene equipada con componentes tecnológicos que facilitan y aceleran el desarrollo sin código y la integración. La gestión: la dimensión de capacitación La gestión es la dimensión de capacitación. La gestión pone a las personas y a los sistemas en movimiento y empuja a los procesos a la acción en pos de los fines y objetivos del negocio. Para la gestión, los procesos son las herramientas con las que se forja el éxito empresarial. Antes de BPM, construir y aplicar estas herramientas engendraba una mezcla poco manejable de automatización de clase empresarial, muchas herramientas de escritorio aisladas, métodos y técnicas manuales y fuerza bruta. Con BPM, puede aunar todos los sistemas, métodos, herramientas y técnicas de desarrollo de procesos y la gestión de procesos en un sistema estructurado, completo, con la visibilidad y los controles necesarios para dirigirlo y afinarlo. Quién no desearía esto? El catalizador: la tecnología BPM Líderes y directores de negocio conocen los papeles fundamentales de los negocios, procesos y gestión de la empresa. Durante décadas, estos se han definido, estudiado y mejorado. La tecnología, sin embargo, ha evolucionado más rápido y, recientemente,

6 avances significativos han cambiado el juego. La tecnología BPM es el nuevo habilitador que ha llevado los negocios, procesos y la gestión a nuevos niveles. La tecnología BPM es el ingrediente clave de BPM, es el catalizador en una nueva alquimia empresarial más rápida y más efectiva. La tecnología BPM es el resultado de muchos años de experiencia en desarrollo y aplicación; el producto de los avances más actuales en sistemas y procesamiento de información; la cumbre de todas las arquitecturas, lenguajes y protocolos informáticos. La tecnología BPM constituye un gran avance, y un nuevo paradigma en cuanto a flexibilidad, gestión y control de información y datos. BPM, como práctica de gestión integral, es el resultado de la combinación de avances técnicos con métodos y prácticas establecidos, de un modelo empresarial centrado en el proceso. La tecnología BPM incluye todo lo que necesita a la hora de diseñar, representar, analizar y controlar los procesos de negocio operacionales: _ El diseño y modelado de procesos posibilitan que, de forma fácil y rigurosa, pueda definir procesos que abarcan cadenas de valor y coordinar los roles y comportamientos de todas las personas, sistemas y otros recursos necesarios. _ La integración le permite incluir en los procesos de negocio cualquier sistema de información, sistema de control, fuente de datos o cualquier otra tecnología. La arquitectura orientada a servicios (SOA) lo hace más rápido y fácil que nunca. No es necesario desprenderse de las inversiones ya realizadas; todo se puede reutilizar. _ Los entornos de trabajo de aplicaciones compuestas le permiten construir e implementar aplicaciones basadas en web casi de forma instantánea, completamente funcionales y sin necesidad de código. _ La ejecución convierte de forma directa los modelos en acción en el mundo real, coordinando los procesos en tiempo real. _ La supervisión de la actividad de negocio (BAM) realiza el seguimiento del rendimiento de los procesos mientras suceden, controlando muchos indicadores, mostrando las métricas de los procesos y tendencias clave y prediciendo futuros comportamientos. _ El control le permite responder a eventos en los procesos de acuerdo a las circunstancias, como cambio en las reglas, notificaciones, excepciones y transferencia de incidentes a un nivel superior. BPM: un modelo para el éxito Como los procesos representan cadenas de valor que a menudo trascienden los límites de departamentos funcionales e incluso de negocios dispares, BPM inicia importantes cambios en la arquitectura y la práctica de la gestión empresarial. BPM integra los procesos, y eso tiene consecuencias sobre las formas en que las personas se comunican. Los comportamientos son diferentes, y eso tiene consecuencias sobre los roles, la descripción del puesto de trabajo y los incentivos.

7 BPM y CPI: harina del mismo costal Las metodologías para la mejora continua de los procesos (CPI, Continuous Process Improvement) como Six Sigma y Lean son una parte natural de BPM. Estos enfoques de eficacia comprobada para la optimización de los procesos amplían su fuerza y alcance cuando se combinan con la tecnología BPM. BPM es la plataforma que lleva CPI al nivel de la empresa. BPM acelera la adopción y ejecución de metodologías CPI, y disemina las mejores prácticas por toda la empresa. BPM sustenta la efectividad de CPI. BPM es infraestructura de negocio BPM aúna todas las dimensiones de negocio, y permite nuevos niveles de participación y colaboración entre equipos, especialmente entre el personal de negocio y los del TI. BPM fomenta mejoras rápidas, incrementales, al tiempo que se alcanzan rápidamente niveles de estabilidad y rendimiento de los procesos. BPM es la disciplina central (incluyendo las herramientas y las técnicas) que conecta a empresas y organizaciones fomentando el rendimiento de los procesos operacionales con efectividad, transparencia y agilidad. BMPS: una gran suite A veces puede observar una S al final de BPM. La S de BPMS significa Suite. BPMS es la suite de tecnologías BPM, lo que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno que realiza todas las funciones de la tecnología BPM de manera perfecta, sin fisuras. BPMS es el paquete completo. Documentación de Procesos BPM La documentación de procesos BPM se hace a partir de los diagramas de proceso, los que usualmente se embeben dentro de los documentos requeridos por los sistemas de gestión de calidad, como son las caracterizaciones de procesos y los procedimientos documentados entre otros, BPM sugiere una serie de artefactos que van desde los diagramas de procesos utilizando la notación BPMN preferiblemente, las matrices y plantillas de descripción de procesos; como se describe a continuación: Arquitectura de Negocio: Arquitectura de datos: Arquitectura de aplicaciones:

8 Diagrama de artefactos de BPM A continuación se describe de forma abreviada los artefactos citados. Identificar y describir el proceso ID Nombre Proceso Descripción Construir el diagrama BPMN del proceso Diagrama BPMN Identificar y describir las actividades ID Nombre Actividad Descripción

9 Documentar las reglas de control de flujo del proceso ID Descripción Elaborar el diagrama de clases con el modelo de información del proceso Diagrama de Clases Identificar y describir las entidades de negocio asociadas con el proceso ID Nombre Entidad Descripción Identificar y describir los actores del proceso ID Nombre Actor Descripción Actividades Documentar el flujo de información entre actores, actividades y aplicaciones legado dentro del proceso Diagrama de Flujo de Datos Convenciones Identificar y analizar las aplicaciones legado asociadas con el proceso ID Nombre App Legado Descripción Hacer el análisis de entidades de negocio contra actividades E1 E2 E3 A1 A2 A3 Hacer el análisis de entidades de negocio contra aplicaciones legado E1 AP1 AP2 AP3

10 E2 E3 Identificar y describir los indicadores de negocio asociados con el proceso ID Descripción El modelamiento de Procesos BPM El modelamiento de procesos BPM se realiza fundamentalmente utilizando la notación BPMN (Business Process Management Notation), existen otros mecanismos de modelamiento como UML.

11 Elementos de notación Descripción Elementos básicos de BPMN Eventos Actividades

12 Gateway Flujos de información Datos

13 Swimlanes (callejones) Pool

14 EJERCICIOS DE BPM Ejemplo 1: A continuación se presentan dos procesos de la Corporación Universitaria Autónoma del Cauca que se desea automatizar y un diagrama BPMN de una posible solución. Se adjuntan las tablas correspondientes a las actividades y las reglas de control de flujo para mayor explicación. Es importante aclarar que estas soluciones no son únicas. Proceso 1: Proceso de contratación de monitores La Corporación Universitaria Autónoma del Cauca quiere automatizar el proceso de contratación de monitores. Dicho proceso consiste de 6 etapas: 1. El estudiante desde un browser ingresa su número de carnet, su password LDAP y el código del curso del cual quiere ser monitor. 2. El sistema verifica si el estudiante cumple con todas las condiciones para ser un monitor y si el curso no tiene un monitor nombrado. Un estudiante de pregrado puede ser monitor de un curso si: ya tomó el curso, tiene un promedio de más de 3.75 y está inscrito en menos de 22 créditos. Un estudiante de postgrado puede ser monitor si: ya tomó el curso, tiene un promedio de más de 4.0 y no tiene asignada otra monitoria. 3. En caso de que no se cumplan las condiciones anteriores se le responde inmediatamente al estudiante con una explicación del rechazo. 4. Si se cumplen las condiciones antes planteadas, se ejecutan tres operaciones: inscripción del estudiante en el curso de código MNT-99, descuento por el monto que se le paga en la monitoria del valor de la matrícula y creación del contrato de trabajo del estudiante. A un monitor de pregrado se le pagan $ mensuales, mientras que a un monitor de postgrado se le pagan $ Si cualquiera de las tres operaciones anteriores (inscripción + descuento + contrato) falla, se pasa la responsabilidad al encargado de soporte de completar las tres operaciones manualmente. 6. Finalmente, se le informa al estudiante por el browser que recibirá una confirmación por mail. Esta confirmación se envía inmediatamente si las operaciones del paso 4 se hicieron sin problema. Si hubo alguna dificultad, se envía cuando el encargado de soporte haya resuelto manualmente los problemas y el proceso haya terminado. La Corporación Universitaria Autónoma del Cauca cuenta con tres aplicaciones independientes, cada una sobre una tecnología distinta. La primera maneja toda la información de Registro Académico, con las notas de todos los estudiantes, y su información básica. La segunda aplicación contiene la información de Recursos Humanos,

15 incluyendo hoja de vida de los empleados y manejo de salarios. La tercera aplicación llamada ADMIN administra todo lo referente a cursos, horarios, salones y matrículas. La Universidad cuenta también con un servidor LDAP para autenticación de sus estudiantes y un servidor SMTP para envío de correos. Solución propuesta proceso 1 Uniautónoma Descripción del proceso ID Nombre del proceso Descripción P1 Contratación de El proceso describe los pasos a seguir para contratar monitores monitores para un curso de pregrado o postgrado. Diagrama BPMN del proceso

16 Actividades ID Nombre de la Descripción actividad AE1 Ingresar datos El estudiante ingresa los datos que el sistema le pide. AU1 Verificar condiciones El sistema verifica si el estudiante cumple con los requisitos para ser monitor. AU1.1 Verificar promedio El sistema verifica si el estudiante cumple con el promedio requerido. AU1.2 Verificar créditos El sistema verifica si el estudiante cumple con el número de créditos. AU1.3 Verificar monitor El sistema verifica si el curso no tiene monitor asignado. curso

17 AU2 Informar rechazo Se le informa al estudiante que su solicitud de monitoria ha sido rechazada. AU3 Inscribir monitoria El sistema inscribe la monitoria correspondiente al estudiante. AU3.1 Inscribir Se inscribe el estudiante en el curso MNT-99 estudiante MNT- correspondiente a los monitores. 99 AU3.2 Realizar descuento en matrícula AU3.3 Creación de contrato AU4 Realizar tareas manuales Se realiza el descuento por el valor correspondiente a la monitoria en la matrícula del estudiante. Se crea el contrato de monitoria al estudiante. Si alguna de las tareas correspondientes a la actividad AU3 falla, se completan las operaciones de manera manual por un encargado de soporte. AU5 Notificar éxito Se le notifica al estudiante que su solicitud de monitoria fue exitosa. Reglas de control de flujo ID RF1 NoRF1 Descripción La solicitud de monitoria del estudiante fue rechazada. La solicitud de monitoria del estudiante fue aceptada.

18 Proceso 2. Proceso de Matrícula La Corporación Universitaria Autónoma del Cauca ha decidido automatizar un proceso de negocio para permitir a un estudiante matricularse al comienzo de un semestre. Para esto sigue las etapas que se detallan a continuación: 1. El estudiante desde un browser ingresa su número de carnet y su password LDAP. 2. El estudiante escoge uno a uno los cursos que quiere tomar, consultando la cartelera de cursos y secciones. Cada curso tiene un costo fijo y a medida que va seleccionando los cursos, el sistema le va calculando el monto de la matrícula. El estudiante solo puede seleccionar un curso si en el mismo hay cupo. 3. El estudiante puede eliminar en cualquier momento uno de los cursos elegidos, caso en el cual el cupo reservado se libera, y se recalcula el valor de la matrícula. 4. Una vez el estudiante ha terminado de seleccionar los cursos, comienza la etapa de pago. Para esto tiene 2 opciones: pagar con tarjeta de crédito o débito a través de un botón de pago de la Universidad o pedir que se genere un recibo de pago para que el estudiante pueda ir al banco a pagar. 5. En el primer caso el pago se hace directamente de manera electrónica y el sistema le genera al estudiante el recibo de pago junto con el horario. 6. En el segundo caso el sistema presenta el recibo de pago por pantalla para que lo imprima y le dice al estudiante que tan pronto haya pagado entre de nuevo, cargue el PDF con la copia de la consignación y espere por mail el recibo de pago y el horario. En Tesorería de la Universidad hay una persona encargada de revisar las copias electrónicas de la consignación y autorizar la matrícula del estudiante. Cuando esto sucede, se envía automáticamente por correo electrónico en formato PDF el recibo de pago junto con el horario. Tanto el monitoreo del proceso como las acciones que se puedan requerir para resolver cualquier problema corren por cuenta del coordinador de Tesorería de la Universidad. En particular, el coordinador puede anular un recibo de pago, liberando los cupos en los cursos inscritos por el estudiante. Solución propuesta proceso 2 Uniautónoma ID Nombre del proceso P1 Inscripción de materias Descripción El proceso describe los pasos a seguir para inscribir las materias a ver en el semestre y realizar el pago de la matrícula.

19 Actividades ID Nombre de la Descripción actividad AE1 Ingresar datos El estudiante ingresa los datos requeridos para inscribir materias. AE2 Seleccionar cursos El estudiante selecciona el curso que desea inscribir. AE3 Eliminar curso El estudiante selecciona el curso que desea eliminar de la inscripción. AE4 Calcular matrícula El estudiante finaliza el proceso de inscripción de materias y desea calcular el valor de la matrícula. AUS1 Calcular valor Se calcula el valor de la matrícula y lo envía al estudiante matrícula para proceder con el pago. AE5 Realizar pago El estudiante procede a realizar el pago de la matrícula. AE6 Realizar pago El estudiante realiza el pago de la matrícula por medios electrónico electrónicos: tarjeta de crédito o tarjeta débito. AE7 Realizar pago en El estudiante realiza el pago a través de una sucursal banco bancaria. AE8 Cargar copia de El estudiante envía una copia de la consignación bancaria consignación al sistema. AUS2 Generar recibo de El sistema genera el recibo de pago del estudiante y el pago y horario horario con las materias inscritas. AUT1 Revisar consignación El encargado de tesorería revisa la consignación bancaria

20 enviada por el estudiante. AUT2 Cancelar inscripción El encargado de tesorería cancela la inscripción de cursos por irregularidades en el pago de la matrícula. Reglas de control de flujo ID RF1 RF2 RF3 RF4 RF5 RF6 RF7 Descripción Se desea continuar inscribiendo cursos. Se desea eliminar un curso inscrito. Se desea terminar el proceso de inscripción de cursos. Se desea realizar el pago con tarjeta de crédito o tarjeta débito por medio electrónico. Se desea realizar el pago en una sucursal bancaria. El pago de la matrícula se encuentra en orden y es aprobado. El pago de la matrícula presenta irregularidades y se cancela.

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