LA GESTION DE LOS INMUEBLES Y SERVICIOS DE SOPORTE - FACILITY

Transcripción

1 LA GESTION DE LOS INMUEBLES Y SERVICIOS DE SOPORTE - FACILITY MANAGEMENT (F.M.) 4 de Marzo de 2013 Ángel Tejedor Velasco

2 INDICE 1. Definición y Objetivos del F.M. 2. Modelo de Gestión del F.M. 3. Ámbito de la Gestión del F.M. 2

3 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M. Definición Estándar Europeo de FM CEN Terminología y Definiciones i i en FM La integración de procesos en una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que dan soporte y mejoran la eficacia de las actividades principales de dicha organización - El desarrollo de los distintos conceptos de FM depende de: - Desarrollo económico de cada país - Cultura de cada país - Idiosincrasias propias (geografía, influencia extranjera, historia) 3

4 Primera Conclusión: 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M. No existe un único concepto FM en el mundo Pero si hay aspectos comunes y tendencias generales F.M. = Gestión de los Activos o Recursos Materiales y de los Servicios de Soporte (Infraestructura) necesarios para el desarrollo de las actividades de una Empresa u Organización. Profesión multidisciplinar que abarca teorías y principios de la Arquitectura, Ingeniería, Diseño, Contabilidad, Finanzas, Gestión y Ciencias del Comportamiento (BOMI) 4

5 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M. La norma CEN de TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES DEL F.M. es la primera Norma de AENOR que sale en España sobre Facility Management, por medio de la cual se define, desarrolla y regula, por fin, esta actividad. Con el fin de manejar un lenguaje común, esta norma trata de describir funciones básicas de la gestión de inmuebles y definir los términos relevantes que son necesarios. 5

6 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M. LAS FUNCIONES BASICAS DEL FM SON: 1. Distribución y Acondicionamiento de los Espacios donde las Empresas realizan sus actividades. 2. Mantenimiento y Operación de los Edificios, Sistemas e Instalaciones propias de la actividad. 3. Provisión y Gestión de los Servicios de Soporte a las Actividades idades y a las Personas. 4. Seguridad de las Personas y de los Bienes y la Protección Medioambiental. 6

7 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M. El concepto Facility Management engloba todos los costes relativos al espacio : seguridad, alquiler, mantenimiento, limpieza, vending, catering,. Supone el segundo centro de coste, después de los Recursos Humanos. El F.M. es la disciplina que se ocupa de dotar a las personas de las infraestructuras y los servicios necesarios para que las Organizaciones consigan sus objetivos empresariales. El F.M. son modelos organizativos, herramientas y técnicas de gestión cuyo objetivo es la optimización de la relación entre las infraestructuras, las personas y las actividades principales que realizan las compañías 7

8 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M. La gestión del F.M. cubre e integra un amplísimo campo de procesos, servicios, actividades y medios. Cada Organización decide de manera individual la diferencia entre actividades principales y servicios de apoyo. El campo relacionado con la Gestión del F.M. puede resumirse bajo dos títulos principales: - Espacio e Infraestructuras - Personas y Organización Para gestionar el F.M. de una Organización Empresa, el Facility Manager debe: > Conocer y entender la estructura de la empresa. > Comprender el negocio y la estrategia de la empresa. > Desarrollar la estrategia del área de Facilities Management. 8

9 1. DEFINCIÓN Y OBJETIVOS DEL F.M. Esta Norma tiene como objetivo definir los términos en el Área de Gestión de Inmuebles, con el fin de : 1.- Mejorar la comunicación entre las partes implicadas. 2.- Mejorar la eficacia i de las actividades id d principales, i y de los procesos de Gestión de Inmuebles, así como la calidad de su rendimiento. 3.- Desarrollar herramientas y sistemas. 4.- Tener un documento principal en cuanto a la Gestión de Inmuebles se refiere. No se pueden llevar a cabo iniciativas en cuanto a otras normas, directrices y especificaciones técnicas sin consultar este documento principal. 9

10 ALINEACIÓN ESTRATEGICA DE LOS OBJETIVOS DEL F.M.: Gestionar el Activo para mantener,como mínimo, su valor inicial y sus prestaciones. OBJETIVOS OBJETIVOS FM F. M. CORPORACIÓN Mantener el valor del Activo Creación de Valor Partiendo del establecimiento de los componentes de coste, dar servicio y aplicar criterios de mejora continua Los Servicios deben perseguir la consecución de la etiqueta de excelencia Buscar nuevos servicios y evolucionar los existentes, capacitando a la dirección para asumirlos y proveerlos. El conocimiento es un activo que se incorpora a la gestión y que contribuye al desarrollo de las personas. Optimizar los Costes Maximizar la Calidad de los Servicios Desarrollar el Mercado Interno de los Servicios Aprovechar el Conocimiento Eficiencia en Costes e Inversiones Eficiencia Organizativa Eficacia en la Gestión Cambio Compartir Conocimiento Desarrollo Nuevos Negocios Desarrollo de RR.HH. Conocer y anticiparse a las necesidades de los Clientes para poder satisfacerlos. Mejorar Servicio al Cliente Crecimiento 10

11 2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES Definición de un Modelo de Gestión de Inmuebles según la Norma EN : Un modelo de Gestión de Inmuebles será aquel que se base en una estructura que describa los procesos de Gestión de Inmuebles que prestan apoyo a las actividades principales de una Organización. Un modelo deberá abordar la relación entre la demanda y el suministro de servicios, y presentará los diferentes niveles de una posible interacción en la Gestión de Inmuebles. 11

12 2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES ASPECTOS GENERALES: PROCESOS PRINCIPALES PROCESOS DE APOYO OR RGANIZA ACION Cliente Contratante Cliente Ordenante Usuario Final DEMANDA A SLAS ES SPECIFIC COS ESTRATEGICO TACTICO OPERATIVO EN NTREGA DE KPIS SU UMINISTR RO Interno y/o Externo PR ROVEED DOR ACTIVIDADES PRINCIPALES SERVICIOS AL INMUEBLE ACUERDO DE GESTION DE INMUEBLES 12 12

13 2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES Los pilares en los que se debe basar un Modelo de Gestión son: - Profesionalización / Formación - Eficiencia / Competitividad - Mejora Continua - Innovación - Acuerdos de Nivel de Servicios e Indicadores - Sostenibilidad 13

14 2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES El Facility Manager ha de facilitar los medios necesarios para que el espacio se optimice de acuerdo con las necesidades funcionales de la Empresa (productividad) y para que sea un espacio agradable para trabajar (retención) + Según estudios internacionales realizados el incremento de productividad puede llegar al 20 %. + 20% Politica F.M. Productividad + 14

15 2. MODELO DE GESTIÓN DE INMUEBLES CONCLUSION: Un modelo de Gestión de inmuebles efectivo será aquel que permita a los profesionales desarrollar y mejorar el futuro de la Gestión de Inmuebles. Impulsando la integración de los diferentes procesos de servicios Creando una fluida articulación entre los niveles estratégicos, tácticos y operativos Asegurando una comunicación consistente (ascendente y descendente) Desarrollando la relación y asociación entre clientes,usuarios y proveedores de servicios Apoyando la conexión entre hechos históricos, trabajos actuales y necesidades futuras. 15

16 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN EL MERCADO RELATIVAS AL F.M. ACTIVOS INMOBILIARIOS ESPACIOS SISTEMAS SERVICIOS SEGURIDAD PROCESOS ESTRATEGICOS Consultoría Planes Inversión Consultoría Consultoría Explotación Y Desinversión Planificación Planes Explotación Operación Rentabilización PROCESOS TÁCTICOS Agencia Inmob. Proyectos Construcción Proyecto Esp. Interiorismo Construcción Desarrollo de Modelos de Gestión Proyectos Explotación Implantación PROCESOS Gestión Propiedades Gest. Patrimonial Gestión de la Operación o Explotación OPERATIVOS Servicios Integrados (Multiservicios) Servicios Individualizados 16

17 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. 1º 6º 5º ROLAR CONT OBJETIVO: SOPORTE ACTIVIDADES DE NEGOCIO 2º 4º 3º 17

18 3. ÁMBITO DE LA GESTION DEL F.M. INVERSIÓN ADQUISICIÓN ALQUILER CONSTRUCCIÓN REVALORIZACIÓN USO o EXPLOTACIÓN GESTIÓN DE: ESPACIOS SISTEMAS SERVICIOS SEGURIDAD DESINVERSIÓN VENTA DESALQUILER DECONSTRUCCIÓ N DEMOLICIÓN GESTIÓN EXPLOTACIÓN GESTIÓN PATRIMONIAL 18

19 Modelo de los Costes del Activo Inmobiliario 100 Costes (%) 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. 10 Tiempo 2-5 Años Planificación y Construcción Utilización hasta demolición 50 Años 19

20 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. SATISFACCION PRODUCTIVIDAD OBJETIVOS EMPRESA COSTES FM F.M. REQUERIMIENTOS USUARIOS CALIDAD CANTIDAD FRECUENCIA TIEMPO RESPUESTA SERVICIOS FACILITADOS COSTE TIEMPO DEL PROCESO ESTO EXIGE AL F.M. CONTROL AUDITORIAS COSTES + CALIDAD + PROGRAMAS MEJORA CONTINUA 20

21 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. El Catálogo Global de Servicios del F.M. lo podemos agrupar en los siguientes tipos : Servicios i de consultoría Servicios Mantenimiento Valor del Activo. Servicios de Soporte a las Personas Servicios Soporte al Negocio. 21

22 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. Servicios de Consultoría: Estudio de mercado, estudio de alternativas, necesidades, diseño, Project Manager Commissioning del inmueble Consultoría para definir el mapa de servicios Definición de especificaciones, alcance y niveles de servicio Preselección de proveedores de servicio Licitación, alineamiento técnico y renegociación económica de las ofertas recibidas Contratación de los servicios Confección de especificaciones técnicas a cumplir por los futuros comerciantes al implantar su actividad en el centro Comercialización de los espacios Commissioning de las implantaciones comerciales de los inquilinos Property Management Gestión y supervisión ió de los servicios i 22

23 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. Servicios de Consultoría (Cont.): Gestión de ciclos de vida de los activos Gestión de inventario de activos Coordinación de actividades idades entre los proveedores de servicio Gestión de Seguridad y Salud (coordinación de actividades empresariales) Gestión medio ambiental y sostenibilidad Plan de emergencia Gestión de brigadas de emergencia Gestión económico financiera Benchmarking Dirección de seguridad Centro de atención de los usuarios Asesoramiento jurídico Planes de comunicación 23

24 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo: Operación de las instalaciones Mantenimiento Técnico Legal Mantenimiento Predictivo y Preventivo Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Modificativo Climatización Ventilación Extracción Instalaciones eléctricas BT Instalaciones eléctricas AT Instalaciones eléctricas de continuidad (UPS y grupos electrógenos) Pararrayos y sistemas de puesta a tierra Instalaciones de gas Sistemas de gestión de instalaciones (BMS) Transporte vertical Escaleras mecánicas Plataformas de muelles de carga y descarga Góndolas Barreras de acceso vehículos Puertas automáticas Sistemas control de accesos parking Sistema detección CO Sistemas de Detección PCI Sistemas de Extinción PCI Prevención Legionella Calidad de aire interior Potabilidad de agua Megafonía CCTV Instalaciones de control de accesos y antintrusión 24 Cableado estructurado t Electrónica de red CPD Telefonía Equipos Audio Visuales Paramentos verticales Paramentos horizontales Estructura Cubiertas Pintura Carpintería interior y exterior Inspección técnica de edificios Mobiliario Saneamiento Instalaciones de fontanería Producción de ACS Fuentes ornamentales Fuentes de agua potable

25 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. Servicios de Mantenimiento del Valor del Activo (Cont.) : Gestión Energética Limpieza DDD Gestión de residuos Jardinería Servicio de seguridad física Seguridad electrónica 25 25

26 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. Servicios de soporte a las personas: Servicios de lavandería Transporte personal Flota de vehículos Parking para empleados Parking clientes Lavado de coches Servicio de mecánica rápida Vestuarios y duchas Servicio Medico Centro de información al usuario Catering y Vending Cajeros automáticos Consigna Azafatas Centro de objetos perdidos Servicio de guardería Help Desk 26

27 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. Servicios de soporte al negocio: Centralita telefónica Transporte de mercancías Servicios de logística interna y externa Correspondencia y Mensajería Administrativas Back Office Tratamiento y destrucción de documentación confidencial Servicios de reprografía Archivo Almacén Promociones Material de oficina i Gestión de tarjeta de crédito Redes informáticas Aplicaciones informáticas Conserjería 27

28 3. ÁMBITO DE LA GESTIÓN DEL F.M. Hasta el 2005 Actualmente VALOR AÑADIDO Hasta Inicios de 2001 GESTOR DE F.M. Hasta mitad de los 90 PROACTIVO Hasta los 80 REACTIVO APAGAFUEGOS 28