ASOCIACION NACIONAL DE SOFTBOL GUATEMALA MANUAL DE CAJA CHICA

Transcripción

1 ASOCIACION NACIONAL DE SOFTBOL GUATEMALA MANUAL DE CAJA CHICA Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Caja Chica

2 INDICE Introducción...03 Conceptos y procedimientos básicos...04 y 05 Constitución y Modificación de Fondo Caja Chica Políticas Generales para su Administración...05 al 07 2 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Caja Chica

3 INTRODUCCION El presente Manual establece los procedimientos básicos, la normativa y los formularios para los pagos a través de fondo de caja chica (FCC). Este fondo se alimentará de las asignaciones aprobadas según el plan mensual de la Asociación Nacional de Softbol de Guatemala. Este fondo estará bajo la custodia de la persona que designe el Gerente junto con el Comité Ejecutivo, bajo nombramiento. Cualquier compra efectuada por medio del mismo, será autorizada por autoridad competente (Gerente o Comité Ejecutivo). 3 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Caja Chica

4 CONCEPTO: Caja chica: Es una cantidad disponible de dinero en efectivo, que ha sido autorizada por la máxima autoridad, en montos establecidos a personas que trabajan en la institución, bajo nombramiento, para realizar cualquier gasto que sea necesario que cumpla con los renglones presupuestarios en el manual de clasificación del ministerio de Finanzas Publicas de Guatemala a excepción de pago de honorarios de ninguna índole, ni pagos fraccionados. PROCEDIMIENTOS BASICOS: 1. Queda constituidos los fondos de cajas chicas por montos de Q. 2,000.00, Q. 1, y Q. 1, Cualquier cambio en el límite máximo autorizado del fondo, deberá solicitarse de manera escrita por la persona responsable a su jefe inmediato que a su vez deberá someterlo a autorización del respectivo comité ejecutivo de la Asociación Nacional de Softbol de Guatemala 3. Los encargados de los manejos del fondo de cajas chicas atenderán el pago de los gastos generales de la Asociación hasta un máximo de Q , Q y Q respectivamente en orden como están en el numeral Los encargados deberán realizar declaración de ley de probidad anual, en la contraloría general de cuentas. 5. Los encargados deberán pagar su fianza al CHN. 6. El presidente y/o el Tesorero pobra autorizar el pago de sumas mayores de los montos antes mencionados en el numeral 3, siendo estos su justificación de carácter urgente, siendo reintegrados a la brevedad posible, por medio de emisión de cheque por la cantidad utilizada de emergencia. 7. Los encargados del manejo de las cajas chicas deberán efectuar un corte diario del fondo a su cargo, para comprobar la exactitud de los montos autorizados, que el efectivo (monedas y billetes) y documentos de soporte (recibos autorizados y facturas) coincidan con sus montos correspondientes. 8. Los documentos de soporte necesarios para respaldar un gasto, serán únicamente recibos autorizados por contraloría de cuentas, pagos por medio de bancos, facturas contables, si son cambiarias con su respectivo recibo. 9. La caja chica deberá ser liquidada de manera completa reintegrando a la cuenta de donde fue girado el cheque, el saldo que no se utilizo, haciendo la solicitud al contador para la emisión de un nuevo fondo de caja chica. 10. La liquidación de la caja chica será entregados al contador todos los documentos de soporte (facturas y/o recibos autorizados), para que sea operado y archivado en orden cronológico en el mes que se emitió el fondo de caja chica, Y será liquidada en orden cronológico, todas las facturas deberán llevar el nombre: Asociación Nacional de Softbol Guatemala o Asosoft (nombre corto) con el NIT , colocando la dirección de la Asociación o Cuidad, con su respectiva descripción de compra y/o servicio, con su régimen de impuesto a la vista. 4 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Caja Chica

5 11. Las personas encargadas del manejo del fondo de caja chica, presentaran el efectivo (monedas y billetes) y los comprobantes que se encuentren en su poder, para efectos de arqueos de caja chica al momento que sea requerido por la Auditoría Interna. 12. Cuando se realicen arqueos del fondo de caja chica, si se encuentran con faltantes la persona responsable deberá de reponer el monto de carácter urgente, si se encuentran sobrantes deberá ser depositado a cualquiera de las cuentas de la Asociación Nacional de Softbol emitiendo un recibo de 63-A2 bajo el concepto respectivo. A. CONSTITUCION Y MODIFICACION DE CAJA CHICA El comité ejecutivo de la asociación autorizará, modificará, ampliará y /o cancelará los montos autorizados de conformidad al listado de personas responsables. Emitiendo para el efecto el Acuerdo respectivo mediante el cual se autorizarán todas las cajas chicas; en base a lo considerado y lo dispuesto en el Acuerdo Ministerial No A del 25 de septiembre de B. POLITICAS GENERALES PARA SU ADMINISTRACION 1. Los responsables del manejo del Fondo Caja Chica deberán solicitar mensualmente la asignación de los recursos por renglón presupuestario al contador para que sea tomado en cuenta en su proyección de gastos estimados. 2. Los recursos asignados a los Fondos de caja chica, no deben ser utilizados para fines distintos a los de su creación. 3. Se prohíbe efectuar compras con tarjetas de crédito, débito; así como, cargar puntos a cualquier clase de tarjeta 4. Para el control efectivo del Fondo de caja chica, deberá utilizarse hojas movibles debidamente autorizadas por la Contraloría General de Cuentas, en el que debe consignarse el movimiento de bancos, control a cargo del encargado o responsable. 5. Cheque emitido a nombre del beneficiario, valor, concepto y saldo autorizados. 6. Se prohíbe girar cheques al portador. 7. Se prohíbe girar cheques de fondo de caja chica, sin el NO NEGOCIABLE 8. El 12 de diciembre de cada año deberán liquidarse todos los fondos de caja chica 5 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Caja Chica

6 ante el contador. Los Fondos se apertura al inicio de cada año. 9. Todo responsable del Fondo de caja chica debe causar con Fianza de Fidelidad. 10. La factura deberá cumplir los requisitos siguientes: Ser documento original Extendido a nombre de ASOCIACION NACIONAL DE SOFTBOL O ASOSOFT Ser de fecha reciente año en curso. Incluir el NIT ( ) No contener alteraciones, borrones, ni enmiendas. Describir claramente el concepto del gasto. Tener sello y firma de CANCELADO No deben pagarse propinas o contribuciones por el servicio. Solicitar que en la factura este impreso el sello, en el que se indica el régimen tributario por el cual ha optado, para establecer si se debe realizar o no retención del 5%. 11. Requisitos para liquidar la factura: Justificación clara, amplia y precisa del gasto. Firma del empleado que recibió de conformidad el material y/o servicio. Visto Bueno del gerente. Ingreso a inventario (si corresponde). Ingreso a Bodega (si corresponde). Cuando el proveedor extienda factura cambiaria, debe exigirse el recibo de caja respectivo (si la factura lo indica). El número de la factura y el NIT del proveedor debe estar impreso de conformidad con la ley del IVA. El concepto de la factura debe corresponder al giro normal del negocio del proveedor que la emite. Adicionalmente a la información anterior se debe adjuntar la siguiente información según el tipo de factura : 11.1 Facturas por consumo de alimentos o productos preparados: Todos los requisitos generales. Listado de las personas participantes anexas a la factura. 12. Para liquidar los vales de fondo de caja chica el proceso es el siguiente: 6 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Caja Chica

7 a. El responsable debe entregar los comprobantes a las 24 horas de emitido el vale. b. En caso de sobrante debe ser entregado al responsable del manejo del fondo de caja chica c. En el caso que los gastos superen el monto del vale, el encargado del fondo caja chica informará a su Jefe para que este autorice pagar la diferencia. d. El encargado del Fondo de caja chica deberá sustituir el vale por las facturas, debiendo inhabilitar el vale en presencia de la persona que lo solicitó. 7 Asociación Nacional de Softbol Guatemala Manual Caja Chica