INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES

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1 CODIGO: VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL TITULO: INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Revisado por: Dirección Nacional de Logística VºBº por: Oficina de Planificación y Presupuesto

2 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 2/16 1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de elaboración y actualización del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales del INDECI para verificar la cantidad, ubicación, condiciones de uso y mantenimiento de los mismos. 2. ALCANCE Este procedimiento involucra a la Dirección Nacional de Logística, en la Unidad de Control Patrimonial, y a los distintos Organos del INDECI. Describe las actividades desde la elaboración del Plan de Trabajo hasta la aprobación y entrega del informe final de la toma de inventario a la Superintendencia de Bienes Nacionales. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil, y sus normas modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley Nº y el Decreto de Urgencia Nº Decreto Supremo N PCM, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI Resolución Jefatural Nº INAP/DNA, que aprueba el Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional Decreto Supremo Nº EF, que aprueba el Reglamento General de Procedimientos s de los Bienes de Propiedad Estatal Resolución Nº /SBN que aprueba el Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles de Estado Resolución Nº /SBN Directiva que contiene los lineamientos de registro y control contable de los bienes de propiedad del Estado Resolución de Contraloría Nº CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Publico y su modificatoria aprobada por Resolución de Contraloría Nº CG Resolución de Superintendencia N /SBN, que aprueba el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado Resolución Nº /SBN-GO, por el que se agregan 79 nuevos tipos de bienes muebles susceptibles de ser inventariados por las entidades del Estado. 4. REQUISITOS DEL PROCESO Directiva Normas y Procedimientos para la Elaboración del Inventario Físico General de la Sede Central y Órganos Desconcentrados del Instituto Nacional de Defensa Civil.

3 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 3/16 5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Comisión de Inventario Unidad de Control Patrimonial de la Dirección Nacional de Logística. 6. CONSIDERACIONES 6.1. Este proceso comienza con la elaboración del Plan de Trabajo, que incluye el cronograma de actividades, y se sigue con la convocatoria y conformación de la Comisión de Inventario, quienes se encargarán de ejecutar la toma de inventario y presentar un informe con las listas correspondientes a la Unidad de Control Patrimonial, donde se procesará la información y se elaborará un listado final de bienes patrimoniales para ser remitido a la Superintendencia de Bienes Nacionales La Comisión de Inventario deberá contar con los documentos y requisitos para llevar a cabo el inventario, esta entrega de documentos debe darse con la debida anticipación para permitir la buena presentación de los bienes y de los documentos para facilitar la labor de la Comisión La Comisión de Inventario deberá presentar los siguientes listados: listado de bienes en uso por la institución, incluyendo los que están en reparación, listado de los bienes sobrantes con indicación de sus características, legajo de documentos justificatorios de bienes prestados o cedidos en uso La Comisión de Inventario deberá presentar el informe final de inventario, con la presentación y aprobación del cual se da por aprobado el inventario anual, este informe deberá contener los antecedentes (directivas, resoluciones y plan de trabajo), desarrollo de actividades (indicando fechas y lugares), listado de observaciones o inconvenientes surgidos durante la elaboración del inventario, conclusiones sobre el inventario y documentos anexos (listados) El patrimonio mobiliario del INDECI esta constituido por aquellos bienes en donación, transferencia o adquisición, bajo las diversas formas y modalidades establecidas en la normatividad existente particular El informe correspondiente a la toma de inventario será entregado por el presidente de la Comisión de Inventario diez días después de concluido el proceso en mención. 7. SIGLAS 7.1. : Dirección Nacional de Logística INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil OCI: Organo de Control Institucional SBN: Superintendencia de Bienes Nacionales : Unidad de Control Patrimonial.

4 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 4/16 8. GLOSARIO DE TERMINOS 8.1. Catálogo: se llama así al Catalogo Nacional de Bienes, en el que se mencionan los tipos de bienes (con código y descripción) que forman parte del patrimonio mobiliario de la institución Cesión: Acto jurídico o administrativo por el cual el titulo de bienes o derechos, traspasa estos a otra persona en forma libre y voluntaria Comisión de Inventario: Comisión integrada por un presidente, jefes de grupo o coordinadores e inventariadores, esta comisión estará encargada de supervisar y llevar a cabo la elaboración del inventario general. La comisión de inventario deberá llevar un archivo de todos los documentos que sustentes la labor que han realizado Fase de Campo: es el proceso que tiene como objetivo el levantamiento de la información física de los bienes: comprobación de la presencia física del bien y ubicación, detalle técnico, estado de conservación, condiciones de utilización y condiciones de seguridad. Para este caso la comisión de inventario se presentara en los ambientes físicos para realizar este proceso Grupo de inventario: Grupo de personas que se encargara de llevar a cabo el inventario en determinadas unidades orgánicas, estará compuesto por un jefe de grupo y un equipo de apoyo Inventario Físico: Es la relación detallada y valorizada de todos los bienes patrimoniales verificados a la fecha de la toma de inventarios Patrimonio mobiliario: está constituido por todos los bienes recibidos mediante adquisición, transferencia o donación, bajo las diversas formas y modalidades establecidas en la normatividad existente Plan de trabajo: Documento elaborado por la Unidad de Control Patrimonial el cual incluirá los lineamientos y objetivos para la toma de inventarios, mostrara los antecedentes, los trabajos a realizarse, la conformación de la comisión de inventario así como el cronograma de actividades a realizarse para llevar a cabo la toma de inventario físico de los bienes patrimoniales Toma de Inventario: es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes con los que cuenta cada entidad a una fecha dada con el fin de asegurar su existencia real. La toma de Inventario permite contrastar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a la regularización del caso.

5 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 5/16 9. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Viene del proceso común Formulación de Directivas, en donde se aprueba la Directiva Normas y Procedimientos para la Elaboración del Inventario Físico General de la Sede Central y Organos Desconcentrados del Instituto Nacional de Defensa Civil. / / COMISION DE INVENTARIO JEFATURA / Especialista Auxiliar Secretaria Director Secretaria Auxiliar Especialista Presidente Responsable Especialista 1. Coordina plan de trabajo (incluye cronograma de actividades) con el de la Unidad de Control Patrimonial. 2. Redacta y entrega proyecto de plan de trabajo al Auxiliar. El Auxiliar recibe documento. 3. Entrega a la Secretaria de y le solicita firma el cargo. Secretaria recibe documento y firma cargo. 4. Entrega documento. Director recibe, revisa y aprueba plan de trabajo 5. Entrega documento aprobado. Secretaria recibe documento. 6. Entrega documento a auxiliar administrativo de la y le solicita firma del cargo. Auxiliar administrativo recibe documento y firma cargo. 7. Comunica aprobación de plan de trabajo y entrega documento al de la. 8. Coordina conformación de Comisión de Inventario con el Especialista, y le solicita convocar a los designados. 9. Comunica designación telefónicamente y/o a través del correo electrónico. 9. Recibe designación. 9. Recibe designación. 9. Recibe designación. Se inicia el proceso común de Constitución y Designación de Comisión por Resolución Jefatural o SubJefatural, el que concluye con la emisión de la Resolución Jefatural aprobada por el del INDECI formalizando la designación de la Comisión de Inventario. 10. Solicita envío de documentos y formatos empleados en la toma de inventario a los miembros de la Comisión de Inventario y a las Unidades Orgánicas. 11. Prepara documentos y formatos para ser enviados.

6 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 6/16 / SGII UO / OD / COMISION DE INVENTARIO / COMISION DE INVENTARIO Especialista Auxiliar Secretaría General Responsable Presidente Especialista 12. Entrega documentos al Auxiliar para que los envíe y espera hasta la fecha en la que se tiene que entregar los documentos. Continúa en la actividad 19. Auxiliar recibe documentos. 13. Envía y/o entrega documentos y formatos. Envío es a una Dirección Regional Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con la entrega en la DRDC. Ir a la actividad 14. Envío No es a una Dirección Regional 14. Recibe documentos y firma cargo. 15. Ordena todos los bienes susceptibles de ser inventariados y prepara aquellos cuyas características y/o condiciones de seguridad no permitan tenerlos a la vista, como: filmadoras, altímetros, etc., así como los documentos justificatorios de préstamos, afectación en uso, reparación, donación, etc. Espera hasta la fecha del inventario. Continúa en la actividad Coordina Ejecución de Toma de Inventario con el Presidente de la Comisión de Inventario. 17. Coordina Ejecución de Toma de Inventario con los Coordinadores o s de Grupo. 18. Coordina Ejecución de Toma de Inventario con los. 19. Entrega documentos y formatos para ejecutar fase de campo del inventario, y solicita firma del cargo. de grupo recibe documentos, firma cargo y espera hasta la fecha de la fase de campo. 20. Entrega documentos a los Inventariadotes. 21. Se dirige a ejecutar toma de inventario junto con los inventariadores. 22. Elabora Acta de Apertura. 23. Entrega Acta para firma de responsables. UO / OD Responsable 23. Firman Acta de Apertura. COMISION DE INVENTARIO 23. Firma Acta de Apertura.

7 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 7/16 COMISION DE INVENTARIO 24. Fase de Campo: realizan el inventario de todos los bienes patrimoniales que existen plaqueándolos (pegar sticker con el código del bien) y llenan los formatos correspondientes, incluido los bienes sobrantes con sus respectivos detalles identificados; además de constatar la existencia física se debe registrar el estado en que se encuentran (mal, regular o bueno). Tienen dudas 25. Comunica duda. 25. Recibe y absuelve duda. Continúa en la actividad 24. No tiene dudas Se presentó algún inconveniente 26. Comunica situación. 26. Recibe y analiza situación. No requiere coordinación para solucionar la situación 27. Soluciona imprevisto. Continúa en la actividad 24. Requiere coordinación para solucionar la situación 28. Coordina solución por teléfono con la Sede Central. Continúa en la actividad 24. No se presentó algún imprevisto 29. Confronta listado obtenido de la Fase de Campo con la relación de bienes iniciales. Existen bienes faltantes 30. Solicita al documentación justificatoria. 31. Comunica solicitud a responsable de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado y recibe respuesta. 32. Comunica respuesta a los. Continúa en la Actividad 29. No existen bienes faltantes 33. Firman listados y entregan. 34. Recibe y elabora Acta de Fin de Toma de Inventario. 35. Entrega Acta y/o listados. firman el Acta. El responsable de la Unidad Orgánica o del Organo Desconcentrado revisa los documentos y de encontrarlos conforme firma el Acta.

8 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 8/16 COMISION DE INVENTARIO SGII / Presidente Secretaría General Secretaria Director Secretaria Auxiliar Especialista 36. Prepara informe y anexos correspondientes. 37. Entrega informe y anexos. de Grupo recibe y revisa documentos. 38. Ingresan información en forma telemática, puede ser bajo la supervisión del responsable de la Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado. 39. Almacenan en base de datos. 40. Prepara informe y anexa documentación correspondiente. 41. Entrega informe y solicita firma del cargo. Presidente de la Comisión de Inventario recibe y revisa documentos, de encontrarlos conforme firma le cargo. 42. Prepara informe final y anexa documentación correspondiente. 43. Entrega informe final y recibe cargo. Inventario fue en una DRDC Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, el que concluye con el envío de la documentación a la Dirección Nacional de Logística, para ser derivado a la Unidad de Control Patrimonial. Ir a la actividad 44. Inventario NO fue en una DRDC 44. Recibe y firma cargo. 45. Entrega documentos al Director de la. 46. Recibe, revisa documentos y los deriva a la. 47. Entrega informe y solicita firma del cargo. Auxiliar de la recibe y firma cargo. 48. Entrega informe. de la recibe y revisa informe 49. Realizan cruce de información con apoyo del Especialista. 50. Procesa información. 51. Prepara listado final y elabora memorándum y oficio para su envío. 52. Entrega documento. de la recibe, revisa documento y autoriza envío.

9 INDECI PROCEDIMIENTO: COD: PAG Sede Central INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES FECHA: 12/08/2005 9/16 / Auxiliar 53. Envía o entrega listado final y recibe cargo. OA Responsable 53. Recibe y firma cargo. OCI Responsable 53. Recibe y firma cargo. SGII SBN Director Secretaría General Responsable 54. Recibe documentos y de encontrarlos conforme autoriza elevar oficio para la firma del del INDECI y su posterior envío a la SBN. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite Documentario, en el que el del INDECI firma el oficio, y concluye con el envío del listado final a la SBN. 55. Recibe documentos. Fin del proceso.

10 10. DIAGRAMA DE FLUJO

11 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES Director Secretaria Auxiliar INDECI Especialista Presidente COMISION DE INVENTARIO (Coordinador General) Inicio Formulación de Directivas 1 Coordina plan de trabajo 1 Coordina plan de trabajo 2 Recibe 2 Redacta y entrega proyecto de plan de trabajo 3 Recibe y firma cargo 3 Entrega y recibe cargo 4 Recibe, revisa y aprueba 4 Entrega 3 5 Entrega 5 Recibe 6 Entrega y recibe cargo 6 Recibe y firma cargo 6 7 Recibe comunicación 7 Comunica aprobación de plan de trabajo 8 Coordina conforrmación de Comisión de Inventario 8 Coordina conformación de Comisión de Inventario Constitución y Designación de Comisión por Resolución Jefatural o SubJefatural 9 Comunica designación... 9 Reciben designación 9 Reciben designación 9 Reciben designación α

12 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES INDECI UO / OD Responsable SGII SECRETARIA GENERAL Auxiliar Especialista Presidente COMISION DE INVENTARIO (Coordinador General) α 10 Solicita envío de documentos y formatos 10 Recibe solicitud 11 Prepara documentos y formatos 12 Recibe 12 Entrega 13 Envía o entrega documentos Administración del Proceso de Trámite Documentario Si Envío es a una DRDC? Recibe documentos y firma cargo No 15 Ordena y prepara documentos y bienes 16 Coordina ejecución de toma de inventario 16 Coordina ejecución de toma de inventario Fecha de inventario Fecha de entrega de documentos 17 Coordina ejecución 17 Coordina ejecución 18 Coordina ejecución 18 Coordina ejecución a 19 Entrega documentos y recibe cargo 19 Recibe documentos y firma cargo 19 Fecha de fase de campo β

13 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES INDECI UO / OD Auxiliar Especialista (Coordinador General) COMISION DE INVENTARIO β 20 Entrega documentos 20 Reciben documentos 21 Se dirigen a ejecutar toma de inventario 21 Se dirigen a ejecutar toma de inventario a 22 Elabora acta de apertura 23 Firma acta 23 Entrega acta 23 Firma acta b 24 Fase de campo: inventariar bienes y sobrantes b 25 Recibe y absuelve duda 25 Comunica duda Si Tienen dudas? No Se presentó algún imprevisto? No Si 26 Recibe y analiza situación 26 Comunica situación 28 Coordina y da solución Requiere coordinación para solucionar? Si 28 Coordina solución con la sede Central No 27 Soluciona imprevisión b c 29 Confronta listado obtenido con la relación inicial de bienes χ

14 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES UO / OD Auxiliar INDECI Especialista Presidente COMISION DE INVENTARIO (Coordinador General) χ Existen bienes faltantes? No Si 31 Recibe solicitud y responde 31 Comunica solicitud y recibe respuesta 30 Solicita documentación justificatoria 32 Comunica respuesta 32 Recibe respuesta c 34 Elabora acta de fin de toma de inventario 33 Firman listados y entregan 35 Firma documentos 35 Entrega acta 35 Firman documentos 36 Prepara informe y anexos 37 Recibe y revisa informe y anexos 37 Entrega informe y anexos 38 Ingresar información 38 Ingresar información 40 Prepara informe y anexa documentación correspondiente Recibe, revisa informe y firma cargo 41 Entrega informe y recibe cargo 42 Prepara informe final y anexa documentación correspondiente Cargo 41 δ

15 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES UO / OD Responsables SGII SECRETARIA GENERAL Secretaria INDECI Auxiliar Especialista COMISION DE INVENTARIO Presidente δ 43 Entrega informe final y recibe cargos Cargo 43 Administración del Proceso de Trámite Documentario Si Inventario fue de una DRDC? 44 Recibe y firma cargo No 46 Recibe, revisa y autoriza 45 Entrega informe 47 Entrega informe y recibe cargo 47 Recibe y firma cargo Cargo Recibe y revisa informe 48 Entrega informe 49 Realizan cruce de información 49 Realizan cruce de información 50 Procesa información 51 Prepara listado final 52 Recibe, revisa documento y autoriza envío 52 Entrega documento ε

16 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES INDECI SBN OA OCI SGII SECRETARIA GENERAL Director Secretaria Auxiliar Especialista ε 53 Envía y entrega listado final y recibe cargo 53 Recibe y firma cargo 53 Recibe y firma cargo Cargo Recibe documentos, de encontrarlos conforme autoriza elevar oficio Administración del Proceso de Trámite Documentario 55 Recibe y firma cargo Fin