Sistema de Calidad de la Biblioteca de la Universidad de Zaragoza (BUZ)

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1 Página 1 de 8 Sistema de Calidad de la Biblioteca de la Universidad de Zaragoza (BUZ) PG_PE_03-01:2012 Gestión de las acciones de Tabla de control de firmas: Realizado: Revisado Aprobado Tabla de control de modificaciones: Edición: Fecha: Descripción modificación:

2 Página 2 de 8 INDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Coordinadores de Subcomisiones/Grupos de Mejora 4.2. Coordinación de Calidad/Comité de Calidad 5. ETAPAS DEL PROCESO/FLUJOGRAMA 5.1. Etapa preliminar: planificación 5.2. Etapa de análisis de datos 5.3. Etapa de integración 5.4. Seguimiento y control de resultados 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7. REGISTROS ANEXO: TIPOS DE BENCHMARKING Interno Externo

3 Página 3 de 8 1. OBJETO Este procedimiento pretende describir el modo de realizar comparaciones y detectar las mejores prácticas () para incorporarlas en nuestros procesos y contribuir a la mejora de los mismos. Con el pretendemos: - Adaptar las mejores prácticas de las organizaciones que consideramos líderes en los temas/proyectos/acciones estratégicas. - Equilibrar los estándares de una organización con los de otras para mejorar nuestro desempeño. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a las acciones relacionadas con objetivos estratégicos de la BUZ, que se realizan en las subcomisiones y los grupos de mejora, en el marco de la Innovación y Mejora continuas en la BUZ 3. DEFINICIONES : es el proceso sistemático y continuo de investigar, identificar, comparar y aprender de las mejores prácticas de otras organizaciones (o de la misma: interno), sean del mismo sector o no, analizando ordenadamente el conjunto de factores que inciden en el éxito de las mismas, aprendiendo de sus logros y aplicándolos en nuestros propios procesos de mejora. 4. RESPONSABILIDADES 4.1 Coordinadores de Subcomisiones/Grupos de Mejora: Dirigir el proceso de dentro de la Subcomisión o Grupo de Mejora que lideran. 4.2 Coordinación de Calidad/Comité de Calidad: Ayuda en la selección de socios/parteners/aliados estratégicos para las acciones de mejores prácticas y en el desarrollo del proceso.

4 Página 4 de 8 Ayuda en la selección de información, tanto de fuentes directas como de dominio público. Establecimiento de los indicadores significativos en cada caso. 5 Etapas del Proceso La primera acción que debemos decidir a la hora de aplicar esta técnica es determinar qué tipo de benchmarking seleccionaremos. La elección de uno u otro tipo viene dado por las características que se detallan en esta tabla (para más información consultar el Anexo a este procedimiento) Quién realiza el Quién es el objeto Cuándo se realiza Tipo de benchmarking del benchmarking benchmarking Bibliotecas BUZ que Etapa Análisis ya han implementado situación actual) alguna acción. (EN Metodologías del trabajo en interno Subcomisiones y grupos de mejora Bibliotecas grupo: A PG PE_01-2-2:20011) Etapa Análisis /organizaciones con las mejores prácticas. (EN Metodologías del trabajo en grupo: A PG PE_01- externo funcional 2-2:20011) Comité de Calidad Bibliotecas similares a la BUZ. Anualmente, cuando se publican los datos estadísticos REBIUN externo competitivo

5 Página 5 de 8 Una vez determinado el tipo de benchmarking que se aplica debemos seguir las siguientes etapas: 5.1 Etapa preliminar: Planificación El objetivo de esta fase es decidir qué se va a someter a y cómo se va a desarrollar el proceso. En esta primera etapa, tiene lugar la selección de las organizaciones con las que nos queremos comparar, internas o externas. También corresponde a esta etapa elegir el método para la recopilación de datos: - Información interna, de fuentes de dominio público, de asociaciones, consultores, expertos o estudios externos. - Búsqueda e investigaciones originales: cuestionarios, encuestas - Visitas directas las organizaciones 5.2 Etapa de Análisis de Datos Se ha de determinar, en base a lo observado, la diferencia de nuestras operaciones con las de socios de elegidos, la brecha de desempeño actual, realizando un estudio de las diferencias. En el caso de benchmarking funcional (véase anexo), se puede contactar con la organización objeto de benchmarking en aras de futuras colaboraciones y mejoras. 5.3 Etapa de Integración En esta etapa se ha de: - Comunicar los hallazgos del. - Establecer metas y fijar los objetivos operacionales para el cambio, que habrán de incorporarse al Proyecto de la Subcomisión o Grupo de Mejora.

6 Página 6 de 8 - Desarrollar los planes de acción, que concretan los objetivos operacionales en acciones específicas. 5.4 Seguimiento y Control de Resultados Además del seguimiento y control de resultados de las acciones de mejora implantadas, que ya se tiene en cuenta en el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad de la BUZ, (Ver PG PE_01-01:2011), hay que considerar una serie de aspectos sobre el control y seguimiento del proceso de en sí, que prevean una actualización periódica de sus fuentes, para considerar nuevas innovaciones, nuevos cambios o nuevas oportunidades. 6. Documentos de referencia PG PE_ :2011 Planificación, gestión y seguimiento de los proyectos y acciones de mejora: Comisión Técnica, subcomisiones, grupos de mejora y Comité de Calidad A PG PE_ :2011 Funcionamiento de los grupos de Mejora A PG PE_ :2011 Metodología de trabajo en grupo A PG PE_ :2012 Participación del Personal/ Procedimiento de selección del personal que forma parte de las Subcomisiones/Grupos de Mejora/Grupos de. PG PE_01-01:2011 Revisión por la Dirección 7. Evidencias o registros - Informes de las Subcomisiones/Grupos de Mejora. - Ficha de proyecto/acción.

7 Página 7 de 8 ANEXO: TIPOS 1. interno: El interno parte de la base de que dentro de la BUZ, al estar formada por distintas bibliotecas, pueden existir diferencias en la realización de los distintos procesos. Algunas de ellas pueden ser más eficientes y eficaces que las otras, por lo que conviene realizar un análisis de las acciones en cada una de ellas. Para cada una de las acciones se seleccionarán las mejores prácticas. Este se aplicará por las Subcomisiones, dentro de la Fase 2 Situación actual de la Metodología de trabajo en grupo (Ver A PG PE_ :2011) 2. externo: El externo se realizará principalmente con REBIUN, aunque no se descartan otras organizaciones. Hay dos tipos: a. funcional Se trata de compararnos con los mejores, con las organizaciones primeras en su clase. Se realizará por las Subcomisiones, dentro de la Fase 3 Análisis de la Metodología de trabajo en grupo (Ver A PG PE_ :2011). b. competitivo: Se trata de compararnos con bibliotecas de similares características, en función de los siguientes indicadores: - Nº de usuarios

8 Página 8 de 8 - Fecha de creación (Bibliotecas históricas) - Multidisciplinares - Con sello de calidad EFQM El benchmarking competitivo lo realiza el Comité de Calidad y nos muestra cómo está nuestra organización dentro de un grupo de bibliotecas similares a la BUZ. Se publicarán resultados de los indicadores seleccionados coincidiendo con la publicación de las estadísticas REBIUN.