MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES DE ATENCIÓN, SERVICIO Y USO DE LOS BIENES INFORMÁTICOS Y TELECOMUNICACIONES

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1 MANUAL DE POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES DE ATENCIÓN, SERVICIO Y USO DE LOS BIENES INFORMÁTICOS Y TELECOMUNICACIONES DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Revisión: 3.0 Página 1 de 17

2 INDICE 1.0 DEFINICIONES 2.0 DEL USO Y CUIDADO DEL EQUIPO DE COMPUTO 3.0 DEL USO DEL EQUIPO DE IMPRESIÓN Y FOTOCOPIADO 4.0 DEL USO Y APROVECHAMIENTO DE TELECOMUNICACIONES 5.0 DEL USO Y APROVECHAMIENTO DE SOFTWARE Y DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 6.0 LINEAMIENTOS DE SOPORTE TÉCNICO 7.0 FUNCIONES DE LOS ENLACES O RESPONSABLES INFORMATICOS DE DELEGACIONES. 8.0 POLITICA DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO. 9.0 DE LOS PROYECTOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES (TICs) ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE INTERNET E INTRANET 11.0 PLANES DE CONTINGENCIA EN LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES Revisión: 3.0 Página 2 de 17

3 1. DEFINICIONES 1.1. El HARDWARE es todo equipo físico relativo a computo o comunicaciones, tales como computadoras (de escritorio y portátiles), monitores, impresoras, scanners, lectores de discos, concentradores LAN, switches LAN, etc El SOFTWARE es todo aquel programa de computo, desarrollado ya sea por un proveedor externo o bien desarrollado internamente por personal de la Procuraduría TI: Tecnologías de Información, pudiendo estas ser Hardware, Software o Telecomunicaciones : Se refiere a la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática dependiente de la Dirección General de Administración Enlace o Responsable Informático: Se refiere a el(los) responsable(s) designado(s) en cada subprocuraduría o delegación de dar apoyo en las actividades relacionadas con la TI. Este deberá ser preferentemente personal contratado por la PROFEPA, pero podrán contratarse servicios externos para este efecto en caso de no poder contar con personal propio RVDP: Red de Voz y Datos de la PROFEPA 1.7. Help Desk: Sistema para el reporte de fallas y solicitud de servicio tanto de Infraestructura como de Software y Sistemas Institucionales. Se tiene acceso al mismo a través de la página de Intranet de la PROFEPA En este documento se habla de Comunicaciones o Telecomunicaciones indistintamente, considerando que ambas palabras se refieren a los medios electrónicos de comunicación como son routers, telefonía, microondas, etc Los Sistemas Institucionales de Información, son aplicaciones desarrolladas por personal de la específicamente a la medida de las necesidades de la PROFPEPA y donde se capturan, consultan los datos de las área sustantivas. Revisión: 3.0 Página 3 de 17

4 2. DEL USO Y CUIDADO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO 2.1. Tanto el equipo de computo e impresión cómo periféricos del mismo, incluyendo el equipo de redes y telecomunicaciones, así cómo las herramientas de software comerciales y de sistemas institucionales de información, son propiedad de la PROFEPA y deberán de ser utilizados únicamente con fines oficiales de la Procuraduría Cómo cualquier otro bien material, el equipo deberá estar en resguardo de una persona responsable de su uso y cuidado, incluyendo el equipo destinado a áreas comunes de cómputo. Lo anterior no significa que el equipo no pueda ser prestado a otra persona o área que lo requiera temporalmente, lo cual deberá ser informado a la y a la Subdirección de Inventarios previo a la realización del préstamo. Temporalmente se refiere cuando un equipo será utilizado por personal diferente al que se le ha sido asignado sin necesidad de realizar el cambio de inventario del mismo Para el caso de oficinas centrales, el equipo deberá ser configurado por personal de la o bien personal previamente acreditado y autorizado. Para el caso de las Delegaciones se recomienda asignar estas tareas al Enlace Informático, quién en todo momento seguirá los procedimientos de configuración y acceso señalados por la Es el coordinador administrativo de cada área para el caso de Oficinas Centrales y el Subdirector Administrativo para el caso de las Delegaciones el responsable de mantener inventariado el equipo de cómputo, impresión y telecomunicaciones, así como llevar al día los registros de resguardo correspondientes. Así mismo, son responsables de la observación de los presentes procedimientos y lineamientos Se requiere que cualquier incorporación ó desincorporación de hardware en la PROFEPA sea notificada por escrito a la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática, así como al área administrativa correspondiente para actualización del inventario y asignación de responsables. Esto es de especial atención en el caso de donaciones y/o comodatos 2.6. De las responsabilidades de los usuarios hacia el HARDWARE: No maltratar el hardware, para mantenerlo en óptimas condiciones de operación Notificar de cualquier falla del hardware al personal calificado No permitir que personas no autorizadas tengan acceso al equipo ya sea para su uso, mantenimiento o reparación No tener líquidos y alimentos cerca de donde se este utilizando el equipo de computo o impresión En lo que se refiere a la información almacenada en los discos duros de cada computadora, esta será responsabilidad de su usuario y/o resguardatario, siendo cada uno de ellos responsable por respaldar dicha información. En caso de solicitarlo, la podrá asesorar en cómo llevar a cabo esta labor La es responsable por respaldar los datos generados por los Sistemas Institucionales de Información almacenada en los servidores de Oficinas Centrales de acuerdo con los procedimientos establecidos por la misma Para el caso de las Delegaciones y Oficinas Representativas, es necesario observar las siguientes recomendaciones: Contar con Tierra Física conectada al equipo y bastidores El equipo de Telecomunicaciones deberá estar conectado a una fuente de Voltaje regulada y de preferencia Ininterrumpible (NoBreak). Es importante que dicho equipo se mantenga encendido de forma permanente Las computadoras, impresoras y monitores que lo permitan, deberán estar configuradas para el ahorro de energía, una vez que no sean utilizados por el usuario responsable en horas Revisión: 3.0 Página 4 de 17

5 hábiles. No se deberá dejar encendido cuando no se vaya a utilizar, sobre todo en las noches o fines de semana En la medida de lo posible, se deberá contar con fuentes de voltaje regulada y de preferencia ininterrumpible (No Break) para la protección del equipo de cómputo en el caso de CPUs y monitores, previendo cualquier daño por descargas eléctricas, así como perdida de información Verificar que la instalación eléctrica del edificio u oficina cumpla con los requerimientos mínimos de seguridad, mismos que podrán ser verificados con la Subdirección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones de la En el caso de los usuarios que decidan utilizar equipo de su propiedad se les solicita observar los siguientes puntos: No esta autorizado conectar a la red de computo de PROFEPA ningún equipo que nos sea propiedad de la Institución, salvo excepciones autorizadas por la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática, y en este caso el mantenimiento y/o reparación de los equipos será responsabilidad del propietario Una vez que el equipo de cómputo se retire de las instalaciones de la PROFEPA de manera permanente, el usuario deberá de entregar a su Coordinador o Subdirector Administrativo respaldo de la información relacionada con el trabajo realizado para la PROFEPA con dicho equipo La información generada por el usuario del equipo de computo que ha sido proporcionado por la Procuraduría es propiedad de la misma, por lo que el usuario debe considerar los siguientes puntos Proporcionar una copia de la información contenida en el equipo de computo cuando sea requerida por su superior inmediato En caso de que el usuario deje de prestar los servicios en esta Procuraduría debe dejar los archivos que generó durante su gestión en el equipo de computo, con objeto de que dicha información pueda ser utilizada por el área a la que pertenece para la continuación de las actividades de la misma. Revisión: 3.0 Página 5 de 17

6 3. DEL USO DE EQUIPO DE IMPRESIÓN Y FOTOCOPIADO 3.1. Las impresoras y fotocopiadoras que han sido asignadas a las oficinas de la PROFEPA son para uso exclusivo de actividades y responsabilidades de la dependencia, por lo que el uso para efectos personales esta estrictamente prohibido Los usuarios de equipo de cómputo utilizarán impresoras compartidas, a menos que la naturaleza de la función justifique el uso de impresoras locales El usuario debe evitar la impresión innecesaria de papel, para lo cual debe revisar la configuración de la impresora. Adicionalmente, se recomienda la revisión de documentos en medios electrónicos y la impresión exclusivamente de documentos finales En caso de requerir más de una copia de un documento, se recomienda imprimir una sola copia y hacer uso de las fotocopiadoras para la replicas necesarias del documento Solamente se deberá de utilizar el servicio de fotocopiado para el número necesario de copias, por lo que se recomienda una planeación más precisa del uso de dicho servicio para la realización de las actividades. Revisión: 3.0 Página 6 de 17

7 4. DEL USO Y APROVECHAMIENTO DE TELECOMUNICACIONES 4.1. Todo equipo de cómputo, ya sea servidor, equipo de escritorio o portátil, que tengan acceso a la RPV, deberá contar con una Dirección IP fija para el acceso a la Red de Intranet Para el caso de oficinas centrales, esta deberá ser asignada y configurada por la Para el caso de Delegaciones y Oficinas Representativas con acceso a la RPV, la asignará un grupo de direcciones a cada Oficina que se deberá de apegar estrictamente al mismo, informando a la el estado de uso de cada una de las direcciones IP asignadas En caso de reasignación o movimiento de equipo de cómputo en Oficinas Centrales, la será la encargada de dar de alta las direcciones IP de cada equipo, por lo que queda estrictamente prohibido cambiar a un equipo de cómputo una dirección IP diferente a la asignada En el caso de Delegaciones y Oficinas Representativas, el servicio de Internet será contratado por la delegación y deberá seguir los siguientes estándares: En las Delegaciones se deberá de contar con un acceso a Internet de al menos 512 Mbps, pudiendo el Delegado y/o el Coordinador Administrativo definir el servicio que mejor relación Costo/Beneficio le genere a la PROFEPA Para las oficinas representativas que así lo justifiquen, y en caso de contar la delegación con el presupuesto suficiente, se podrá contar con un acceso a Internet de alta velocidad Cualquier problema relacionado con la Red de Datos de la PROFEPA deberá ser reportada al área de Soporte Técnico a través del procedimiento definido en el punto 6.2 del presente documento El servicio de Internet proporcionado al personal de la Procuraduría es exclusivo para uso oficial para el estricto cumplimiento de las funciones y responsabilidades del personal de la PROFEPA Queda especialmente prohibido hacer uso de Internet para acceder a los siguientes tipos de páginas de Internet: Páginas con desnudos o contenido erótico, comúnmente conocidas como páginas pornográficas Páginas de conversación pública, comúnmente conocidas como Chats Páginas donde se promociona o entregan datos para el uso sin licencia de software comercial con derechos de autor Páginas de compras de productos o servicios, a menos que dicha actividad este relacionada con las actividades propias de la PROFEPA Páginas o actividades de Juegos en Línea o descarga de juegos fuera de línea Así mismo, y en función de administrar de mejor manera los recursos de Internet con los que cuenta la PROFEPA, queda prohibido acceder a los siguientes servicios por Internet, a excepción de casos en donde las actividades de la PROFEPA lo requieran: Páginas de Radio por Internet Video conferencias o Audio Conferencias por Internet Descarga de archivos de Audio o Video Descarga de archivos o programas de tamaño mayor a 2 MB que no tengan relación con las actividades propias de la PROFEPA En caso de requerir el uso de alguno de los servicios antes mencionados, se deberá de enviar una solicitud por escrito a la en donde es especifique el tipo de servicio requerido, justificación del uso del mismo, fecha de inicio y fecha final del evento y responsable del mismo Para el caso de los aparatos telefónicos, deberán estar asignado a un responsable En los casos de extensiones telefónicas que estén autorizados para llamar de larga distancia y a celular, el usuario deberá utilizar una clave para acceder a esta funcionalidad, con objeto de evitar que personas no autorizadas realicen llamadas, en caso necesario pueden solicitar apoyo técnico a la extensión (oficinas centrales) Revisión: 3.0 Página 7 de 17

8 4.13. Se deberá llevar registro de toda llamada de larga distancia o a teléfono celular que se realice por medio de equipo telefónico de la PROFEPA, siendo responsabilidad de cada usuario la justificación de las mismas en caso de ser esta solicitada La comunicación de voz entre las Delegaciones de la PROFEPA y Oficinas Centrales deberá de realizarse a través de la Red de Voz de la PROFEPA, de acuerdo con el plan de marcación configurado, del cual serán informadas las Coordinaciones Administrativas y Subdirecciones de Administración de las Delegaciones Es responsabilidad de la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática la adquisición, operación y mantenimiento de los servicios de Voz, datos, intranet, Internet, etc. en Oficinas Centrales, por lo que esta debe evaluar cualquier adquisición en la materia Todos los Equipos Servidores y de telecomunicaciones, deben estar instalados en el SITE de Oficinas centrales el cual debe contemplar las características de ambiente y seguridad necesarios para la operación de los mismos. Para el caso de equipo antes mencionado en delegaciones este debe estar instalado en un lugar resguardado y con el ambiente y seguridad necesarios para la operación de los mismos. Revisión: 3.0 Página 8 de 17

9 5. DEL USO Y APROVECHAMIENTO DE SOFTWARE Y DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EL SOFTWARE: Utilizar únicamente SOFTWARE que cuente con su licencia debidamente regularizada con el fabricante Usar el software para el desarrollo de las labores institucionales Tanto el software comercial cómo el desarrollado especialmente para la PROFEPA es propiedad de la institución y por ningún motivo podrá ser copiado para su uso fuera de la Procuraduría Esta estrictamente prohibida la instalación de software sin la autorización del la. En caso contrario, el usuario y/o resguardante asumirá la responsabilidad legal que aplique Es necesario solicitará vía Help Desk las versiones actualizadas de las herramientas autorizadas En caso de requerir un software especial, se deberá de solicitar a su coordinación administrativa correspondiente, quien realizará la solicitud a la a través del procedimiento establecido en el Sistema de Calidad de la PROFEPA Los enlaces ó Responsables informáticos de cada Delegación podrán llevar a cabo la instalación de software y/o actualizaciones de acuerdo a los manuales o procedimientos que para este efecto la les haga llegar En lo que se refiere al uso de software ANTIVIRUS, La Subdirección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones se hace responsable por la instalación y configuración del mismo en Oficinas Centrales. Para el caso de las Delegaciones, esta misma área proporcionará al enlace informático el software así como las instrucciones necesarias para llevar a cabo su correcta instalación y/o actualización Con el objeto de mantener y cuidar la compatibilidad y legalidad de las herramientas de software se presenta el listado del software considerado cómo parte de los estándares institucionales: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Access): 95, 97, 2000, 2003 Sistema Operativo Microsoft: 95, 98, 2000, ME, XP Microsoft Outlook y Outlook Express WinZip Adobe Acrobat Reader Software para Cámaras WEB Creative ArcView V3.0 ArcInfo V3.0 ERDAS V8.5 Comshare Decision V2.5.2 Microsoft SQL 2000 y 2005 server. AntivirusKaspersky Google Herat Profesional. Para hacer uso de cualquier software de libre licenciamiento en los equipos de computo de la Procuraduría, se requerirá autorización de la De los Sistemas Institucionales de Información: Son aquellos sistemas desarrollados específicamente a la medida de las necesidades de la PROFEPA y son los siguientes: Sistema Institucional de Información de la PROFEPA (SIIP) Sistema Integral de Información Estratégica (SIIE) Eliminado: Revisión: 3.0 Página 9 de 17

10 Sistema Integral de Gestión de Asuntos y Documentos (SIGAD) Sistema Institucional de Información Cartográfica de la PROFEPA (SIICAP) Sistema del Foro Virtual Sistema de Control Presupuestal Portal de Internet de la PROFEPA Página de Intranet de la PROFEPA Los sistemas institucionales de información son propiedad de la PROFEPA y para uso exclusivo de labores Institucionales La información que contienen estos sistemas es propiedad de la PROFEPA y únicamente el C. Procurador y/o los titulares de las áreas sustantivas de la Institución podrán autorizar la entrega de información a entidades externas a la Procuraduría Así mismo son los titulares de las áreas sustantivas los que podrán autorizar cambios o modificaciones a los procedimientos e indicadores de los Sistemas Institucionales de Información Los usuarios que requieran la instalación de estas aplicaciones podrán solicitarlo a través de los procedimientos establecidos en el SAC, en la cual se contempla la firma de una carta responsiva que deberá tener el visto bueno del titular del Área a la que pertenece el usuario, y apagarse a las obligaciones del uso de los mismos Es responsabilidad del Enlace o Responsable Informático de las Delegaciones o en su caso el Coordinador Administrativo en Oficinas Centrales mantener un archivo con los originales de las Cartas Responsivas firmadas en original. También informar a la de las bajas o cambios de personal que tengan acceso a los sistemas institucionales de información En caso de que exista una falla en los Sistemas Institucionales deberán ser reportados vía Help Desk. Los cambios o actualizaciones a los mismos deberán ser solicitadas por el Área Sustantiva que le corresponda a la Es responsabilidad de las áreas sustantivas de Oficinas Centrales y de las Delegaciones que la información contenida en los Sistemas Institucionales sea correcta y completa, de acuerdo con las instrucciones de captura de datos contenidas en los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo de cada una de las Áreas Sustantivas de la PROFEPA En la medida de lo posible la, desarrollara que los Sistemas Institucionales de Información de PROFEPA, se autentiquen a través del Directorio Activo con lo que la misma contraseña utilizada para ingresar al equipo de computo sea utilizada para el acceso a dichos sistemas. Es importante destacar que la contraseña de usuario debe se r de por lo menos 8 dígitos alfanuméricos, con objeto de mantener la seguridad informática en los mismo Los usuarios y contraseñas son personales, por lo que no se podrán compartir las claves para acceso a los Sistemas Institucionales de Información. Toda persona que requiera acceso a los mismos deberá solicitarlo. Revisión: 3.0 Página 10 de 17

11 6. LINEAMIENTOS DE SOPORTE TÉCNICO Por su naturaleza, se ha dividido el soporte técnico en soporte a Aplicaciones (Sistemas Institucionales de Información) y Soporte de Infraestructura (equipo de computo, impresión y Telecomunicaciones Políticas y Lineamientos para la operación de atención a fallas a las aplicaciones de los sistemas institucionales de Información: El Sistema único para reportar fallas de los Sistemas Institucionales de Información así como fallas de la Infraestructura es el Help Desk, donde se deberán de especificar los datos del solicitante, la naturaleza del problema y una breve descripción del mismo El personal de Enlace Informático de las Delegaciones a través del Sistema de levantamiento de reportes de falla Help Desk que se encuentra en la pagina principal de la Intranet en el lado izquierdo parte inferior, deberá dar seguimiento a las solicitudes de fallas o reportes especiales para los Sistemas Institucionales de Información de la PROFEPA Las actividades del personal de Enlaces ó Responsables Informáticos de las Delegaciones en cuanto a la atención de las fallas y servicios especiales para los usuarios de los Sistemas Institucionales de Información de la PROFEPA son los siguientes: Verificar el correcto funcionamiento de la red local de computo y conexiones con la red de Telecomunicaciones de la PROFEPA Garantizar que los usuarios que requieran el uso de los Sistemas Instituciones tengan acceso a ellos a través de la instalación de los mismos en los equipos del usuario, proporcionar claves usuario y contraseña y que estén conectados a la red local con servicio de Internet y Red de Telecomunicaciones de la PROFEPA Llevar un Inventario y Registro actualizado de todos los equipos y cuales son los que tienen acceso a los Sistemas Institucionales, Brindar apoyo a los usuarios de la delegación en la operación de los sistemas Institucionales y herramientas informáticas de oficina como Office y sus sistemas operativos Mantenerse actualizado de los cambios que se le hacen al SIIP a través de la página de Intranet en la sección de Sistemas Institucionales Utilizar el Sistema de Soporte Técnico Help Desk que se encuentra en la Pagina de la Intranet de la PROFEPA para levantar los reportes locales de la Delegación, en caso de que estos reportes salgan del alcance de solución del personal de Enlace Informático de la delegación deberá escalarlos para la atención del personal de la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática a través del mismo sistema de Help Desk Los reportes que sean escalados al personal de la seguirán el procedimiento de Soporte Técnico establecido en el SAC Es importante que el personal de Enlace Informático de la Delegación verifique antes de escalar cualquier falla de las Aplicaciones de los Sistemas institucionales de información, que el equipo y redes de conexión estén operando adecuadamente para asegurar que si se trata de una falla de la aplicación 6.2. Políticas y Lineamientos para la operación de atención a fallas a los equipos e infraestructura de la PROFEPA, así como servicios tales como Antivirus, Correo Electrónico y acceso a servicios de Internet o servicios de Dominio. Este es un servicio de la brindado directamente por la Subdirección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones de la El Sistema único para reportar fallas de Infraestructura y requerimientos de Soporte Técnico, es el Help Desk Revisión: 3.0 Página 11 de 17

12 El mantenimiento y soporte a la operación de la infraestructura de computo, impresoras, sistemas de telecomunicaciones y herramientas software en general serán proporcionados de acuerdo a las siguientes condiciones: La a través de la Subdirección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones es la responsable de suministrar el servicio de Soporte Técnico en el caso de Oficinas Centrales, y se deberá de realizar de acuerdo con el Procedimiento PFPA-PROC-152- P/10. Para el caso de la Delegaciones, se deberá de seguir la Instrucción de Trabajo PFPA-PROC-152-I/10/ Cualquier falla del equipo de computo, impresión, conmutador telefónico, y comunicación y de ingreso al dominio de PROFEPA deberá ser reportado por medio del Help Desk a la El Mantenimiento Correctivo y Preventivo del equipo de telecomunicaciones de la Red de Voz y Datos de la PROFEPA, instalado en las Delegaciones, está amparado por un contrato con la compañía proveedora del servicio. Cualquier falla en los servicios proporcionado por los mismos deberá reportarse a través del Help Desk Condiciones especiales del servicio de soporte técnico para delegaciones Es responsabilidad de la Delegación, el manejo, resguardo y cuidado del hardware y software provisto Es responsabilidad y elección de cada Delegación designar a un enlace informático Es responsabilidad de la Subdirección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones el proveer, en la medida de lo posible, de la capacitación y elementos necesarios al enlace informático para la realización de labores de soporte técnico de primer nivel Lo anterior puede exceptuarse en caso de existir algún contrato o acuerdo institucional cuyo alcance especifique a un proveedor o agente externo cómo responsable de la realización de algunas labores en las Delegaciones. En éste caso, la notificará por escrito al C. Delegado de la existencia de dicho contrato y su alcance tanto funcional cómo geográfico Con objeto de mantener en forma eficiente el uso del recurso humano con que dispone la, los servicios concurrentes sobre la misma problemática serán limitados. En el caso de las Delegaciones Federales, deberá de informar a la de dichos servicios, de manera que se de la capacitación para la mejor solución de los mismos La podrá dar asesoría técnica a las Delegaciones en cualquier tema relacionado con la infraestructura informática de la institución o con los sistemas de información institucionales. Por ejemplo: Equipo de cómputo y accesorios Equipo de redes locales como Hubs, Switches LAN y ruteadores Equipo de Telefonía como son Conmutadores y Contestadotas Contratación de servicios de telecomunicaciones: Internet, troncales telefónicas y larga distancia Respecto a la asesoría y soporte técnico en sitio Ésta solamente se llevara a cabo de manera excepcional y mediante previo acuerdo entre el Delegado o responsable asignado por parte de la Delegación y el Director General Adjunto de Estadística e Informática El tiempo de atención dependerá de la naturaleza del problema y de la disponibilidad de recursos humanos y económicos para trasladarnos a la región correspondiente. Una vez concluido el servicio se emitirá un documento en que se detallarán las actividades realizadas, dicho documento deberá ser firmado por el responsable en la Delegación u oficina representativa y por el personal de la Respecto a la asesoría y soporte técnico vía remota o telefónica. Revisión: 3.0 Página 12 de 17

13 En general la asesoría se llevará a cabo mediante una conferencia telefónica o por otra vía si las circunstancias lo permiten Con el objeto de poder darles un mejor servicio se requiere que el servicio lo soliciten vía correo electrónico directamente al Jefe de Soporte Técnico, con copia para el titular de la Subdirección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones. 7. FUNCIONES DE LOS ENLACES O RESPONSABLES INFORMATICOS DE LAS DELEGACIONES y COORDINADORES ADMINISTRATIVOS EN OFICINAS CENTRALES. 7.1 Verificar y en su caso gestionar que las instalaciones eléctricas de la Delegación tengan las características necesarias parar que el Hardware, equipo de Telecomunicaciones y conmutador operen en condiciones adecuadas. Las características incluye: Tierra física, instalación en la medida que sea posible de No Break o reguladores para conectar el equipo. 7.2 Gestionar la contratación de los servicios de Internet en la Delegación. 7.3 Apoyar a los usuarios en el uso de hardware, software y sistemas institucionales de Información en resolver las dudas que tengan en el uso del mismo. En caso de no poder resolver el problema reportarlo a la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática a través del Help Desk. 7.4 Supervisar que las políticas y lineamientos establecidos en este documento se lleven a cabo en su delegación o en su caso sus áreas sustantivas en oficinas centrales Realizar las solicitudes de acceso a los Sistemas Institucionales de Información a la Dirección de Desarrollo Tecnológico, de acuerdo con el procedimiento establecido en el SAC. 7.6 Llevar un archivo con las cartas responsivas originales y firmadas de acceso a los Sistemas Institucionales de Información y en su caso informar por escrito a la a más tardar a los 5 días naturales del personal que tenga acceso a los mismos y que hayan causado baja. 7.7 Es el coordinador administrativo de cada área para el caso de Oficinas Centrales y el Subdirector Administrativo para el caso de las Delegaciones el responsable de mantener inventariado el equipo de cómputo, impresión y telecomunicaciones, así como llevar al día los registros de resguardo correspondientes. Así mismo, son responsables de la observación de los presentes procedimientos y lineamientos. 7.8 Apoyar al Delegado y en su caso Directores Generales y Subprocuradurías en determinar las necesidades de Sistemas de Información y hardware necesario para la conformación del la integración del Plan Estratégico de Tecnología de Información y Telecomunicaciones, para que este sea entregado durante los primeros 5 dias del mes de febrero del año en curso. 7.9 Es obligatorio que todos los proyectos que tengan que ver con Tecnologías de Información y Comunicaciones sea informado a la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática con objeto de que este lo revise y apruebe técnicamente Garantizar que los usuarios de los Sistemas Institucionales de Información tengan en su equipo los requerimientos para hacer uso de los mismos Es responsabilidad de los enlaces ó responsables informáticos de las Delegaciones establecer en conjunto con los Delegados y subdelegados un plan de capacitación de los sistemas Institucionales de Información para las personas que se integren a sus organizaciones. Lo anterior de tal forma que el personal con experiencia y conocimiento en el uso de los Sistemas de Información Institucional capacite al personal de nuevo ingreso con el objeto de que se cumpla en tiempo y forma la captura y uso de los mismos. Revisión: 3.0 Página 13 de 17

14 8. POLITICA DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO. 8.1 Asignación de la cuenta de correo electrónico. La a través de la subdirección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones, es la encargada de generar y administrar las cuentas de correo electrónico Institucional. La solicitud de las mismas se hará a través del Help Desk en el apartado de Servicios que requieren autorización. Toda persona vinculada a la Procuraduría, puede solicitar una cuenta de correo electrónico. La Dirección General Adjunta de Estadística e Informática se reserva el derecho de asignar la cuenta solicitada, previa evaluación de la necesidad expresada por el solicitante. En caso de que se autorice, dicha cuenta será mantenida mientras dure la vinculación del solicitante con la Procuraduría. Una vez se produzca la desvinculación de la persona, la cuenta será dada de baja en el servidor. La cuenta de correo electrónico se conformara por la inicial del nombre, seguido por el primer apellido y en su caso la primera letra del segundo apellido. usuario@profepa.gob.mx Se asignará solamente una cuenta por cada usuario. Las cuentas para proyectos especiales o grupos, se asignarán previo acuerdo entre la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática y el área solicitante. Toda solicitud de apertura de cuentas de correo electrónico debe hacerse por oficio. Todo buzón de correo es personal e intransferible y su seguridad depende de la privacidad con que el usuario proteja su clave de acceso. Es responsabilidad exclusiva del usuario, preservar cuidadosamente la seguridad de su clave de acceso. Los usuarios del servicio de correo de la PROFEPA podrán enviar y recibir mensajes y su uso es exclusivo para asunto relacionados con el trabajo que realice para la Procuraduría Queda prohibido enviar cadenas de correo, abrir correos de personas u origines desconocidos ya que estos pueden contener virus. En caso de que el sistema notifique la posible presencia de un virus, el usuario deberá notificar inmediatamente al Departamento de Soporte Técnico a la extensión El correo publicitario o de otra índole no sedeado se conoce como SPAM, aunque normalmente no representa riesgo de virus, si genera importantes volúmenes de datos que saturan los discos duros tanto del servidor de correo como el del equipo de cómputo del usuario. A través de las herramientas disponibles en la PROFEPA, es posible bloquear o desviar la recepción de SPAM. El personal del Soporte Técnico podrá auxiliar de cómo utilizar estas herramientas El uso indebido de la cuenta de correo electrónico causara la notificación inmediata al mando inmediato superior, recomendando la cancelación de la cuenta de correo, entendiendo con el uso indebido el uso de esta herramienta para fines diferentes para los que fue asignada. Para fines de seguridad, los Delegados o coordinadores administrativos, deberán informar por escrito a la de las personas que por alguna razón, dejen de laborar en la institución con objeto de bloquear la cuenta de correo. 8.2 Responsabilidades del usuario de correo electrónico El usuario es el único responsable por el buen uso de su cuenta de correo electrónico. En consecuencia, al aceptarla, el buzón otorgado por la PROFEPA, el usuario se compromete a: Revisión: 3.0 Página 14 de 17

15 No enviar, contestar o redirigir mensajes de correo que constituyan cadenas. No utilizar la cuenta para el envío o reenvío de mensajes SPAM o con algún contenido que pueda resultar ofensivo o dañino para otros usuarios (virus, pornografía), o que sea contrario a las políticas y normas institucionales Evitar el envío desde su buzón de archivos como; software, música, imágenes que pueden estar contaminados. En especial debe evitar la distribución de software que requiera licencia, claves ilegales de software, programas para romper licencias, y en general cualquier elemento u objeto de datos sin permiso específico del autor. La violación de esta obligación origina automáticamente la suspensión del servicio y puede ser causa de sanciones al usuario responsable. Utilizar su cuenta únicamente para fines institucionales o para lo estrictamente relacionados con las actividades propias de su trabajo. No se permite la utilización del buzón de correo electrónico para fines comerciales diferentes a los que sean relativos al interés institucional. Vaciar la carpeta de Elementos Eliminados ya que esta influye también en el espacio del buzón. Respetar la privacidad de las cuentas de otros usuarios del servicio, tanto dentro como fuera de la red institucional. No utilizar el servicio de correo para realizar algún tipo de acoso, difamación, calumnia, con intención de intimidar, insultar o cualquier otra forma de actividad hostil. No utilizar identidades ficticias o pertenecientes a otros usuarios para el envío de mensajes. Utilizar siempre un lenguaje apropiado en sus comunicaciones. La Dirección General Adjunta de Estadística e Informática filtrará los archivos anexos a mensajes de correo electrónico, para verificar la ausencia de virus. La entrega de todo mensaje a su destinatario final estará sujeta a que esta comprobación sea exitosa. 8.3 Política de almacenamiento Normalmente se configurará la cuenta de correo electrónico para que los correos sean descargados en el computador del usuario una vez que este se conecte al servicio. Sin embargo si se requiere tener almacenamiento de correos en el servidor, el usuario deberá solicitarlo y se seguirán los siguientes criterios De Director de Área a Subprocuradores: 1 Gb De Enlaces a Subdirectores: 500 MB Para el caso de mayor necesidad de almacenamiento, este deberá ser solicitado a la explicando las necesidades. 8.4 Obligación de la Depuración del correo por parte del usuario Todos los usuarios del correo electrónico deberá depurar la cuenta en caso de que tenga el servicio de almacenamiento, de tal forma que no se sature la cuenta. Es responsabilidad del usuario hacer los respaldos de dicha cuenta y en su caso ser proporcionados si así lo requiere el superior inmediato. 8.5 Política para el envió de correos masivos En caso de que se requiera enviar un correo masivo a los usuarios del correo electrónico de Revisión: 3.0 Página 15 de 17

16 PROFEPA, este deberá ser solicitado a la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática, quien es el único autorizado para hacer este tipo de envíos. La Dirección General Adjunta de Estadística e Informática no se hace responsable del mal funcionamiento o posibles fallas del buzón de correo que sea consultado a través de software distinto al Microsoft Outlook o al Outlook Express, así como de cuentas de correo personales. el usuario podrá consultar su correo desde Internet ingresando a la siguiente dirección: los correos que podrá revisar son los que no se hayan descargado en la computadora del usuario. Para cualquier aclaración marcar a la red 16200, y DE LOS PROYECTOS DE TECNOLOGIA DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES (TICs) 9.1 Las Áreas sustantivas de la PROFEPA, deberán de enviar a la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática () los a más tardar el 31 de Enero de cada año sus necesidades de Equipo de computo y Telecomunicaciones y los requerimientos de sistemas de información, con objeto de que esta los tome en cuenta para conformar el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones (TICs), para el año en curso. 9.2 La información solicitada en el punto anterior debe incluir la descripción de los bienes o funcionalidad del sistema informático solicitado. 9.3 La someterá a la Dirección General de Administración el presupuesto de dichos bienes y sistemas informáticos para su aprobación 9.4 Una vez que el proyecto o bienes sean autorizados, el área sustantiva deberá levantar una solicitud a través de los procedimientos establecidos en el Sistema de Calidad de PROFEPA (SAC). 9.5 La Dirección General Adjunta de Estadística e Informática a través de la Dirección de Desarrollo Tecnológico o la Subdirección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones dará seguimiento a los proyectos o adquisición de bienes de TICs. 9.6 Para el caso de proyectos de Tecnología de Información o Comunicaciones, que resulten de una necesidad no especificada en el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones (TICs), estos se tramitarán bajo el procedimientos establecidos en el SAC en la Sección de Informática, los que serán evaluados por la, misma que establecerá si se requieren recursos económicos para su desarrollo, y en conjunto exploraran con la Dirección General de Administración la autorización de los recursos en cuestión. Lo anterior de acuerdo con lo especificado en los procedimientos indicados, para cada caso que la tiene en el Sistema de Calidad y que están publicados en el portal de Intranet de la Procuraduría. 9.7 Todo el Sistema que se adquiera o desarrolle por esta Procuraduría, debe hacerse utilizando la metodología y estándares que establezca para tal efecto la Dirección General Adjunta de Estadística e Informática, siendo que la documentación y programas fuentes que esto genere quedará en custodia de la. Revisión: 3.0 Página 16 de 17

17 10.0 ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE INTERNET E INTRANET. La Dirección General Adjunta de Estadística e Informática es responsable de la correcta operación de los Portales de Internet e Intranet, no así de la información y actualización de los contenidos de dichos portales. Ambos sistemas contienen una herramienta de Administrador de Contenidos con los cuales las Áreas Sustantivas y Delegaciones usan para incorporar información a dichos portales, siendo al Área de Coordinación de Comunicación Social el que autoriza en forma final para que dicha información sea publicada en el portal que corresponda. Para lo cual cada área sustantiva o delegación debe tener un responsable para dichas actividades y firmar una carta responsiva para que se le proporcione un nombre de usuario y contraseña para acceder al Administrador de contenidos de cada portal. Dicho trámite se debe realizar con el Departamento de WEBMaster. Los usuarios del Administrador de Contenidos deben seguir los lineamientos de publicación que para ello emita el Área de Coordinación de Comunicación Social, que se encuentran disponibles en el portal de intranet de la Procuraduría 11.0 PLANES DE CONTINGENCIA PARA LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES La Dirección General Adjunta de Estadística e Informática realiza respaldos diarios de la información contenida en los Sistemas de Información como son SIIP, SIIE, Nomina, Correo Electrónico, Modulo de Control Presupuestal, lo anterior con objeto de que en caso de alguna falla de los equipos servidores de bases de datos, se pueda reestablecer la información perdida. Para el caso exclusivo del SIIP, se envía semanalmente una copia en disco de la Base de Datos a las instalaciones de la Delegación de Zona Metropolitana de la Ciudad de México, ubicada en Blvd. Del Pipila No. 1 en Tecamachalco Edo. de México Revisión: 3.0 Página 17 de 17