PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA ELECCIÓN DE UNA EMPRESA QUE REALICE EL SEGUIMIENTO DE LAS APARICIONES EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Transcripción

1 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA ELECCIÓN DE UNA EMPRESA QUE REALICE EL SEGUIMIENTO DE LAS APARICIONES EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN (TELEVISIÓN, PRENSA, RADIO E INTERNET) DE LA CÁMARA DE COMERCIO E INDUSTRIA DE MADRID, CON EL CORRESPONDIENTE ANÁLISIS VALORATIVO DE PRESENCIA. Madrid, a 3 de marzo de 2011

2 Primera. INTRODUCCIÓN La Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid (en adelante CÁMARA DE MADRID) necesita conocer la visión que ofrecen los distintos medios de comunicación social sobre la actividad de la Corporación. Así mismo, precisa realizar el seguimiento de las notas de prensa y comunicados que emite, y la elaboración de un análisis de la presencia de la marca CÁMARA DE MADRID, para poder realizar su valoración. Segunda. OBJETO DEL CONCURSO El objeto del presente concurso es seleccionar a una empresa especializada en el seguimiento en medios de comunicación (televisión, prensa, radio e Internet), de información general, económica, local, sectorial y otros, que recoja las apariciones de CAMARA DE MADRID y elabore un análisis cuantitativo y cualitativo de las citadas apariciones durante el año. Tercera. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Las empresas que opten a este concurso deberán indicar en su oferta: 1. Propuesta económica. Coste mensual desglosado del seguimiento en televisión, prensa, radio e Internet (de cada uno de ellos por separado) y del análisis valorativo de presencia. La oferta debe de incluir cualquier gasto que pueda repercutir en el coste final de esta acción (IVA, gastos de envío, etc.) Para evaluar el seguimiento, los licitadores tomarán las referencias Cámara de Comercio e Industria de Madrid, Cámaras de Comercio y Arturo Fernández. Éstas servirán para poder comparar las ofertas, aunque la CÁMARA DE MADRID definirá finalmente con el proveedor seleccionado las referencias que se contratarán. 2. Servicios extras. Expresar el tiempo en días de permanencia en los servidores de la empresa las apariciones recogidas. 2

3 El coste de una información no recogida en el contrato (sobre el supuesto de una noticia y sus apariciones en los distintos medios durante un día). Medio Prensa Internet Radio Televisión Importe Cuarta. DESCRIPCIÓN DE LA ASISTENCIA TÉCNICA La empresa adjudicataria se compromete a realizar las siguientes prestaciones: 1.- Plataforma multiservicios. La empresa deberá ofrecer una Plataforma multiservicios que recoja las apariciones en prensa, televisión, radio, Internet, y base de datos y que a su vez permita la obtención de informes de valoración económica en tiempo real desde la plataforma, e incorporación en las noticias del tono de la misma: positiva, negativa o informativa. Además, deberá de poderse integrar para usuarios finales en la Intranet o web corporativa; permitir la generación de boletines audiovisuales y distintos perfiles, para administrador de contenidos y para usuarios finales validados con usuario y contraseña. La plataforma se diseñará de forma personalizada para la Cámara de Madrid (colores, logotipos, textos de los correos electrónicos, portadas de los dossieres de prensa ) Otras características de la plataforma: - Base de datos on-line a texto completo con expresiones de búsqueda complejas (boleanos). - Múltiples sistemas de alertas de noticias a través de correo electrónico, HTML, Lotus Notes, texto plano. - Distribución de las noticias a través de RSS para dispositivos móviles, PDA, Blackberry y iphone. - Posibilidad desde la plataforma de interactuar con todas las informaciones, crear nuevos temas, incorporar noticias propias, incorporar las notas de prensa que emita la Cámara de Madrid, eliminar noticias, incluir información adicional sobre las noticias, y permitir diferentes formas de ordenación de las noticias. 3

4 2.- Características del seguimiento. Servicio Prensa e Internet (medios tradicionales y on-line): Las noticias se entregarán el mismo día de su aparición, mediante correo electrónico con sus correspondientes PDF a los correos del Departamento de Comunicación de la CÁMARA DE MADRID que se indicarán al adjudicatario, antes de las 8:30 horas de la mañana. Al mismo tiempo se precisa la conexión por medio on-line a una plataforma web donde se dispondrán las noticias para su gestión personal. Asimismo, se mantendrán en el servidor de la empresa durante el máximo tiempo posible (se deberá indicar ese plazo en la propuesta). Posteriormente se facilitará un CD con las apariciones mensuales. Si la empresa entrega alguna información con posterioridad, deberá especificarlo, así como el tiempo de demora, en su oferta. Servicio Radio: Las noticias se entregarán en el plazo máximo de 12 horas desde su emisión, mediante correo electrónico con sus correspondientes archivos de audio a los correos del Departamento de Comunicación de la CÁMARA DE MADRID que se indicarán al adjudicatario. Asimismo, se mantendrán en el servidor de la empresa durante el máximo tiempo posible (se deberá indicar ese plazo en la propuesta). Posteriormente se facilitará un CD con las apariciones mensuales. Si la empresa entrega alguna información con posterioridad, deberá especificarlo, así como el tiempo de demora, en su oferta. Servicio Televisión: Las noticias se entregarán en el plazo máximo de 12 horas desde su emisión, mediante correo electrónico con sus correspondientes archivos de video (en formato compatible con Windows Media) a los correos del Departamento de Comunicación de CÁMARA DE MADRID que se indicarán al adjudicatario. Asimismo, se mantendrán en el servidor de la empresa durante el máximo tiempo posible (se deberá indicar ese plazo en la propuesta). Posteriormente se facilitará un CD con las apariciones mensuales. Si la empresa entrega alguna información con posterioridad, deberá especificarlo, así como el tiempo de demora, en su oferta. Análisis valorativo de presencia Análisis cuantitativo y cualitativo de las citadas apariciones durante un año que deberá reflejar, por lo menos, las siguientes variables: Número de referencias en televisión, prensa, radio e Internet. Número de referencias respecto a noticia y presencia. Número de titulares en prensa: noticias que citan en el titular al objeto del análisis. Número de fotos en prensa. 4

5 Espacio en prensa: Cuantificación de las páginas dedicadas al objeto del análisis. Impacto de audiencia en prensa: acumulado del número de lectores de cada referencia (fuente E.G.M.) Impacto de difusión en Prensa (fuente O.J.D.) Impacto de audiencia en TV: Acumulado del número de espectadores (fuente: Sofres) Tiempo de duración de las noticias. Valoración económica en prensa, radio y TV según tarifas publicidad de los diferentes medios. Valoración de noticias positivas, negativas y neutras Soportes a analizar. Se analizarán todos aquellos soportes de prensa, radios y televisión de carácter nacional que figuran en la Agenda de Comunicación 2011 que edita el Ministerio de la Presidencia. De igual manera, se presentará en documento anexo la relación de soportes de Internet que analicen. Además de lo indicado, la agencia deberá confirmar para valorar este apartado que puede realizar el análisis de cada uno de los soportes que se detallan a continuación: o Prensa escrita (Diarios): Crónica de Madrid, El Distrito (Madrid), Gacetas Locales (Madrid), Gente en Madrid, Latino (Madrid), Sí se Puede, Madrid Empresas y Negocios, Mercado de DInero o Revistas: Actualidad Económica, Ausbanc, Capital, Emprendedores, El Nuevo Lunes, El Siglo, Mi cartera de Inversión, Tiempo. o Radio: Desconexiones Comunidad de Madrid, cuando existan, de: Cadena Ser, Gestiona Radio, COPE, Esradio, Onda Cero, Onda Madrid, Punto Radio, Radio Inter, Radio Intereconomía y Radio Nacional de España. o Televisión: Intereconomía TV,Libertad Digital TV, 10 Madrid, Popular TV, TVE 24 horas, 8 Madrid TV o Internet: madridiario.com, lainformación.com, europapress.es, efe.com 5

6 Datos que deberán incluir las apariciones recogidas Audiencia, autor de la noticia, difusión, fecha, mancha de la noticia, medio, número de página, ocupación %, superficie, tipo de prensa, tirada, valor publicitario equivalente. Modo de entregar las apariciones recogidas (soporte utilizado) Acceso inmediato on-line a las noticias a través de alertas y envío resumen mensual en CD. Reseña bajo demanda de manera extraordinaria Envío inmediato de cualquier noticia que aparezca en algún medio de comunicación, solicitada de acuerdo a las palabras claves contratadas por la Dirección de Comunicación. 3.- Se definirá un jefe de equipo por ambas partes, quienes coordinarán la realización de los trabajos. 4.- En caso de retrasos, defectos e insuficiencias en los trabajos entregados por la empresa de seguimiento, ésta informará de las medidas oportunas para su corrección en el plazo más breve posible. 5.- La empresa de seguimiento será responsable de la calidad técnica de los trabajos que entregue y de las prestaciones realizadas, y responderá de los daños y perjuicios que se originen durante su asistencia técnica, tanto para la Cámara de Madrid como para terceros, por las emisiones, errores o métodos inadecuados en su trabajo y por infracciones de preceptos legales reglamentarios en los que haya incurrido. 6.- Todas las autorizaciones o licencias oficiales o privadas que se precisen para la realización del servicio le corresponden al adjudicatario, con especial referencia a la Ley de Propiedad Intelectual. 7.- La Cámara de Madrid podrá prescindir de este asesoramiento técnico si entiende que no se le da el servicio ofrecido a través de su oferta. No se aceptarán ofertas que no incluyan la plataforma con las condiciones anteriormente señaladas. Quinta. CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIÓN Propuesta económica: Ponderación 90 puntos Recibirá el 100% de los puntos, aquella empresa cuyo importe sea inferior y se extrapolarán los puntos redondeando el resultado final de la operación: (Total Puntos x Precio Mínimo) / Precio Ofertado. El redondeo del segundo decimal se efectuará al alza, cuando el tercer decimal sea 5 o superior, y se redondeará a la baja, cuando el tercer decimal sea 4 o inferior. 6

7 Servicios extras 10 puntos o Tiempo de permanencia en los servidores de la empresa de las apariciones recogidas: 6 puntos. El Tiempo deberá ser expresado en días. Recibirán el 100% de los puntos, aquella empresa cuyo tiempo sea el mayor y se extrapolarán los puntos redondeando el resultado final de la operación: (Total Puntos x Tiempo ofertado) / Tiempo mayor ofertado El redondeo del segundo decimal se efectuará al alza, cuando el tercer decimal sea 5 o superior, y se redondeará a la baja, cuando el tercer decimal sea 4 o inferior. o Coste de las peticiones puntuales que la CÁMARA DE MADRID pueda necesitar: 4 puntos. El coste de una información no recogida en el contrato (sobre el supuesto de una noticia y sus apariciones en los distintos medios durante un día). Recibirá el 100% de los puntos, aquella empresa cuyo importe sea inferior y se extrapolarán los puntos redondeando el resultado final de la operación: (Total Puntos x Precio Mínimo) / Precio Ofertado. El redondeo del segundo decimal se efectuará al alza, cuando el tercer decimal sea 5 o superior, y se redondeará a la baja, cuando el tercer decimal sea 4 o inferior. TOTAL 100 puntos Sexta. PLAZO DE PRESENTACION DE LA OFERTA. Fecha hora límite de presentación de ofertas: hasta las horas del 3 de mayo de 2011, en el Registro de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid, C./ Ribera del Loira, 56-58, Madrid, a la atención del Departamento de Compras, indicando en el sobre: SEGUIMIENTO APARICIONES EN MEDIOS PEC 15/202/