MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS PARA CONTABILIDAD

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1 CÁMARA MEXICANA DE LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN DELEGACIÓN VERACRUZ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS PARA CONTABILIDAD Elaboró Revisó Autorizó Clave: MPO-CON-CONT Revisión 00 Fecha de Edición Sustituye a: 00

2 1.-OBJETIVO Unificar los criterios a seguir en los procedimientos administrativos, financieros y de registro contable ser una herramienta de apoyo, consulta y guía para el funcionamiento de la Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, Delegación Veracruz. 2.-ALCANCE Desde el registro de ingresos y egresos, análisis hasta la entrega de los documentos, reportes e informes contables a gerencia. 3.-CAMPO DE APLICACIÓN Se extiende a todos los productos que forman parte del sistema de contabilidad. 4.-DEFINICIONES Instituciones de CMIC: Instituto Tecnológico de la Construcción, Fundación de la Industria de Construcción e ICICAC SA DE CV. Ingresos: Entrada de dinero que se registra por medio de la expedición de factura que reúna todos los requisitos fiscales amparado con ficha de depósito o transferencia bancaria Gastos: Salida de dinero que se registra por medio de la expedición de cheques amparado con factura y póliza de cheques con firma de autorización de gerente, tesorero y/o presidente. Caja Chica: Resguardo de fondo fijo que se utilizara para gastos administrativos Nómina: Es instrumento que permite realizar de manera ordenada realizar el pago de sueldos a los trabajadores, así como proporcionar información contable a la empresa. Proceso contable: Registro contable de todas las operaciones realizadas en la delegación con apego a las políticas establecidas en el manual de Fecha de Edición: Revisión No: 00 Sustituye a: Clave: MPO-CON Pág. 2 de 10

3 contabilidad, catálogo de cuentas y programa de registro contable AREX, establecido a nivel nacional Impuestos, liquidaciones del IMSS, SAR e INFONAVIT: Son las contribuciones obligatorias que deben pagar las personas físicas y morales a las dependencias de gobierno, IMSS e INFONAVIT. Conciliaciones Bancarias: Determinar y analizar las partidas que establecen las diferencias entre el saldo de bancos según nuestros registros contables contra el saldo que muestra el estado de cuenta del banco. 5.-REFERENCIAS Manual de políticas de operación y lineamientos administrativos y financieros. Manual de derechos y obligaciones de los trabajadores Guía para la elaboración de presupuestos 6.-RESPONSABILIDADES Gerencia: Autoriza las facturas, pagos y compras. Afiliación: se encarga de entregar los reportes semanales de ingresos y liquidación de afiliaciones Capacitación: se encarga de entregar los reportes semanales de ingresos y liquidación de saldos por capacitación de afiliados y no afiliados, así también de estudiantes de maestría. Asistente de Presidencia - Gerencia: Se encarga de gestionar los gastos relacionados con el Comité Directivo, así como la comprobación de los mismos. 7. ACTIVIDADES 7.1 Registro de ingresos Se realizan facturas de Caja Varios en los casos de renta de aulas, desayunos u otros conceptos que no sean por afiliación, capacitación o Pág. 3 de 10

4 proyectos (maestrías o diplomados), en los mecanismos establecidos para este fin Se realizan las facturas por venta de cursos a afiliados agregando el número de afiliado y el número de evento registrado en el SIICIC Recibir reporte semanal de ingresos del área de afiliación, capacitación y proyectos conforme al formato Para el caso de cheques y efectivo se realiza el depósito por cada una de las áreas preferentemente diariamente en caso de ser necesario y en el reporte semanal se reciben las fichas de depósito correspondientes Se verifica que la ficha de depósito corresponda a los importes del reporte de depósitos. 7.2 Registro de gastos Se realiza semanalmente la programación de pago a proveedores, servicios, agua, luz, teléfono, pago de impuestos, IMSS, SAR e INFONAVIT Se elaboran los cheques para pago de proveedores y servicios Una vez elaborados se turnan a la gerencia y tesorería para su firma Ya autorizados y firmados se informa al proveedor recoja su pago, en el caso de servicios se manda a pagar. 7.3 Caja chica Se cuenta con un fondo de caja chica en CMIC Cuando se requiere hacer un gasto y no tiene factura o comprobante oficial se proporciona el efectivo mediante el formato azul de Caja para adquirir el producto Al comprar el producto debe solicitarse la factura o recibo correspondiente que incluya los datos fiscales de CMIC Se adjuntan los comprobantes para realizar una relación de gastos mediante el formato FO-CON-CAJC Reporte de Caja Chica Se turnan al área la gerencia para su autorización adjuntando todos los soportes necesarios para la comprobación de cada uno de los gastos efectuados (fotos, requisiciones, etc) Se verifica que los comprobantes correspondan al formato Se realiza el cheque y turna a la gerencia y tesorería para su autorización y firma. Pág. 4 de 10

5 Nota: En los casos que aplique se seguirá el procedimiento para suministros MPO-TOD-SUMPyS. Pero para caja chica normalmente se deben presentar gastos menores 7.4 Nómina Se alimenta el programa AREX en la sección de nóminas con las incidencias de los empleados de acuerdo al Manual del Sistema Se realiza el cálculo quincenal para la emisión de la nómina correspondiente Se verifica que este realizado de manera correcta mediante una prueba aleatoria Una vez verificados los importes se entregan a gerencia para realizar los traspasos a las tarjetas bancarias de los empleados destinadas para este fin Se imprimen los recibos para ser firmados por cada empleado Se archivan los recibos en la carpeta correspondiente de control mensual Se realiza el timbrado de la nómina ya cada trabajador se le entregó su clave para que los pueda consultar en línea en la siguiente dirección Proceso contable Una vez realizados los ingresos y gastos se elaboran las pólizas de diario, ingresos, cheques y/o egresos Se codifican y contabilizan de acuerdo al catálogo de cuentas establecido por oficinas centrales CMIC Se capturan en el sistema AREX toda la información contable de CMIC y en el apartado electrónico se cargan los xml de los CFDI s por ingresos y egresos según corresponda Una vez capturados se imprimen las pólizas de diario, ingresos y egresos para verificar que estén correctamente capturadas Ya que esta verificada la información contable se imprimen los estados financieros (balance general, relaciones analíticas, auxiliares y demás información complementaria para su firma y autorización) Pág. 5 de 10

6 Nota: el último día para subir información al sistema AREX son los días 10 de cada mes. 7.6 Pago de impuestos, liquidaciones de IMSS, SAR e INFONAVIT Se imprimen los auxiliares de impuestos ISPT, honorarios, IVA retenido, IVA por pagar, IMSS, SAR, 3% a la nómina e INFONAVIT etc. Una vez impreso los auxiliares conforme los saldos de las cuentas por pagar se llena el formato de FO-CON-IMP de impuestos y se envía a oficinas centrales. El formato anterior es producto de lo que se determina en el formato FO-CON-IVA, que es el Reporte de IVA retenido e IVA facturado Se recibe comprobante de pago de impuestos y se archiva Para el caso de IMSS, SAR e INFONAVIT se capturan los datos de los trabajadores en el sistema del Seguro Social SUA Si existieran altas, bajas o modificaciones de los trabajadores se capturan en sistema del SUA Una vez alimentado el programa se realiza el cálculo Se imprimen los reportes para el pago correspondiente y archivan en un expediente elaborado para tal efecto. 7.7 Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT) Se capturan los datos en el formato DIOT, todas las facturas pagadas a proveedores con cheques expedidos por la delegación, incluso las facturas de caja chica que cuenten con los requisitos fiscales de deducibilidad en el mes correspondiente Se envía por correo electrónico a oficina central para la presentación del mismo Se confirma de recibido por el gerente de contabilidad e impuestos de oficina central dicha información 7.8 Conciliaciones bancarias Una vez terminado el cierre mensual. Se imprimen los auxiliares de bancos de las cuentas de CMIC Se verifica que todos los cargos y abonos correspondan y detectar diferencias que queden en partidas de conciliación con el estado de cuenta bancario Pág. 6 de 10

7 7.8.3 Una vez verificado que los auxiliares correspondan con los estados de cuenta bancarios se elabora el formato de la conciliación FO-CON-CONB de cada una de las cuentas de CMIC Se imprime y se pasa a gerencia para su firma, una vez firmado el formato se archiva en un expediente. 7.9 Conciliación ICICAC SA de CV Elabora la factura de venta de curso a particulares de acuerdo al manual de procedimiento del ICICAC. El importe de esas facturas se deposita en la cuenta de ICICAC definida para ello Solicita los pagos a proveedores de capacitación de acuerdo al formato establecido y se envía toda la información de manera digital antes del martes de cada semana y en forma física por valija cuando corresponda. De todo se queda una copia para control administrativo en la delegación De acuerdo a los ingresos y egresos mensuales por concepto de capacitación que fueron depositados y pagados a través del ICICAC, se determina el remanente que corresponde a la delegación y se aplica el porcentaje de comisión por manejo de cuenta establecido y que corresponde al 3% del total de los ingresos facturados por mes Una vez definido el remanente neto de la delegación se genera la factura de ese importe más iva y se envía a ICICAC para que se devuelva ese recurso a la delegación. Nota: el importe que corresponda a IVA, no es considerado ni en los ingresos ni en los gastos mensuales para el cálculo del remanente y de la comisión por manejo de cuenta Conciliación ITC Capacitación entrega la relación de alumnos de maestrías con los pagos que se realizaron cada semana. El importe de esos pagos se deposita a las cuentas del ITC Se concilia los ingresos por concepto de maestrías entre el ITC y la Delegación, una vez definida se descuenta el importe que corresponde a cada módulo impartido ese mes según sea el caso (maestro ITC o maestro local) Pág. 7 de 10

8 De acuerdo a los ingresos y egresos mensuales por concepto de maestrías que fueron depositados y pagados a través del ITC, se determina el remanente que corresponde a la delegación Una vez definido el remanente neto de la delegación se genera la factura de ese importe más iva y se envía a ITC para que se devuelva ese recurso a la delegación. Nota: tanto para ICICAC como para ITC, la delegación cuenta con información contable registrada en el COI y de manera frecuente se deben realizar conciliaciones de cuentas por cobrar para evitar atrasos en los pagos de maestrías y /o cursos Cédulas de consolidación Cada año se hace un llenado de la información contable mediante la Cedula de Consolidación 7.12 Avance del presupuesto En octubre y noviembre se realiza el presupuesto anual de ingresos, egresos, afiliaciones y servicios de capacitación para el año próximo siguiente en la delegación, de acuerdo a los lineamientos y políticas establecidas en la guía para la elaboración de presupuesto Se elabora un seguimiento presupuestal en forma mensual que refleje las proyecciones de ingreso, gasto e inversión, con el avance a una fecha determinada y que presente variaciones al mismo, que será utilizado como una herramienta para tomar decisiones de la gerencia y del comité directivo Este seguimiento se deberá elaborar con las cifras contables del cierre mensual y reflejará las desviaciones, tanto positivas como negativas en las metas establecida, en porcentaje e importe y que servirá para implementar las acciones correctivas para el buen funcionamiento de la misma. Entregando el Formato FO-CON-SEGP a gerencia Seguimiento a Mantenimiento de las Instalaciones de CMIC La jefa de contabilidad en el mes de enero realiza el programa de mantenimiento anual del edificio en el formato FO-CON-PMTO, una vez Pág. 8 de 10

9 autorizado por la gerencia, es la responsable de la correcta ejecución del mismo Para definir el proveedor en el caso de que se requieran contratar servicios, se apegará a lo establecido en el procedimiento de compras Gerencia aprobara las cotizaciones para comenzar con el mantenimiento de las instalaciones La jefatura de contabilidad programará la fecha y hora para el mantenimiento, previendo que no exista algún evento para que los trabajos se realicen de forma rápida y eficiente Gerencia y la jefatura de contabilidad dará el visto bueno a los trabajos realizados para que se hayan cumplido en tiempo, forma y especificaciones que se le brindaron para elaborar las tareas de mantenimiento. En caso de que haya algún inconveniente se realizará una minuta de NO CONFORMIDAD 8.-Formatos FO-CON-ORDCH FO-CON-RELPAG FO-CON-IMP FO-CON-3% FO-CON-CAJC FO-CON-SEGP FO-CON-DEUD FO-CON-ACREED FO-CON-CONB FO-CON-PMTO FO-CON-FBCOS FO-CON-TRANSB FO-CON-ACTMTTO FO-CON-IVA Orden de Cheque Relación de pagos a proveedores Formato de impuestos Determinación del 3% a la nómina Formato de reposición de caja chica Formato de seguimiento presupuestal Deudores diversos Acreedores diversos Conciliaciones bancarias Programa de mantenimiento anual Flujo de bancos Relación de transferencias bancarias Actividades de mantenimiento Reporte de IVA retenido e IVA facturado 9.-INFORMACIÓN DOCUMENTADA Pág. 9 de 10

10 FO-CON-ORDCH FO-CON-RELPAG FO-CON-IMP FO-CON-3% FO-CON-CAJC FO-CON-SEGP FO-CON-DEUD FO-CON-ACREED FO-CON-CONB FO-CON-PMTO FO-CON-FBCOS FO-CON-TRANSB FO-CON-ACTMTTO FO-CON-IVA Orden de Cheque Relación de pagos a proveedores Formato de impuestos Determinación del 3% a la nómina Formato de reposición de caja chica Formato de seguimiento presupuestal Deudores diversos Acreedores diversos Conciliaciones bancarias Programa de mantenimiento del edificio Flujo de bancos Relación de transferencias bancarias Actividades de mantenimiento Reporte de IVA retenido e IVA facturado 10.-ANEXOS Anexo 1. Manual de Contabilidad y Nomina Anexo 2. FACTURACION DE 2 AL MILLAR ANEXO 3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ICICAC 11.-Bitácora de cambios Revisión Fecha Cambio realizado Pág. 10 de 10