Requerimientos Funcionales y Requerimientos no Funcionales

Transcripción

1 Requerimientos Funcionales y Requerimientos no Funcionales Nuevo Core Financiero

2 1. Objetivo La Cooperativa de Ahorro y Crédito San Pedro de Andahuaylas es una empresa cooperativa líder de la región Apurímac y el sur del Perú; está supervisada por la Federación Nacional de Cooperativas de Ahorro y Crédito del Perú (FENACREP), y se rige por las disposiciones emanadas de la Superintendencia de Banca y Seguros (SBS) y la legislación cooperativa vigente que está en la búsqueda de un nuevo Core Financiero que debe apoyar a potenciar su modelo de negocios, procesos e innovación tecnológica, en este segmento de mercado. Este documento contiene las especificaciones funcionales y no funcionales requeridas para el nuevo Core Financiero que la Cooperativa de Ahorro y Crédito San Pedro de Andahuaylas piensa adquirir, y la cual está basada en las perspectivas alineadas al plan estratégico institucional. A lo largo de este documento se han listado las funcionalidades requeridas del nuevo Core Financiero y se incluye una descripción detallada para cada una de ellas, esperando que el nuevo Core Financiero cuente con estas funcionalidades. La Cooperativa de Ahorro y Crédito San Pedro de Andahuaylas no sólo está en la búsqueda de una solución que reemplace a su actual Core Financiero, sino que además desea mejorar sus sistemas de información en sus procesos de negocio. Estas funcionalidades mejoradas son características que se espera estén presentes en el nuevo Core Financiero. Con este fin es deseable que los proveedores puedan proporcionar soluciones más efectivas y convenientes para los procesos de negocio, de ser esto posible. En el presente documento se lista las características de la solución basado en la arquitectura funcional requerida, la primera que comprende el Core Financiero y la segunda los productos externos. 2

3 1.1. Arquitectura Modular del Nuevo Core Financiero Cooperativa San Pedro Banca Electrónica Integración Bancaria Core Financiero Gestión Gerencial Atención al Cliente 3

4 2. Requerimientos Generales 2.1. Requerimientos Básicos Flexibilidad y Desempeño Arquitectura del Core Financiero La Arquitectura debe estar orientada a servicios, con un mínimo de tres capas: capa de presentación, capa de lógica de negocios, y capa de datos. Tiempo Real El registro y la actualización de la información deberán realizarse en línea (tiempo real). Lenguaje de Programación El lenguaje de programación debe ser Visual Basic.Net o C#.NET. Interface de Usuario El acceso al Core Financiero debe ser completamente en entorno Windows o web. Interface con otros Core Financieros El Core Financiero debe tener las API para interactuar a través de XML con otros Core Financieros. Ayuda en Línea El Core Financiero debe tener la ayuda en línea. El contenido de la ayuda debe adaptarse a las necesidades y procesos de negocio de la Cooperativa San Pedro. 4

5 Interfaz de Usuario El Core Financiero debe tener una interfaz gráfica de usuario consistente, fácil y estándar. Todas las pantallas deben seguir las navegaciones y formatos estándar. Los procesos en barra de menús. Cierre de Día El Core Financiero debe contar con un proceso de cierre de día el cual deberá permitir validar la integridad de las operaciones realizadas en el día, deberá durar máximo 30 minutos, y la intervención humana deberá ser casi nula. Documentación de Usuario El Core Financiero debe contar con Manuales de Usuario, Diccionario de Datos y Esquema de Datos, y estos deben estar disponibles para su consulta. Motor de Base de Datos El motor de Base de Datos del Core Financiero debe ser actual, y soportar procesos de alta disponibilidad, alta concurrencia de transacciones. Reportes y Consulta de Información El Core Financiero debe contar con herramientas que permitan generar reportes a demanda del usuario, estas herramientas deben poder usarse sin necesidad que el usuario tenga conocimientos de programación y su funcionalidad deben ser fácil e intuitiva. Documentación Técnica El Core Financiero debe tener una documentación completa de la topología de red necesaria, las descripciones del proceso, la fuente confidencial o abierta requisitos previos de software, descripciones de objetos, modelos de datos, estructuras de datos, las relaciones, las normas de validación, etc. 5

6 Trazabilidad de Sesión de Usuario El Core Financiero debe contar con un mecanismo de registro de lo que realiza el usuario en su sesión, de tal manera que se pueda saber qué cambios y/u operaciones realizó. Soporte a Cambios Las nuevas versiones del Core Financiero deben ser fáciles de desplegar e instalar así como su adaptación no debe incurrir en tiempos de personalización. Múltiple Moneda El Core Financiero debe poder soportar transacciones en múltiple moneda y la contabilización también deberá poder soportar en múltiple moneda. Reglamento de Créditos El Core Financiero debe poder validar todas las reglas de crédito del negocio estipulados en la normativa de la Cooperativa San Pedro por tipo de crédito, agencia, producto y región. Contabilidad en Línea El Core Financiero deberá generar la contabilidad de todas las transacciones financieras en línea y estar alineado al Plan Contable de la SBS. Impresión El Core Financiero deberá poder generar impresión de documentos, vouchers, y demás transacciones del Core Financiero a fin de que sustenten la operación realizada. Mantenimiento del Core, Programas Fuentes. El Core Financiero debe tener las herramientas de desarrollo de software para permitir que la Cooperativa San Pedro pueda realizar cualquier modificación ad hoc o de negocios específicos sin la intervención del proveedor. Por lo tanto el 6

7 proveedor debe de entregar una copia de los programas fuentes a la Cooperativa San Pedro Innovación Módulo de Cuadro de Mandos El Core Financiero debe contar con un módulo que permita implementar reportes a través de Dashboard de tal manera que le permita a la Gerencia poder gestionar los principales indicadores del negocio. Módulo Mensajería Electrónica El Core Financiero debe contar con un módulo que permita enviar mensajes de texto y correos electrónicos de manera masiva a los clientes de la Cooperativa San Pedro con la finalidad de promocionar los productos crediticios, recordatorios de fechas de nacimiento, etc Líneas de comunicación El Core Financiero debe funcionar con líneas dedicadas o líneas convencionales de internet. 7

8 2.2. Seguridad Seguridad Básica Seguridad de Acceso El Core Financiero debe tener un mecanismo de control de acceso preferentemente a base de perfiles predefinidos, los cuales deben estar asociados a los cargos del colaborador de la Cooperativa San Pedro. Restricción en Reportes El Core Financiero debe tener un control para que los usuarios sólo puedan ver los reportes asignados a su persona. Acceso Directo a la Base de Datos El Core Financiero debe tener un mecanismo de consulta para permitir a los usuarios acceder a la Base de Datos. Sin embargo, el uso de estas herramientas debe tener restricciones de acceso a ciertas tablas, campos o registros Continuidad de Negocio Restaurabilidad en el Tiempo de la Información El Core Financiero deberá contar con la posibilidad de poder poner la información en una fecha pasada para poder reprocesar algunas transacciones en caso de que se necesite. 8

9 3. Requerimientos del Core Financiero 3.1. Módulo de Cliente (Socio) El Core Financiero es centrado en el Cliente. Todas las cuentas deben estar vinculadas a la Tabla de Cliente. Información del Cliente (Socio) Los clientes pueden ser personas naturales o jurídicas. Cierta información es común en ambos tipos de clientes, mientras que hay algo de información que es único para cada tipo. Información común a través de ambos tipos de clientes es la siguiente: Número de Identificación del Cliente Nombre del Cliente o En el caso de una organización, sólo el nombre de la organización se registra o En el caso de un individuo, los nombres y apellidos deben poder registrarse. Los códigos de clasificación deben permitir segmentar a los clientes. Relación con la Institución Debe permitir registrar múltiples documentos por cliente Comentarios. Se pueden introducir varios para cada cliente, y se debe registrar quien hizo el registro y la fecha del registro Base negativa Calificación de Riesgo Fecha de la Calificación de Riesgo La información exclusiva para los clientes que son personas naturales es: Demografía (urbana, rural, periurbana) Género Fecha de Nacimiento País de Nacimiento Nacionalidad Estado Civil Teléfono Acceso a Internet Información de Empleo Estado de Empleo Profesión Grado de Instrucción 9

10 La información única para los clientes que son personas jurídicas es: RUC Actividad Económica Direcciones El Core Financiero debe tener una característica que las direcciones se puedan visualizar como se imprimiría en una carta o comunicado. El Core Financiero debe permitir ingresar varias direcciones por Cliente y marcarse por estado activa o inactiva. Registro de Auditoría Todos los cambios a cualquier porción del módulo de Cliente se registrarán. Los detalles de estos cambios se pueden ver a través de la aplicación o a través de los informes impresos sobre una base diaria. Vínculos entre Clientes El Core Financiero debe ser capaz de registrar las relaciones entre los Clientes allí donde existan. Por ejemplo: las relaciones entre los Clientes que son miembros de la familia debe tener en cuenta. Del mismo modo, las relaciones entre un Cliente que es una organización y los Clientes que son miembros de esa organización debe tenerse en cuenta. Posición Consolidada El Core Financiero debe ofrecer la posibilidad de analizar todos los servicios y productos vinculados con el Cliente y presentar una visión consolidada del Cliente para la Cooperativa San Pedro. 10

11 3.2. Módulo de Cajero Autorización Los Cajeros deben tener límites establecidos en el Core Financiero por el perfil. Cuando se registra una transacción que excede estos límites, o encuentra un error reemplazable, el Core Financiero requiere de un supervisor con un perfil de alto nivel para autorizar estas operaciones. Operaciones con Confirmación Se debe definir operaciones con confirmación de un Cajero para iniciar la primera transacción y otro para completar la transacción. Por ejemplo, si un Cajero envía los fondos a otro Cajero, el Cajero receptor debe confirmar la transacción antes de que se considere completa. Billetaje El Cajero debe tener la posibilidad de registrar el desglose del dinero que tiene en efectivo al final del día. Saldo de Caja En cualquier momento, el Cajero puede imprimir una Hoja de Caja del Core Financiero con todas las transacciones procesadas en el día. El informe debe ofrecer un resumen, así como una información detallada de todas las transacciones. El final del proceso del día automáticamente debe generar un informe idéntico para propósitos de mantenimiento de registros. Transacciones de Diferentes Tipos Las transacciones pueden ser de diferentes tipos, como por ejemplo transacciones en efectivo, con cheque, con abono a cuenta, etc. Cuadre de Caja El Core Financiero debe proporcionar al Cajero los informes para ayudarle a cuadrar su efectivo. Cierre de Caja El Cajero, al final del día o en cualquier momento debe imprimir sus totales de la Caja para ser cuadrados. 11

12 El informe imprime los sobrantes o faltantes por moneda. En momentos en que se necesita encontrar las diferencias, el informe también se puede generar con los detalles de todas las transacciones y su efecto sobre los faltantes y los sobrantes de cada acumulador. Operaciones de Billetes 1. Billetes adulterados o falsos: Se debe registrar la Constancia de Detección del billete falso o adulterado. Si es Moneda Nacional: 1.1 Nombre y apellidos del Cliente y N de DNI; Billetes (Denominación, Serie y Número, y Cantidad); Monedas (Denominación y Cantidad de Monedas); Agencia y Dirección de la misma; así como el Lugar y Fecha de Retención. Si es Moneda Extranjera: 1.2 Nombre y apellidos del Cliente y/o Razón Social, Documento de Identidad N y/o N de Cuenta, Dirección del Cliente y N de Teléfono; datos del billete presuntamente falsificado o alterado (tipo de moneda, denominación, serie y numeración y cantidad de unidades); circunstancia en detalle que indique dónde y cómo el Cliente recibió el billete; Agencia y Dirección de la misma; así como el Lugar y Fecha de Retención. 2. Billetes deteriorados: Registro y remesa de billetes deteriorados. Faltante y Sobrante de Caja Faltantes de Caja y Sobrantes de Caja: Proceso de Cuadre de Caja utilizando las herramientas: Hoja de Resumen de Ingresos y Egresos, Movimiento Diario, Wincha de Control de Efectivo, Registro de Faltante o Sobrante. Uso de Dispositivos para el Cajero El Core Financiero debe permitir trabajar con dispositivos como impresoras ticketeras, impresoras láser, impresoras matriciales, etc. 12

13 3.3. Módulo de Ahorros Gestión de Cuentas Apertura de la Cuenta Los siguientes atributos de una cuenta se registran: Nombre completo La cantidad esperada de retiro mensual La cantidad esperada de depósito mensual Identificación de la Cuenta Los códigos de cuenta deben contar con una estructura donde la agrupación de dígitos permitan identificar datos importantes de la cuenta, ejemplo los tres primeros dígitos podrían significar la agencia. Cuenta Relaciones con los Clientes Cada cuenta en el Core Financiero debe estar vinculada a un Cliente o varios Clientes. Al asignar un cliente a una cuenta, el papel del Cliente y el grupo de la firma debe tenerse en cuenta. Saldo de la Cuenta Los siguientes saldos deben estar disponibles en el Core Financiero: Extracto de cuenta Saldo disponible del día Los totales disponible y contable Total incluido intereses Balance Diario Los saldos diarios de los últimos 12 meses deberán estar disponibles en el Core Financiero. 13

14 Calculo de Interés Intereses de las cuentas de ahorro se basa en los siguientes factores: La tasa de interés está determinado por el saldo de la cuenta El interés se calcula sobre una frecuencia de parámetros El interés se acumula en una frecuencia de parámetros El interés se paga en una frecuencia de parámetros El Core Financiero debe calcular el interés sobre una base diaria y después de forma parametrizada. La forma en que se calcula el interés también se debe parametrizar. La operación Cálculo de Interés se debe definir para indicar si se trata de una función predeterminada de todas las cuentas o una excepción. Estadísticas de la Cuenta El Core Financiero deberá realizar diversas estadísticas mensuales y anuales de cada cuenta. Estas estadísticas están disponibles sólo en el final del mes, ya que reflejan el "cierre" de la actividad de mes. Algunas de las estadísticas disponibles son: Los depósitos totales mensuales Los retiros mensuales totales Los depósitos totales en efectivo mensuales Porcentaje del total de depósitos en efectivo Integración con Gestión Documental El Core Financiero debe permitir integrar a la cuenta documentos escaneados vinculados a la cuenta, poder consultarlos posteriormente y manejar también firmas electrónicas sobre el documento. 14

15 Estado de Cuenta Los estados de cuenta son documentos que muestran todas las transacciones de una cuenta durante un período determinado de tiempo. Los estados de cuenta pueden ser emitidos por distintos ciclos y en diferentes días del mes. Los estados de cuenta se archivarán y estará disponible para su recuperación a través del Core Financiero más adelante si es necesario. Límites de la Cuenta El Core Financiero deberá asignar límites de la transacción a un funcionario en particular o para todos los funcionarios de una rama en particular. También existen límites basados en el tipo de operación que se realiza. Por ejemplo, una cuenta puede tener un límite en cuanto a la cantidad total de las operaciones de depósito en efectivo o cheque que se pueden realizar en la cuenta en particular. Cualquier operación que supera cualquiera de los límites descritos anteriormente requiere de la autorización de un supervisor Ahorros Las operaciones de Ahorros pueden manejarse de dos tipos, con Órdenes de Pago o en efectivo y en multimoneda. El nuevo Core Financiero debe contemplar: a. Registro de Datos del Cliente, sea Persona Natural o Jurídica. b. Consulta de Base Negativa (lista OFAC, Archivo negativo, etc.). c. Apertura de Cuenta: Se crea la cuenta con los datos del Cliente, monto, tasa, etc. Las aperturas pueden ser: En Efectivo, Con Cheque o Transferencia de Fondos a la Cooperativa San Pedro. d. Integración con Tarjeta de Débito. e. Depósitos en Cuenta, Recepción de Dinero e Impresión de Recibo, así mismo deberá controlar si es una operación inusual por normativa de Lavado de Activos. f. Transferencia de Cuenta a Cuenta, Abono de una Cuenta de origen a una Cuenta de destino. g. Retiros en Cuenta: Retiro de efectivo de Cuenta de Cliente, si la operación es mayor a 10,000 dólares o su equivalente en soles se debe registrar como operación inusual según normativa de la SBS de Lavado de Activos. h. Modificación de Datos de la Cuenta. 15

16 i. Cuentas Inactivas: Una Cuenta de Ahorros al pasar mucho tiempo sin movimientos por parte del Cliente pasa al estado de Inactiva bloqueándose la Cuenta para cualquier tipo de operación. j. Activación de Cuentas Inactivas: Las Cuentas Inactivas para activarlas se desbloquean y se procede a realizar algún movimiento. k. Cancelación de Cuenta: Cierre de la Cuenta de Ahorros, entrega de efectivo y emisión de Recibo. l. Duplicado de Tarjeta de Débito o Tarjeta Cliente: Cobro de gasto operativo y emisión de nueva Tarjeta. m. Bloqueo y Desbloqueo de Cuentas: Proceso de marcado de la Cuenta para que no puedan realizarse movimientos sobre dicha Cuenta. n. El módulo de Ahorros deberá contar con autonomías de operaciones como seguridad para operaciones de montos altos Depósito a Plazo Fijo Los Depósitos a Plazo Fijo se otorgan tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. El nuevo Core Financiero deberá estar en capacidad de efectuar: a. Registro de Datos del Cliente. b. Apertura de Cuenta: Aplica para Personas Naturales y Personas Jurídicas, se puede dar en efectivo, con Cheque de Gerencia, a con abono a cuenta de la Cooperativa San Pedro; se registran los datos de la cuenta: 1. Tipo de moneda. 2. Importe. 3. Medio de pago (Efectivo, Cheque de Gerencia, Orden de Pago o Transferencia). 4. Plazo del depósito. 5. Forma de pago de intereses (mensual o al vencimiento). Se emite el Recibo y Certificado de Plazo Fijo. c. Pago de Intereses: debe cobrar los intereses generados por parte del Cliente. d. Duplicado de Plazo Fijo: Emisión de nuevo Certificado de Plazo Fijo por pérdida o robo. e. Cancelación de Deposito de Plazo Fijo: Cierre de la Cuenta y entrega del capital y los intereses generados por el plazo fijo. f. Cancelación de Plazo Fijo por afectación de Crédito vencido: Cierre de Cuenta, amortización de crédito vencido y entrega de diferencia al Cliente o apertura de nueva Cuenta. g. En el pago de intereses debe permitir a través de una cuenta de ahorros relacionada 16

17 h. Debe contemplar cancelaciones de cuentas de plazas distintas al de origen. Certificados de Depósitos Los principales atributos de un certificado de depósito son los siguientes: a. Depósito de Plazo Fijo b. Moneda c. Tasa de interés d. Tasa de grupo e. Margen / extensión f. Precio total - esto es la suma de la tasa de interés, tasa de grupo, y el margen) g. Tasa efectiva anual - este es el valor de la tasa cuando hay una capitalización mensual h. Principales datos de pago: Período Método Cuenta i. Detalles de pago de intereses Período Método Cuenta j. Datos del Cliente Compensación por Tiempo de Servicios - CTS Para este tipo de depósitos el nuevo Core Financiero debe contemplar: a. Registro de Datos del Cliente. b. Apertura de Cuenta de CTS: Esta se puede realizar en efectivo, con Orden de Pago, Cheque de Gerencia, o Transferencia a Cuenta de la Cooperativa San Pedro. c. Abono en Cuenta de CTS: Puede realizarse con efectivo, con Orden de Pago, Cheque de Gerencia, o Transferencia a Cuenta de la Cooperativa San Pedro. d. Transferencia de Cuentas de CTS a la Cooperativa San Pedro: Se efectúa por recibo de Transferencia o Cheque de Gerencia. 17

18 e. Retiros de Cuenta de CTS: Se realiza el retiro de CTS según normativa actual del Ministerio de Trabajo. f. Transferencia de Cuentas de CTS a Otra Institución Financiera: Cancelación de Cuentas de CTS y traslado de Fondos. g. Cancelación de CTS: Cierre de la Cuenta y entrega del efectivo al beneficiario. h. Debe permitir abonos en lote. i. El sistema debe alertar la existencia de cuenta CTS vigente para no duplicar la apertura. j. Debe permitir la cancelación de CTS en otra plaza Depósitos con Órdenes de Pago Los depósitos con Órdenes de Pago se pueden ejecutar en moneda nacional o en moneda extranjera, la ejecución de las Órdenes de Pago se debitan de la cuenta del girador. El nuevo Core estará en condiciones de efectuar: a. Apertura de Cuenta: Es otorgado a Personas Naturales y Personas Jurídicas, deberá contemplar el registro de operaciones inusuales por montos mayores a 10,000 dólares o su equivalente en soles. b. Deposito en Cuenta: Recepción del efectivo, Cheque u Orden de Pago y registros de la transacción. c. Retiro de Cuenta: Validación de Vigencia de Órdenes de Pago, control de autorización por montos, registro de operaciones inusuales, impresión de Recibo y entrega de dinero. d. Solicitud y entrega de Talonario de Orden de Pago: Registro de emisión de Talonario de Órdenes de Pago, y activación de Talonario. e. Modificación de Datos de la Cuenta. f. Certificación de Órdenes de Pago. g. Activación de Cuentas Inactivas: Las Cuentas Inactivas para activarlas se desbloquean y se proceden a realizar algún movimiento. h. Cancelación de Cuenta con Órdenes de Pago: Cierre de la Cuenta de Ahorros, entrega de efectivo y emisión de Recibo. i. Bloqueo y Desbloqueo de Cuentas: Proceso de marcado y desmarcado de la Cuenta para que no puedan realizarse movimientos sobre dicha Cuenta. Bloqueo de Chequera Bloqueo de Chequera se puede realizar en cualquier cheque emitido por razones tales como el robo del cheque, perdida de cheques, etc. 18

19 Cuenta Sueldo La cuenta sueldo es una cuenta de ahorros creada para realizar depósito de las remuneraciones de los trabajadores. Únicamente el empleador realizará el depósito de las remuneraciones en la cuenta sueldo, el que se encuentra exonerado del ITF. a. Apertura de Cuenta Sueldo a Solicitud del Empleador o a Solicitud del Empleado: La apertura de Cuenta Sueldo podrá realizarse con saldo cero o con efectivo enviado por el empleador. b. Depósito de Remuneraciones mediante Cheque de Gerencia o Transferencia de Cuenta del Empleador a Cuenta de la Cooperativa San Pedro: Proceso de abono de sueldo en lote a un grupo de trabajadores Servicios Varios El nuevo Core Financiero deberá contar con las siguientes funcionalidades: a. Afiliaciones de Clientes (Convenio para Cobranza de Servicios): Registro de Cliente para servicio de cobranza y recaudación a través de las ventanillas de la Cooperativa San Pedro, donde por cada transacción se generará el cobro de una comisión, el proceso incluye carga de Datos del Cliente diario, y emisión de Reportes de Conciliación. b. Recepción de Pagos de Servicios: Se puede realizar en efectivo o con Orden de Pago, y abona directamente a la Cuenta del Cliente del Convenio. c. Compra venta de Moneda Extranjera. d. Transferencia de Fondos de Cuenta a Cuenta de la Cooperativa San Pedro. e. Transferencia de Fondos de la Cooperativa San Pedro a otra Institución Financiera. 19

20 3.4. Módulo de Colocaciones Proceso de Promoción a. Deberá contar con un proceso de registro de datos del Cliente. b. Deberá contar con un proceso de registro de datos del Crédito. c. Deberá contar con la funcionalidad de registrar los seguros asociados al crédito (desgravamen, contra todo riesgo, etc.). d. Deberá contar con un simulador de calendario de pagos para desembolsos totales y parciales, el cual deberá manejar los siguientes parámetros: 1. Monto de Préstamo. 2. Tasa Compensatoria. 3. Plazo del Crédito. 4. Tipo de Periodo: Fecha Fija, o Periodo Fijo, Paga Diario 5. Fecha de Primer Pago. 6. Días de Gracia. 7. Fecha de Desembolso. 8. Seguros y Gastos, impuestos (ITF, IGV) e. Deberá tener la capacidad de manejar las políticas y reglamentos de créditos actuales y futuras de la Cooperativa San Pedro, las cuales se basan en los siguientes parámetros: 1. Rango de Edad permitida del Cliente. 2. Base de Central Negativa. 3. Destino del Crédito: Capital de Trabajo, Activo Fijo, Vivienda, construcción, ampliación, remodelación, refacción y otros, Reestructuración de Pasivos, Libre Disponibilidad y/o Consumo. 4. Plazos: Meses. 5. Situación de Créditos: Vigente, Vencido, Refinanciado, Judicial, Castigado, Reprogramado. 6. Tipos de Crédito: Establecidos por a SBS. 7. Productos Crediticios ofrecidos por la Cooperativa San Pedro. 8. Formas de Pago: Diaria, semanal, bisemanal, mensual, bimensual, trimestral, cuatrimestral, semestral, u otras formas de pago que la Cooperativa San Pedro pueda definir en el futuro. 20

21 9. Tipos de Cuota: Cuotas fijas, crecientes, decrecientes u otras que la Cooperativa San Pedro defina en el futuro. 10. Modalidad del Crédito: Normal, Paralelo, Promocional, Ampliado. 11. Limites por número de créditos por cliente. 12. Condición del Crédito: Crédito Nuevo, Crédito Recurrente. 13. Clasificación en el entorno Regulado. 14. Clasificación Interna. 15. Nivel de Endeudamiento. 16. Monto del Crédito. 17. Identificación de Garantías Reales y No Reales y Montos de disponibilidad. 18. Número de Avales, Codeudores, o personas relacionadas con el crédito Proceso de Garantías El Core Financiero deberá permitir registrar las garantías que avalan o cobertura al crédito, dentro de esto deberá contemplar las diferentes funcionalidades: a. Deberá contar con un módulo de garantías el cual permita administrar los diferentes tipos de Garantía: Garantías Preferidas, No Preferidas, Preferidas Autoliquidables. De muy rápida realización, cobertura de garantía para créditos hipotecarios para vivienda. b. Para la gestión de garantías se debe contar con un listado de verificación de requisitos. c. Para las Garantías Preferidas se deberá contemplar los siguientes tipos de bienes: Joyas de Oro con entrega física, Inmuebles (Casas y Terrenos). d. Para las Garantías No Preferidas deberá contemplar: cobertura garantía cliente, garantía de bienes muebles, garantía mobiliaria con gravamen vehicular, garantía mobiliaria con gravamen industrial, garantía hipotecaria no preferida. e. Para las Garantías Preferidas Autoliquidables debe contemplar: Garantías de Depósitos en efectivo como de Depósitos de Plazos Fijo. f. Para Garantías Preferidas de muy rápida realización debe contemplar: 1. Primera prenda sobre los siguientes bienes: Instrumentos representativos de deuda pública externa emitidos por el Gobierno Central o instrumentos representativos de obligaciones del Banco Central de Reserva del Perú. Instrumentos representativos de deuda emitidos por gobiernos centrales o bancos centrales que se coticen en mecanismos 21

22 centralizados de negociación, calificados en grado de inversión por clasificadoras de riesgo a satisfacción de la Superintendencia. Valores mobiliarios incluidos en el listado que publica semestralmente la Superintendencia de conformidad con lo dispuesto en el artículo 90º del Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley del Sistema Privado de Administración de Fondos de Pensiones, aprobado por Decreto Supremo Nº EF, con excepción de los emitidos por la empresa deudora y acreedora. Warrants de commodities que sean transados en mecanismos centralizados de negociación o cuya negociación en mercados secundarios sea frecuente Proceso de Evaluación Proceso de Evaluación El Core Financiero deberá permitir evaluar la capacidad de pago del cliente y la viabilidad del crédito, para esto deberá contemplar las siguientes funcionalidades: 1. Deberá permitir registrar la solicitud de crédito donde el cliente debe indicar el monto del crédito, plazo del crédito, destino del crédito entre otros datos importantes. 2. Deberá contar con una central de base negativa que permita validar los antecedentes del cliente. (lista OFAC, PEPs, etc.) 3. Deberá poder registrar los estados financieros y el flujo de caja del crédito. 4. Deberá permitir evaluar la unidad económica familiar del cliente. 5. Deberá permitir registrar las fotos del negocio del cliente. 6. Deberá permitir calcular ratios de capacidad de pago del cliente y de viabilidad del crédito. 7. Deberá permitir evaluar el crédito de acuerdo a su modalidad y tipo, ya sea un crédito por campaña, principal, agrícola, consumo, etc. 22

23 Proceso de Aprobación El Core Financiero deberá permitir aprobar el crédito en base a: 1. Deberá contar con la funcionalidad de poder implementar filtros y restricciones de acuerdo al reglamento de créditos (Número de entidades, Calificación Histórica, Endeudamiento Histórico, Tipos de Crédito, Productos, etc.). 2. Deberá contar con el manejo de niveles de aprobación de créditos en diferentes instancias, así como manejar el proceso de excepciones Proceso de Evaluación de Riesgo Crediticio 1. Deberá contar con un proceso de opinión de riesgos donde permita mostrar información de antecedentes del cliente, brindar comentarios y un registro de opinión favorable o desfavorable del cliente. 2. Deberá permitir filtrar los créditos por montos de préstamo que ingresarán al proceso de opinión de riesgos Proceso de Desembolso a. Deberá contar con procesos de desembolsos tanto total como parcial, el cronograma de pagos. b. Los Desembolsos pueden ser: Desembolso en Efectivo, Desembolso con Abono a Cuenta.. c. Deberá emitir la Hoja de Resumen para el cliente, de acuerdo al artículo 12 del Reglamento de Transparencia de Información. La Hoja de Resumen deberá contar con la siguiente información: 1. El monto del principal objeto del crédito y la moneda en que se pacta. 2. La tasa de interés compensatoria efectiva anual. 3. El monto total de intereses compensatorios. 4. La tasa de interés moratoria anual. 5. El monto y detalle de las comisiones y gastos que se trasladan al cliente, si los hubiere. Tratándose de los seguros se informará el monto de la prima, el nombre de la compañía de seguros que emite la póliza y el número de la póliza en caso corresponda. 6. El Cronograma de Pagos según las condiciones pactadas, el que deberá contener lo siguiente: 23

24 Número de cuotas o pagos a realizar, su periodicidad y fecha de pago, debiéndose desagregar los conceptos que integran la cuota, tales como la amortización del monto del principal, el monto de intereses, la prima por seguros, si los hubiere, entre otros. La cantidad total a pagar que deberá ser igual a la suma del monto del principal, al monto de intereses, al monto de comisiones y gastos que se trasladen al cliente. No se incluirán los gastos pagados directamente por el cliente. d. Las reducciones en las cuotas o en el monto adeudado por pago oportuno que se hubieran pactado, precisando, de ser aplicable, la fecha o período en que se aplicaría el beneficio y el monto respectivo, de acuerdo a las condiciones pactadas. e. Los conceptos que se aplicarán por incumplimiento de las obligaciones contraídas Proceso de Control y Seguimiento del Crédito Deberá contar con un proceso de control y seguimiento del crédito, enfocándose en la verificación del plan de inversión Proceso de Recuperación a. Deberá contar con un módulo de Recuperaciones el cual debe contemplar: 1. Traslado a Judicial. 2. Registro de Expediente de Judicial. 3. Negociaciones. 4. Cargos de Gastos por Gestión de Judicial. 5. Traslado a Castigado. 6. Asignación de Cartera a Gestores de Cobranzas. 7. Control de Metas de Gestores de Cobranzas. b. Cobranza por Convenios La Cooperativa San Pedro utiliza una aplicación para procesar las planillas y los pagos de las instituciones que tienen convenio con la Cooperativa San Pedro. Esta aplicación contiene un archivo que luego se carga en el Core Financiero para su procesamiento. a. Aplicativo de Cobranza por Convenio 24

25 b. Bitácora diaria de los archivos generados para los convenios c. El Core Financiero debe elaborar un informe para su control y Auditoría Procesos Especiales Proceso de Créditos Rechazados, Desistidos o en Caducidad 1. Deberá contemplar la caducidad de información como la de la evaluación del crédito, la aprobación del crédito, y créditos que no han sido desembolsados. 2. La caducidad de los créditos no desembolsados deberá estar dado por un parámetro de días. Proceso de Cancelación Anticipada 1. Deberá permitir que el cliente pueda cancelar su crédito antes de su vencimiento. 2. Deberá contemplar el manejo de métodos de prelaciones para amortizaciones del crédito Créditos por su Otorgamiento Deberá manejar las siguientes condiciones del crédito: a. Crédito Nuevo: Es cuando el cliente es atendido por primera vez en la Cooperativa San Pedro. b. Crédito Recurrente: Es cuando el cliente ha cancelado la totalidad de sus créditos, los créditos recurrentes se validarán de acuerdo con las modalidades del crédito: principal, paralelo, promocional. c. Crédito Ampliado: Es cuando el cliente requiere ampliar su crédito vigente por necesidad adicional de financiamiento. d. Crédito Paralelo: Es aquel crédito que se otorga adicionalmente a la obligación principal. e. Crédito Promocional: Son créditos que se otorgan para financiar capital de trabajo y oportunidades de negocio de los clientes durante todo el año, en temporadas de alta actividad comercial o en campañas. 25

26 Reprogramación de un Crédito El nuevo Core Financiero deberá tener la funcionalidad de realizar varios tipos de reprogramación: a. Reprogramación por Amortización al Capital: Se genera cuando el cliente realiza amortizaciones parciales al capital. b. Reprogramación por Cambio de Fecha: Se realiza cuando existe la necesidad por parte del cliente de cambiar la fecha de vencimiento de sus cuotas. c. Reprogramación Especial: Se realiza modificando el calendario de pagos a un calendario específico definido por el cliente. d. Reprogramación Especial por Emergencia y Otros: Se da cuando Los créditos requieren ser Reprogramados considerando eventos externos naturales o económicos internacionales Refinanciación de un Crédito 1. Deberá contar con la funcionalidad de refinanciar un crédito, y deberá mantener la relación con los créditos anteriores que generaron la refinanciación. 2. El proceso de refinanciación deberá estar alineado de acuerdo a la normativa SBS, y deberá manejar por separado el concepto de intereses y gastos diferidos Módulo Carta Fianza La Cooperativa San Pedro maneja actualmente 2 tipos de Carta Fianza, con Garantía de Depósito a Plazo Fijo y Carta Fianza con Garantía de Hipoteca, el proceso que se realiza es: a. Verificación en Centrales de Riesgo. b. Solicitud de Carta Fianza c. Registro de Evaluación de Carta Fianza d. Aprobación de Carta Fianza e. Bloqueo de Cuenta si es con garantía de Plazo Fijo. f. Pago de Comisión de Carta Fianza. g. Emisión de Carta Fianza. h. Cancelación de Carta Fianza. Se cancelan automáticamente si es que no ha sido reclamada. 26

27 i. Recuperación, una vez honrada la Carta Fianza se deberá registrar con el cliente la modalidad de pago de la Carta Fianza. Proceso de Calificación de Cartera y Provisión El nuevo Core Financiero deberá contar con un módulo de procesamiento de la cartera de créditos que permita calcular y contabilizar la provisión de cartera, esta debe estar alineada a la norma de la SBS y deberá contemplar los nuevos tipos de crédito, la activación del componente pro cíclico, la reclasificación histórica según nivel de endeudamiento, etc Funciones Especiales El nuevo Core Financiero desde la perspectiva de créditos, además de la funcionalidad expuesta debe tomar en cuenta lo siguiente: a. En la parte de Admisión, Evaluación, Aprobación y Desembolso debe ser capaz de implementar con mucha flexibilidad sistema de alertas y controles que permitan validar todas las reglas establecidas en el Reglamento y Manual de Procedimientos de Créditos. b. Seguimiento del trámite del expediente de créditos en línea. c. Las operaciones relacionadas a la gestión de Parientes y Vinculados, deben automatizarse Alertas de Negocio Niveles de Endeudamiento del Cliente El Core Financiero deberá contar con un proceso de evaluación de endeudamiento histórico del cliente, el cual permita alertar al Analista de crédito cuando un cliente se ha sobre endeudado y gestionar la recuperación temprana para evitar el no pago del crédito. 27

28 Alertas de Cosecha de Créditos El Core Financiero deberá contar con un proceso que permita evaluar la evolución de la mora de la cartera de créditos de un Analista de Crédito de manera histórica, ejemplo: Si un asesor colocó 100,000 en el mes de enero y a la fecha (Julio) se necesita saber cómo ha evolucionado la mora mes a mes de lo que colocó en enero, esto con la finalidad de si los créditos fueron bien evaluados. Alertas por Cartera de Alto Riesgo El Core Financiero deberá contar con reportes que permitan hacer seguimiento a la cartera refinanciada, reprogramada, castigada, etc. De tal manera que permita alertar sobre la evolución de la calidad de cartera. 28

29 3.5. Módulo de Contabilidad La Gestión del Área de Contabilidad es la validación y preparación de los Estados Financieros de la Cooperativa San Pedro. El nuevo Core Financiero deberá contar con las siguientes funcionalidades: 1. Registro y Recepción de asientos contables de otras áreas de la Institución. 2. Validación de Movimientos Contables Diarios: Validación de los asientos contables ingresados por las diferentes áreas de la Institución. 3. Conciliación, Cuadre de Cuentas, y Control de Saldos Contables: Verificación de Saldos de todas las Cuentas de la Cooperativa San Pedro con estadísticas del Sistema, Libros e Informes de los Administradores y Jefes de Área. 4. Emisión de Comprobantes de Pago: Llevar el control de los ingresos adicionales de la Institución como Comisiones de Servicios, Venta de Bases y otros. 5. Elaboración de Estados Financieros: Establecer la situación Económica - Financiera de la Cooperativa San Pedro en forma mensual e informar a los organismos supervisores y reguladores. 6. Elaboración de Información Requerida por Organismos Supervisores: Informar a los Organismos Supervisores, de acuerdo a sus formatos y Anexos requeridos, en los plazos establecidos. 7. Liquidación de impuestos y elaboración de información para la SUNAT: Efectuar el cálculo y pago de impuestos al Gobierno Central a efectos de cumplir con los plazos establecidos por las Instituciones Recaudadoras del Estado. Elaborar las declaraciones de carácter informativo requerida por la SUNAT. 8. Elaboración de Análisis de Cuentas: Contar con el debido análisis y control de las partidas principales del Balance y Estado de Ganancias y Pérdidas para su comunicación oportuna a los funcionarios responsables. 9. Impresión de Libros y Registros Contables: Este procedimiento tiene por finalidad cumplir con la impresión de los Libros exigidos por las Normas Legales vigentes, así como plasmar en forma impresa todas las operaciones realizadas por tipo de operación y por cada cuenta. 10. Elaboración de Reparos Tributarios en forma diaria: Este procedimiento tiene por objeto la revisión de los Comprobantes de Pago para su deducción o no como gastos aceptables tributariamente. Se solicita al Departamento de Tecnología de la Información los archivos de Gastos de Caja Chica y Entregas a Rendir para ser consolidado en un archivo de Reparos Tributarios (Voucher, Caja General, Entregas a Rendir y Cajas Chicas). 11. Administración de la Contabilización del Disponible: Control de Caja, Fondos Fijos, Rendimiento del Devengado Disponible. 29

30 12. Administración de la Contabilización de Inversiones Negociables y a vencimiento. 13. Administración de la Contabilización de las Colocaciones. 14. Administración de la Contabilización de Cuentas por Cobrar: Conformadas por Comisiones por Cobrar, Cuentas por Cobrar Diversas. 15. Administración de la Contabilización de Bienes Realizables y Adjudicados: conformado por Joyas Adjudicadas, Otros Bienes Adjudicados. 16. Administración de la Contabilización de Inversiones Permanentes: Conformada por los Aportes al Fondo de Cajas Municipales y otras inversiones que la Cooperativa San Pedro efectúe con carácter permanente. 17. Administración de la Contabilización de inmuebles, mobiliario y equipo: Conformada por los bienes tangibles adquiridos por la Cooperativa San Pedro para el desarrollo de sus actividades operativas y administrativas. 18. Administración de la Contabilización de Otros Activos y Gastos Amortizables: Conformada por el software adquirido y licencias de software que se manejan en la Cooperativa San Pedro y otros activos. 19. Administración de la Contabilización de Obligaciones con el Público: Compuesta por las obligaciones con Instituciones recaudadoras de tributos y otras derivadas de la Captación de recursos del público mediante las diferentes modalidades y los Depósitos recibidos en la prestación de servicios de la Cooperativa San Pedro. 20. Administración de la Contabilización de Depósitos en Empresas del Sistema Financiero: Comprende las obligaciones por los Depósitos de Ahorro y a Plazo que las Empresas del Sistema Financiero del país y del exterior mantienen con la Cooperativa San Pedro, y sus correspondientes intereses devengados. 21. Administración de la Contabilización de Adeudos y Obligaciones Financieras a corto y largo plazo: En estos rubros se consideran las obligaciones de la Cooperativa San Pedro por la obtención de recursos y financiamiento bajo la modalidad de Créditos Directos y administración de Líneas de Créditos. 22. Administración de la Contabilización de Cuentas por Pagar: Comprende las Cuentas que representan obligaciones con terceros como Pagos al Personal, Proveedores, las Primas al F.S.D., etc. 23. Administración de la Contabilización de Provisiones: Comprenden las Provisiones para Contingencias y otros que la Institución constituye afectando a Resultados en forma mensual, los cuales se devengarán en el ejercicio o ejercicios futuro. 24. Administración de la Contabilización de Otros Pasivos e Ingresos Diferidos: Comprenden los intereses refinanciados así como cobrados por anticipado de créditos, los intereses de los bienes adjudicados y que no han sido vendidos, etc., y otros pasivos. 25. Administración de la Contabilización de Patrimonio. 26. La elaboración del Estado Financiero deberá poder generarse a nivel de Agencia. 27. Modulo Tributario para el control y análisis de las NICs No. 12 y 16, generación de archivos planos para importación a PD (Información para la SUNAT). 30

31 28. Funciones Especiales Parámetros de seguridad y de alerta cuando se digite periodos cerrados (meses o ejercicios anteriores), como por ejemplo facturas duplicadas, asientos eliminados o extornos, entre otros. Los reportes generados por el sistema, que sean exportados e importados en archivos Excel. Integración de asientos contables generados en los Departamentos de Recursos Humanos (planilla de sueldos) y Logística (control de almacén y activo fijo) 31

32 3.6. Módulo de Tesorería El Departamento de Tesorería es responsable de planear, organizar, supervisar y ejecutar la transferencia de efectivo de los recursos financieros de la Cooperativa San Pedro. 1. Registro de Operaciones de Bancos y otras Entidades Financieras: Registra los movimientos del día en el Sistema con los extractos de Bancos y otras Entidades Financieras. 2. Habilitación de Efectivo de Tesorería a Agencias y Oficinas Especiales: Envío de remesas de dinero de la Sede Central a Agencias y Oficinas Especiales para las operaciones diarias. 3. Habilitación de Efectivo de Bancos a Agencias y Oficinas Especiales: Envío de remesas de dinero de Bancos a Agencias y Oficinas Especiales para las operaciones diarias. 4. Transferencias Electrónicas entre Cuentas de otras Entidades Financieras: Registro contable de operaciones electrónicas en plataformas de Bancos. 5. Transferencias Electrónicas a Cuenta de Terceros: Registro contable de operaciones electrónicas en plataformas de Bancos. 6. Transferencia de Fondos mediante Carta entre Cuentas Bancarias de la otras Entidades Financieras: Registro contable de operaciones electrónicas en plataformas de Bancos. 7. Transferencia de Fondos en un mismo Banco, con Terceros, por Ahorros o Transferencia de Divisas: Registro contable en Core Financiero. 8. Transferencias de CTS a otra Institución Financiera mediante Cheque de Gerencia: Generación de Cheque de Gerencia, ejecución de la Transferencia y registro contable. 9. Registro y depósito de Cheques en Bancos: Recepción de Ingreso de Cheques, Registro de asiento contable. 10. Registro y Depósito de Efectivo en Bancos: Remesa y registro de Billetaje, retiro de Bóveda y envío a Banco. 11. Compra Venta de Moneda Extranjera. 12. Emisión de Cheque de Gerencia de Bancos: Registra el asiento contable por emisión de Cheque de Gerencia y Nota de Cargo e imprime Voucher. 13. Giro de Órdenes de Pago - Cheques / A rendir cuenta y rendir viáticos: Abono por Transferencia u Orden de Pago por los conceptos de A rendir cuenta y viáticos, registro contable y emisión de Voucher. 14. Pago a Proveedores: El pago a Proveedor se puede realizar vía Orden de Pago o con abono a Cuenta. 32

33 15. Giro de Orden de Pago por Reposición de Caja Chica: Generación de Orden de Pago para renovación de Caja Chica. 16. Registro de Adeudados: Registro de Datos del Adeudo, N de Pagare, Monto, Línea de Crédito, Plazo, Comisiones (inicial), Periodo de Gracia, etc., Generación del Calendario y asientos contables. 17. Pago de Adeudados: Registro de Pago, indicando el Pagaré, indicando monto de capital pagado, intereses y comisiones, y modalidad de pago (efectivo, cheque, transferencia u otros). 18. Apertura de Cuentas de otras Entidades Financieras: Registro de Datos de Cuenta y generación de asientos contables. 19. Cancelación o Renovación de Cuentas de otras Entidades Financieras: Registro de operaciones con Bancos y otras instituciones financieras y proceder a la cancelación con Abono a Cuenta o Renovación a la misma cuenta. 20. Cierre y Cuadre de Caja: Registro de los intereses y comisiones del último día del mes y otras operaciones, Conciliación de Saldos con Extractos de Cuentas. 21. Devengados de Intereses de Plazos Fijos: Registro de los Intereses Devengados verificando con los Extractos de Bancos. 22. Cierre del Libro de Caja: Genera el Flujo Detallado de Caja, Movimiento Efectivo del Día, en M/N y M/E. y verificar contra Arqueo de Caja. 23. Funciones Especiales Permitir visualizar en tiempo real el consolidado de efectivo a nivel de Agencias. 33

34 3.7. Módulo de Lavado de Activos Todas las reglas y políticas establecidas para la Unidad de Inteligencia de la SBS y por el oficial de Cumplimiento de otras Entidades Financieras deben estar contempladas en el Core Financiero. 1. Conocimiento del Cliente: Datos a solicitar en todas las operaciones activas y pasivas de otras Entidades Financieras al momento de establecer relación comercial con el cliente, mínimamente se solicitara lo exigido de acuerdo a la Resolución SBS No Listas Especiales: En el momento en que se registre en el sistema los datos de un potencial cliente, el sistema debe verificar si su nombre figura en alguna de las listas especiales, PEPs, Listas Negativas, Lista OFAC. 3. Perfil del cliente: Cuando el cliente comienza a operar con otras Entidades Financieras, el sistema debe permitir proporcionar dos tipos de perfiles declarado por el cliente y otro perfil proyecto del cliente. 4. Registro de Operaciones: Identificar la transacciones y formas de agrupación (Únicas, Menores y Múltiples u otras parametrizaciones), en las operaciones del Core Financiero, para realizar el proceso de evaluación y monitoreo. 5. Señales de alerta temprana: Proporcionar los modelos de detección de señales de alera tempranas, su evolución y gestión, así como de las operaciones inusuales y/o sospechosas y configurar las reglas para el monitoreo. 6. Matriz de riesgos: a. Identificación de Riesgos dentro del proceso. b. Identificación de los Riesgos Asociados. c. Conocimiento de las actividades de Control. 7. Detección de Operaciones Sospechosas: A partir del perfil del cliente y otras estadísticas, el sistema debe brindar un servicio en línea utilizado por los procesos de negocios, con la finalidad de detectar las operaciones inusuales o sospechosas en el momento en que se producen. 8. Principales modalidades de pesquisas de información del sistema: a. Por tipo de transacción. b. Por perfil del cliente. c. Por actividad del cliente. d. Por usuario del cuentas. e. Otros. 34

35 9. Registro de Clientes que apertura Cuentas de Ahorro mayores a 30,000 dólares Funciones Especiales a. Patrones de búsqueda de casos a ser controlados periódicamente. b. Notificaciones de la información requerida para cada tipo de operaciones, control en línea de cliente y nombres contra lista de sospechosos. c. Emisión de reportes de casos y generación de información para entes regulados. d. El umbral definido de 10,000 dólares o su equivalencia en moneda nacional debe ser parametrizable y diferenciado para cada agencia por zona de riesgo, considerando que otras Entidades Financieras a la fecha cuenta con niveles de riesgos por agencia, lo que hace que cada agencia tenga diferente umbral para el registro de la operación única. e. En todas las operaciones activas y pasivas que ofrece otras Entidades Financieras cuya cuantía alcance a una operación múltiple de acuerdo al tope establecido para cada una de las agencias, se debe registrar como una operación múltiple de acuerdo a la normatividad SBS de Lavado de Activos. Para detectar este tipo de operaciones el sistema debe permitir registrar e identificar al tramitante, ordenante y beneficiario Módulo de Auditoría 1. Registro y Seguimiento de Pistas de Auditoria. 2. Módulo para Administrar y Configurar las Pistas de Auditoria. 35