INFORME RESULTADO FINAL PRUEBA GENERAL DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO ENERO 17 Y 18 DE 2013 GESTIÓN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

Transcripción

1 INFORME RESULTADO FINAL PRUEBA GENERAL DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO ENERO 17 Y 18 DE 2013 GESTIÓN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DEPOSITO CENTRALIZADO DE VALORES - DECEVAL S. A. GERENCIA DE RIESGOS Y CUMPLIMIENTO JEFATURA DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO ENERO DE 2013

2 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN 3 2 OBJETIVOS PLANTEADOS PARA LA PRUEBA Objetivo General Objetivos Específicos 4 3 RESULTADOS Y HALLAZGOS 16 4 EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN Población Objetivo: Criterios de Evaluación y Calificación Obtenida: 20 5 CONCLUSIONES 22

3 1 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene por objetivo presentar a Deceval, los resultados de la Prueba General de Continuidad del Negocio que se llevó a cabo los días 17 y 18 de Enero de 2013, mostrando las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora detectadas a partir de la misma, así como el plan de acción a seguir para lograr un mejoramiento de la capacidad de respuesta ante un evento de contingencia.

4 2 OBJETIVOS PLANTEADOS PARA LA PRUEBA 2.1 Objetivo General La prueba general de continuidad del negocio, busca poner a prueba la solución de contingencia tecnológica con que cuenta Deceval mediante un traslado de los servicios de sistemas core al Datacenter de Contingencia (Colombia XV), en horario hábil, de manera que sea posible identificar el comportamiento real de la solución tecnológica con que cuenta el depósito 2.2 Objetivos Específicos Operación en línea durante dos (2) días, de usuarios internos y clientes en sitio contingente para sistemas SIIDJ, Pagarés, Registro y Tidis. Operación batch para sistemas SIIDJ, Pagarés, Registro y Tidis. Cierre y procesos nocturnos sistemas SIIDJ, Pagarés, Registro y Tidis. Retorno a la normalidad en ambiente principal

5 3 RESULTADOS Y HALLAZGOS La prueba se inició a la hora establecida, se cumplieron todas las actividades planeadas para la activación y retorno en los tiempos estimados para ello. A continuación se mencionan los hallazgos resultantes de la prueba: Los servicios de todos los sistemas core fueron habilitados en contingencia de acuerdo al plan desarrollado para ello. (SIIDJ, PAGARES, REGISTRO, TIDIS WEB y FTP y PORTAL WEB) La solución de contingencia tecnológica funciona muy bien para escenarios en los cuales se presenten daños o degradaciones totales o parciales de la infraestructura a nivel de hardware; sin embargo es necesario establecer nuevas estrategias tendientes a cubrir escenarios en los cuales pueda verse comprometida la data o bien la estructura de la base de datos como se vio en la contingencia presentada durante la operación en ambiente contingente. El escenario de falla presentado por el cual los servicios del Depósito (SIIDJ y Registro) estuvieron fuera por un periodo de 6.5 horas, no obedece a una falla de la prueba de continuidad, es decir, dicho problema no tiene que ver directamente con la activación, puesta en funcionamiento o capacidad de la solución de contingencia tecnológica implementada por el Depósito. Es un escenario de falla que pudo haberse presentado en cualquier momento de la operación, bien sea en datacenter principal o

6 contingente. Pero evidenció un punto de falla importante que debe ser considerado como parte de la solución. Dado el problema presentado durante la operación en contingencia, y la gravedad del impacto, fue necesario activar el plan para manejo de crisis a través del comité de crisis que está creado en la estructura de gobierno de continuidad del negocio. Como parte de este manejo, se llevaron a cabo las siguientes acciones: o Reunión de comité en varias sesiones para acordar decisiones y ruta de acción a seguir en cada momento de acuerdo al estado de la situación. o Notificación al mercado acerca de la situación presentada y del estado de los servicios o Notificación a audiencia interna acerca de la situación y acciones a seguir o Notificación a Superintendencia Financiera de la situación o Coordinación con proveedores y socios de negocio para conseguir apoyo con ampliaciones de horarios para cumplimiento La actuación de los miembros del comité evidenció un buen comportamiento y reacción ante situaciones de crisis, se evidenció tranquilidad en la evaluación de la situación y en la forma de asumir los resultados adversos. Así mismo se evidenció capacidad de trabajo en equipo durante toda la jornada. Los funcionarios del Depósito han demostrado estar preparados para trabajar en situaciones de contingencia y han mostrado un importante compromiso con el desarrollo de estrategias que permitan a la organización recuperarse ante eventos de crisis,

7 esto se evidencia en el nivel de compromiso con que fue asumida la solución del inconveniente y las acciones posteriores a nivel operativo necesarias para lograr el cumplimiento final del total de la operación dentro del mismo día. Se logró tener apoyo por parte de la Superintendencia Financiera, Banco de la Republica, la Bolsa de Valores y los demás clientes afectados, comprendiendo los problemas técnicos presentados durante el primer día de ejecución de la prueba. Es necesario emprender un análisis exhaustivo de la situación presentada a nivel técnico, para implementar inmediatamente los correctivos necesarios para vitar que una situación como esta se vuelva a presentar. Fue importante el hecho de mantener la operación en contingencia a pesar de los inconvenientes enfrentados, ya que esto permitió corregir los problemas en un hecho real y cumplir con la operación en ambiente contingente al día siguiente como se tenía previsto; demostrando, después de superado el problema, la capacidad del datacenter alterno de asumir la operación total del Depósito y así mismo permitiendo ejecutar los procesos de cierre y posterior retorno al sitio primario tal como se había planificado. Los resultados para el servicio de Pagarés Desmaterializados son muy positivos. Frente a la última Prueba General de Continuidad, la cual se llevó a cabo en agosto de 2011, el avance para este producto es muy importante. La operación de este servicio fue absolutamente transparente para todos sus clientes, quienes no

8 percibieron ninguna alteración ni diferencia en el servicio que actualmente reciben, tanto en modalidad B2C como B2B. Los resultados frente al aplicativo de Tidis web también fueron positivos. El servicio se mantuvo funcionando correctamente durante los dos días de forma ininterrumpida. Los resultados obtenidos de la operación en contingencia para el Portal Web fueron muy satisfactorios, no se presentó ningún problema en los dos días de operación. Es de anotar que es la primera vez que esta aplicación hace parte de una Prueba General de Continuidad.

9 4 EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN Como parte de la evaluación posterior al ejercicio se llevó a cabo una encuesta en la cual se busca evaluar la percepción de todos los involucrados en la prueba con respecto a: Coordinación y Preparación de la Prueba (30%) Operación de la Prueba (50%) Participación de Externos (20%) A continuación se mencionan los resultados de la encuesta realizada para esta prueba: 4.1 Población Objetivo: La encuesta se distribuyó entre todos los funcionarios de las áreas de Deceval que participaron en el ejercicio el día lunes 21 de enero con plazo de enviarla solucionada antes del martes 22 de enero a las 5:00 pm. 4.2 Criterios de Evaluación y Calificación Obtenida: Item 1: Coordinación y Preparación de la Prueba En este ítem se evaluaron temas como la correcta divulgación de objetivos, alcance, responsabilidades y resultados esperados entre todos los participantes. La adecuación de los objetivos planteados, la asignación de recursos y seguimiento de las actividades de la prueba durante su ejecución. El Resultado obtenido para este ítem fue 4.18 sobre 5.0

10 Item 2: Operación de la Prueba Este ítem busca evaluar la forma en que se llevaron a cabo las actividades durante la ejecución, la calidad del soporte y el logro de los resultados esperados. El resultado obtenido para este ítem fue 3.7 sobre 5.0 Item 3: Participación de externos Este ítem buscar evaluar la participación de los proveedores y de los clientes invitados a la prueba en cuanto a su nivel de compromiso y responsabilidad con el desarrollo de la misma. El resultado obtenido para este ítem fue 3.81 Así las cosas, la calificación total ponderada que han dado los participantes al ejercicio es de 3.87

11 5 CONCLUSIONES Se llevó a cabo un ejercicio completo de activación de contingencia tecnológica del depósito para todos los sistemas core de negocio en horario hábil, incluyendo operación en línea y batch durante dos días, procesos de cierre nocturno y retorno a la normalidad, cumpliendo con todos los objetivos definidos en la planeación del ejercicio. Durante el evento de contingencia experimentado en la operación del día jueves 17, el cual afectó el servicio de SIIDJ y Registro, se evidencio un gran compromiso por parte de todos los funcionarios involucrados, todos estuvieron dispuestos a colaborar para que el problema se solucionara lo más pronto posible. Fue posible identificar desviaciones y oportunidades de mejora en el ambiente de contingencia, y en el ambiente principal, lo cual es un insumo vital para el proceso de mejoramiento continuo inmerso en la Gestión de Continuidad del Negocio. Se identificó la necesidad de ampliar el espectro de los escenarios de falla técnica que se han contemplado como parte de la solución de contingencia para poder cubrir nuevos eventos que son susceptibles de ocurrir, como aquellos que comprometan la data y/o las estructuras de la base de datos. A través de este ejercicio se logra demostrar que la solución de contingencia tecnológica con que cuenta Deceval funciona y es capaz de soportar la operación real del negocio, a pesar del problema presentado, fue posible superarlo y cumplir con la

12 operación del día, además de operar un segundo día en contingencia sin reportar problemas significativos. Esto aumenta el nivel de confianza que el Depósito puede tener frente a este esquema contingente. La Superintendencia Financiera de Colombia estuvo involucrada con el ejercicio en su planeación y ejecución manifestando su completa aceptación y apoyo del mismo como parte del fortalecimiento de la estrategia de contingencia general del mercado financiero y de valores. El ejercicio se considera valioso para el avance de Deceval como equipo frente a su actuación y reacción ante eventos de contingencia reales. Como paso siguiente se continuará trabajando en las situaciones particulares que se identificaron, y en el mejoramiento de la solución actual de manera que pueda ofrecerse un nivel de confianza cada vez mayor para la organización y sus clientes. Como paso siguiente se iniciará el trabajo particular para identificar la causa raíz de los inconvenientes que se presentaron de modo que pueda implementarse con prontitud la acción correctiva correspondiente en cada caso particular. Agradecemos a todos los participantes su valiosa colaboración y aportes al proceso que permite afianzar los procedimientos y recursos de contingencia disponibles para reaccionar y recuperarnos ante un evento de crisis.