SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS

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1 1 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Hernando Vargas Caicedo M.Sc. hvargas@uniandes.edu.co Holmes Julian Paez Martinez M.Sc. hpaez@uniandes.edu.co Javier Mauricio Prieto O M.Sc. ja.prieto@uniandes.edu.co Harrison Adrian Mesa H. M.Sc ha.mesa905@uniandes.edu.co ÁREA DE INGENIERÍA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - COLOMBIA

2 2 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES La Gerencia de Proyectos se refiere al grupo de procesos llevados a cabo para armonizar el desarrollo de las etapas y la participación de los responsables con las diferentes áreas funcionales de un proyecto paraa lograr los estándares de desempeño que satisfacen una necesidad o tomar ventaja de una oportunidad de negocio. ÁREA DE INGENIERÍA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - COLOMBIA

3 3 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN Contexto del estudio Estandarización de procesos Gerencia de proyectos y estandarización de procesos: La necesidad Práctica de la Gerencia de proyectos: El diagnóstico Estandarización Integrada: La propuestap Herramienta computacional TOGAF: Negocio y Tecnologías de la Información Business Process Management (BPM) & Business Process Modeling Notation (BPMN) Prototipo compuatcional

4 4 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES CONTEXTO DEL ESTUDIO -Una reconocida firma de construcción en Colombia que en la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio ha evolucionado recientemente desde la contratación pública y privada y los servicios de gerencia de proyectos hacia la promoción de nuevos prospectos desde su concepción hasta su operación y el final de la vida útil. Hydroelectric Project Proce II - Antioquia Soacha Hospital Social Housing Tintalá Bogotá D.C ÁREA DE INGENIERÍA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - COLOMBIA

5 5 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Palacio de exposiciones y convenciones de Medellin Shopping center Multicentro - Panama ÁREA DE INGENIERÍA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - COLOMBIA Taken from

6 6 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Evolución en el alcance de la gerencia Desde la gerencia de construcción: En la fase de construcción (Proyectos públicos y de infraestructura) Hacia la gerencia de proyectos: En todo el ciclo de vida del proyecto (Edificaciones i y negocios propios)

7 7 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Gerencia de proyectos y estandarización ió de procesos: La necesidad Esta reciente estructura organizacional ha incorporado un modelo de gerencia para llevar a cabo los nuevos procesos y desarrollar las nuevas actividades para integrar el ciclo de vida completo en sus proyectos. Un primer paso para consolidar este esquema de gerencia integrada fue entender y estandarizar el manejo de los procesos asociados a cada etapa en el desarrollo de proyectos. El estudio se basó inicialmente en la unidad de negocio encargada de promover proyectos comerciales e institucionales (públicos y privados)

8 8 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Estandarización de procesos: La necesidad Desde los procesos informales a los procesos formales En la teoría: Inicio i de un proyecto: Identificación ió de necesidades/ d oportunidades de negocio (Metas del dueño) Desarrollo de proyectos: Etapas temporales en el ciclo de vida (Gerente de Proyecto) Concepción/ planeación/ ejecución/ operación Etapas de trabajo: Procesos (Áreas funcionales)

9 9 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Estandarización de procesos: La necesidad Desde los procesos informales a los procesos formales Caso de estudio: Diversidad: Tipos de proyectos - escala y complejidad. Definiciones no unificadas: Ciclo de vida, etapas del proyecto y sus procesos Maduración desigual de las áreas: Área de construcción/ ejecución Vs. Área de gerencia del proyecto (Necesidad de alcanzar un nivel de maduración) Enfoque de la documentación. Procesos y responsabilidades de los trabajos de construcción

10 10 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Práctica de la gerencia de proyectos Diagnóstico Caso de estudio: La propuesta inicial i i hacia un consenso sugirió ió las siguientes etapas: prefactibilidad, factibilidad, planeación, construcción, entrega y operación en una secuencia simple y lineal.

11 11 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES CASE STUDY GENERAL PROCEDURE ÁREA DE INGENIERÍA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - COLOMBIA

12 12 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Práctica de la gerencia de proyectos Diagnóstico El orden cronológico de las etapas ofrece un flujo de información estructurada y progresiva necesaria para la propuesta de estandarización Con base en el análisis sistemático de los procesos actuales en los proyectos Entrevistas para conocer: Prácticas actuales de la gerencia de proyectos Áreas funcionales y su organización Participantes (Internos y externos) Evidencia a consultar: Formatos, Planos, Documentos legales y documentación del sistema de calidad

13 13 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Práctica de la gerencia de proyectos Diagnóstico Análisis Diferentes proyectos, e incluso el mismo proyecto, muestran un bajo nivel de estandarización Los proyectos han evolucionado y cambiado de acuerdo con la experiencia personal distantes del aprendizaje organizacional en gerencia de proyectos Fueron identificadas las mejores prácticas y agrupadas en el siguiente esquema:

14 14 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES PROJECT STAGES ÁREA DE INGENIERÍA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - COLOMBIA

15 15 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Práctica de la gerencia de proyectos Diagnóstico Análisis Ambos, el orden y terminología propuesta para el ciclo de vida de proyectos tienen un carácter genérico Para ser aplicados en cualquier tipo de proyecto y fácilmente ajustables Dos análisis fueron llevados a cabo: Análisis de las etapas individuales y del ciclo integrado

16 16 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Estandarización Integrada: La propuesta I. Diagrama de flujo de procesos integrados Etapas del proyecto / Ciclo de vida del proyecto Procesos internos / flujo Relaciones lógicas Articulado con procesos externos La convención sigue la notación PMBOK Mapa de procesos integrado

17 17 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES INTEGRATED STANDARDIZATION PROPOSAL INTEGRATED PROCESS FLOWCHART ÁREA DE INGENIERÍA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - COLOMBIA

18 18 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Estandarización Integrada: La propuesta I. Diagrama de flujo de procesos integrados II. Mapa integrado de procesos Representación matricial: i Process Protocol University of Salford y Áreas de conocimiento PMBOK Intersección: etapas & áreas de gerencia y sus procesos

19 19 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES INTEGRATED STANDARDIZATION PROPOSAL INTEGRATED PROCESS MAP ÁREA DE INGENIERÍA Y GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA CIVIL Y AMBIENTAL UNIVERSIDAD DE LOS ANDES - COLOMBIA

20 20 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES Estandarización Integrada: La propuesta I. Diagrama de flujo de procesos integrados II. Mapa integrado de procesos III. Entregables Como resultado de la estandarización de entregables en las entradas y salidas de los procesos Representan un avance en términos de la formalidad en el manejo de información estandarizada y uniforme La documentación del mapa de procesos es homogénea e independiente del talento humano mejorando la trazabilidad y la documentación

21 21 Herramienta computacional i. Actualizar el mapa de procesos desarrollado para la fase I. ii. Ajustar y complementar las plantillas de entregables. iii. Realizar un análisis del software más importante existente en el mercado. iv. Incorporar las plantillas obtenidas como resultado del objetivo ii. en el mapa de procesos actualizado y generar un prototipo

22 22 SISITEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GERENCIA DE PROYECTOS: ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES TOGAF: Negocio y Tecnologías de la Información TOGAF Tiene como principal objetivo establecer un enlace entre Negocio y Tecnologías de la Información en las empresas, aportando múltiples beneficios a ambas áreas. Se trata de una metodología (framework) para la creación de una Enterprise Architecture que puede ser utilizado libremente por toda aquella empresa que así lo desee. TOGAF son las siglas de The Open Group Architecture Framework y, por tanto, pertenece a The Open Group, un consorcio que está formado por profesionales del sector TI, con el objetivo de marcar directrices, independientes de fabricantes, en el mundo de la Arquitectura TI. Nacido a mediados de los 90, The Open Group ha trabajado de forma continua en la definición y evolución de TOGAF y en la actualidad contiene

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34 34 5. CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DEL PROTOTIPO GEST TIONES