Procedimiento para el Ingreso y Egreso de Material al Departamento de Almacenes e Inventarios

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1 Página 1 de 11 Procedimiento para el Ingreso y Egreso de Material al Inventarios TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO Permanente. FECHA DE ELABORACIÓN Junio 2015 FECHA DE REVISIÓN Diciembre 2015 ELABORÓ C. José Salvador López Bribiesca Director General de Administración REVISÓ C. Mónica Vega Hernández Directora de Desarrollo Administrativo y Capacitación VALIDÓ C. Ángel Roberto Ceballos Campos Oficial Mayor AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez del Mercado Herrera Secretaría de Educación Pública

2 I.ÍNDICE Página 2 de 11 CONTENIDO I. ÍNDICE... 2 II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 5 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 6 VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 7 VII. LISTA DE FORMATOS... 9 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA... 11

3 II. ALCANCE Y OBJETIVO Página 3 de 11 ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los bienes y productos adquiridos por el Adquisiciones de la Secretaría de Educación Pública del Estado, en donde se establezca la recepción, control, almacenamiento y entrega de los mismos por parte del OBJETIVO Administrar en el Almacén General, los registros actualizados de las entradas, las existencias y salidas de material del, así como recibir y verificar los materiales suministrados por los proveedores, de acuerdo a las normas establecidas para tal fin, así mismo, con el propósito de asegurar la calidad en el cumplimiento de las obligaciones que la Secretaría de Educación Pública requiera para que cuente en tiempo y forma con los bienes y productos solicitados.

4 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN Página 4 de 11 NORMAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Vigente. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla, Vigente. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Puebla, Vigente. Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Puebla, Vigente. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La Dirección de Recursos Materiales mediante el Inventarios, en coordinación con las Unidades Responsables de la Secretaría, será la facultada para proporcionar los servicios de recepción, verificación, guarda y distribución de los bienes y productos a las Unidades Responsables, para el desarrollo de sus funciones de manera ágil, eficiente y oportuna. Recibir el material adquirido cotejando su concordancia con la factura, orden de compra y ficha(s) técnica(s) correspondientes. Autorizar para que el proveedor descargue el material, en el lugar disponible que le sea indicado. Informar al Adquisiciones de la recepción del material y a la Unidad Responsable correspondiente, para disponer en el Almacén General del material solicitado. En el caso de producto no conforme, no se realizará la recepción, notificándole al Proveedor y al Adquisiciones para solventar la no conformidad del producto. Dar a la UR el formato de encuesta de salida para llenarla al momento de la entrega del material.

5 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Página 5 de 11 Recursos Humanos Jefe(a) de Inventarios Almacén General Materiales Maquinaria Información Papelería Tarimas Material de Embalaje Computadora Teléfono Impresora Montacargas Patines Diablitos Leyes, Reglamentos, Normatividad Vigente. Orden de Compra DRM/PO/ Factura, Orden de Embarque o Remisión Ficha Técnica SEP DRM/PO/01-007

6 V. DIAGRAMA DE FLUJO Página 6 de 11 Jefe (a) de Depto. De Invetarios Proveedor Unidad Responsable Inicio 1 Recibe orden de compra y factura, Orden de Embarque o Remisión Recibe material 2 Le indica el motivo al proveedor mediante un informe de rechazo 1 4 Informe de rechazo DRM/ PO/ Revisa físicamente contra orden de compra y factura, Orden de Embarque o Remisión y ficha técnica No Cumple con lo solicitado? Si Orden de compra SEP DRM/PO/ Elabora la Entrada de Almacén y se envía al Adquisiciones y Dirección de Recursos Financieros Entrada de DRM/ PO/ Subsana el rechazo 6 Procede a descargar el material Almacena temporalmente en el área disponible 9 Actualiza Kardex de existencias Orden de compra SEP DRM/PO/ Kardex (control de existencias) DRM/PO/ Se le informa a la Unidad Responsable correspondiente, que puede pasar a recibir su material 11 Elabora salida de Salida de Almacén SEP DRM/PO/ Recoge material, firma y sella de recibido entrega parcial o total 13 Actualiza Kardex de existencias Kardex (control de existencias) SEP DRM/PO/ Fin del proceso

7 Página 7 de 11 Secuencia de etapas 1. Recibe orden de compra y factura, Orden de Embarque o Remisión. VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1.1 Recibe orden de compra y factura, Orden de Embarque o Remisión. Responsable Formato Jefe (a) de Depto. De Inventarios 2. Recibe material. 2.1 Recibe material 3. Revisa físicamente contra orden de compra y factura, Orden de Embarque o Remisión y ficha técnica. 4. Le indica el motivo al proveedor mediante un informe de rechazo 5.Subsana el rechazo 3.1 Revisa físicamente contra orden de compra, 3.2 Revisa factura, Orden de Embarque o Remisión. 3.3 Revisa ficha técnica. Cumple con lo solicitado? Si: pasa a actividad 6 No: pasa a actividad 4 4.1Se le indica al proveedor mediante un informe de rechazo. 5.1 Subsana el rechazo Pasa a la actividad 2 Jefe (a) de Depto. De Inventarios Proveedor Orden de compra SEP DRM/PO/ N/A Orden de compra SEP DRM/PO/ Informe de rechazo DRM/PO/ N/A 6.Procede a descargar el material 7. Elabora la Entrada de Almacén y se envía al 6.1 Procede a descargar el material Proveedor N/A 7.1 Elabora el formato de Entrada de Almacén. 7.2 Envía al Adquisiciones el formato de Entrada de Almacén. Entrada de DRM/PO/02-002

8 Página 8 de 11 Adquisiciones y Dirección de Recursos Financieros 8. Almacena temporalmente en el área disponible. 9. Actualiza kardex de existencias 10. Se le informa a la Unidad Responsable correspondiente, que puede pasar a recibir su material 11.Elabora salida de Almacén 12.Recoge material, firma y sella de recibido entrega parcial o total 13. Actualiza kardex de existencias 7.2 Envía a la Dirección de Recursos Financieros el formato de Entrada de Almacén. 8.1 Elabora temporalmente en el área disponible. 9.1 Actualiza Kardex de existencias 10.1 Se le informa a la Unidad Responsable correspondiente, que puede pasar a recibir su material 11.1Elabora salida de 12.1Recoge su material parcial o total 12.2 Firma y sella de recibido 13.1 Actualiza Kardex de existencias Fin del Procedimiento. Unidad Responsable. N/A Kardex (Control de existencias) DRM/PO/ N/A Salida de Almacén SEP DRM/PO/ N/A Kardex (control de existencias) DRM/PO/02-003

9 VII.LISTA DE FORMATOS Página 9 de 11 Formato Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Orden de Compra Ficha Técnica Año fiscal Permanente Adquisiciones Adquisiciones DRM/PO/ DRM/PO/ Informe de rechazo 7 días DRM/PO/ Entrada de Almacén Kardex (Control de existencias) Salida de Almacén Encuesta de Salida Tabla de medición Año fiscal Permanente Permanente Mensual 1 año DRM/PO/ SEP DRM/PO/ DRM/PO/ DRM/PO/ DRM/PO/02-006

10 Página 10 de 11 VIII.CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de Actualización Descripción del cambio 1 Septiembre 2015 Cambio de nomenclatura 2 Diciembre 2015 Se cambia la nomenclatura de Departamento a la Dirección

11 Página 11 de 11 IX.SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA Salida del procedimiento: Material ingresado y/o entregado Indicadores de medida: Encuesta de Salida Mayores a evaluación 5 Encuestas aplicadas X 100