MANUAL DE CUOTA EN UNIDADES POR TERRITORIO

Transcripción

1 MANUAL DE CUOTA EN UNIDADES POR TERRITORIO 1. PROCESO DE CALCULO DE LA CUOTA EN UNIDADES POR TERRITORIO Análisis de los territorios nuevos, para verificar si ya han tenido venta real en los últimos 6 meses para colocarlos en la tabla de asociación de territorios y las líneas que vende. Análisis de las líneas nuevas, para verificar si ya han tenido venta real en los últimos 6 meses para que ya entren a participar en él calculo de los porcentajes de participación. Calculo de los porcentajes de participación de las ventas en unidades de los últimos 6 meses del territorio en la región a la que pertenece. A los productos nuevos, que son extensiones de líneas, el sistema le calculara su porcentaje de participación, de acuerdo a la participación que tenga la línea a nivel de territorio sobre la región A las líneas nuevas que todavía no tienen venta real en los últimos 6 meses, el sistema le calculara la cuota en unidades a los territorios dependiendo del porcentaje de participación que el Gerente le ha asignado a cada uno de sus territorios en la tabla de asociación Territorios y líneas que vende. Para los productos que presentan diferencia en la cuota a nivel región Vs. La cuota a nivel territorio, dicha diferencia se resta o se suma al territorio que más venda ese producto en la región. A los productos que no tengan cuota en un territorio y pertenezcan a una de las líneas que debe vender el territorio, el sistema le colocara una cuota optima o mínima parametrizada por Mercadeo. 1

2 2. MODULO DE CUOTA EN UNIDADES 2.1 ASOCIACION TERRITORIO - LINEAS (OPCION DE8I) Mediante esta opción el Gerente de Distrito debe colocar los Territorios de su región y las líneas que vende ese territorio. IMPORTANTE!! : Existen 2 tipos de eventos que suceden con los territorios: 1. Territorio nuevo pero por rezonificacion: Este territorio se debe capturar en esta asociación ya que tiene historia de ventas. 2. Territorio nuevo totalmente: Este tipo de territorio NO SE DEBE capturar en esta asociación, a este tipo de territorio, se le debe de capturar la cuota manualmente por cada ítem y durante los próximos 6 meses (opción DE8J. La pantalla de mantenimiento de esta asociación es la siguiente: Esta presenta el siguiente menú de anillo: Consultar: Mediante esta opción se puede consultar cualquier territorio y las líneas que tenga asociadas. Siguiente: Pasa al siguiente territorio, si en la consulta el usuario eligió varios territorios. Anterior: Pasa al anterior territorio, si en la consulta el usuario eligió varios territorios. Primero: Pasa al primer territorio consultado, si en la consulta el usuario eligió varios territorios Ultimo: Pasa al ultimo territorio consultado, si en la consulta el usuario eligió varios territorios 2

3 ADicionar: Mediante esta opción el sistema permite adicionar un territorio con sus diferentes líneas asociadas. Modificar: Mediante esta opción el usuario modifica las líneas asociadas que tiene el territorio que en ese momento este desplegado en la pantalla. Cuando el usuario modifica las líneas asociadas a cada territorio, puede adicionar con CONTROL F1 o puede borrar una línea determinada con CONTROL F2. Borrar: En esta opción el usuario puede borrar todas las líneas al territorio que en este momento este en pantalla. Terminar: Permite salir de esta opción. Los campos que tiene esta opción son: región: no se puede modificar Territorio: no se puede modificar Linea: Código de la línea, se puede cambiar. Nombre línea: no se puede modificar % Part.: Este es el porcentaje de participación que tiene una nueva línea en el territorio. I IMPORTANTE!!: Este porcentaje lo debe capturar el Gerente de Distrito a cada uno de los territorios que van a vender la línea nueva. Ya que con base en este el sistema le calculara la cuota en unidades a cada Territorio. Fec.Inicio: Es la fecha de inicio de ventas de la línea nueva, a la cual se le coloco anteriormente el porcentaje de participación. 2.2 CAPTURA DE CUOTA EN UNIDADES A TERRITORIOS NUEVOS (OPCION DE8J) Mediante esta opción el Distrito de Ventas puede capturar la cuota en unidades por territorio y por ítem para los próximos 6 meses. IMPORTANTE!!: Esta cuota se debe de capturar SOLO A LOS TERRITORIOS NUEVOS, y por cada ítem vayan a vender, se debe capturar la cuota para los próximos 6 meses, y solo se hace una vez. La pantalla de captura de cuota es la siguiente: 3

4 Esta opción contiene el siguiente menú de anillo: Consulta: Proceso mediante el cual se consulta una cuota en unidades de un ítem en un territorio determinado por el usuario. Siguiente: Es el siguiente ítem consultado en el mismo territorio, si ha consultado mas de un ítem en el mismo territorio Anterior: Es el Anterior ítem consultado en el mismo territorio. Primero: Es el primer ítem consultado en el mismo territorio. Ultimo: Es él ultimo ítem consultado en el mismo territorio. ADicionar: Es la opción para adicionar la cuota de un ítem a un territorio en un año mes determinado. ActuaLizar: Permite actualizar la cuota por mes del ítem que en ese momento este en pantalla. Aquí se pude insertar un nuevo mes, presionando la tecla CONTROL F1, y también se puede borrar un mes determinado, presionando la tecla CONTROL F2. Borrar: Elimina toda la cuota en unidades que se tiene en ese momento en pantalla. CopIar: Copia TODA la cuota de ventas desde un territorio y año mes a otro territorio. La pantalla de parametrización de este proceso es la siguiente: 4

5 En la cual se detalla DESDE: que región, territorio, año, mes inicial y final se desea copiar toda la cuota en unidades, A: otra region o la misma region, otro territorio, año, mes inicial y mes final. IMPORTANTE!!: El rango de meses inicial y final en ambos lados debe ser la misma cantidad, es decir que si en DESDE hay 5 meses para copiar, en A deben también estar 5 meses a recibir, no importa si el rango de meses es diferente. Los campos que contiene esta actualización son los siguientes: Región: código de la región a actualizar Territorio: código del territorio a actualizar ítem: código del ítem a actualizar Ano: Año para actualizar la cuota en unidades. Mes: Numero del mes para actualizar la cuota. Uds. Regul.: cantidad de unidades regulares a presupuestar. Uds. Oferta: cantidad de unidades en oferta a presupuestar (ESTOS CAMPOS SE DEBEN DE DEJAR EN CERO) Uds. Ofer Esp.: Unidades en oferta especial (ESTE CAMPO SE DEBE DE DEJAR EN CERO). Prec. Unit: Precio unitario del ítem. Valor: Valor total del presupuesto del ítem en ese mes. 5

6 2.3 CALCULO DE LA CUOTA EN UNIDADES (OPCION DE87). Proceso mediante el cual el sistema le captura la cuota en unidades a cada Territorio de acuerdo al proceso mencionado en el punto 1. La pantalla de parametrización del proceso es la siguiente: Estos son los parámetros del calculo de la cuota en unidades: Ano: Año en el cual se va a calcular la cuota en unidades. Mes: Numero del mes desde donde inicia él calculo de la cuota en unidades. Nro. Meses: Numero de meses en que se va a calcular la cuota, es decir que si colocamos 4, como en el ejemplo de la pantalla anterior, el sistema calculara la cuota del mes de Mayo, Junio, Julio y Agosto de Si se coloca 1, el sistema solo calculara la cuota del mes que mencionamos en el parámetro anterior, o sea el mes de Mayo de 2004 solamente. región: código de la región a la cual se le va a calcular la cuota en unidades. No. de Lista para valorizar la Cuota: Aquí se debe digitar él numero de la lista de precios con la cual esta valorizado el estimado de ventas por región, para hacer la misma valorización a nivel de cuota en unidades. Para el 2004 la lista de precios utilizada es la 12, el Departamento de Mercadeo es quien define esta lista. 2.4 REPORTE DE VALIDACIÓN CUOTA ESTIMADA Vs. CUOTA CALCULADA EN UNIDADES (OPCION DE8H). Reporte mediante el cual se realiza una validación en unidades y pesos de la cuota estimada a nivel región con la sumatoria de las cuotas de todos los territorios de dicha región. La pantalla de parametrización del reporte es la siguiente: 6

7 Los parámetros del reporte son los siguientes: Ano: Año del que se desea hacer la validación. Mes: Mes en que se desea hacer la validación de las cuotas. Región: código de la región para validar la cuota. línea /sublin.: Código de la línea o de la sublinea a validar, si se desean todas las líneas este campo se debe de dejar en blanco. Informe a nivel de (S)ublinea o (I)tem (S/I)?: Aquí el usuario escoge si lo desea a nivel de Sublinea marcaría la letra S, pero si desea la validación de ítem por ítem, debe de digitar la letra I. En este reporte se detallan las siguientes columnas: Sublinea. Año: año de la validación Mes: Mes de la validación. ítem: Código del ítem si el usuario lo saco por ítem. Descripción: Descripción del ítem o de la sublinea, dependiendo como lo requiera el usuario. Cuota Estimada: Es el valor total en pesos de la cuota estimada por región. Cuota Calculada: Es el valor total en pesos de todas las regiones que pertenecen a la región a validar de la cuota en unidades. Diferencia: Es el valor de la diferencia entra la cuota estimada menos la calculada. Cuo U Est: Cantidad total de unidades estimadas o presupuestadas en la region. Cuo U Cal: Cantidad total de todas los territorios de dicha region de la cuota en unidades. Dif U: Diferencia en unidades estimadas y las calculadas en la cuota en unidades. 7

8 2.5 INFORME DE CUOTA EN UNIDADES POR TERRITORIO (OPCION DE8E) Reporte mediante el cual se le informara a cada territorio su cuota en unidades para un determinado Año Mes. La pantalla de parametrización del reporte es la siguiente: Los parámetros para ejecutar este reporte son los siguientes: Ano: Año en el cual se le desea detallar al vendedor su cuota en unidades. Mes: Mes en el cual se le desea imprimir la cuota al vendedor. Región: Código de la región a la que pertenecen los territorios a imprimir. Territorio: Código o rango de códigos de territorios a imprimir la cuota en unidades. División: Si se desea imprimir los territorios de una división en especial. Desea ver el informe a nivel de (S)ublinea o (I)tem?: Aquí el usuario escoge si lo desea a nivel de Sublinea o a nivel de ítem. IMPORTANTE!!: Este reporte debe generarse a los Territorios a nivel de ítem. Las columnas que se detallan en el reporte son las siguientes: región y Territorio al cual se le imprimió la cuota Código - Descripción: código y descripción del ítem. Unidades: Total unidades de la cuota para ese territorio. Pesos: Valor total de esas unidades. 2.6 REPORTE DE CUOTA EN UNIDADES VALORIZADA GERENCIAL. (OPCION DE8F) Reporte mediante el cual, el Gerente de Distrito, puede ver por división, sus diferentes territorios y sus respectivas cuotas valorizadas a nivel de línea y sublinea. La pantalla de parametrización del reporte es la siguiente: 8

9 Los parámetros del reporte son los siguientes: Ano: Año del cual se desea imprimir el reporte. Mes: Mes en el cual se desea analizar la cuota en unidades Región: Código de la región de donde se desea imprimir el informe gerencial. División: División especifica a las que pertenece un grupo de territorios. Linea/Sublinea: Código de línea o sublinea si se desea alguna en especial, si se desean todas este campo se deja en blanco. Las columnas que detalla el reporte son las siguientes: Linea/Sublinea: Código y descripción de la línea y las sublinea. Territorios: Descripción de los territorios de la región con sus respectivas cuotas valorizadas a nivel de sublinea y totalizado por línea. 2.7 REPORTE DE HORIZONTE DE CUOTAS Y SU BASE DE CALCULO (OPCION DE8K) Reporte mediante el cual se realiza un análisis de las cuotas en unidades calculada por el sistema en los próximos 4 meses, y su base del calculo de los últimos 6 meses de ventas por Territorio y por producto. La pantalla de parametrizacion del reporte es la siguiente: 9

10 Los parámetros del reporte son los siguientes: Año: Digite el año inicial para imprimir la cuota en unidades Mes:. Mes desde donde desea imprimir la cuota en unidades. Region:. Código de la Región a imprimir. Territorio: Código o rango de códigos de territorios a imprimir Lin/Sub/Ref: Código de la línea o de la Sublinea o de la referencia la referencia a imprimir. Es IMPORTANTE, que cuando se escoja la línea o Sublinea debe adicionar el carácter asterisco (*), para que el sistema tome toda la línea o toda la Sublinea. Por ejemplo, si se desea imprimir toda la línea profesional, se debe digitar en este parámetro 75*. Item: Código o rango de códigos de items, si se desea alguno en especial. El reporte imprimirá las siguientes columnas por Territorio: línea Sublinea Código y descripción del ítem 6 últimos meses de venta anterior. Promedio de venta de los últimos 6 meses % de participación calculado para la cuota en unidades 4 meses delante de cuota en unidades y en pesos. 2.8 REPORTE DE HORIZONTE AÑO MOVIL DE CUOTAS EN UNIDADES POR TERRITORIO (OPCION DE8L) Reporte mediante el cual se puede imprimir un horizonte de 12 meses del calculo de la cuota en unidades, comparándolas contra los mismos meses pero del año inmediatamente anterior por cada territorio y producto. La pantalla de parametrizacion del reporte es la siguiente: 10

11 Los parámetros del reporte son los siguientes: Año:. Año que se desea imprimir de la cuota en unidades. Mes:.. Mes inicial desde donde se desea imprimir la cuota en unidades Región:. Código de la región de donde se desea imprimir la cuota en unidades. Territorio: Código o rango de códigos de los territorios que se desean imprimir. Lin/Sub/Ref: Código de la línea o de la Sublinea o de la referencia la referencia a imprimir. Es IMPORTANTE, que cuando se escoja la línea o Sublinea debe adicionar el carácter asterisco (*), para que el sistema tome toda la línea o toda la Sublinea. Por ejemplo, si se desea imprimir toda la línea profesional, se debe digitar en este parámetro 75*. ítem: Código o rango de códigos de items, si se desea alguno en especial. El reporte imprimirá por cada territorio las siguientes columnas: línea Sublinea Código y descripción del ítem Real: Real de ventas de cada mes del año inmediatamente anterior a la cuota que se esta imprimiendo. Cuota: Cuota de ventas del cada mes del año elegido por el usuario. 11