11 Preguntas para su Auditoría del Balanced Scorecard

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2 11 Preguntas para su Auditoria del Balanced Scorecard Está encaminado. Solucione algunos asuntos para prevenir problemas a futuro. Algunos problemas requieren atención inmediata. Estamos de acuerdo que hasta los mejores sistemas de negocio necesitan ser revisados y actualizados regularmente. Según el dicho la práctica lo perfecciona. Le ofrecemos a continuación el siguiente checklist o listado de verificación que le servirá para auditar su proyecto de Balanced Scorecard y las estrategias de negocios que tenga allí desarrolladas. Este checklist de 11 preguntas básicas le servirá para encontrar posibles problemas y repararlos a tiempo, antes de que resulten en problemas mayores. En Sixtina quisimos crear una herramienta educacional para nuestros clientes, por eso dividimos las situaciones posibles en verde, amarillo y rojo, para que usted pueda verificar rápidamente si su proyecto está en riesgo y como solucionarlo. 2

3 Preguntas del Checklist Pregunta 1: Quién diseño el Balanced Scorecard para su empresa? En cada departamento tuvimos un practicante de BSC llevando una discusión disciplinada acerca de la estrategia y la forma de ejecutarla. Todos los miembros contribuyeron en la estrategia de formulación en su nivel y nos ayudaron a encontrar métricas o indicadores respectivos. Un consultor externo supervisó el proyecto y dio una excelente devolución en cada etapa. Nuestros estrategas hicieron el mayor trabajo; trabajando en conjunto con los consultores en ciertos casos. Otros empleados solo vieron los resultados y no participaron activamente. El Balanced Scorecard fue aportado como algo fuera de lo común por un consultor de estrategias. Explicación: Su estrategia es una pieza única de propiedad intelectual que es confeccionada por los miembros de su equipo; los consultores externos pueden ayudar con varios temas de organización y metodología, pero asegúrese que la estrategia sigue siendo su principal competencia. Involucre a su equipo en las facetas tempranas de la discusión de estrategia, ya que esto le ayudará a solucionar varios problemas de motivación en el futuro. Pregunta 2: Qué componentes del Balanced Scorecard tiene usted? Tenemos mapas de estrategia con metas de negocio basadas en causa y efecto; todas las metas de negocio están alineadas con al menos un indicador líder y uno rezagado, y planes de acción. Tenemos mapas de estrategia con metas de negocio, pero aún estamos en el proceso de encontrar las medidas correctas y planificar iniciativas al respecto. Tenemos varios KPIs, pero todavía no hay mapa de estrategia. Explicación: Olvídese de los KPIs, estos no son la parte más importante del Balanced Scorecard. Enfóquese primero en su estrategia. Qué hipótesis tiene en mente? Cómo se relaciona con las metas de su empresa? Cuál es su plan de acción? Cómo puede usted rastrear la ejecución? 3

4 Pregunta 3: Cómo se ve su Mapa Estratégico? Desde el Mapa Estratégico puedo rastrear la cadena de valor del cliente; son los conectores de causa y efecto entre todas nuestras metas de negocio. Tenemos algunas metas en nuestro Mapa Estratégico, pero no estamos seguros de la lógica de causa y efecto, a veces va de abajo para arriba, otras de arriba para abajo y hay algunas metas sueltas a las que no les contribuyen las anteriores. Nuestro Mapa Estratégico es un diagrama diseñado profesionalmente que muestra a grandes rasgos hacia dónde va nuestra empresa, es atendido en nuestras reuniones anuales. Explicación: El Mapa Estratégico es una de las herramientas más importantes para alcanzar un entendimiento claro sobre como su organización crea valor en el cliente, el Balanced Scorecard sugiere una forma disciplinada para describir la estrategia. Pregunta 4: Utiliza temas estratégicos? Dividimos nuestras metas de negocio en tres temas estratégicos. En nuestro caso es Intimidad del cliente, Liderazgo de producto y Excelencia Operativa. Nuestras metas probablemente podrían ser asignadas a los diferentes temas estratégicos, pero todavía no estamos siguiendo este abordaje disciplinado. De todas estas metas de negocio solo tenemos el tema estratégico o el Éxito financiero de la empresa por lo cual, no utilizamos ningún tipo de tema. Explicación: Los temas estratégicos dan un toque profesional al Mapa Estratégico, y de esta forma se vuelve más fácil de leer y explicar. Asegúrese de que cuando esté creando su estrategia tenga en cuenta estrategias genéricas y sus respectivos temas de estrategia. Pregunta 5: Qué medidas tiene? Tenemos un conjunto de medidas balanceadas que predicen el éxito en la ejecución (lead) y medidas que confirman que la ejecución fue exitosa (lag). Tenemos métricas para todas las perspectivas, no solo las financieras. 4

5 La mayoría de nuestras medidas están rezagadas, pero no entendemos la importancia de medidas lead y estamos intentando encontrar algunas. La mitad de nuestras medidas pueden caracterizarse como financieras. No estamos seguros sobre las diferencias entre medidas lead y lag. Obtuvimos nuestros KPIs de una lista de Internet sobre los KPIs populares. La mayoría de nuestras métricas son financieras. Explicación: Muchas organizaciones tienden a enfocarse demasiado en los indicadores financieros, en su naturaleza la mayoría de los indicadores financieros son rezagados, por ejemplo te dirán el resultado del juego, pero no como ganar. Asegúrese de invertir suficiente tiempo en encontrar buenos indicadores líder. Pregunta 6: Cuántas medidas tiene? Para cada meta de negocio tenemos una medida lead y una lag, aunque hay algunas metas de negocio son métricas o indicadores. En promedio tenemos 4 6 KPIs para cada meta de negocio, la mayoría son lags. Estamos utilizando KPIs estándar que fueron sugeridos por el consultor externo, no estamos seguros si/como estos KPIs son relevantes a nuestras metas de negocio. Explicación: Como dijimos anteriormente, el Balanced Scorecard no se trata de los KPIs, se trata de una estrategia y metas de negocio. Esto implica que primero usted necesita entender el contexto de su negocio y recién después debería encontrar métricas de rendimiento apropiadas, tomar indicadores de una lista online no es una opción. Su meta última es ejecutar su estrategia, no hacer otro ejercicio de medición, así que intente enfocarse solamente en los indicadores más importantes (hemos hablado de los indicadores clave anteriormente). Pregunta 7: Está su Scorecard ordenado jerárquicamente? Tenemos discusiones de estrategia regularmente e involucramos a participantes de todos los niveles de la organización. Cada unidad de negocio tiene su propio Balanced Scorecard alineado con niveles altos y bajos de metas de negocio. Tenemos un Scorecard con un plan de estrategia y medidas. Estas medidas están organizadas jerárquicamente hacia los niveles más bajos. 5

6 Nuestro plan de estrategia y sus métricas están disponibles solo para los gerentes. Todas las metas de negocio están ordenadas desde arriba hacia abajo y están controladas por KPIs. Explicación: No promueva un pensamiento tipo silo en su empresa, sino sus esfuerzos de ejecución de estrategia serán muy limitados por el clásico comando de control jerárquico. En vez, durante las etapas tempranas intente involucrar a su equipo en la discusión estratégica en todos los niveles de su organización. Cuando necesite explicar su estrategia a los niveles más bajos, hágalo utilizando metas de negocio, no KPIs. Pregunta 8: Cuándo fue la última vez que actualizó su Balanced Scorecard? Las mediciones son actualizadas mensualmente o cuatrimestralmente, los mapas de estrategia de todas nuestras unidades de negocio son revisadas cuatrimestralmente o anualmente. Las mediciones son actualizadas regularmente, pero el mapa de estrategia nunca fue actualizado. Las mediciones no se actualizan regularmente, utilizamos los mismos mapas estratégicos en todos los niveles como en los años anteriores. Explicación: Por un lado su mayor estrategia podría ser la misma por décadas, por otro lado la manera en que la estrategia es interpretada por las unidades de negocio cambiarán ciertamente. Es difícil dar una estimación sobre qué tan seguido necesita revisar sus estrategias de Scorecard, pero si encuentra que ha pasado por alto alguna oportunidad de mercado nueva, entonces fue demasiado tarde. Sea más proactivo con su estrategia y más controlado con sus experimentos. Pregunta 9: Utiliza software de automatización? Utilizamos un software profesional de Balanced Scorecard que nos permite crear Mapas Estratégicos, sumar metas de negocio, explicar la lógica de causa y efecto, alinear los KPIs, e iniciativas. Los datos requeridos para los KPIs son tomados directamente de los sistemas de nuestro negocio. Utilizamos un software profesional de Dashboard, de esta forma tenemos acceso a nuestros KPIs, pero los mapas estratégicos y las metas de negocio respectivas no son 6

7 parte del sistema. Los datos para los KPIs son importados de planillas de cálculo que ya tenemos. Utilizamos software de presentación como MS Power Point para nuestros mapas de estrategia, y programas de planilla de cálculo como MS Excel para las mediciones. Explicación: Uno podría sobrevivir con el formato de lápiz y papel, pero en estos casos los problemas de compra y motivación que se utilizan en Balanced Scorecard no pueden ser evitados. No hace falta decir que su tiempo es valioso, así que asegúrese de invertirlo en resolver retos intelectuales, y no dibujando objetos en un software de presentación. Pruebe con un diseñador de BSC, muchos profesionales reconocen que es una excelente herramienta. Pregunta 10 Cómo utiliza su empresa el Balanced Scorecard? Lo utilizamos a la hora de discutir la estrategia en todos los niveles; la iniciativa nos ayuda a formalizar nuestros planes de acción, son todas medidas que contribuyen a rastrear el proceso de ejecución. Estamos recopilando mucha información en nuestro Scorecard relacionada con la estrategia, estamos en camino a una disciplinada estrategia de definición, descripción y ejecución utilizando este marco. Mayormente utilizamos los KPIs como parte del Scorecard, alunas métricas son utilizadas para determinar recompensas y bonos, los empleados están controlados por los indicadores. Explicación: Asegúrese de que el Balanced Scorecard sea marco para la ejecución de la estrategia y no solo un simple Scorecard para calcular recompensas. Y dicho sea de paso, en la mayoría de los casos conectar recompensas a los indicadores no funciona. Pregunta 11: Cómo maneja un KPI en situación de zona roja? Las medidas pueden estar en la zona roja, es un indicador que necesitamos prestar mayor atención a cierta parte de la empresa. Una persona responsable del negocio y KPI es capaz de discutir la situación y proveer mejoras/planes de prevención posibles. Un KPI en la zona roja es un problema, por esto estamos tratando de elegir los KPIs cuidadosamente y así enfocarnos solamente en los que podemos influenciar. 7

8 Un KPI en la zona roja significa que alguien no hizo su trabajo y perderá su bono para el próximo cuatrimestre. Explicación: El Balanced Scorecard es más un cambio cultural que un proceso de avanzada o tecnología. Usted está buscando maneras de comprometer empleados, y explicar cómo ellos contribuyen a la ejecución de la estrategia, en vez de controlarlos directamente. Un KPI en la zona roja no solo significa problema, antes que nada es una oportunidad. Para más Información visite nuestro sitio web: 8

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