MANUAL SOFTWARE DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN - ENFOQUE DE COMPETENCIAS SECCIÓN COORDINADOR - SECCIÓN USUARIOS

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1 MANUAL SOFTWARE DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN - ENFOQUE DE COMPETENCIAS SECCIÓN COORDINADOR - SECCIÓN USUARIOS

2 Sección n para inducción n / / orientación Coordinador de Capacitación Alternativas Metodológicas y principales características Administrador del Sistema DNC virtual Etapas Detección Necesidades Capacitación Información requerida para realizar DNC Asesoría virtual y formas de contacto Cómo y Qué Administrar

3 DNC Nivel 1 ESTRATÉGICA Visión de Agentes Claves Rapidez del proceso Dos etapas de trabajo (Jefatura y Validadores) Informes y reportes on-line Asesoramiento on-line Alternativas Metodológicas y principales características DNC Nivel 2 PARTICIPATIVA O COLECTIVA Amplia participación en todos los niveles Oportunidad para consultar temas de relevancia organizacional Tres etapas de trabajo (Colaboradores, Jefaturas, Validadores) Informes y reportes on-line Asesoramiento on-line DNC Nivel 3 ENFOQUE COMPETENCIAS Evaluación objetiva (Criterios de desempeño validados) Identificación de Brechas de Competencias Laborales Informes y reportes on-line Asesoramiento on-line Construcción itinerario formativo

4 Administrador del Sistema DNC Virtual Sección en página web para ingresar al sistema RUT CONTRASEÑA Vista home del Administrador Sistema DNC Virtual y sus secciones principales

5 Información n requerida para realizar DNC Información n indispensable Para el funcionamiento efectivo del Sistema DNC Virtual, se requieren cargar dos archivos Excel con información clave En el documento Plantilla Base Personas se consignan los datos fundamentales de los participantes en el proceso (Jefaturas y Validadores) En el documento Relaciones a cada Jefatura se le asignan CARGOS para efectuar la evaluación de quienes los ocupan En el documento Competencias, se asocian las competencias a los cargos

6 Estrategia Comunicacional para realizar DNC Objetivo Busca impactar positivamente en todos los participantes de la DNC Virtual, antes, durante y una vez finalizada la misma, ocupando medios de comunicación de la empresa interesada, a fin de promover e incentivar la participación del grupo en cada una de sus etapas. Etapa 1. Campaña a Expectación n DNC Virtual Generar interés s y curiosidad en los usuarios participantes. Etapa 2. Aviso Comienzo Proceso Transmitir fechas, etapas y formas de contacto utilizados durante e el proceso. Etapa 3. Seguimiento proceso DNC Virtual Mostrar gráficamente los pasos y funciones a realizar para completar el proceso, procurando elevar tasa de participación. Etapa 4. Entrega Informes y Retroalimentación Se entregan informes finales y se solicita una retroalimentación n sobre el proceso. Muestras de Mensajes Gráficos que apoyan el cumplimiento de cada etapa de la Estrategia Comunicacional

7 Etapas Detección n Necesidades de Capacitación Etapa 1 1 Colaboradores Las personas que desempeñan los cargos manifiestan sus fortalezas, oportunidades de mejora y acciones de desarrollo, que se integran en un Plan de Desarrollo Individual (PAI) Etapa 2 Jefaturas Las Jefaturas evalúan las competencias de sus colaboradores, según criterios definidos por la empresa. Etapa 3 Reportes Se proporciona a Jefaturas y administradores un itinerario formativo, compuesto por módulos de formación ordenados según prioridad. JEFE ÁREA Nº 1 JEFE ÁREA Nº 2 EJECUTIVO/AS ÁREA Nº 1 SECRETARIA ÁREA Nº 1 ADMINISTRATIVO ÁREA Nº 1 ASESOR ÁREA Nº 2 Itinerario formativo individual para todos los que ocupan cargos Itinerario formativo Individual para todos los que ocupan cargos REPORTES ÁREAS Nº 1 y Nº 2 JEFE ÁREA Nº 3 ASISTENTES ÁREA Nº 2 REPORTES ÁREA Nº 3 SECRETARIA ÁREA Nº 3 ADMINISTRATIVO ÁREA Nº 3 AUXILIARES ÁREA Nº 3 CHOFER DESPACHO Itinerario formativo Individual para todos los que ocupan cargos Nº PARTICIPANTES DEL EJEMPLO: 6 Colaboradores 3 Jefaturas TOTAL PARTICIPANTES EMPRESA 9 PERSONAS

8 Información n requerida para realizar DNC Información n opcional Para una utilización óptima del Sistema DNC Virtual, se pueden incorporar las siguientes informaciones: Se pueden subir Mallas curriculares de formación, ya definidas por la empresa, en conformidad a sus objetivos de aprendizaje Se pueden subir Fotos de Participantes como una forma de personalizar el home de las Jefaturas y/o Validadores

9 Asesoría a virtual permanente y formas de contacto Tutoría a Permanente Aunque el Sistema busca brindar el máximo de autonomía a los usuarios (Coordinador, Jefaturas y Validadores), siempre que estos lo requieran pueden contactarse con un Asesor de Desarrollo Organizacional de CORCIN, para resolver dudas y otros requerimientos. Estas asesorías personalizadas se efectúan sin costo alguno para la empresa, las ocasiones que sea necesario, a través de diversas vías: CONTACTO TELEFÓNICO CORREO ELECTRÓNICO earriagada@corcin.cl asesor.do@corcin.cl asesor-do@corcin.cl CONTACTO SKYPE (Video y voz) evelyn.arriagada.asesor hugo.ceron.asesor andrea.meyer.asesor

10 ADMINISTRADOR COORDINADOR CÓMO Y QUÉ ADMINISTRAR? INGRESO AL SISTEMA DNC VIRTUAL PASO 1. El ingreso al sistema DNC VIRTUAL, se realiza a través de la página web en la sección Coordinador DNC, ingresando su RUT y apretando el botón Ingresar PASO 2. Cada vez que ingrese al Sistema DNC Virtual, deberá ingresar el RUT de su Empresa junto a su Clave Personal. Si olvida su clave, contacte a alguno de los Asesores de CORCIN. PASO 3. La pantalla de Inicio de la sesión Coordinador de DNC Virtual, contiene etiquetas de entrada que le permitirán realizar los cambios que considere necesario. Para ingresar debe pinchar en cada uno de ellos. VER EMPRESA Sección en la que podrá ver datos de su organización y de la administración del Sistema. VER USUARIOS Aquí podrá ingresar ver estados de avance de participantes y cambios en sus datos. DESCARGAR Aquí podrá extraer todos los reportes que genera el Sistema. MODIFICACIONES Sección donde podrá realizar cambios a datos de la Empresa DNC VIRTUAL Podrá revisar los Informes de las DNC Anteriores, sólo en caso de que las hayan realizado. Más informaciones: (02) (02) / dncvirtual@corcin.cl

11 ADMINISTRADOR COORDINADOR CÓMO Y QUÉ ADMINISTRAR? SECCIÓN VER EMPRESA PASO 4. En esta sección Ud. puede revisar los datos ingresados de la empresa. Sección VER EMPRESA, donde encontrará datos relevantes para la administración del sistema (Visión, Misión, Objetivos, Política, procesos) Logo Empresa, visible sólo si ha sido subido Esta sección se mantiene visible, contiene datos confidenciales como rut y contraseña y las fechas que usted ha definido para las etapas de colaborador y jefatura SECCIÓN VER USUARIOS PASO 5. Ingresando a la Sección VER USUARIOS podrá administrar los datos de todos los usuarios participantes, es decir de Colaboradores y Jefaturas. En esta parte encontrará las herramientas para hacer cambios en los usuarios, las posibilidades de cambio son: Editar Contraseña Esta sección le permite bajar tres reportes por cada usuario: Informe de Evaluación Final, Itinerario Formativo Individual, Plan de Acción Individual (PAI) Eliminar Contraseña Editar Datos Personales Más informaciones: (02) (02) / dncvirtual@corcin.cl

12 ADMINISTRADOR COORDINADOR CÓMO Y QUÉ ADMINISTRAR? SECCIÓN DESCARGAR PASO 6. En esta sección puede descargar información relacionada con: ESTADOS DE AVANCE, muestra los avances de los usuarios clasificados en Colaborador, Jefatura y Validador. INFORMES CONSOLIDADOS, acceso a toda la información del proceso, vale decir, a todos los cursos solicitadas por los participantes. DESCARGA DATOS DE EMPRESA, acceso a toda la información relacionada con su empresa (base personas, planilla relaciones, áreas y cursos, etc.) DESCARGAR ZIP DE FOTOS, permite visualizar las fotos compactadas en formato ZIP. Más informaciones: (02) (02) / dncvirtual@corcin.cl

13 ADMINISTRADOR COORDINADOR CÓMO Y QUÉ ADMINISTRAR? SECCIÓN MODIFICACIONES Solicitud Empresa PASO 9. La primera parte de esta sección permite llevar a cabo modificaciones en todos los datos de la empresa. En la frase Visión de la Empresa, puede agregar la visión que pertenece a su empresa. Lo mismo para el caso en que tenga Misión, Objetivos Estratégicos y Políticas de Calidad de la organización. Puede actualizar esta información cada vez que usted lo requiera. Además incluye una parte donde puede especificar los Objetivos de los Procesos/Áreas (Gerencias) participantes en DNC, así como las Acciones o Procesos que le permitirán cumplir con esos objetivos. Todos estos campos de información, pueden ser llenados de manera optativa, acción que enriquece los reportes finales generados por el Software. Datos de Administración PASO 10. Las acciones que puede llevar a cabo son: Definir quién será el Coordinador de la DNC, ingresando su nombre, contraseña personal ingresando el RUT de tu empresa, requisitos indispensables para entrar al sistema (Flecha Verde). En esta parte es esencial definir las FECHAS para cada grupo de usuarios sean estos Colaboradores, Jefaturas y Validadores (Flecha Azul) Cada dato que se modifique en esta sección de Administración debe ser enviado a CORCIN, a través del botón Enviar Solicitud (Flecha Roja). Más informaciones: (02) (02) / dncvirtual@corcin.cl

14 Etapas Software DNC Virtual 3 Enfoque Competencias Etapa 1 Colaboradores Participación trabajadores de la empresa Deben completar Plan de Acción Individual Revisar Propuestas Formativas para si mismos Para mayor información visite (02) (02)

15 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL 3: Etapa 1 Colaboradores INGRESO AL SISTEMA DNC VIRTUAL PASO 1. El ingreso al sistema DNC VIRTUAL, se realiza a través de la página web en la sección Participantes DNC, ingresando su RUT y apretando el botón Ingresar (Flecha Roja). PASO 2. La primera vez que ingrese al Sistema DNC Virtual, deberá crear una Clave Personal que será solicitada cada vez que ingrese, para una mayor confidencialidad de sus aportes. Si olvida su clave, contacte al responsable de su organización o alguno de los Asesores de Desarrollo Organizacional de CORCIN al correo dncvirtual@corcin.cl PASO 3. El Home de Bienvenida de la DNC Virtual muestra el Rol que llevará a cabo como usuario. Debe hacer click en el botón Iniciar Asistente para ingresar al sistema (Flecha Roja).

16 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL 3: Etapa 1 Colaboradores APLICACIONES HOME DE ENTRADA Sección que ofrece herramientas de ayuda al usuario: Skype, Manual de Instrucciones Colaborador, enlace a pagina y Contactos Telefónicos. Nombre DEPARTAMENTO y CARGO del Colaborador. Sección que muestra datos de IDENTIFICACION. Sección Personalizada, en la cual se explican las ACCIONES que pueden realizar en el Rol de COLABORADOR. Botón Iniciar Proceso, mediante éste podrá comenzar su Plan de Acción Individual DESARROLLO PROCESO COLABORADOR PASO 4. Corresponde a la primera acción a realizar como Colaborador, en la cual deberá completar su Plan de Acción Individual PAI. Debe presionar completar todos los datos requeridos, siguiendo las instrucciones.

17 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL 3: Etapa 1 Colaboradores DETALLE DEL PLAN DE ACCIÓN INDIVIDUAL El Plan de Acción Individual PAI, requiere que Usted proponga como máximo tres Fortalezas, tres Oportunidades de Mejora y tres Acciones de Desarrollo Personal que impacten en su Desempeño Laboral. Esta información servirá a cada Jefatura para realizar la Evaluación. El Plan de Acción Individual PAI está conformado por las siguientes secciones, que deberá completar: FORTALEZAS Son aquellos atributos y/o características personales QUE INFLUYEN DE BUENA MANERA en el desempeño laboral. En caso de duda puede presionar el botón ver ejemplo. OPORTUNIDAD DE MEJORA Son todas aquellos atributos y/o características QUE ES NECESARIO POTENCIAR, a fin de mejorar su desempeño laboral. En caso de duda puede presionar el botón ver ejemplo. ACCIONES DESARROLLO PERSONAL Son acciones concretas propuestas para POTENCIAR FORTALEZAS y aprovechar OPORTUNIDADES DE MEJORA. En caso de dudas puede presionar el botón ver ejemplos. Botón Siguiente, le permite continuar el proceso una vez completado el formulario

18 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL 3: Etapa 1 Colaboradores PASO 5. Tras haber concluido el PAI podrá ingresar cambios haciendo click en Modificar PAI ; si esta de acuerdo con la información del PAI presione Finalizar PAI, tras lo cual recibirá un mensaje de FELICITACIONES que confirma el fin de esta tarea. PASO 6. El ITINERARIO FORMATIVO estará disponible después que su Jefatura termine la evaluación, pudiendo ocurrir dos casos. CASO 1 En el cual la Jefatura aún no realiza la Evaluación del Colaborador, por lo que deberá esperar a que su Jefatura lo evalúe (Flecha Azul). CASO 2 Cuando la Jefatura realiza la EVALUACIÓN, el Colaborador podrá revisar los Módulos de Formación asignados clasificados en Urgentes, Necesarios, y Recomendables (Flecha Verde).

19 Etapas Software DNC Virtual 3 Enfoque Competencias Etapa Jefaturas Revisan PAI de sus colaboradores Evalúan las competencias de sus colaboradores Revisan Itinerario Formativo de cursos Para mayor información visite (02) (02)

20 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL NIVEL 3: Etapa Jefaturas INGRESO AL SISTEMA DNC VIRTUAL PASO 1. El ingreso al sistema DNC VIRTUAL, se realiza a través de la página Web en la sección Participantes DNC, ingresando su RUT y apretando el botón Ingresar PASO 2. La primera vez que ingrese al Sistema DNC Virtual, deberá crear una Clave Personal que será solicitada cada vez que ingrese, para una mayor confidencialidad de sus aportes. Si olvida su clave, contacte al responsable de su organización o alguno de los Asesores de Desarrollo Organizacional de CORCIN al correo dncvirtual@corcin.cl PASO 3. La pantalla de Inicio del Sistema DNC Virtual, contiene el ROL ó ROLES específicos que ejecutará el participante en el proceso y que debe pinchar para iniciar. ETAPA 1 DNC (Realiza su Plan de Acción Individual PAI) ETAPA 2 DNC (Realiza la evaluación de competencias de los colaboradores) La Jefatura también puede participar como Colaborador, realizando su PAI y siendo evaluada al igual que el resto de los participantes. (02) (02)

21 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL NIVEL 3: Etapa Jefaturas HOME DE BIENVENIDA Barra de información y botones INICIO / SOPORTE / SALIR Esta sección se mantiene siempre visible en su Home de Trabajo y contiene información para solicitar ayuda a un profesional CORCIN (telefónica o vía Skype), ver el manual de instrucciones o aprender más El recuadro celeste consiga el Nombre del CARGO del participante El recuadro amarillo consigna el Nombre del participante y su estado de avance El texto de Bienvenida, indica las acciones que podrá realizar en su Rol de Jefatura. UTILIZAR HERRAMIENTAS PARA EFECTUAR LA EVALUACIÓN PASO 4. En ésta sección UD. podrá revisar las herramientas disponibles que brindarán información relevante para realizar su evaluación. Presionando el nombre del cargo o la pestaña Evaluados, inicialmente observará la lista de personas que desempeñan ese cargo, pudiendo acceder a su información, a través de los botones ubicados al lado derecho Identificación Colaborador Botones de Información (02) (02)

22 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL NIVEL 3: Etapa Jefaturas PASO 5. BOTONES DE INFORMACIÓN BOTON PAI Al presionar el botón PAI, podrá revisar el PLAN DE ACCIÓN INDIVIDUAL de cada uno de sus evaluados, que le brindará información complementaria útil para realizar su evaluación. BOTON VER DETALLE Al presionar el botón Ver Detalle, podrá revisar los datos de identificación como Cargo, Departamento, Gerencia, Rut y Nombre de cada evaluado. BOTÓN INFORME El botón Informe se habilitará cuando finalice la evaluación sólo (02) (02)

23 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL NIVEL 3: Etapa Jefaturas DESARROLLO DEL PROCESO DE EVALUACIÓN PASO 7. Pinchando en el nombre de cada colaborador, Ud. accederá al formulario para la evaluación de las competencias que le han sido asignadas por la organización. Nombre del colaborador / evaluado Para responder la evaluación, Ud. debe seleccionar la alternativa que mejor represente el desempeño del colaborador. Es importante que responda todas las alternativas para poder continuar con la siguiente etapa. Recomendamos revisar cada una de sus respuestas, de no estar seguro tiene la posibilidad de cambiarlas antes de guardar, presionando el botón MODIFICAR EVALUACIÓN. Una vez realizada la revisión de la evaluación, tiene las opciones de Modificar la Evaluación, y si ya está completa la revisión, presionar Finalizar Evaluación. (02) (02)

24 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL NIVEL 3: Etapa Jefaturas PASO 6. BAJAR INFORME FINAL Esta información esta disponible automáticamente tras finalizar la evaluación En el Informe Final, luego de terminar su evaluación, podrá ver en detalle, los gráficos y la información correspondiente a las brechas de competencias identificadas durante la evaluación. GENERAR GRÁFICO DE BRECHAS. La evaluación realizada despliega un gráfico resumen de las brechas de competencia. GENERAR DETALLE DE EVALUACIÓN. También se genera un detalle de la puntuación asignada a cada una de las competencias exigidas al evaluado. (02) (02)

25 MANUAL USUARIO SOTFWARE DNC VIRTUAL NIVEL 3: Etapa Jefaturas REVISIÓN DE INFORMES Y CURSOS Barra de Información Evaluados / Informe Final / Itinerario Formativo Sección EVALUADOS, podrá revisar información detallada de los colaboradores evaluados (Informe Final, PAI, Información adicional) En la primera parte del ITINERARIO FORMATIVO, puede ver datos asociados a cada evaluado (Nombre, Cargo, Departamento, Jefatura, Cargo Jefatura, Área) Posteriormente, se muestran los cursos asignados a cada colaborador, en orden de prioridad. Al seleccionar Ver Más dentro de cada recuadro de color, podrá ver el detalle de cada módulo formativo propuesto (02) (02)