Mensa-Red Empresas edición web

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1 Aplicaciones de Mensajería Vodafone: Mensa-Red Empresas edición web Manual de Administrador España, Octubre de /31

2 Bienvenido a la ayuda de Mensa-Red Empresas edición web de Vodafone. Mensa-Red Empresas edición web está dirigido a empresas que utilizan habitualmente la mensajería móvil como forma de comunicación. El acceso como administrador de Mensa-Red Empresas edición web permite: - Dar altas y bajas de usuarios de la aplicación y de otros administradores. - Gestionar la información de los usuarios internos de la aplicación. - Definir listas de destinatarios individuales ("Alias") y grupos de destinatarios ("Listas de Distribución"). - Añadir, modificar y borrar mensajes SMS corporativos predefinidos, que podrán ser utilizados por los usuarios internos de la empresa. - Personalizar la aplicación, modificando las imágenes utilizadas y las plantillas definidas. - Importar contactos a la libreta de direcciones desde un fichero en formato "csv". - Consultar el número de SMS y MMS enviados por los usuarios, así como sus fechas de envío. - Definir restricciones de envíos y recepción de SMS y MMS a (o desde) números concretos. Pulse sobre las distintas opciones para resolver sus dudas: i. Autenticación ii. Bandeja de entrada corporativa iii. Administradores iv. Usuarios v. Contactos corporativos vi. Plantilla de mensajes vii. Guardar Mensajes viii. Gestión de uso de mensajería i. Autenticación El acceso de Mensa-Red Empresas edición web puede hacerse desde cualquier ordenador conectado a internet. Basta con acceder a la web a e introducir el nombre de tu empresa, usuario y contraseña asignada. Ilustración 1: Autenticación administrador Mensa-Red Empresas edición web. 2/31

3 En caso que los datos introducidos no sean correctos o de que el administrador no esté dado de alta en la aplicación, aparecerá el siguiente mensaje de error. Ilustración 2: Fallo de autenticación en Mensa-Red Empresas edición web. ii. Bandeja de entrada corporativa El administrador de Mensa-Red Empresas edición web sólo tiene acceso a la bandeja de entrada corporativa. Para enviar y recibir mensajes deberá darse de alta como usuario de la aplicación. La bandeja de entrada corporativa contiene los mensajes recibidos por todos los usuarios de la empresa cuando se envía un mensaje de texto, SMS, con el siguiente formato: empresa#texto enviado al Ilustración 3: Bandeja de entrada corporativa. Para cada mensaje de la carpeta se muestran los siguientes campos:? Fecha: Fecha de almacenamiento del mensaje Los mensajes se irán agrupando de diez en diez en sucesivas páginas. 3/31

4 En caso de haber más de una página, aparecerán las opciones Anterior y Siguiente en la parte superior de la aplicación para acceder a la anterior o siguiente página respectivamente. También puede acceder directamente a la página que desee pinchando en su número correspondiente, las numeraciones de las páginas disponibles se muestran entre la opción Anterior y Siguiente.? Enviado por: Número de teléfono o nombre de la persona, si el contacto está almacenado en nuestra agenda, que originó el SMS.? Asunto: Primeros caracteres del contenido del mensaje? Tipo: Tipo de mensaje recibido: Solo podrán recibirse SMS en la carpeta corporativa. Para poder ver el contenido de uno de los mensajes, bastará con hacer clic sobre el asunto del mensaje. Para eliminar un mensaje debe seleccionar el/los mensaje/s que desea eliminar y pulsar el botón Borrar seleccionados. Ilustración 4: Eliminar mensajes de Bandeja de entrada corporativa. Recibirá el siguiente mensaje: 4/31

5 Si acepta, se eliminarán los mensajes a la bandeja de entrada corporativa. iii. Administradores Permite crear un nuevo usuario administrador, y eliminar o modificar los datos de un usuario ya existente. Añadir administrador Modificar administrador Borrar administrador iii.i Añadir administrador Para crear un nuevo usuario administrador pulse la opción "Añadir administrador". Rellene el formulario con los datos del nuevo usuario y pulse la opción " Añadir administrador " para almacenar el nuevo administrador. Ilustración 5: Añadir administrador? Datos de conexión: usuario y contraseña que permiten al nuevo administrador el acceso a la aplicación con perfil de administrador. 5/31

6 ? Datos personales: Datos personales del administrador de la aplicación.? Configuración: Configure el idioma de la aplicación (castellano, inglés, catalán, gallego o euskera) Una vez confirmada la información, el usuario aparecerá en la lista de administradores del sistema. iii.ii Modificar administrador Si desea modificar los datos de un administrador existente, pulse sobre el nombre de usuario del administrador que desea modificar (aparecerá una ventana similar a la que se muestra en la ilustración 5) y modifique los datos que desee, a continuación pulse el botón guardar cambios para confirmar los datos. iii.iii Borrar administrador Si desea eliminar un administrador existente. Seleccione el usuario de la lista y a continuación pulse el botón Borrar administrador. Ilustración 6: Eliminar administrador iv. Usuarios Permite crear, eliminar o modificar los datos de un usuario final. Para facilitar la búsqueda y edición, la lista de usuarios de Mensa-Red Empresas edición web aparece ordenada por nombre de usuario, en la parte superior se muestra un índice alfabético para filtrar los contactos alias. Además dispone de un buscador como herramienta complementaria al filtro alfabético, que permite filtrar los usuarios buscando en cualquiera de los campos de datos introducidos. Añadir usuario Modificar usuario 6/31

7 Borrar usuario iv.i Añadir usuario Para crear un nuevo usuario pulse el botón "Añadir usuario". Rellene el formulario con los datos del nuevo usuario y pulse la opción " Añadir usuario " para almacenarlo.? Datos de conexión: usuario y contraseña que permiten al nuevo usuario el acceso a la aplicación.? Datos personales: Datos personales del usuario de la aplicación.? Configuración: Configure el idioma de la aplicación del usuario (castellano, inglés, catalán, gallego o euskera)? Permisos: Permite configurar permisos para las siguientes opciones: - Recibir mensajes - Puede enviar a grupos de contactos - Puede enviar mensajes multimedia (MMS) - Puede enviar mensajes planificados Una vez confirmada la información, el usuario aparecerá en la lista de usuarios del sistema y podrá acceder como usuario de la aplicación introduciendo sus datos de conexión. Ilustración 7: Añadir usuario iv.ii Modificar usuario Para modificar los datos de un usuario existente, pulse sobre el nombre de usuario que desea modificar (aparecerá una ventana similar a la que se muestra en la ilustración 7) y modifique 7/31

8 los datos que desee, a continuación pulse el botón guardar cambios para confirmar los datos. iv.iii Borrar usuario Si desea eliminar un usuario existente. Seleccione el usuario de la lista y a continuación pulse el botón Borrar usuario. v. Contactos corporativos Desde esta sección podrá consultar y gestionar la agenda de contactos corporativa y grupos de contactos corporativos a los que tendrán acceso todos los usuarios de su aplicación Mensa-Red Empresas edición web. Ilustración 8: Contactos corporativos En está sección podrá consultar y gestionar: Agenda de contactos Grupos de contactos iii.i. Agenda de contactos La agenda de contactos muestra los contactos almacenados en Mensa-Red Empresas edición web ordenados por los siguientes campos: alias, teléfono, nombre y apellidos. 8/31

9 Ilustración 9: Entradas en agenda de contactos La agenda de contactos aparece ordenada por orden alfabético y agrupada por letras. Si en cada grupo existen más de 10 contactos, éstos se presentarán en páginas sucesivas. Añadir contacto Modificar contacto Eliminar contacto Importar contactos Añadir contacto Para agregar un nuevo contacto basta con pulsar el botón Añadir contacto en la Agenda de contactos (ver ilustración 11). Aparecerá una pantalla donde tendrá que insertar el teléfono, alias y datos del contacto. 9/31

10 Ilustración 10: Añadir contacto Una vez hecho esto, pulse el botón Añadir contacto. Se le mostrará un mensaje en pantalla confirmando que esta operación ha sido realizada. Modificar contacto Para modificar un contacto deberá pinchar en el nombre del contacto, apareciendo así sus datos como se muestra en la ilustración 13. A continuación, cambie los campos que desee modificar y pulse el botón Guardar cambios.se le mostrará un mensaje en pantalla confirmando que esta operación ha sido realizada. Ilustración 11: Modificar contacto En el caso de contactos compartidos, sólo el administrador tendrá opción al borrado y modificación de los mismos. Eliminar contacto Para eliminar un contacto deberá primeramente pinchar en él, apareciendo así sus datos como se muestra en la ilustración 13. A continuación, pulse el botón Eliminar (nótese que en el caso de contactos compartidos, sólo el administrador tendrá opción al borrado y modificación de los mismos). Se le mostrará un mensaje en pantalla confirmando que esta operación ha sido realizada. 10/31

11 Ilustración 12: Borrar contacto Importar contactos Puede añadir a su agenda de Mensa-Red Empresas edición web sus contactos sin necesidad de introducir los alias de forma manual. Para ello debemos disponer previamente de un fichero de texto que contenga la lista de distribución que queremos importar. Este fichero debe tener una extensión.xls (delimitado por tabulaciones) o.csv (excel separado por comas)y presentar el siguiente formato: Nombre Alias 1; Teléfono 1 Nombre Alias 2; Teléfono 2 Nombre Alias 3; Teléfono 3... Ver anexo para crear un archivo desde Excel en formato.csv (Excel separado por comas) Ilustración 13: Importar contactos 11/31

12 Pulse el botón Importar contactos y se añadirán todos los contactos del archivo a su agenda. Si en la agenda existe ya alguno de los contactos, pero éste aparece con distinto número de teléfono, se le avisará con un mensaje. Si se hace clic en el botón Siguiente las antiguas entradas se sustituirán por las nuevas, mientras que si se pulsa Ignorar no se añadirán a la lista de distribución. Si la lista de distribución introducida ya existe, se mostrará el siguiente mensaje de advertencia, ofreciendo la posibilidad de elegir un nuevo nombre ( Atrás ) o continuar con la importación ( Siguiente ), en cuyo caso se sobrescribirán las entradas existentes. Si alguna de las entradas del fichero no es correcta, aparecerá una ventana indicando cuáles son. Si, a pesar de esto, se decide seguir adelante, la aplicación ignorará las entradas erróneas y pasará a mostrarnos una pantalla donde tendremos que indicar el nombre que tendrá la lista de distribución. Al final del proceso recibirá un mensaje confirmando que los datos fueron importados. iii.ii. Grupos de contactos Grupo de contactos muestra las listas de distribución creadas en Mensa-Red Empresas edición web ordenadas por nombre de grupo y número de contactos. Ilustración 14: Grupos de contactos Crear grupo Modificar grupo Eliminar grupo Crear grupo Para crear un grupo basta con pulsar el botón Crear grupo en la página Grupo de contactos(ver ilustración 14). Aparecerá la siguiente pantalla donde tendrá que seguir unos sencillos pasos: 12/31

13 Ilustración 15: crear grupo de contactos Primero elija el nombre que quiere asignar al grupo y a continuación seleccione de una lista los contactos disponibles de su agenda para crear el grupo y pulse la flecha de selección para moverlos al grupo. Una vez haya seleccionado los contactos deseados pulse crear grupo para guardarlo. Modificar grupo Para modificar un grupo, basta con pinchar sobre el grupo y le aparecerá una ventana similar a la de la ilustración 15 donde podrá modificar los datos del grupo. Una vez hechos los cambios pulse el botón modificar datos de grupo para guardarlos. 13/31

14 Ilustración 16: Modificar datos de grupo. Eliminar grupo Para eliminar un grupo selecciónelo de la lista de grupo de contactos y pulse el botón borrar seleccionado/s. Ilustración 17: Eliminar grupo. Le aparecerá el siguiente mensaje de aviso para confirmar. Pulse entrar si desea eliminar el grupo. 14/31

15 vi. Plantillas de mensajes: Crear plantilla Puede crear plantillas de mensajes para sus mensajes de texto (SMS). Para crear una mensaje predefinido vaya al menú plantillas de mensajes y pulse el botón crear plantilla. Rellene el campo de titulo del mensaje predefinido y el texto que desea que se incluya en el mensaje, haga clic en Crear plantilla del mensaje y el nuevo mensaje será almacenado. Ilustración 18: Crear plantilla de mensaje. Eliminar Plantilla: Haga clic en el menú Plantillas de mensajes. Seleccione cualquiera de los mensajes predefinidos de los que actualmente dispone y luego haga clic en Borrar seleccionados. 15/31

16 Ilustración 19: Eliminar plantilla de mensaje. Modificar Plantilla: Haga clic en el menú Plantillas de mensajes. Para modificar cualquiera de los mensajes predefinidos de los que actualmente dispone. Haga clic sobre el texto del mensaje, y le aparecerá una página similar a la de la ilustración 20, modifique los datos que desee y pulse el botón Guardar cambios. Ilustración 20: Modificar plantilla de mensaje. vii. Guardar mensajes Si desea guardar un mensaje de la bandeja corporativa a una carpeta de su PC, seleccione los mensajes que desee guardar y pulse el botón Descargar seleccionados, si desea guardar sólo alguno de los mensajes; o bien el botón Descargar todos, si desea guardarlos todos. A continuación podrá elegir el formato en que desea que se guarde el mensaje (pdf, csv o Excel) y los campos que desea guardar. 16/31

17 Ilustración 21: Guardar mensajes opciones Asigne un nombre al archivo para el documento y pulse el botón Descargar datos. Aparecerá la siguiente ventana, donde podrá elegir abrir el archivo o guardarlo en un lugar de su equipo. Ilustración 22: descarga de archivo de mensajes. 17/31

18 viii. Gestión de uso de mensajería Históricos de consumo Archivo de mensajes Restricciones de desvío Restricciones de envíos viii.i. Históricos de consumo Desde este apartado puede consultar el detalle de consumo de un usuario y el detalle de uso de la aplicación. Ilustración 23: Histórico de consumo. Un listado con el nombre de usuario de la aplicación, teléfono, nombre y apellidos y número de mensajes almacenados, le informará del uso de la aplicación. Si pulsa la opción ver detalle podrá consultar tanto el almacenamiento en carpetas como el número total de mensajes enviados por ese usuario. 18/31

19 Ilustración 24: Detalle de consumo. viii.ii. Archivo de mensajes. Desde esta sección puede extraer un listado de los mensajes enviados y recibidos por un usuario de la aplicación. Para realizar la consulta seleccione a un usuario de la lista, e indique el intervalo de fechas entre las cuales desea realizar la consulta. Ilustración 25: Paso 1: seleccione un usuario 19/31

20 Ilustración 26: Paso 2 Selección de fechas. Podrá seleccionar las fechas desde los menús desplegables o bien desde el botón calendario. Ilustración 27: Paso3 Histórico de mensajes. viii.ii. Restricciones de desvíos. Desde este apartado establezca restricciones de desvío a los usuarios de la aplicación. Seleccione a un usuario de la lista y pulse la flecha a la derecha para restringir a ese usuario la posibilidad de realizar desvíos. 20/31

21 A continuación podrá seleccionar los números de teléfono a los que se permitirán los desvíos de mensajes desde la aplicación, bien eligiendo uno o varios rangos (primeras cifras del número de teléfono) o bien introduciendo directamente los números de teléfono permitidos. Si no rellena el apartado de nivel de restricción, significará que los usuarios que aparecen en la lista con desvíos podrán desviar sus mensajes al número de teléfono que deseen. Ilustración 28: Restricciones de desvíos. viii.ii. Restricciones de envíos. Desde este apartado establezca restricciones de envío de mensajes a los usuarios de la aplicación. Seleccione a un usuario de la lista y pulse la flecha a la derecha para restringir a ese usuario la posibilidad de enviar mensajes. 21/31

22 A continuación podrá seleccionar los números de teléfono a los que se permitirá enviar mensajes desde la aplicación. Bien eligiendo uno o varios rangos (primeras cifras del número de teléfono) o bien introduciendo directamente los números de teléfono permitidos. Si no rellena el apartado de nivel de restricción, significará que los usuarios que aparecen en la lista sin restricciones podrán enviar mensajes a los números de teléfono que deseen. Ilustración 29: Restricciones de desvíos. 22/31

23 ANEXO Anexo A: Configuración de los navegadores Anexo B: Traspaso de ficheros para importar contactos Anexo A: Configuración de los navegadores El acceso y utilización del servicio de Mensa-Red Empresas requiere el empleo de navegadores. Los más comunes son Microsoft Internet Explorer y Netscape Communicator. En este documento se describe la configuración mínima de los navegadores, teniendo en cuenta que el servicio de Mensa-Red Empresas emplea comunicaciones HTTP seguras (SSL) y cookies. Configuración de Microsoft Internet Explorer El menú Ver Opciones de Internet permite configurar las opciones del navegador. En la pestaña de Opciones Avanzadas se especificarán los requisitos mínimos de seguridad, como se indica a continuación: Ilustración 31: Opciones Avanzadas del Microsoft Internet Explorer El resto de opciones se refieren a otras características de navegación, imágenes, búsquedas, barra de herramientas, etc. Se recomienda restaurar los valores predeterminados, pulsando el botón con el mismo nombre, y asegurarse de que se encuentran activadas las casillas con la configuración mínima. Si no se encuentran habilitados los protocolos de comunicación seguros, puede aparecer el diálogo siguiente: 23/31

24 Ilustración 32: Fallo en las comunicaciones La no aceptación de cookies, así como la caducidad de las mismas, produce la no autentificación del usuario. El navegador no recuerda los datos del usuario y vuelve a solicitarlos. Ilustración 33: Fallo en la autentificación Por otra parte, puede ser necesario configurar un servidor proxy para las comunicaciones seguras. Este servidor proxy se configura desde la pestaña de Conexión y en Opciones Avanzadas: 24/31

25 Ilustración 34: Opciones de servidor proxy en Internet Explorer Configuración de Netscape Communicator El menú Edit Preferences permite acceder a las opciones del navegador. En la opción Advanced se especificarán los requisitos mínimos, como se indica a continuación: Ilustración 35: Opciones de Netscape Communicator Pulsando el botón de Security se abre una ventana con las opciones de configuración de seguridad, donde se especificará el uso de Sockets seguros: 25/31

26 Ilustración 36: Barra de herramientas en Netscape con botón Security Ilustración 37: Opciones de seguridad de Netscape Communicator Si no se encuentran habilitados los protocolos de comunicación seguros, puede aparecer el diálogo siguiente: Ilustración 38: Fallo en las comunicaciones en Netscape 26/31

27 La no activación de las cookies produce la no autentificación del usuario. El navegador no recuerda los datos del usuario y vuelve a solicitarlos, mostrando la misma página de fallo de autentificación que antes. Al igual que en la configuración de Internet Explorer, en Netscape Communicator se puede configurar un servidor proxy. Para ello, desde Edit Preferences se abre una ventana con todas las opciones de manejo del navegador. En Advanced Proxies, se configura el servidor proxy: Ilustración 39: Opciones de servidor proxy en Netscape Communicator 27/31

28 Ilustración 40: Configuración del servidor proxy en Netscape Communicator Comentarios sobre seguridad El protocolo HTTP no tiene estados, por esa razón es necesario aportar algún mecanismo o técnica que permita al servidor de Mensa-Red conocer las características del usuario. Las características más importantes son las que se refieren a la identificación y autentificación del usuario, dado que las comunicaciones con Mensa-Red deben ser seguras. La técnica para el seguimiento o mantenimiento de una sesión (session tracking) empleada por los servlets es la utilización de cookies persistentes. La implementación mínima proporcionada por los Servlets en el JSDK 2.0 gestiona las sesiones por medio del uso de cookies persistentes. Por esta razón, debe estar activada su utilización. Una cookie es un archivo enviado por un servidor de un sitio de Internet y que se guarda en el equipo del cliente. Contiene información sobre la identidad y preferencias del usuario. Cuando un navegador recibe una cookie la guarda, y cada vez que se accede a ese sitio el navegador devuelve la cookie al servidor. Las cookies son un estándar de facto y son soportadas desde las versiones Netscape 0.94b y Microsoft Internet Explorer 2. Otra técnica es el empleo de Sockets seguros (SSL, Secure Sockets Layer). El navegador indica que las peticiones se realizarán sobre conexiones seguras usando SSL. Para ello emplea en las URL el esquema https://, en lugar del esquema El protocolo de Sockets seguros, o SSL, se sitúa entre el nivel de aplicación (como HTTP y los navegadores), y la capa de transporte (como TCP/ IP, que es el protocolo casi exclusivo de Internet). SSL maneja criptografía con claves públicas para encriptar todas las comunicaciones entre el cliente y el servidor. Además, se ha convertido en un estándar de facto para las comunicaciones seguras. El empleo de Sockets seguros en Microsoft Internet Explorer se especifica en la ventana de Opciones de Internet activando las celdas de PCT 1. 0, SSL 2.0 y SSL 3.0. El PCT (Private Communications Technology, tecnología privada de comunicaciones) es un protocolo desarrollado por Microsoft para enviar y recibir información, aunque algunos sitios Web 28/31

29 pueden no aceptar esta protocolo. En Netscape Communicator, las opciones de seguridad se especifican pulsando el botón Security en la barra de herramientas. El SSL 2.0 (Secure Sockets Layer Level 2) es el protocolo estándar de transmisiones seguras, y todos los sitios Web seguros aceptan este protocolo. El SSL 3.0 (SSL Level 3) es un protocolo más seguro que SSL 2. 0, pero no está estandarizado, por lo que puede que no todos los sitios Web acepten este protocolo. Un certificado digital contiene información de que un determinado sitio Web es seguro, es decir, se asegura que ningún otro sitio Web puede asumir la identidad del sitio Web original. El certificado digital se emplea para firmar (cifrar) el correo electrónico, y como elemento de autentificación en servidores seguros (que emplean SSL). De esta manera se garantiza la autenticidad y la confidencialidad de las comunicaciones. Cuando intenta conectar a un sitio Web seguro, se comprueba la información del certificado y que la fecha actual es anterior a la fecha de caducidad. Si la información ha caducado, los navegadores puede mostrar una advertencia. Anexo B: Traspaso de ficheros para importar contactos Archivo de Excel delimitados por comas (.csv) 1. Cree su archivo de partida, por ejemplo Agenda.xls con el siguiente formato: Ilustración 41: Formato en Excel de agenda 2. Seleccionamos dentro del menú de archivo la opción Guardar Como: 29/31

30 Ilustración 42: Opción Guardar como en Excel 3. Dentro del cuadro de Guardar como lo seleccionamos como tipo CSV (delimitado por comas): Ilustración 43: Selección formato CSV en Guardar como en Excel 4. Una vez seleccionado guardar nos saldrán dos cuadros de aviso a los que diremos aceptar y si respectivamente. Ilustración 44: Mensaje de aviso compatibilidad formato CSV (1) 30/31

31 Ilustración 45: Mensaje de aviso compatibilidad formato CSV (2) 5. El fichero que tendremos que utilizar para la importación de datos de Mensa-Red Empresas edición web es Agenda. csv 31/31

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