Exportación de Datos de Microsoft Office Project a Microsoft Office Excel

Transcripción

1 1. SECCIÓN DE FIRMAS Autor (es): Nombre: Puesto: L. A. Adalberto Catalán Alcántara Coordinador Administrativo Firma y Fecha Revisión: Nombre: Puesto: Ing. Jorge A. Catalán Alcántara Gerente Administrativo Firma y Fecha Nombre: Puesto: Ing. Ignacio Ramírez Zarza Gerente de Operaciones Firma y Fecha Aprobación: Nombre: Puesto: I. Q. Juan Tobón Sandoval Resp. Sistema de Calidad Firma y Fecha Página 1 de 9

2 2. OBJETIVO Esta Instrucción de Trabajo tiene la finalidad de ilustrar los pasos necesarios para realizar la exportación de datos de para ser usados en los Reportes de Avance de los Proyectos de SDLC. 3. ALCANCE Esta Instrucción de Trabajo aplica para todos los responsables de cualquier perfil que tengan a su cargo un Proyecto de cualquier naturaleza y que laboren para la empresa SDLC Business Solutions, incluyendo el centro de trabajo actual y los que en el futuro se establezcan. 4. RESPONSABILIDADES Gerente Administrativo. Revisar y firmar el documento de Instrucción de Trabajo. Sugerir mejoras al documento de Instrucción de Trabajo. Gerente de Operaciones. Revisar y firmar el documento de Instrucción de Trabajo. Sugerir mejoras al documento de Instrucción de Trabajo. Responsables de Proyecto. Aplicar documento de Instrucción de Trabajo. Capacitar constantemente al personal a su cargo para adoptar este estándar. Mantener y extender este documento de Instrucción de Trabajo cuando sea necesario. Coordinador Administrativo. Elaborar y Actualizar este documento de Instrucción de Trabajo. Capacitar al personal que maneja proyectos. Responsable del sistema de Calidad. Verificar que se cumplan los requisitos regulatorios y políticas internas de la organización. Verificar que se cumpla cabalmente con la Instrucción de Trabajo IT-ADM-01. Aprobar Instrucción de Trabajo. Página 2 de 9

3 5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS No Aplica. 6. CONDICIONES GENERALES Todo seguimiento, control y reportes de avance, deben estar apegados a este Procedimiento. Para la exportación de datos utilice Microsoft Office 2007, en caso de utilizar distintas versiones busque la equivalencia de las instrucciones aquí descritas. Queda estrictamente prohibido imprimir, copiar o reproducir parcial o totalmente cualquier Documento Controlado Vigente, Obsoleto o Cancelado, por fotocopia o por cualquier otro medio. Queda igualmente prohibido extraer cualquier procedimiento de la empresa o comunicar su contenido a cualquier persona ajena a la misma, a excepción de alguna autoridad o cliente que lo solicite, previa autorización de alguna de las gerencias de la empresa. Página 3 de 9

4 7. PROCESO 7.1 MIGRACIÓN DE DATOS DE MICROSOFT OFFICE PROJECT (GANTT) A MICROSOFT OFFICE EXCEL Selecciona las opciones Archivo, Guardar como Asigna un nombre de archivo con extensión de, selecciona el tipo de archivo Libro de Microsoft Excel (*.xls) y en Herramientas elige la opción Guardar. Nota: En el campo Tipo: existe una lista de formatos de archivo, pero debes seleccionar Libro de Microsoft Excel (*.xls). Página 4 de 9

5 Visualiza como el asistente para exportación de Microsoft Office Project muestra que los campos se asignan automáticamente al formato previamente seleccionado, oprime siguiente Selecciona y marca el campo Datos seleccionados y elige la opción Siguiente. Página 5 de 9

6 Visualiza como el asistente para exportación de datos de Microsoft Office Project muestra siguiente la página, elige entre 2 opciones: Una equivalencia de campos nueva o una equivalencia de campos que previamente se haya definido, cuando se ejecuta por vez primera una exportación de datos, selecciona Equivalencia nueva y la opción Siguiente Seleccione Tareas de los tipos de información, elija Incluir encabezados al exportar de las opciones de y oprima Siguiente. Página 6 de 9

7 Defina el nombre de la hoja de cálculo destino, en filtro de exportación seleccionar Todas las tareas, seleccione los campos que desea exportar a Excel, (En la parte izquierda aparece la lista de Microsoft Office Project y del lado derecho los campos de Excel) y elija la opción siguiente. Nota: Del combo de selección elegir los siguientes datos: Id, Nombre, Duración, Comienzo, Fin, % Completado y Nombres de los recursos Selecciona la opción Guardar equivalencia esta opción debe elegirse cuando por vez primera se hace una exportación de datos, en otra circunstancia se puede tomar alguna equivalencia previamente grabada. Página 7 de 9

8 Visualiza como el asistente de exportación de datos de Microsoft Office Project presenta una lista de equivalencias de datos que previamente fueron definidas, elige un nombre de equivalencia para que se grabe en el archivo de equivalencias de Microsoft Office Project y elegir la opción Guardar Elige la opción de Finalizar para completar la operación de exportación de datos de Microsoft Office Project a, ahora estamos en posibilidades de darle el uso pretendido al archivo de Excel, hay que abandonar la sesión de Microsoft Office Project y enfocarse al tratamiento del archivo. Página 8 de 9

9 8. REFERENCIAS/BIBLIOGRAFÍA No Aplica. 9. ANEXOS/DOCUMENTOS RELACIONADOS 9.1. Anexos No Aplica Documentos relacionados PO-ADM-01 Procedimiento de Seguimiento, Control y Avance de Proyectos. PO-CAL-01 Elaboración y Administración de Documentos Controlados. 10. HISTÓRICO DEL DOCUMENTO Versión Fecha de Aprobación 00 No Aplica Documento Nuevo Motivo del Cambio Página 9 de 9