INSTRUCTIVO: ADMINISTRAR INFORMACIÓN DE USUARIOS EN LOS PORTALES BANCARIOS

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1 Página: 1 de 13 INSTRUCTIVO: ADMINISTRAR INFORMACIÓN DE USUARIOS EN LOS PORTALES BANCARIOS

2 Página: 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Administrar la información de usuarios en los portales bancarios en los cuales la Universidad Nacional de Colombia realiza transacciones electrónicas, a través de la creación, activación, modificación, inactivación o eliminación de usuarios con roles de aprobador, preparador o de consulta y de la modificación de privilegios a los perfiles en cuanto a asociación de cuentas, montos asignados y demás permisos requeridos, así como adelantar las actividades relacionadas con el ingreso de novedades en los portales bancarios para dar cumplimiento a las políticas de seguridad en el manejo de transacciones bancarias. ALCANCE: Inicia con la revisión de la solicitud de creación, activación, modificación, inactivación o eliminación de usuarios y finaliza con la comunicación al solicitante sobre la aprobación del requerimiento realizado ante la entidad bancaria o la existencia de inconsistencias en la solicitud. Aplica para las áreas de Tesorería y dependencias con funcionarios designados con roles de superusuarios, usuarios aprobadores, preparadores y de consulta en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. Aprobador de giros: Servidor público que tiene la responsabilidad de aprobar los procesos de pagos previamente creados por el preparador. También puede tener funciones de consulta de movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades. 2. Portal Bancario: Sitio Web de los bancos, disponible para el manejo integral de las transacciones de la Universidad tales como consultas, pagos, transferencias, solicitud de extractos, etc. 3. Preparador de giros: Servidor público que tiene la responsabilidad de preparar y enviar archivos planos en los portales bancarios para la posterior aprobación del pago electrónico por parte del servidor público que tenga el rol de aprobador. También puede tener funciones de consulta de los movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades. 4. Superusuario: Servidor público delegado en calidad de administrador de los portales bancarios de las entidades financieras en las que la Universidad tiene cuentas, para asignar los niveles de acceso. 5. Token: Mecanismo de seguridad, que genera periódica y aleatoriamente un número de caracteres determinado, válido para el acceso y la autenticación del usuario en un portal bancario determinado durante un período corto de tiempo. Este elemento de seguridad, será de uso exclusivo del servidor público al cual se le haya asignado. 6. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. 7. Usuario de consulta: Servidor público que, previa solicitud del tesorero, tiene la autorización para ingresar a los portales bancarios a realizar consultas sobre los productos autorizados. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia 2. Las siguientes son las delegaciones establecidas en la normatividad interna en calidad de superusuarios, para el manejo de portales bancarios utilizados por la Universidad: FUNCIONARIOS DELEGADOS PARA CUMPLIR EL ROL DE SUPERUSUARIO

3 Página: 3 de 13 PRINCIPAL Y SUPLENTE SEDES, FACULTADES Y UNIDADES ESPECIALES SUPERUSUARIOS PRINCIPALES SUPERUSUARIOS SUPLENTES 1. Sedes de Presencia Nacional, Nivel Nacional, Sede Tumaco, Unisalud y Fondo Pensional Bogotá, Editorial U.N. y Unimedios: 2. Sede Bogotá: 3. Sede Medellín y Unisalud y Fondo Pensional Medellín: 4. Sede Manizales y Unisalud y Fondo Pensional Manizales: 5. Sede Palmira y Unisalud y Fondo Pensional Palmira: Asesor de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. Asistente Administrativo División Administrativa y Financiera de la Sede Bogotá. Jefe de Sección Bienes y Suministros de la Sede Medellín Director Administrativo Sede Manizales Director Administrativo Sede Palmira. Asistente Administrativo de la División Nacional de Tesorería Asistente Administrativo de la Dirección de Gestión Director Administrativo Sede Medellín. Jefe Oficina de Planeación Sede Manizales Asistente Administrativo de la Dirección Administrativa de la Sede Palmira 3. Servidores públicos delegados para aprobar giros electrónicos. Los servidores públicos en cada una de las Sedes, Facultades o Unidades Especiales, según corresponda, serán los autorizados para aprobar los giros electrónicos a través de los portales bancarios, y los responsables de los movimientos que se realicen efectivamente mediante el uso de las claves asignadas en virtud de su cargo. ÁREA DE GESTIÓN 1. Nivel Nacional y Sede Tumaco: 2. Sedes de Presencia Nacional: PRIMER APROBADOR DE GIROS Jefe División Nacional de Tesorería Tesorero DELEGADOS SEGUNDO APROBADOR DE GIROS Profesional Especializado de la División Nacional de Tesorería Jefe Unidad Administrativa de Sede. 3. Editorial U.N.: Tesorero Director Editorial U.N. 4. Unimedios: Tesorero 5. Unisalud: Tesorero de Unisalud Bogotá 6. Fondo Pensional en Bogotá: 7. Nivel Central de la Sede Bogotá: 8. Fondos Especiales de las Facultades de la Sede Bogotá: 9. Fondo Especial Dirección Académica: Tesorero de Unisalud Bogotá Jefe Sección Tesorería Tesorero Tesorero Jefe de Oficina de la Unidad Administrativa y Financiera de Unimedios. Jefe de la División Administrativa y Financiera de Unisalud Sede Bogotá. Asesor de Rectoría - Fondo Pensional. Jefe División Administrativa y Financiera Sede Bogotá. Jefe de Unidad Administrativa de cada Facultad Jefe de Unidad Administrativa Dirección Académica.

4 Página: 4 de Sede Medellín: Jefe Sección Pagaduría 11. Unisalud y Fondo Pensional Medellín: Tesorero 12. Sede Manizales: Tesorería 13. Unisalud y Fondo Pensional Manizales: Tesorero 14. Sede Palmira: Tesorero 15. Unisalud y Fondo Pensional Palmira: Tesorero Jefe Sección de cartera de la sede Medellín. Jefe Sección Presupuesto Unisalud Medellín. Profesional Universitario del área de Tesorería de la sede Manizales Director Unisalud Manizales. Jefe de Contabilidad de la Sede Palmira. Jefe de División Unisalud Palmira. 4. Los superusuarios deberán asignar los roles de aprobador y preparador, según sea el caso, a los servidores públicos autorizados que participan en el proceso de pagos electrónicos, transferencias y consultas en los diferentes portales bancarios, siempre y cuando los servidores públicos a quienes se les vayan a asignar dichos roles hayan sido vinculados por carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, supernumerarios y provisionalidad en cargos de carrera. 5. Los siguientes servidores públicos relacionados a continuación, desde su correo institucional o en físico, deben hacer llegar al superusuario correspondiente, el formato solicitud para crear, activar, modificar, inactivar y/o eliminar perfiles de usuario en el portal bancario las novedades sobre los usuarios aprobadores. ÁREA DE GESTIÓN DELEGADO 1. Nivel Nacional y Sede Tumaco: Gerente Nacional Financiero y Administrativo. 2. Sedes de Presencia Nacional: Director de Sede. 3. Editorial U.N.: Director de la Editorial U. N. 4. Unimedios: Director de Unimedios. 5. Unisalud y Fondo Pensional Bogotá: Director de Unisalud Bogotá. 6. Nivel Central de la Sede Bogotá: Vicerrector de la Sede Bogotá. 7. Fondos Especiales de las Facultades de la Sede Bogotá: Decanos de Facultades de la Sede Bogotá. 8. Sede Medellín: Vicerrector de la Sede Medellín. 9. Unisalud y Fondo Pensional Medellín: Director de Unisalud Medellín. 10. Sede Manizales: Vicerrector de la Sede Manizales. 11. Unisalud y Fondo Pensional Manizales: Director de Unisalud Manizales. 12. Sede Palmira: Vicerrector de la Sede Palmira. 13. Unisalud y Fondo Pensional Palmira: Director de Unisalud Palmira. 14. Fondo Especial de la Dirección Académica de la Sede Bogotá: Vicerrector de la Sede Bogotá. Los servidores públicos delegados relacionados en la tabla anterior, están facultados para determinar quién deberá reemplazar a un servidor público delegado para actuar como segundo aprobador de giros electrónicos, como segunda firma en el giro de los cheques, o como segunda clave en el control dual de cajas fuertes, cuando deba ausentarse temporalmente de su cargo en virtud de alguna de las situaciones administrativas previstas.

5 Página: 5 de 13 La asignación temporal de esta responsabilidad deberá solicitarse en forma escrita al superusuario correspondiente, indicando la fecha en que inicia y la fecha en que termina el reemplazo por parte del suplente, así como la situación administrativa que da lugar a tal suplencia. Así mismo, deberán comunicar por escrito a la entidad bancaria cualquier novedad en relación con el personal autorizado para la firma de cheques y para el caso de aprobadores de giros en los portales bancarios deberán solicitar al superusuario respectivo, la habilitación del nuevo usuario y la inactivación o eliminación del usuario que se encuentra en la situación administrativa que dio lugar a la delegación. 6. Los tesoreros, serán los encargados de informar a los superusuarios las novedades que se presenten en relación con el personal autorizado para realizar el rol de preparador y de consulta en los portales bancarios en el formato solicitud para crear, activar, modificar, inactivar y/o eliminar perfiles de usuario en el portal bancario. 7. El usuario a quien se le haya asignado el rol de aprobador no deberá tener el rol de preparador. Excepcionalmente, el usuario aprobador podrá asumir simultáneamente y de forma temporal los dos roles de aprobador y preparador, en los siguientes eventos: a. Cuando el servidor que ejerza el rol de usuario preparador se encuentre en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de sus funciones. b. Cuando no exista en la Sede, Facultad o Unidad Especial ningún otro servidor que pueda ejercer de manera transitoria las funciones del rol de preparador. 8. El superusuario está delegado para firmar los documentos que se deben enviar a las diferentes entidades bancarias con el reporte de novedades acerca de los diferentes usuarios y de las respectivas cuentas bancarias, en los casos que se requiera. 9. En caso de pérdida de los elementos (token o demás elementos de seguridad) entregados en custodia por la Universidad, el servidor público a quien se le haya responsabilizado de su custodia, deberá instaurar la denuncia ante la entidad competente y presentarla ante el Superusuario respectivo. 10. Una vez enviada la solicitud al superusuario para realizar alguna de las tareas de la administración de información de usuarios y cuentas bancarias en portales bancarios, el superusuario tiene tres (3) días hábiles para dar respuesta al requerimiento. 11. El Superusuario mantendrá actualizado el registro de los equipos transaccionales, como actividad de control de reporte de novedades a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - OTIC o quien haga sus veces en la respectiva sede. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO En este instructivo se relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para la administración de la información, de los usuarios y de las cuentas en los portales bancarios: (Para revisar cada una de las tareas a efectuar según el tipo de solicitud, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre de la tarea y dar clic mientras se oprime la tecla control (Ctrl)) Crear usuarios preparador, aprobador y de consulta en los portales bancarios

6 Página: 6 de 13 Activar, modificar o inactivar usuarios preparador, aprobador y de consulta en los portales bancarios Eliminar usuarios preparador, aprobador y de consulta en los portales bancarios Actualizar registro de equipos transaccionales 1. Crear usuarios preparador, aprobador y de consulta en los portales bancarios Está debidamente diligenciado el formato para crear, modificar, inactivar o eliminar perfiles de usuario en portales bancarios y la documentación anexa es la correcta? Verificar que la información relacionada en el formato y la documentación anexa sean las correctas. Sí: Crear el usuario en el portal bancario respectivo, ir al numeral 1. No: Informar al solicitante sobre la aprobación o la existencia de inconsistencias en la solicitud, ir al numeral Crear el usuario en el portal bancario respectivo El superusuario debe crear el usuario de acuerdo con la información relacionada en el formato para la creación de usuarios en los portales bancarios y con base en el registro de los datos del servidor público, con el fin de que sea habilitado y pueda acceder al respectivo portal bancario. La solicitud de creación del usuario es de Bancolombia? Identificar si el usuario debe ser creado en el portal bancario de Bancolombia. Sí: Informar al usuario que debe ingresar la información de afiliación en el portal bancario de Bancolombia, ir al numeral 2. No: Activar el usuario aprobador en el respectivo portal bancario, ir al numeral Informar al usuario que debe ingresar la información de afiliación en el portal bancario de Bancolombia El superusuario informará al usuario que debe ingresar al portal bancario para registrar la información básica de creación de usuario, siguiendo las instrucciones que se relacionan en la página Web de la entidad financiera. Ir al numeral 3, Activar el usuario en el respectivo portal bancario.

7 Página: 7 de Activar el usuario en el respectivo portal bancario El superusuario debe activar en el respectivo portal bancario al usuario creado e ingresar las novedades indicadas en el formato de solicitud para crear, activar, modificar, inactivar y/o eliminar portales. Se requiere de la solicitud de token a la entidad bancaria? Verificar si se requiere la entrega de token. Sí: Realizar el trámite ante la entidad bancaria para la entrega del token, ir al numeral 4. No: Informar al solicitante sobre la aprobación o la existencia de inconsistencias en la solicitud, ir al numeral Realizar el trámite ante la entidad bancaria para la entrega del token El superusuario debe tramitar la entrega del token ante la entidad bancaria. Se debe tener en cuenta que la entrega del dispositivo de seguridad por parte de la entidad bancaria requiere mínimo cuatro (4) días hábiles. a. En el caso del Banco Davivienda: Una vez creado el usuario en el portal bancario, se genera de manera automática la solicitud de envío del token al usuario preparador, aprobador o de consulta. De no requerir esta opción, porque el superusuario tiene inventario de token disponible, el superusuario debe enviar un correo electrónico al Banco informando que el usuario creado no requiere token. b. En el caso de los Bancos de Occidente, Popular y Bancolombia: Diligenciar el Formato previamente establecido por la entidad bancaria para realizar la solicitud de entrega del token para el nuevo usuario. 5. Asignar y activar el token en el portal bancario El superusuario debe asignar y activar el token en el respectivo portal bancario de los Bancos de Occidente y Popular. En el caso de Bancolombia, el superusuario debe liberar el token en el portal para que el usuario realice la respectiva activación, siguiendo las instrucciones establecidas por el banco. En el caso del Banco Davivienda, el token es activado por el usuario, previa notificación al Call Empresarial de la entidad bancaria, quien generará un código para efectuar la activación. 6. Hacer entrega del token al usuario El superusuario, a través de un soporte documental debe entregar el token al usuario, una vez éste sea activado, para el caso de los Bancos de Occidente, Popular y Bancolombia. En el caso de Banco

8 Página: 8 de 13 Davivienda se pueden presentar dos opciones: que el banco le entregue directamente el token al usuario, o que el superusuario le entregue el token del inventario con que cuente. 7. Informar al solicitante sobre la aprobación o la existencia de inconsistencias en la solicitud El superusuario informará al solicitante sobre la aprobación del requerimiento realizado o sobre la existencia de inconsistencias en la solicitud para la realización de las correcciones a que haya lugar. Una vez se corrige la inconsistencia se inicia el proceso en el numeral 1, Crear el usuario en el portal bancario respectivo. Fin del instructivo. 2. Activar, modificar o inactivar usuarios preparador, aprobador y de consulta en los portales bancarios Las siguientes actividades aplican en los casos en que ya existe un usuario previamente creado. Está debidamente diligenciado el formato para crear, activar, modificar, inactivar o eliminar perfiles de usuario en portales bancarios y la documentación anexa es la correcta? Verificar que la información relacionada en el formato y los anexos (para el caso de activación e inactivación por disfrute de vacaciones, se debe anexar, además, la resolución o el acto administrativo que notifica la novedad), sea la correcta. Sí: Activar, modificar o inactivar el usuario en el portal bancario respectivo, ir al numeral 1. No: Informar al solicitante sobre la aprobación o la existencia de inconsistencias en la solicitud, ir al numeral Activar, modificar o inactivar el usuario en el portal bancario respectivo De acuerdo con la solicitud enviada, se deberá realizar una de las siguientes acciones: a. Activar: El superusuario debe activar al usuario en el respectivo portal bancario de acuerdo con la solicitud efectuada. En este caso el perfil seguirá siendo el que tenía el usuario en el momento de la inactivación.

9 Página: 9 de 13 La solicitud de activación por clave bloqueada, la debe solicitar el usuario al superusuario correspondiente, a través del correo electrónico institucional. b. Modificar: El superusuario debe modificar los perfiles del usuario en el respectivo portal bancario de acuerdo con la información relacionada en el formato, que pueden ser sobre la asociación de cuentas, los montos y los permisos para las transacciones, principalmente. c. Inactivar: El superusuario debe inactivar el usuario en el respectivo portal bancario de acuerdo con la información relacionada en el formato. La inactivación temporal de los roles aprobador y preparador se deberá llevar a cabo cuando el servidor que desempeñe las funciones propias de cada rol se encuentre en situaciones administrativas que impliquen separación temporal de sus funciones. Los siguientes son los estados para la inactivación en cada uno de los portales bancarios: Entidad bancaria Banco de Occidente Banco Davivienda Banco Popular Estado Usuario Inactivo- Portal Bancario Bloqueado (por cambio de la clave del usuario) No vigente Suspendido Bancolombia Inactivo 2. Informar al solicitante sobre la aprobación o la existencia de inconsistencias en la solicitud El superusuario informará al solicitante sobre la aprobación del requerimiento realizado o sobre la existencia de inconsistencias en la solicitud para la realización de las correcciones a que haya lugar. Una vez se corrige la inconsistencia se inicia el proceso en el numeral 1, Activar, modificar o inactivar el usuario en el portal bancario respectivo Fin del instructivo.

10 Página: 10 de Eliminar usuarios preparador, aprobador y de consulta en los portales bancarios Está debidamente diligenciado el formato para crear, activar, modificar, inactivar y/o eliminar perfiles de usuario en portales bancarios y la documentación anexa es la correcta? Verificar que la información relacionada en el formato y la información anexa sean las correctas. Sí: El portal bancario de donde se va a eliminar el usuario es de los Bancos Popular, de Occidente o Davivienda? Sí: Liberar el token del usuario a eliminar, ir al numeral 1. No: Eliminar el usuario en el portal bancario respectivo, ir al numeral 2. No: Informar al solicitante sobre la aprobación o la existencia de inconsistencias en la solicitud, ir al numeral Liberar el token del usuario a eliminar (aplica para los Bancos Popular, Occidente y Davivienda) El superusuario debe ingresar al portal bancario para liberar el token del usuario a eliminar. 2. Eliminar el usuario en el portal bancario respectivo El superusuario debe eliminar el usuario en el respectivo portal bancario de acuerdo con la información relacionada en el formato. La eliminación de los roles de aprobador y preparador se deberá llevar a cabo cuando el servidor que desempeñe las funciones propias de cada rol se encuentre en situaciones administrativas que impliquen separación definitiva de sus funciones. La eliminación de usuario es en el portal bancario del Banco Davivienda? Verificar si el usuario a eliminar es en el portal bancario del Banco Davivienda. Sí: Enviar correo electrónico al Banco Davivienda solicitando la eliminación definitiva del usuario, ir al numeral 3. No: Ir al numeral 5.

11 Página: 11 de Enviar correo electrónico al Banco Davivienda solicitando la eliminación definitiva del usuario El superusuario debe enviar un correo electrónico al Banco Davivienda, al correo electrónico informando y solicitando la eliminación definitiva del usuario. 4. Devolver el token El servidor público cuyo usuario se requiere eliminar del portal bancario, debe devolver el token que le haya sido entregado en custodia, para lo cual llevará a cabo las siguientes actividades, según corresponda: a. Los servidores públicos que estén asumiendo el rol de preparador deberán entregar al tesorero los elementos (token o demás elementos de seguridad) entregados en custodia por la Universidad para ingresar a los respectivos portales bancarios. Asimismo, el tesorero informará por escrito y entregará dichos elementos, cuando sea del caso, al superusuario respectivo. b. Los servidores públicos que estén asumiendo el rol de aprobador deberán devolver los elementos (token o demás elementos de seguridad) entregados en custodia por la Universidad para ingresar a los respectivos portales bancarios, e informarán por escrito y entregarán dichos elementos y los que le hayan sido asignados como aprobador, cuando sea del caso, al superusuario respectivo. 5. Informar al solicitante sobre la aprobación o la existencia de inconsistencias en la solicitud El superusuario informará al solicitante sobre la aprobación del requerimiento realizado o sobre la existencia de inconsistencias en la solicitud para la realización de las correcciones a que haya lugar. Una vez se corrige la inconsistencia se inicia el proceso en el numeral 1, Liberar el token del usuario a eliminar. 4. Actualizar registro de equipos transaccionales 1. Solicitar información a las respectivas áreas de Tesorería El superusuario debe solicitar, trimestralmente por medio escrito, a las áreas de Tesorería en los niveles Nacional, de Sede, de Facultad y de Unidad Especial a la cual le administra el portal bancario, el diligenciamiento del cuadro de información establecido en la actividad Número 1 del

12 Página: 12 de 13 Instructivo para la atención de servicios a equipos transaccionales con roles de consulta, preparador, aprobador y superusuario para portales bancarios, del Macropoceso de Gestión de Información. 2. Recibir y revisar la información enviada por las respectivas áreas de Tesorería El superusuario debe recibir la información enviada por las áreas de Tesorería en los niveles Nacional, de Sede, de Facultad y de Unidad Especial a la cual le administra el portal bancario, y revisar el debido diligenciamiento de lo solicitado, validando que dicha información corresponda a los usuarios activos registrados en el respectivo portal bancario. La información corresponde a los usuarios activos registrados en el portal bancario de la respectiva sede? Sí: Consolidar y enviar la información remitida por las respectivas tesorerías, Ir al numeral 3. No: Validar la información de usuarios activos en el portal bancario. Ir al numeral Consolidar y enviar la información remitida por las respectivas áreas de Tesorería El superusuario debe consolidar la información remitida por las áreas de Tesorería en los niveles Nacional, de Sede, de Facultad y de Unidad Especial a la cual le administra el portal bancario, y enviarla trimestralmente y por medio escrito, a la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - OTIC o quien haga sus veces en la respectiva sede, como actividad de control de reporte de novedades y actualización de usuarios y equipos transaccionales 4. Validar la información de usuarios activos en el portal bancario El superusuario debe validar la información de usuarios activos en el portal bancario con la respectiva área de Tesorería, ajustar las diferencias (en el portal bancario o en la información enviada por las áreas de Tesorería) y/o justificar si hay lugar a ello, dejando soporte documental de la correspondiente justificación. Fin del instructivo.

13 Página: 13 de 13 ELABORÓ CARGO María Elvira García Audith Conde Falon Cielo Murcia Moreno Jefe División Nacional de Gestión de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Gestión de Tesorería, Contratista REVISÓ CARGO Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, María Fernanda Forero Siabato Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, asesora de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Gerardo Ernesto Mejía Alfaro Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA Mayo 27 de 2015 FECHA Junio 3de 2015 FECHA Junio 3 de 2015