Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información. Gestión de las adquisiciones del proyecto

Transcripción

1 Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información Gestión de las adquisiciones del proyecto Bogotá D.C., agosto de 2016

2 Gestión de las adquisiciones Incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto (PMBoK, 2013:355) Incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidos por miembros autorizados del equipo del proyecto (PMBoK, 2013:355)

3 Gestión de las adquisiciones Los procesos que hacen parte de la gestión de las adquisiciones son: 1. Planificar la gestión de las adquisiciones 2. Efectuar las adquisiciones 3. Controlar las adquisiciones 4. Cerrar las adquisiciones

4 Gestión de las adquisiciones Implica contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante entre las partes, en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida. Los acuerdos puede ser simples o complejos. Se reflejan en los entregables y el esfuerzo requerido.

5 Gestión de las adquisiciones Un contrato de adquisiciones incluye términos y condiciones, y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo del proyecto asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las necesidades especificas del proyecto. Se deben respetar las políticas de adquisiciones de la organización.

6 Gestión de las adquisiciones Denominación de los contratos: Acuerdos Convenios Subcontratos Órdenes de Compra Otro Sí La mayoría de organizaciones cuentan con políticas y procedimientos documentados que definen específicamente las reglas de adquisición, así como quién está autorizado a firmar y administrar dichos acuerdos de la organización.

7 Gestión de las adquisiciones Las diferentes actividades involucradas en los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto conforman el ciclo de vida de un contrato. Una gestión activa y buena redacción de los términos y condiciones del contrato permite identificar algunos riesgos que pueden evitarse, mitigarse o transferirse al vendedor. Celebrar contratos es un método de asignar la responsabilidad de gestionar o compartir posibles riesgos.

8 Gestión de las adquisiciones El ciclo de vida de cada contrato puede finalizar durante cualquier fase del ciclo de vida del proyecto. Dependiendo del área de aplicación, el vendedor puede ser denominado contratista, subcontratista, proveedor, proveedor de servicios o distribuidor. Dependiendo de la posición del comprador en el ciclo de adquisición del proyecto puede denominarse cliente, contratista principal, contratista, organización compradora, organismo gubernamental, solicitante del servicio o simplemente comprador.

9 1. Planificar la gestión las adquisiciones Consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Identifica las necesidades del proyecto que pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto. Este proceso determina si se requiere apoyo externo, qué adquirir, de qué manera, qué cantidad y cuándo hacerlo.

10 1. Planificar la gestión de las adquisiciones El proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales (PMBoK, 2013:355)

11 1 Planificar la gestión de las adquisiciones. Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Documentación de requisitos 3. Registro de riesgos 4. Recursos requeridos para las actividades 5. Cronograma del proyecto 6. Estimación de costos de las actividades 7. Registro de interesados 8. Factores ambientales de la empresa 9. Activos de los procesos de la organización 1. Análisis de hacer o comprar 2. Juicio de expertos 3. Investigación de mercado 4. Reuniones 1. Plan de gestión de las adquisiciones 2. Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones 3. Documentos de las adquisiciones 4. Criterios de selección de proveedores 5. Decisiones de hacer o comprar 6. Solicitudes de cambio 7. Actualizaciones a los documentos del proyecto

12 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Incluye la consideración de posibles vendedores. Considera el responsable legal de solicitar los documentos necesarios, permisos y licencias de acuerdo a lo requerido por la organización. Los requisitos del cronograma pueden influir considerablemente en la estrategia durante el proceso de Planificar las Adquisiciones. Influye directamente dentro del desarrollo del cronograma de planeación del proyecto. Incluye considerablemente los riesgos derivados de hacer o comprar. Incluye la revisión del tipo de contrato que se planea utilizar para la mitigación de riesgos.

13 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contrato. Contrato a precio fijo Implica establecer un precio total fijo para un producto o servicio definido. Pueden incluir incentivos financieros para quienes alcancen o superen los objetivos seleccionados. Mejoran las fechas de entrega.

14 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contrato Contrato a precio fijo Mejoran el desempeño de costos. Mejoran el desempeño técnico. Todo aquello que pueda ser cuantificado. Todo aquello que pueda ser medible. Los vendedores se encuentran obligados por ley a cumplir dichos contratos bajo el riesgo de afrontar eventuales daños y perjuicios financieros en caso de incumplimiento.

15 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato a precio fijo Cerrado Es el más común. El precio se fija al inicio y no está sujeto a cambios. Cualquier cambio de costos por causa de un desempeño adverso es responsabilidad del vendedor, quien está obligado a completar el esfuerzo. Se debe especificar con precisión el producto o servicio a adquirir.

16 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato a precio fijo Más honorarios con incentivos Confiere cierta flexibilidad al comprador y al vendedor. Permite ciertas desviaciones de desempeño. Existen incentivos financieros, relacionados con el cumplimiento de las métricas establecidas. Se relacionan con los costos del cronograma o el desempeño técnico del vendedor. Los objetivos se establecen al principio. El precio final del contrato se determina luego de completar todo el trabajo. Se fija precio tope.

17 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato a precio fijo Ajuste económico al precio Se utiliza cuando el período de desempeño del vendedor abarca un período considerable de años. Permite ajustes finales, predefinidos al precio del contrato, por cambios inflacionarios, aumentos o disminuciones del costo de las materias primas específicas. Se debe tomar como referencia algún índice financiero confiable. Procura proteger tanto al vendedor como al comprador.

18 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato de costos reembolsables Implica efectuar pagos (reembolsos de costos) al vendedor por todos los costos legítimos y reales en que incurriera para completar el trabajo. Más honorarios que representen las ganancias del vendedor. Pueden incluir cláusulas de incentivos financieros. Proporciona al proyecto flexibilidad para reorientar a un vendedor si el alcance del trabajo no puede definirse con precisión al inicio y requiere modificaciones, o cuando puede implicar riesgos.

19 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato de costos reembolsables Más honorarios fijos Al vendedor se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato, a la vez que recibe el pago de sus honorarios fijos calculados como porcentaje de los costos del proyecto estimados al inicio. Los honorarios se pagan únicamente por el trabajo completado y no varían en función del desempeño del vendedor. El monto de los honorarios no cambia.

20 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato de costos reembolsables Más honorarios con incentivos Se le reembolsan todos los costos autorizados para realizar el trabajo del contrato y recibe honorarios con incentivos predeterminados. Si los costos finales son inferiores o superiores a los costos originales estimados, entonces el comprador y el vendedor comparten las desviaciones de costos de acuerdo con una fórmula prenegociada.

21 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato de costos reembolsables Más honorarios por cumplimiento de objetivos Se reembolsan todos los costos legítimos pero la mayor parte de los honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio subjetivo general de desempeño definido e incorporado dentro del contrato. Los honorarios se establecen basándose únicamente en la determinación subjetiva del desempeño del vendedor por parte del comprador y, por lo general, no es sujeto de apelación.

22 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato de costos por tiempo y materiales Son un tipo híbrido de acuerdo contractual que contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo. Se utilizan para aumentar personal, para la adquisición de expertos o de cualquier tipo de apoyo externo cuando no es posible establecer con rapidez un enunciado preciso del trabajo.

23 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato de costos por tiempo y materiales Pueden estar sujetos a un aumento de costos para el comprador. El valor y la cantidad pueden no estar definidos por el comprador en el momento de la adjudicación del contrato.

24 1. Planificar la gestión de las adquisiciones Tipos de contratos Contrato de costos por tiempo y materiales Pueden aumentar en cuanto a su valor contractual como si fuesen contratos de costos reembolsables. Las organizaciones establecen valores máximos y plazos límites en todos los contratos por tiempo y materiales para evitar el aumento desmedido de costos. Las tarifas por unidad de mano de obra o de materiales pueden establecerse por anticipado, incluyendo las ganancias de vendedor.

25 Resumen Item Proceso Que Sucede Resultado 1 Planeación de adquisiciones Construir o comprar Decisión, tipo de contrato, alcance del trabajo 2 Planeación de la contratación Creación de RFP RFP terminado 3 Solicitud respuesta vendedores RFQ Propuesta creada 4 Selección proveedor Escoger uno Contrato firmado 5 Administración contrato Administrar Asegurar terminación 6 Cierre contractual Terminar Entregado

26 2. Efectuar las adquisiciones El proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionados y adjudicarles un contrato (PMBoK, 2013:355)

27 2. Efectuar las adquisiciones Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan de gestión de las adquisiciones 2. Documentos de las adquisiciones 3. Criterios de selección de proveedores 4. Propuesta de los vendedores 5. Documentos del proyecto 6. Decisiones de hacer o comprar 7. Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones 8. Activos de los procesos de la organización 1. Conferencia de oferentes 3. Técnicas de evaluación de propuestas 3. Estimaciones independientes 4. Juicio de expertos 5. Publicidad 6. Técnicas analíticas 7. Negociación de adquisiciones 1. Vendedores seleccionados 2. Acuerdos 3. Calendarios de recursos 4. Solicitudes de cambio 5. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 6. Actualizaciones a los documentos del proyecto

28 2. Efectuar las adquisiciones En este proceso el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará los criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo.

29 3. Controlar las adquisiciones El proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de contratos y efectuar cambios y correcciones según corresponda (PMBoK, 2013:355)

30 3. Controlar las adquisiciones Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Documentos de las adquisiciones 3. Acuerdos 4. Solicitudes de cambio aprobadas 5. Informes de desempeño del trabajo 6. Datos de desempeño del trabajo 1. Sistema de control de cambios del contrato 2. Revisiones del desempeño de las adquisiciones 3. Inspecciones y auditorías 4. Informar el desempeño 5. Sistemas de pago 6. Administración de reclamaciones 7. Sistema de gestión de registros 1. Información de desempeño del trabajo 2. Solicitudes de cambio 3. Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 4. Actualizaciones a los documentos del proyecto 5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

31 3. Controlar las adquisiciones Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar los cambios y correcciones según sea necesario. Tanto el comprador como el vendedor controla el contrato de adquisiciones con finalidades similares.

32 3. Controlar las adquisiciones Debido a la naturaleza legal de la relación contractual resulta fundamental que el equipo de dirección del proyecto esté atento a las implicaciones legales de las medidas tomadas al administrar una adquisición. Muchas organizaciones tratan la administración de contratos como una función administrativa separada de la organización del proyecto.

33 3. Controlar las adquisiciones Controlar las adquisiciones tiene un componente de gestión financiera que implica monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Incluye gestionar la finalización anticipada del trabajo contratado, de conformidad con la cláusula de rescisión del contrato.

34 4. Cerrar las adquisiciones El proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto (PMBoK, 2013:355)

35 4. Cerrar las adquisiciones Entradas Herramientas y Técnicas Salidas 1. Plan para la dirección del proyecto 2. Documentos de las adquisiciones 1. Auditorías de la adquisición 2. Negociación de adquisiciones 3. Sistema de gestión de registros 1. Adquisiciones cerradas 2. Actualizaciones a los activos procesos de la organización

36 4. Cerrar las adquisiciones Es el proceso de finalización de cada adquisición para el proyecto. Brinda apoyo para cerrar el proyecto o la fase. Implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregable sean aceptables. Implica finalizar reclamaciones abiertas y actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales. Archivar información para el futuro. Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre.

37 Maestría en Gestión de la Tecnología de la Información GRACIAS POR SU ATENCIÓN Este material se basa en la Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBok) Quinta Edición Del PMI