GWAVA Retain Contexto y Beneficios

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1 GWAVA Retain Contexto y Beneficios Reducción de Costos: Casi anualmente, Tecnologías de Información (TI) dentro de su Plan de Capacidad demanda recursos adicionales de almacenamiento impactando de manera importante los presupuestos tanto de Operación como de Inversión. La búsqueda de alternativas para ser más eficientes en la manera como se selecciona y almacena la información de las organizaciones se ha convertido en una práctica necesaria y constante. Un cálculo de IDC estima que en promedio éste impacto de costo de almacenamiento se acerca al 18% de los presupuestos de funcionamiento de las áreas de TI. Mismo, que se destina al mantenimiento, administración y actualización de tecnologías de almacenamiento consideradas de Mid-Range a High end. Volumen: Según IDC, en el 2011 hay 10 veces más información almacenada de lo que había en Y además, sugiere tasas de crecimiento del universo digital de 100% cada meses. (En el reporte IDC del 2011 habla de más del doble cada 24 meses). El reto que define la administración del almacenamiento, conlleva necesariamente a un manejo muy fino de políticas de retención de información. Especialmente, en el contexto de colaboración y correo electrónico, donde tenemos hoy tasas de crecimiento superiores al 30% anual. - Un trabajador de corporación en promedio envía/recibe cerca de 100 mensajes al día-. Derivado del reto que promueve el almacenamiento del contenido creado a diario por los usuarios y su forma de compartirlo, tenemos el reto asegurarlo, clasificarlo, y hacerlo disponible en procura de su mayor productividad. Adicionalmente, dependiendo de la industria en que su organización se mueva, pueden existir variables legales de conservación de información por periodos de tiempo. Este contexto invita a las organizaciones a permanentemente analizar la forma como la ecuación: Productividad, Normatividad -compliance-, Seguridad, y Costos (un almacenamiento adecuado), debe ser optimizada regularmente para mantener un balance de costos de propiedad de la tecnología sin sacrificar productividad y cumpliendo a su vez con las regulaciones de su industria. Uno de las principales fuentes de costo de almacenamiento va hacia las aplicaciones de correo electrónico y su demanda técnica de espacio y características de los recursos e los cuales necesita operar. Un manejo óptimo de las bases de datos del correo electrónico genera beneficios que se traducen de inmediato en rendimiento, confiabilidad y menor costo del sistema. Ahorros en gestión de mantenimiento, respaldo (en tiempo y espacio), y procesos/recursos de restauración ágiles que conlleven a menores costos de operación del sistema deben estar siempre en el análisis de la ecuación que definíamos en el párrafo anterior.

2 Un sistema de Archiving está diseñado pensando en solucionar problemáticas de manejo de almacenamiento asegurando la información no este duplicada en el sistema anexos de correos-, y a su vez que se encuentre indexada, y gobernada o asegurada bajo un grupo de políticas independientes de la gestión de los usuarios. Adicionalmente, un buen sistema de Archiving debe apoyarse en tecnologías que generen real economía en la conservación de la información. Acompañando a esta reducción de costos, el sistema debe proveer eficiencias que se traduzcan en productividad para los usuarios. Un sistema adecuado de archiving acerca la información a los usuarios para desarrollar su trabajo (buzones de mayor tamaño o percibidos ilimitados, con movilidad y acceso desde diversos dispositivos), sin preocuparse por sacar y ordenar PSTs. Adicionalmente, les provee herramientas de gestión como búsquedas avanzadas en los anexos de sus correos, junto con la posibilidad de etiquetas su información de la manera más relevante para usuarios y auditores. Un sistema de Archiving debe traducir y ejecutar los principios, políticas y roles que el marco de gobernabilidad de información especifique para la organización. Principios de integridad de la información, o cadena de custodia deben ser estrictamente resguardados en nuestra economía digital. Diversas leyes de protección de datos, o simplemente la duda de los directivos y usuarios también- sobre quien puede ver su correo, y si lo hacen, como saberlo, hace necesario que éste marco de gobernabilidad de información esté finamente establecido, y efectivamente resguardado. Otro aspecto fundamental tiene que ver con cumplimiento de normatividad o Compliance. La creciente diversidad de sistemas de comunicación electrónica como aplicaciones de mensajería instantánea, mensajes de texto, y las mensajerías de las redes sociales son otro factor no excluyente del control corporativo. Por ejemplo, la ley de Sarbanes-Oxly especifica que se deben guardar récords de toda comunicación electrónica y física. La norma no especifica la modalidad de comunicación electrónica. Simplemente dice comunicación electrónica, por consiguiente, todas las anteriores modalidades son cobijadas por la norma. Regulaciones de éste tipo acompañadas de políticas de seguridad y control relativos a la industria donde se desenvuelve la organización, o a la cultura de la empresa hace que algunas compañías decidan no habilitar servicios de comunicación ejemplo: redes sociales- que de otra forma traerían productividad a sus usuarios. Aprenderlos a controlar y gestionar es otro de los retos que tienen las organizaciones para elevar su eficiencia y capacidad de comunicación con sus mercados objetivos. Algunos ejemplos de este tipo de regulaciones se encuentran presentes casi todos los países de América Latina. En Colombia por ejemplo, la Superintendencia Financiera, a través de la circular 052 le exige a las entidades financieras guardar respaldo de las comunicaciones con sus usuarios por un lapso de 2 años. En Chile el decreto de presidencia 77 les exige a los organismos del Estado guardar la comunicación electrónica entre ellos y con los ciudadanos por un lapso de 6 años. Limitaciones en producir y presentar a tiempo documentos requeridos por las regulaciones de industria o gubernamentales -aparte del costo que genera su intento- normalmente se traducen en cuantiosas multas-.

3 Como reconocer si su empresa necesita una solución de Archiving: Desde el Punto de vista de TI: Realizándose las siguientes preguntas rápidamente un ejecutivo sensible a la ejecución de los presupuestos de TI puede tener una clara idea sobre la necesidad de ésta tecnología: Su sistema de correo electrónico está creciendo demasiado rápido, se está degradando su rendimiento, y/o toma mucho tiempo en realizar mantenimientos, o copias de respaldo y restauraciones? Todos los memos de recursos humanos, seguridad de la información y auditoría sobre investigaciones de correo electrónico recaen en TI. Quien lo hace?, es/son las personas indicadas en la organización?, está seguro que solo ve los correos de quienes dice el memo?, cual es el costo de restaurar respaldos para buscar esa información en recursos y tiempo? Tiene necesidad de hacer migraciones de su sistema de correo a otra plataforma en premisa o dentro de la misma nube? La mejor migración siempre será la NO migración. Retain le ayuda a una No migración. Su sistema de archiving en caso de tenerlo tiene múltiples estancias de almacenamiento y presenta retos a la hora de eliminar duplicados, indexar las bases de datos, o exportar la información de manera segura? Su información en la nube provee acceso a los usuarios a la misma, pero no provee mecanismos de auditoría como búsquedas multi-buzones, definiciones de políticas sobre acceso a la información, y sobre todo trazabilidad. Desde el Punto de vista Regulatorio/Legal: Realizándose algunas de las preguntas siguientes auditores y consejeros legales pueden igualmente entender la necesidad de ésta tecnología en la organización: Esta su organización sujeta a continuos requerimientos del área legal, o recursos humanos en cuanto a información de comunicaciones electrónicas? Las áreas de sistemas deben conducir la investigación revelando que no hay restricción a la información que el área tiene acceso. No deberían estas investigaciones ser ejecutadas por las áreas interesadas exclusivamente dejando a tecnología como un auditor de auditores sin acceso a contenido? Tiene su industria regulaciones específicas que les requiera guardar información de sus comunicaciones con usuarios o clientes? Tiene su empresa una política de retención de correo para asegurar la protección de su información y el conocimiento de la empresa? Llevando su información a la nube le provee esta mecanismos de auditoría como búsquedas multibuzones, etiquetas, y exportación de la información de manera segura? Tiene la garantía que su información es integra y que el empleado no ha borrado información?

4 Desde el Punto de vista Productividad/Seguridad Existen requerimientos de los usuarios de acceder continuamente correos antiguos, o se quejan de poco espacio que tienen asignado en sus buzones? Confía su empresa en que cada usuario realice el archiving de su propia información versus realizarla de forma sistemática, controlada y usable para la empresa? Tienen los usuarios acceso seguro 7x24 y desde equipos móviles a información alojada en su correo electrónico desde hace un par de años? Le preocupan los archivos PST/o archiving personales, y el manejo de estos en máquinas portátiles, o su tráfico fuera del control de la empresa o Institución? Tienen aprehensión en permitir el uso de mensajería instantánea, redes sociales, o mensajería de dispositivos móviles por ausencia de controles? Si varias de las preguntas anteriores tienen una respuesta positiva vale la pena profundizar en la cuantificación de sus espacios de mejora contrastándolos con la propuesta de valor de una solución de archiving como GWAVA Retain. Diferencias Importantes de nuestra Tecnología: Visión. Hoy, abarcamos un concepto más amplio cubriendo múltiples canales de comunicaciones electrónicas. Nuestro futuro va hacia la inclusión de otras aplicaciones desde nuestra búsqueda electrónica. (ediscovery). Cubrimos un espectro más amplio en comunicaciones electrónicas (mensajería instantánea, correo electrónico, mensajes SMS y Blackberry PIN). El correo solo, no cubre hoy la necesidad empresarial, como tampoco lo hace el cubrir los productos de un único fabricante. Módulos disponibles para Office 365, Google Apps, FaceBook, Twitter, y dispositivos móviles Android y BlackBerry. Manejamos una única instancia de almacenamiento. Administración, tamaño (proceso de deduplicación), versatilidad, y eficiencia superior. Flexibilidad de plataforma (OS), y opciones de bases de datos múltiples. Costos: Otras herramientas necesitan programas corporativos de licenciamiento, o sistemas de almacenamiento específicos, o plataformas específicas en cuanto a sistema operativo y base de datos. Herramientas superiores de ediscovery, y exportación segura. Herramientas de apoyo a procesos de migraciones en premisa o en la nube.

5 En la siguiente gráfica se resumen los beneficios multidimensionales de la implementación de una tecnología

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