INSTRUCTIVO PARA FARMACIAS

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1 INSTRUCTIVO PARA FARMACIAS CIERRE DE LOTE PLANES ONLINE CIERRE DE LOTE PLANES MANUALES CIERRE DE PRESENTACION DECLARACIÓN DE DISPENSA (RECETAS MANUALES) Página 1 de 17

2 Proceso de Cierre de Lote y Presentación 1 Paso Todas las recetas autorizadas a través del validador Online se pueden visualizar como Recetas Pendientes. Estas recetas se consultan por fecha Desde/Hasta, debiendo conciliarse contra los documentos físicos, con la posibilidad de excluir recetas. En cada plan se visualizarán únicamente las recetas del plan seleccionado. 2 Paso Conciliadas las recetas pendientes validadas Online, se puede proceder la generación de Lotes, los cuales dan como resultado la generación de una Carátula de Lote Online con sus totales pertinentes. Es posible generar tantos lotes como sean necesarios. 3 Paso (Declaración de Dispensa Recetas Manuales) Antes de generar la Presentación, deberá realizar la Declaración de Dispensa (registro de todas las recetas que no pueden validarse Online), y generar los respectivos Lotes y la correspondiente impresión de Carátula de Lote Manual. 4 Paso Finalmente debe generarse la Presentación, la cual se compone a su vez de Carátulas de Presentación que sumarizan la información de cada uno de los lotes previamente realizados (Online y Manuales). NUNCA debe olvidarse de generar la Presentación. Siempre debe respetar la fecha tope de cierre de Presentación ONLINE, según cronograma. RECUERDE que los datos de las transacciones generadas a través de Declaración de Dispensa no se encuentran validados. La información declarada de las recetas manuales será auditada para su posterior liquidación. Los códigos de barras impresos en las Carátulas de Lote y Presentación deben estar perfectamente legibles, ya que de la lectura de los mismos se obtienen los datos esenciales para la Auditoría. A continuación se detallan los pasos de la operatoria mencionada Página 2 de 17

3 1 - Página Inicial Se accede al servicio de Cierre de lote y Presentación Online a través de la página Debe seleccionar la opción FARMACIAS. 2 - Página de ingreso Ingrese su código de Usuario y su Contraseña. A continuación haga clic en el botón "Ingresar" para ingresar a la página de selección de servicios. Usuario = CÓDIGO IMED (990XXXXXXXX) Contraseña = CÓDIGO FARMALINK (XXXXX) Página 3 de 17

4 3 - Página de selección de servicios Esta página es el punto de entrada para los servicios Online para Farmacias: AUTORIZACION, CIERRE DE LOTE E INSTRUCTIVOS. Haga clic en el botón "CIERRE DE LOTE" para ingresar a la pantalla principal de Cierre de Lotes y Presentaciones. 4 - Pantalla principal de Cierre de Lote Para iniciar el proceso de control, Cierre de lotes y generación de Presentación, seleccionar Cierre de Lotes. 4.1 Selección del Financiador En la opción Financiador: Cliquear el botón Seleccionar, para luego proceder a elegir, del menú desplegable, el financiador sobre el que se desea trabajar. Página 4 de 17

5 IMPORTANTE: Luego de seleccionar el financiador se podrá visualizar Fecha Límite de Cierre del mismo. (Corresponde al cierre Online). 4.2 Selección del Plan (On-line/Manual) ó % de descuento de plan Ejemplo PAMI Una vez realizadas las selecciones anteriormente descriptas podrá visualizar el resto del menú de opciones disponibles. IMPORTANTE: Para seleccionar Plan Manual, deberá haberse realizado previamente Declaración de Dispensa (ingreso de recetas no validadas On-lineManuales). Página 5 de 17

6 4.3 ADMINISTRACION DE LOTES Definición: Tareas vinculadas con la generación de lotes, incluyendo las consultas previas, la exclusión de recetas, la generación de los lotes y la posterior consulta de los mismos. Operación: Al hacer clic en el botón de "ADMINISTACION DE LOTES" del menú principal se ofrecen las opciones detalladas en los puntos siguientes: Consultar Recetas Pendientes Excluir Recetas Generar un Nuevo Lote Consultar Lotes generados en el mes Consultar Recetas Pendientes Completar los filtros Fecha Desde y Fecha Hasta correspondientes a las recetas autorizadas que desee consultar, a efectos de poder conciliar contra la documentación física. Una vez completadas las fechas antes mencionadas, deberá hacer clic sobre el botón Ver Listados de Recetas Pendientes. Se visualizarán sólo las recetas del plan seleccionado. Página 6 de 17

7 Al seleccionar un rango de fechas, podrá visualizar Ver Listados de Recetas Pendientes disponibles para incluir en lotes, comprendido en el período solicitado para su debida control y verificación (éste listado puede imprimirse). Haciendo clic en N de Referencia se podrá visualizar el detalle de la autorización con sus ítems y porcentajes Excluir recetas Las recetas que no pudieran ser presentadas por problemas transitorios en el documento físico, podrán ser excluidas desde el Listado de Recetas Pendientes, tildando la casilla disponible al comienzo de cada fila a la izquierda y haciendo clic en el botón Excluir. La exclusión de recetas puede ser transitoria o definitiva, según la necesidad que se presente en la farmacia. Las recetas Excluidas pueden volver al estado de Incluida utilizado la opción del menú CONSULTAS VARIAS y Consultar Lista de Recetas Excluidas. (detalle en pág. 12) IMPORTANTE: Una receta excluída no significa que la autorización se haya cancelado o borrado. La receta excluida, permanece APROBADA y solo es excluida de la lista de recetas pendientes para incluir en un lote. Si la receta nunca va a ser presentada, deberá CANCELAR la autorización que se realizó en su momento, permitiendo de ésta manera la reutilización de la receta y la liberación del consumo del afiliado. Página 7 de 17

8 4.3.3 Generar un Nuevo Lote Una vez conciliado un grupo de recetas pendientes, se procederá a la generación del lote, para lo cual debe accederse a la opción del menú correspondiente. Ingresar al menú ADMINISTRACION DE LOTES, fechas y seleccionar Generar un Nuevo Lote. Deberán definirse nuevamente los filtros Fecha Desde y Fecha Hasta que comprende a las recetas pendientes ya conciliadas y seleccionar el botón Ver Recetas del Lote a Generar. Página 8 de 17

9 Al cliquear CERRAR LOTE se generará automáticamente una CARATULA DE LOTE ONLINE (Archivo.pdf) con la cantidad de recetas e información detallada correspondiente, que deberá imprimirse y acompañar al lote físico de recetas validadas On-line. Página 9 de 17

10 En el caso que se haya realizado previamente Declaración de Dispensa, se generará el Lote de Plan Manual y se emitirá la CARATULA LOTE MANUAL en formato.pdf, que deberá imprimirse y acompañar al lote físico de recetas Manuales (Declaración de Dispensa). Página 10 de 17

11 4.3.4 Consultar Lotes generados en el mes Todos los lotes que genere la farmacia pueden ser consultados desde esta opción. Para cada lote es posible solicitar Ver Carátula, Ver Detalle Del Lote y/o Borra Lote. 4.4 ADMINISTRACION DE PRESENTACIONES Definición: Tareas de generación y consulta de presentaciones para un financiador. Operación: Al hacer clic en el botón de ADMINISTRACION DE PRESENTACIONES del menú principal se ofrecen las opciones detalladas en los puntos siguientes: Página 11 de 17

12 4.4.1 Generar Presentaciones Permite la generación de una Presentación, a partir de los lotes previamente confeccionados durante el período. Seleccionar Generar Presentaciones y el sistema presenta la información de presentación a nivel global para el financiador Se visualizará TOTAL PRESENTACIÓN, y detalle de lotes ON LINE y MANUAL totalizados para cada una de sus categorías o planes, que formarán parte de la presentación a generar. Cliqueando en Generar Presentación el sistema cierra la presentación, componiendo un archivo de formato.pdf, requerido por Farmalink para las presentaciones, con carátulas a nivel de financiador según se detalla: PARA ADJUNTAR A LOTES FÍSICOS A PRESENTAR RESUMEN GENERAL PRESENTACION (ORIGINAL) DETALLE GENERAL PRESENTACION ON-LINE (ORIGINAL) CONSTANCIA PARA LA FARMACIA RESUMEN GENERAL PRESENTACION (DUPLICADO) DETALLE GENERAL PRESENTACION ON-LINE (DUPLICADO) Página 12 de 17

13 4.4.2 Consultar Presentaciones Permite la consulta de las carátulas de presentaciones generadas por el prestador en el pasado para el financiador seleccionado. Para cada lote es posible solicitar Ver Carátula y Borrar Presentación. 4.5 CONSULTAS VARIAS Definición: Consultas diversas del sistema. Operación: Al hacer clic en el botón de "CONSULTAS VARIAS" del menú principal se ofrecen diferentes opciones de consultas: Consultar Recetas Pendientes Definición: Selección y presentación de un conjunto de recetas por descuento y fechas de expendio inicial y final, para consultas en general y cotejo contra recetas físicas. Operación: Haga clic en Consultar Recetas Pendientes, la operación es igual a la descripta en ADMINISTRACION DE LOTES=> Consultar recetas pendientes (Pág 5 ) Consulta Puntual de Recetas Definición: Consulta detallada hasta el nivel de ítem de una receta autorizada. Operación: Haga clic en Consulta Puntual de Recetas y colocando el Número de Referencia de una autorización ó, en el caso del financiador PAMI, podrá colocar el Número de Receta. Página 13 de 17

14 Al cliquear en Mostrar Receta se visualizará el detalle de la receta aprobada y el correspondiente Número de Autorización de Ítem. También se podrá excluir la misma haciendo clic en Excluir Receta, en caso que la receta se encuentre en Estado: Excluida, podrá incluirla mediante la misma operatoria. Muestra el número de lote si la receta se encuentra en un lote. En estado Incluída la receta está disponible para incorporarse a un lote Consultar Lista de Recetas Excluidas Definición: Consulta de las recetas marcadas para su exclusión de los lotes a generar. Operación: Haga clic en Consultar Lista de Recetas Excluidas, se podrán visualizar todas las recetas a las que se ha colocado la marca de exclusión. Al hacer clic en la casilla de selección de la izquierda en una o más recetas, y luego en el botón de "Enviar", el sistema retira la marca de exclusión de las recetas seleccionadas, disponibilizándolas para incluirlas en un lote. Si se hace clic en la casilla situada en el márgen superior izquierdo, al lado de Beneficiario, se marcarán o desmarcarán todas las recetas listadas en una sola acción. Página 14 de 17

15 4.5.4 Consulta Histórico de Lote Definición: Consulta de lotes generados por el prestador en el pasado para el financiador seleccionado. Operación: Haga clic en Consulta Histórico de Lotes, y se podrán visualizar todos los lotes generados para el financiador seleccionado Consulta Histórico de Presentación Definición: Consulta de las carátulas de presentaciones generadas por el prestador en el pasado para el financiador seleccionado. Haga clic en Consulta Histórico de Presentación, y se podrán visualizar todos las presentaciones generadas para el financiador seleccionado, hasta los 3 meses anteriores. 4.6 Ayuda Definición: Presentación de información relacionada con el cierre de lotes. Operación: Al hacer clic en el botón de "AYUDA" del menú principal se ofrecen las opciones detalladas en los puntos siguientes: Página 15 de 17

16 4.6.1 Glosario Definición: Glosario de términos relacionados con los procesos IMED de cierre de lotes y de autorizaciones en línea Descripción de procesos Definición: Descripción de los procesos del aplicativo de cierre de lotes. 5 Detalle de Carátulas de Presentación Imágenes de carátulas ORIGINAL que se componen al generar una Presentación (Archivo.pdf). Los códigos de barras impresos en las Carátulas de Lote y Presentación deben estar perfectamente legibles, ya que de la lectura de los mismos se obtienen los datos esenciales para la Auditoría. Página 16 de 17

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