Registro de Inscripciones en el Sistema Academusoft

Transcripción

1 Página 1 de Objetivo y Alcance Definir las actividades y criterios necesarios para el Registro de Inscripciones en el Sistema modalidad presencial en la Oficina de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de Pamplona. Comprende desde la Recepción de la Consignación por Concepto de Inscripción hasta Registro de la Consignación por Concepto de Inscripción en el Sistema. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Director(a) de la Oficina de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Inscripción Proceso de registro de la información personal y académica de los solicitantes a programas que la Universidad de Pamplona ofrece en las diferentes modalidades, para adquirir la calidad de aspirante. Art. 1, enciso a, del Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. 3.2 Matrícula Acto que realiza una persona voluntariamente para inscribirse en un programa académico, que involucra registro de la información personal, matrícula financiera y matrícula académica. Art. 1 enciso c, del Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Recepción de la Consignación por Responsable: Técnico de Tesorería- Concepto de Inscripción Matricula Financiera Los estudiantes se presentan en la Oficina de Pagaduría y Tesorería con la consignación original y una copia de la misma debidamente marcada con nombre, código y programa al respaldo de la original. Elaboró Aprobó Validó Firma Amparo Serveleón Rivera Firma Alexandra Vargas Staper Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 05 de Abril de 2011 Fecha 07 de Abril de 2011 Fecha 29 de abril de 2011

2 Página 2 de Registro de la Consignación por Concepto de Inscripción en el Sistema Responsable: Técnico de Tesorería- Matricula Financiera Se ingresa al aplicativo como se muestra a continuación. Se digita el usuario la contraseña y se le da ingresar Se ingresa al icono académico administrador Ingresamos por el icono admisiones Ingresamos al icono inscripciones

3 Página 3 de 13 Gestionar inscripción En este pantallazo vemos varios iconos que utilizamos dependiendo la clase de inscripción que necesitemos subir al sistema como pago Si es para alumnos nuevos ingresamos por el icono gestionar datos de inscritos.

4 Página 4 de 13 Donde nos aparece lista de niveles educativos, seleccionamos pregrado y le damos continuar. Aparece gestionar inscritos por identificación. Damos clic en verificar pago inscripción

5 Página 5 de 13 Se selecciona la liquidación y se le da Realizar Pago Se selecciona el banco, el número de cuenta, número de consignación y la observación y se le da registrar. Observación

6 Página 6 de 13 Y finaliza el registro de inscripción Cuando es inscripción de reingreso, transferencia interna obligatoria, transferencia interna y transferencia externa, ingresamos por el icono pagar transferencias y reingresos. Luego seleccionamos la unidad regional en este caso Universidad de Pamplona, periodo académico y opciones de programa y damos continuar.

7 Página 7 de 13 Luego aparece el listado de los programas con los procesos, donde seleccionamos la carrera y el proceso ya sea reingreso, trasferencias internas, obligatoria y externas. Seleccionamos la solicitud del proceso, el estudiante y lo registramos.

8 Página 8 de 13 Se selecciona el banco, el número de cuenta, número de consignación y la observación y se le da registrar. Observación Finaliza el registro de Inscripción Si el proceso se realiza mediante archivos planos manualmente se ejecuta de la siguiente manera. Cuando el estudiante consigna con código de referencia pero por un error de digitación en el momento del pago, por consignar con código del semestre anterior, por digitación del numero de cedula en lugar del código de referencia, por códigos diferentes como de validación o habilitación o código de referencia de otro estudiante, cuando el estudiante consigna con el código de referencia bien pero por un mayor o menor valor etc.

9 Página 9 de 13 Se ingresa a través del icono académico administrador Clic en liquidaciones. Se selecciona el icono cargar archivos plano de pagos de matricula.

10 Página 10 de 13 Seleccionamos procesar archivo bancario. Seleccionamos el periodo, el año, el banco, la cuenta bancaria, la fecha y damos continuar.

11 Página 11 de 13 Seleccionamos el icono ver pagos Seleccionamos al estudiante y damos continuar.

12 Página 12 de 13 Revisamos que coincida el código de referencia, el valor y el estudiante y le damos registrar donde ya quedara pagado dicho valor. Y finaliza el registro del pago mediante archivos planos manualmente. 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - MECI Modelo Estándar de Control Interno. - Acuerdo No.186 del 02 de diciembre de Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado.

13 Página 13 de Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación 7. Administración de Formatos Código. Nombre Responsable Almacenamiento Acceso Tiempo de Retención Disposición Final 8. Anexos No Aplica.