MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: "PROCEDIMIENTO PARA OBTENER EL SERVICIO DE LA OBRA SOCIAL PARA EL PERSONAL DE LA CIA"

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: "PROCEDIMIENTO PARA OBTENER EL SERVICIO DE LA OBRA SOCIAL PARA EL PERSONAL DE LA CIA" IMPORTANTE: La veracidad y exactitud de la información declarada en este procedimiento es responsabilidad del Jefe de cada área participante en el mismo, por lo tanto cualquier observación o corrección que se considere oportuna deberá comunicarse a la brevedad, antes de firmar la conformidad del procedimiento. Gerencia de Administración y Finanzas Gerencia de Comercial Gerencia Operativa MOTIVACION: Establecer un procedimiento por escrito que incluya todos los pasos a seguir para obtener el Servicio de la Obra Social para el personal de Caruso Cía. Argentina de Seguros S.A. OBJETIVO: Definir claramente los procedimientos que deben realizar los responsables administrativos en el área de Personal ALCANCE: Zona Centro- Agencia del interior y Zona Norte. VIGENCIA Y CUMPLIMIENTO: Este procedimiento entra en vigencia a partir de marzo de 2001 y los Gerentes y Supervisores involucrados deberán tomar las previsiones para su cumplimiento y para la capacitación del personal involucrado. PAUTAS GENERALES Y DEFINICIONES: Familiares del empleado a los que le corresponde obtener los servicios de la Obra Social y motivos por los cuales se otorgará el alta en la misma: para el nuevo personal y su grupo familiar directo(cónyuge e hijos) por nacimiento de hijos, 1

2 por matrimonio Por adopción. Carnet: Documento del afiliado que lo habilita como usuario del servicio de la Obra Social. Zona Norte: La integran Casa Matriz Zona Norte: Salta, las agencias de Catamarca, Jujuy y Tucumán y las del interior de Salta. Zona Centro: La integran Casa Matriz de Córdoba, las agencias del interior y las agencias de las demás provincias. En caso de que el empleado registre cambio de domicilio deberá informar en forma personal a la delegación de la Obra Social DESCRIPCION ANALITICA DEL PROCEDIMIENTO PROCESO N 1 PRESENTACION DE LA DECLARACION JURADA A LA OBRA SOCIAL 1. Gerencia de Administración y Finanzas - Sección de Personal Recibida la documentación de los nuevos empleado, la Sección presentará a la Obra Social, en carácter de Deceleración Jurada una planilla en la que figuran todas las altas y bajas del mes en curso del personal de la Empresa (zona norte y zona centro) en carácter de Declaración Jurada (Ver Anexo N 1) Enviará por cuadriplicado, la planilla mencionada: una copia será sellada en la delegación Córdoba de la Obra Social, como constancia de la presentación de pedido, la segunda quedará para la delegación y dos copias irán para la Oficina Central de la Obra Social (Buenos Aires), de las cuales una volverá con el sello de recibido, para la Empresa Recibirá la Declaración Jurada firmada por la Obra Social (Buenos Aires), aproximadamente a los 10 días de enviada, la cual será archivada. IMPORTANTE: La presentación de la documentación se realiza en la Obra Social delegación Córdoba, para ser enviada a Buenos Aires, donde se encuentra la Administración Central del servicio de la Obra que autoriza y tramita las Altas y Bajas. PROCESO N 2 RECOLECCIÓN Y PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACION A PRESENTAR EN LA OBRA SOCIAL. 2

3 1. Gerencia de Administración y Finanzas - Sección de Personal En base a la planilla de altas del Personal del mes, realizada en el Proceso N 1 recolectará y fotocopiará la documentación requerida de cada empleado que ingresa: y 2 hoja del D.N.I. del titular Acta de Matrimonio Partida de nacimiento de cada hijo, Acta de adopción. IMPORTANTE: Para dar el Servicio de la Obra Social a los hijos del empleado, deberán: tener hasta 21 años de edad En el caso de tener más de 21 años hasta los 25 encontrarse en la condición de ser estudiante universitario o terciario Completará la Solicitud de Afiliación, por duplicado: una copia para el legajo del empleado, y otra para la Obra Social (corresponde al original) (Ver Anexo N 1) 1.3. La copia original de la Solicitud de Afiliación para la Obra Social se abrochará a la documentación recolectada en el apartado 1.1 y la segunda irá seguidamente en forma individual En el caso de concubinato: si la pareja no tiene hijos, la documentación a presentar para obtener el servicio de la Obra Social para el concubino/a será una sumaria de información judicial IMPORTANTE: la Sección solicitará una sumaria de información judicial al empleado correspondiente, quien deberá solicitarla, a su vez, ante un Juez de Paz del lugar de residencia En el caso de que la pareja tenga hijos propios solo necesitará presentar fotocopia de la partida de nacimiento de los hijos y fotocopia del D.N.I. del concubino para obtener el servicio para éstos. PROCESO N 3 ENVIO DE LA DOCUMENTACION A LA OBRA SOCIAL PARA OBTENER EL ALTA 1. Gerencia de Administración y Finanzas - Sección de Personal Enviará la documentación reunida de cada empleado a la Obra Social - delegación Córdoba. 3

4 En caso de zona norte, se encargará de realizar todo lo descripto en el Proceso N 1 y la enviará a la Obra Social - delegación Salta - para su tramitación correspondiente En caso de Buenos Aires, Casa Matriz enviará la documentación y los formularios según lo descripto en el Proceso 2 puntos 1.2 y 1.3, hacia esta agencia para que la presente directamente en las Oficinas Centrales de la Obra Social. IMPORTANTE: Las copias del Formulario que corresponde a los legajos deberá volver con el sello de "recibido" por la delegación Córdoba de la Obra social o delegación Salta, si fuese presentada en Zona Norte, para control de la Empresa. Este sellado lo realizan en el mismo momento en que se presenta la documentación detallada PROCESO N 4 CONTROL INTERNO DE LAS ALTAS PEDIDAS A LA OBRA SOCIAL 1. Gerencia de Administración y Finanzas - Sección de Personal Una vez que los empleados recibieron sus carnets, solicitará la/s fotocopias de los carnets correspondientes, controlando así la recepción de los mismos Para las Agencias del Interior- Zona Centro- informará al encargado de Agencia que verifique la llegada de las credenciales a la delegación correspondiente para retirarlas Zona norte, el encargado de la Sección de Personal procederá de igual forma que en el Apartado 1.1 de este proceso, luego recolectará las mismas y las enviará a Casa Matriz Archivará las fotocopias enviadas por Zona Norte y las de Zona Centro en los legajos de cada empleado. IMPORTANTE: Para las Agencias de Villa Mercedes, Río Tercero, Alta Gracia, La Calera y San Luis los carnets serán enviados a Casa Matriz para recién hacerlos llegar a cada Agencia. 4

5 Anexo 1 5

6 CAMPO REFERENCIAS: Completará la planilla en carácter de Declaración Jurada para presentar en la Obra Social. 1 Identificará a la Empresa, N de código de la misma y el mes y año corespondiente. 2 Indicará el D.N.I. de las altas registradas durante el mes. 3 Indicará Nombre y Apellido de los nuevos empleados. 4 Indicará la fecha de ingreso de los empleados 5 Se dejará sin completar, ya que el item le concierne a la Obra Social. 6 Indicará el monto total de la remuneración correspondiente de cada empleado excluido el Salario Familiar. 7 En el caso que el empleado haya actuado en otra Cia de Seguros, solo completará con el nombre de la correspondiente. 8 Indicará el N de afiliado del empleado desvinculado de la Empresa. 9 Indicará Nombre y Apellido de las bajas del mes. 10 Indicará el domicilio de los mismos 11 Indicará la fecha de egreso. 12 Indicará el monto total de la remuneración correspondiente de cada baja. 13 Indicará el motivo de la desvinculación. 14 Indicará lugar y fecha de emisión de la Declaración. 15 Firmará la Declaración el jefe de la Sección. 16 Colocará el sello de la Empresa. 6

7 Anexo 2 7

8 CAMPO REFERENCIAS: Completará la solicitud para presentar en la Obra Social. 1 Indicará los datos personales del empleado, según la información adjunta en su legajo. 2 Indicará los datos de la Empresa, su domicilio, C.U.I.L., fecha de ingreso del empleado, dirección comercial de la Casa Matriz y el sello de la Empresa. 3 En el caso de ser casado o en concubinato indicará los datos del cónyuge o concubino y los de sus hijos. 8