Manual del usuario PARA USO DE: FUNDACION RAFAEL DONDÉ. Operación del Sistema Ver 1.3

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1 Manual del usuario PARA USO DE: FUNDACION RAFAEL DONDÉ <TIENDA VIRTUAL ADQUISICIÓN PAPELERÍA> Operación del Sistema Ver 1.3 Versión /Febrero/2012

2 Contenido 1. Qué es la Tienda Virtual? 2. Funcionamiento General 3. Usuarios a. Roles de usuarios. El usuario Capturista El usuario Pre-Autorizado y el Aprobador de pedidos. El usuario Administrador y sus funciones. El usuario de Reportes 4. Proceso de Compra Descripción de la pantalla y del Menú principal. a. Entrada al sistema b. Buscar y Agregar Productos al carrito c. Ver Pedido (revisar el carrito de la compra) i. Actualizar ii. Enviar iii. Modificar iv. Eliminar 5. Seguimiento de un Pedido (Estatus del pedido) 6. Acuse Virtual 7. Logística de Entrega (Calendario) 8. Tutorial 9. Salida del sistema 10. Alertas de correo electrónico y otros avisos. 11. Política de Contraseñas 12. Configuración de Internet Explorer

3 1. Qué es la Tienda Virtual? La Tienda Virtual es una herramienta de software desarrollada en tecnología Web y que funciona sobre plataforma Web. Su principal función es la ágil y oportuna captura de pedidos por parte de nuestros clientes, misma que se puede realizar con seguridad desde cualquier parte del mundo con una conexión a Internet. La Tienda Virtual Electrónica agiliza el punto de entrada de nuestra cadena de producción, que es la venta. El acceso a la aplicación se logra vía Internet, pudiendo ser filtrado el acceso desde la RED del cliente, mediante un Proxy o Firewall, de esta forma, no es necesario que cada usuario tenga acceso a todo Internet (es común que el acceso a Internet esté restringido dentro de los grandes corporativos) sino solo a nuestro servidor que hospeda la aplicación. Principalmente está orientada a clientes medianos y grandes, pudiendo ser grandes corporativos con un volumen considerable de usuarios que podrán acceder a nuestros productos con rapidez y eficacia. La aplicación es parte de un modelo de B2B (Business to Business). En este modelo, todos los usuarios de una Tienda Virtual deberán ser indicados y autorizados por el área de compras de nuestros clientes corporativos, obteniendo así, un control de gastos mediante un tope o presupuesto asignado para cada usuario de acuerdo con los consumos históricos promedio del área en cuestión o bajo cualquier otro criterio indicado por el cliente. Otra de las bondades es el acceso a reportería de consumos por centros contables, por usuario o por productos, teniendo así el control de los gastos. Los productos desplegados no son generales a todos nuestros clientes, cada cliente corporativo cuenta con una tienda personalizada en catálogos de productos, precios negociados e imagen (esto último para ser homogénea con una intranet y su imagen corporativa) El sistema nunca hace transferencias de valores vía Web, por lo que es 100% segura. Todos los pagos se concilian por contrato o con algún otro medio.

4 2. Funcionamiento General. En la siguiente imagen se muestra un diagrama de la posición que ocupa la tienda virtual en el entorno de B2B. Web DataBase (cliente, venta, detalle, productos, etc.) Pedid o ERP Scripts Cliente Confirmación del pedido Mail Server RSC CC Helpdesk Mediante la Tienda Virtual se realizan los pedidos desde el escritorio de los usuarios seleccionados por el área de Compras del cliente, para cada uno de sus centros contables, o bien por sucursales, negocios, etc. Típicamente el usuario accede mediante un Navegador de Internet. El área de sistemas de El Cliente puede decidir o no, tener un acceso directo al link en su intranet, evitando así que los usuarios designados para realizar el pedido tengan que contar con una salida todo el World. Wide Web. El usuario realiza su pedido, este se procesa en el servidor Web y mediante un protocolo seguro, cada hora los pedidos son descargados a nuestro sistema ERP, donde son procesados y verificados de acuerdo a los consumos normales de su centro contable o del usuario. En caso de ser necesario, el RSC (ejecutivo de atención a clientes) asignado notificará anomalías al área de Compras del cliente. El sistema envía vía alertas de cada pedido vía correo electrónico al área de Atención a clientes, al usuario que capturó el pedido y al usuario autorizador en caso de existir. A partir de que el pedido es enviado empieza el proceso de surtido, empaque y despacho del pedido, entregándose de acuerdo al calendario de logística convenido con el cliente.

5 3. Usuarios Como usuarios se definen aquellos individuos actores del proceso que tendrán acceso a la tienda virtual con diferentes roles y funciones. Todos los usuarios de la Tienda Virtual del Cliente serán registrados por el área de Compras del Cliente, con los datos del mismo que serán: nombre del usuario, área del negocio, dirección de entrega, coordenadas de ubicación, correo electrónico, correo electrónico de su autorizador en caso de contar con uno, límite de compra o presupuesto, etc. a. Roles de usuarios Existen 4 tipos de usuarios para la Tienda Virtual de nuestros clientes, los cuales tienen diferentes funciones, derechos y responsabilidades: Usuario Capturista: Es aquel que sólo tiene derecho a realizar y capturar los pedidos, pero no los puede enviar directamente. Cuando éste usuario envía su pedido, éste queda en un estado de Espera a ser autorizado. Usuario Pre-Autorizado/Usuario Aprobador: Es aquel usuario que tiene derecho a capturar un pedido igual que el anterior, pero en este caso, el usuario puede enviarlo directamente en el sistema sin necesidad de un filtro de aprobación. Este usuario también puede ser a su vez un usuario autorizador de uno o más usuarios capturistas en el caso de existir este modelo de tienda virtual. Usuario Administrador: Es un usuario con derechos y responsabilidades especiales. Éste usuario solo puede ser utilizado por el ejecutivo de atención a clientes y por el holding técnico de FESA. Éste usuario tiene derechos para registrar y eliminar usuarios y otras funciones de administración de la Tienda Virtual. Usuario de Reportes: Este usuario tiene acceso a reportes básicos dentro de la Tienda Virtual: Reporte de Pedidos Enviados, Reporte s Pedidos no enviados, Reporte de usuarios o clientes, Reporte de Pendientes por autorizar, etc.

6 4. Proceso de Compra Descripción de la pantalla y del Menú principal. Observe la siguiente imagen En la imagen anterior se muestra la pantalla inicial de la Tienda Virtual de Fundación Rafael Dondé. Observe que debajo del título se encuentra un menú, éste es el Menú Principal. En el puede observar las siguientes funciones o ligas de acción: Entrada: Despliega la pantalla de entrada para firmarse en el sistema. Inicio: Le lleva a la pantalla de Bienvenida Ver Pedido: Le permite ver el estado de su carrito de la compra Seguimiento: Permite darle seguimiento a sus pedidos Logística: Muestra el calendario de Logística convenido. Tutorial: Muestra un Tutorial interactivo. Registro: Permite el registro de nuevos usuarios o bien, modificar o eliminar los existentes. SOLO DISPONIBLE PARA EL ADMINISTRADOR DE LA TIENDA VIRTUAL Arriba del menú principal, en la esquina superior izquierda, se encuentran dos ligas a Soporte Técnico y Soporte Comercial. En Soporte técnico hallará los datos del ingeniero de soporte técnico que fue asignado al cliente, repórtele a él cualquier problema de funcionamiento de la Tienda Virtual. En Soporte Comercial se encontraran los datos de su Ejecutivo de Cuenta.

7 a. Entrada al sistema Los usuarios deben contar con una pareja de llaves username/password para lograr su acceso a la Tienda Virtual, mismos que serán otorgados por el Cliente de acuerdo a sus políticas, pero siempre conservando el estándar mínimo de seguridad de Formas Eficientes en la norma que hace referencia a contraseñas de sistemas para usuarios y clientes. La URL para acceder a la tienda virtual Fundación Rafael Dondé es: https://www.formaseficientes.com/fdonde Al hacer clic en Entrar aparecerá la siguiente pantalla: El usuario deberá ingresar su nombre de usuario y contraseña tal y como le fue proporcionado, respetando mayúsculas y minúsculas.

8 Después el usuario deberá hacer clic en Ingresar a la tienda y le aparecerá la siguiente pantalla de bienvenida. Dependiendo de las preferencias de su área de compras puede o no aparecer el límite de presupuesto, así como el ejercido hasta ese momento. A partir de ese momento puede comenzar su compra. b. Buscar y Agregar Productos al carrito La primera forma de agregar productos al carrito es buscándolos por línea. En el ejemplo de la siguiente imagen, la selección fue CAFETERIA, por lo que el resultado del filtro serán los productos que se encuentren catalogados en esa clasificación.

9 Otra manera de Hallar productos es utilizando el Buscador, que funciona ingresando una palabra clave que describa el producto a buscar (esta palabra también puede ser el código del producto).

10 Para agregar productos al carrito de la compra solo debe elegir la cantidad del producto que desea agregar a su compra y hacer clic en comprar. Unos segundos después, el contador de productos que se encuentra en la parte inferior de la pantalla, cambiará indicando la cantidad de productos que ha agregado y el subtotal de la compra hasta el momento, así como el # de venta que le ha asignado el sistema. Vea la imagen siguiente.

11 c. Ver Pedido (revisar el carrito de la compra) Cuando el usuario ha terminado de agregar productos a su carrito de la compra, deberá hacer clic en la liga de acción Ver Pedido del menú principal, tras lo cual verá una pantalla similar a la siguiente: Como puede observar, el usuario tendrá 4 acciones a elegir para su pedido: Actualizar, Enviar, Modificar y Eliminar. A continuación Se describe cada una. i. Actualizar: Únicamente actualiza la pantalla o la vista del pedido. ii. Enviar: Envía el pedido o lo pone pendiente de autorizar, según sea el caso. iii. Modificar: Le permite modificar las cantidades de los productos ya agregando. Si usted quiere eliminar una partida ponga 0 y haga clic en cambiar. Para cada producto que quiera cambiar, deberá hacer clic en Cambiar, al final haga clic en Ver Cambios para ver el pedido ya cambiado.

12 iv. Eliminar: Elimina todo el pedido, para levantar uno nuevo.

13 v. Eliminar solo un Producto: Seleccionaremos la opción Modificar y nos mostrara la pantalla siguiente.

14 Seleccionaremos la cantidad a el numero 0 y damos clic en el botón Cambiar y posteriormente VER CAMBIOS.

15 La pantalla siguiente nos mostrara que se ha eliminado el artículo d. Seguimiento de un pedido (Estatus del pedido) La herramienta seguimiento nos da un reporte de los pedidos que hemos levantado en la tienda. Al hacer clic en Seguimiento, el usuario observará que aparece una pantalla similar a la siguiente: (Si usted no es autorizador no le aparecerá el tercer botón.) Al hacer clic en Histórico aparecerán los pedidos antiguos Enviados Al hacer clic en Pedidos por Autorizar aparecerán los pedidos que están pendientes por autorizar.

16 La pantalla siguiente muestra la vista que obtiene de la lista de pedidos: 6. Acuse Virtual Cuando el usuario reciba su pedido físicamente debe de acusarlo en la tienda, en el menú principal tenemos la opción ACUSE

17 Dentro de la opción acuse nos mostrara los pedidos que tenemos pendientes por acusar como lo muestra la pantalla Seleccionaremos la venta a acusar y nos mostrara los artículos que solicitamos por la tienda virtual línea por línea, tenemos dos modos de acusar el pedido, Si el pedido fue entregado en su totalidad bastara con seleccionar la opción Si el pedido se encontrara incompleto acusara por cada línea la cantidad recibida con numero y dando clic en el botón que se encuentra de lado derecho

18 7. Logística de Entrega (Calendario) Únicamente muestra el calendario de entregas convenido con el área de Compras del cliente. 8. Tutorial Muestra un tutorial interactivo del uso de la tienda virtual. 9. Salida del sistema Siempre que termine de realizar su pedido, haga clic en Salir. Esto es muy importante, pues de esa forma el usuario se asegura que no se hará un uso inadecuado de sus claves. 10. Alertas de correo electrónico y otros avisos. Cuando usted realiza un pedido, y su perfil es de usuario capturista, el sistema envía una alerta vía correo electrónico a su usuario supervisor, notificándole que usted ha hecho un pedido y que está pendiente por autorizar. Cuando un autorizador aprueba un pedido, el sistema envía una alerta al usuario notificándole que su pedido fue aprobado, o bien eliminado. Como ya mencionamos, un usuario pre-aprobado puede enviar sus pedidos sin necesidad de un aprobador. En ese momento le envía una alerta por correo para guardar la notificación del pedido. Al Área de Atención a clientes les llegará una notificación por cada movimiento de cualquier usuario. Eventualmente se activan mecanismos de acuses de recibo electrónicos que envían un correo al área de compras del cliente y al ejecutivo de atención a clientes, así mismo, en ocasiones se aplican algunas encuestas con el fin de mejorar la calidad de los servicios, pero siempre con el consentimiento del Cliente.

19 11. Política de Contraseñas Nivel de contraseñas seguras: Longitud mínima 8 caracteres.

20 Bloqueo por 3 intentos fallidos, restablecimiento de cuenta por tiempo (5 minutos).

21

22 Las contraseñas deben ser alfanuméricas, con al menos dos números o dos letras.

23 No se pueden reutilizar las últimas 10 claves anteriores. El cambio de password es mensual, el sistema lo solicita automáticamente El contador de Tiempo de sesión inactiva es de 15 min. Si se olvidara el usuario de su password solo ingrese su Login de clic en Ingresar y la contraseña será enviado por .

24 En caso de cambio de password vía soporte, este debe ser notificado vía telefónica ó a el ejecutivo de la cuenta.

25 12. Configuración de Internet Explorer Cuando tenemos problemas para visualizar correctamente la pantalla en el momento de realizar un pedido o consultarlo en la página lo primero que tenemos que hacer es abrir nuestro explorador de Internet. En el menú de la parte superior vamos a ubicarnos en la opción de Herramientas, una vez en esta opción aparecerá un menú contextual en el que vamos a seleccionar la parte de Opciones de Internet.

26 Al darle clic nos aparecerá otra ventana en la cual nos vamos a posicionar en la pestaña de General, una vez ubicados en esta pestaña, nos vamos a ir a la parte central, que se refiere a los Historial de Exploración, en esta sección vamos a dar clic en botón que contiene la leyenda Configuración. Al haberle dado clic, nos abrirá otra ventana emergente titulada configuración de Archivos Temporales. En esta ventana habilitaremos la opción: **Cada vez que se visita la página Una vez que se habilita esta opción, damos clic en Aceptar. Con esto lo que estamos haciendo, es ordenar a nuestro explorador, que actualice nuestra página constantemente, ya que como se manejan datos variables en la tienda, se tiene que estar refrescando

27 Al dar clic en Aceptar, nos cerrara una de las dos ventanas que nos habían aparecido y nos quedara el siguiente cuadro de diálogo.

28 Ahora en este mismo cuadro de dialogo, nos dirigimos a la sección de Eliminar y seleccionamos Archivos Temporales de Internet Explorer y Cookies, damos clic en el botón Eliminar En este cuadro de diálogo, nos vamos a ir a la parte inferior y vamos a dar clic en el botón de Aceptar, al realizar esto, nos cerrara la ventana y habrá quedado configurado nuestro explorador.

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