Implementación del SGC

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1 Implementación del SGC Estamos comprometidos con ISO 9001:2008 y GP 1000:2009

2 C apacitación Enfoque de Auditoría

3 C ONTENIDO 1. Qué es una auditoria? 2. Para qué realizar auditorías? 3. Qué se verifica en la auditoría? 4. Qué resultados puedo esperar de una auditoria? 5. Tipos de auditorias 6. Desarrollo de la auditoría 7. Preguntas frecuentes

4 1. Qué es Auditoria?

5 AUDITORIA Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria ISO Sistemático: No aleatorio, las auditorias planificada y programada usualmente son una actividad Independiente: Los auditores deben ser independientes del área auditada Documentado: El proceso de auditoria ha sido publicado como un procedimiento escrito. Evidencia: Evidencia objetiva Evaluarla objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios de auditoria, usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones, sentimientos Criterios de auditoria: Los requisitos de la auditoria Se cumplen: Ocurren realmente

6 EL PROCESO DE AUDITORIA CRITERIOS Especificaciones /Normas Pliego de condiciones Reglamentos Manual de calidad Procedimientos Plan de calidad Conveniente REALIDAD DE PROCESOS Lo Que se debe hacer Lo Que se hace OBJETIVO Adecuado Cumplir sistemáticamente requisitos de calidad especificados Eficaz Lo que se quiere lograr

7 2. Para qué realizar auditorias?

8 P ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS? Detectar oportunidades para la mejora continua. Asegurar la implementación eficiente y eficaz de los procesos. Identificar fortalezas y debilidades del Sistema de Gestión.

9 P ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS? Evaluar el compromiso del talento humano de la empresa. Ejecutar seguimiento de las acciones correctivas y preventivas (eficacia). Conocer la capacidad del SGC para cumplir con los requisitos de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTC GP 1000:2009, y otros requisitos legales y reglamentarios.

10 3. Qué se verifica en las auditorias?

11 Q UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA? Adecuación de la documentación que describe la operación de los procesos Disponibilidad de documentos y de registros. Indicadores de Control de procesos Aplicación de las Acciones correctivas y preventivas en cada proceso Satisfacción de los remitentes y de las partes interesadas Planes de mejora

12 Q UÉ SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA? Seguimiento del desempeño de los procesos y control de no conformidades Asignación clara de responsabilidades y niveles de autoridad. Compromiso y cultura de calidad por parte del talento humano de la organización. Suficiencia de los recursos y ambiente de trabajo Despliegue de directrices y objetivos de calidad y de proceso

13 4. Qué resultados puedo esperar de una auditoría?

14 Q UÉ RESULTADOS PUEDO ESPERA DE UNA AUDITORÍA? 1. Conocimiento acerca de cómo funciona un proceso La forma en que el procedimiento actual dice que se ejecuta La forma en que la Dirección piensa que ejecuta La forma en que realmente se ejecuta 2. Una mejor comunicación entre proceso 3. Confirmación de que el SGC funciona eficazmente 4. Mejora de la eficiencia del proceso

15 5. Tipos de auditorías

16 T IPOS DE AUDITORIA Internas Externas De primera parte Son realizadas por la propia organización o en nombre de ésta para revisión por la dirección y otros propósitos internos De segunda parte La realizan las partes que tienen interés en la organización, por ejemplo clientes/ beneficiarios De tercera parte La realizan organismos externos e independientes, por ejemplo los que ofrecen registros de certificación de conformidad con los requisitos de la norma 07/10/2010 ISOVersión 90012

17 6. Desarrollo de la auditoria

18 ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA Programa de Auditorías Conformar Equipo Auditor Revisión de la Documentación Preparación de la auditoria de campo Realización de las actividades de auditoria Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría Finalización de la Auditoría Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría

19 REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN MANUAL DE CALIDAD 1. Verificar la adecuación del manual de calidad. 2. Conocer la configuración del SGC. 3. Tomar elementos claves del SGC. Adecuación: Suficiencia para satisfacer Requisitos y DEBES.

20 REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Procedimientos, guías, instructivos, etc.: Entender de manera más detallada cómo es el HACER del proceso. Reportes de auditoría, no conformidades, acciones tomadas, etc.: En las auditorías de seguimiento, muestra la evolución del proceso y su historia a través de resultados.

21 PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA DE CAMPO Auditor Preparación de documentos de trabajo: Plan de auditoria Listas de verificación Auditado Preparación de documentos a presentar: Manual de calidad Documentos de los procesos Registros Indicadores Acciones Correctivas Acciones Preventivas Productos no Conformes Indicadores Mejoras

22 REUNIÓN DE APERTURA Confirmar el Plan de Auditoría Describir las actividades de la auditoría en sitio. Confirmar los Canales de comunicación. RESPONSABLE Auditor Líder Responder dudas e inquietudes.

23 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA Fuentes de Información Recopilación mediante muestreo y verificación Evaluación vs. Criterios Generación de hallazgos Revisión Conclusiones de auditoría

24 FUENTES DE INFORMACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIÓN OBSERVACIÓN REGISTROS CONDICIONES DE OPERACIÓN CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO ESTADÍSTICAS (DATOS)

25 PROCESO DE ENTREVISTA ESCUCHAR OBSERVAR PREGUNTAR ACTIVIDADES ANALIZAR REGISTRAR EVALUAR

26 PROCESO DE ENTREVISTA COMO FUNCIONA EL PROCESO DE...? COMO LO PLANIFICA? COMO LO IMPLEMENTA? COMO LO MIDE? COMO RETROALIMENTA? Describa el proceso de...? Como ha establecido los controles para...? Muéstreme el acta de divulgación? Como evidencia la ejecución del proceso Permítame los registros de...

27 GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITOR CRITERIOS DE AUDITORÍA VS. EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA Aspectos Relevantes Fortalezas Aspectos a proyectar Oportunidades de mejora Debilidades Aspectos por mejorar OBSERVACIÓN NO CONFORMIDAD Requisito Incumplido: Evidencia Impacto

28 CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA CORRECCIÓN ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN PREVENTIVA MEJORA DE LA CALIDAD

29 NO CONFORMIDADES: ORIENTADAS A Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la auditoría y el objetivo definido. Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la entidad que impactan en los resultados. Hallazgos repetidos información. durante la recolección de la El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad. La documentación es diferente a lo que sucede en la realidad. El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones documentadas aplicables. Contradicciones en formatos, guías, etc. políticas, procedimientos,

30 REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE CIERRE Auditor Líder Procesos auditados, interacciones, niveles de la organización. Hallazgos y conclusiones de la auditoría. Solicitud de acción correctiva. Fechas tentativas para las Acciones Correctivas. Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades.

31 PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA Objetivo, alcance y criterios Auditor líder, equipo auditor Agenda de la auditoría Descripción de las actividades realizadas en la auditoría Procesos auditados Responsables de los procesos y personal entrevistado Aspectos favorables Aspectos débiles Solicitud de acciones correctivas Conclusiones de la auditoría Responsable: Auditor Líder

32 FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA Auditor Líder Plan de Auditoría cumplido. Informe de auditoría aprobado. Disposición de documentos y registros (Listas de verificación)

33 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA Auditor Líder, Equipo Auditor, Auditado Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas Verificar la eficacia de las acciones implementadas En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento Elaborar el programa de la auditoría de seguimiento, de ser necesario

34 . ACTITUD FRENTE A LA AUDITORIA Demostrar seguridad Confianza Respetar al Auditor Tranquilidad Cortesía Contestar claramente y sin extenderse a temas no relacionados con la pregunta Escuchar muy bien las preguntas

35 PLANEAR Como planeo mis actividades?, En cuales procesos participo? Cuales son los propósitos de esos procesos? Quienes son mis clientes al interior de la organización?, Cual es la política de calidad de la empresa?, Como contribuyo a lograr la política de calidad de la empresa?, Sobre cuales objetivos de calidad es responsable mi cargo?, Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?, En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, Que estoy haciendo para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo?, HACER Que registros directamente soy responsable de diligenciar?, En cuales documentos estoy involucrado? VERIFICAR Que mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que desarrollo?, Sobre que indicadores del proceso soy responsable?, Que productos no conformes se han generado en las actividades que desarrollo? ACTUAR Que mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organización?, Que tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?, Que se hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?

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