Correo en la Nube: mayor productividad a costes reducidos

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1 Microsoft Exchange Server 2010 Caso de Éxito de Cliente Correo en la Nube: mayor productividad a costes reducidos Resumen País: España Industria: Administración Pública Perfil de cliente El Ministerio de Defensa es el departamento de la Administración General del Estado al que corresponde preparar, desarrollar y ejecutar la política de defensa determinada por el Gobierno. Situación El Ministerio quería evolucionar su plataforma de correo hacia una solución más moderna y ágil, así como aumentar las capacidades en el entorno colaborativo de sus usuarios. Solución Implantación de Microsoft Exchange en un modelo de Cloud privada ( puestos en una primera fase con previsión de llegar a ). La centralización del correo en un modelo de Cloud privada y de pago por uso nos permite aprovisionar las inversiones en tecnología y reducir gastos. Coronel Juan Piñol, Jefe del Área de Tecnología y Comunicaciones, Ministerio de Defensa El Ministerio de Defensa quería evolucionar su plataforma de correo hacia una solución más moderna y ágil acorde con la filosofía de la organización, así como aumentar las capacidades en el entorno colaborativo de sus usuarios. Para ello, tras analizar las distintas opciones del mercado, en 2010 decidieron migrar de Lotus Notes a la plataforma de Microsoft Exchange en un modelo de Cloud privada ( puestos en una primera fase con previsión de llegar a ) y, al mismo tiempo, implantar Microsoft Lync, integrado en puestos, para facilitar la colaboración entre los usuarios del Ministerio. Beneficios Menos costes en licenciamiento Menos gasto en hardware. Mayor disponibilidad. Más capacidades de uso. Servicios centralizados.

2 "Nuestro objetivo era dotar a la organización de un servicio de correo moderno, ágil y accesible desde el entorno web". Coronel Piñol, Jefe de Área de Tecnologías y Comunicaciones, Ministerio de Defensa Situación En el marco del acuerdo Enterprise Agreement (EA) firmado con Microsoft en 2007 y renovado en 2010, los responsables de la Subdirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones del Ministerio de Defensa estudiaron la posibilidad de modernizar las diferentes herramientas de uso corporativo del Ministerio y, en particular, la opción de llevar el correo hacia una solución más moderna, innovadora e integrable con su estructura de dominios. Nuestro objetivo era dotar a la organización de un servicio de correo interpersonal moderno y ágil, que también fuera accesible desde el entorno web y que estuviera apoyado en una infraestructura consolidada y centralizada que permitiera una gestión más eficiente, así como aumentar las capacidades en el entorno colaborativo de los usuarios del Ministerio de Defensa, afirma el Coronel Piñol, Jefe del Área de Tecnologías y Comunicaciones del Ministerio de Defensa. Solución Después de valorar las distintas opciones existentes en el mercado, los responsables de tecnología del Ministerio de Defensa se decantaron por Microsoft Exchange en un modelo de Cloud privada y por Microsoft Lync para incrementar las posibilidades de colaboración entre los usuarios del Ministerio. En este sentido, el Coronel Piñol asegura que la facilidad del acceso, independientemente de la ubicación donde cada uno se encuentre, el aumento de seguridad y la posibilidad de contar con nuevas capacidades colaborativas, se consideraron motivos suficientes para acometer esta migración. No en vano, los sistemas de mensajería en el Ministerio de Defensa siempre han sido una pieza fundamental para el desarrollo de las capacidades militares. Por ello, la migración, que comenzó el año pasado con una primera fase que contempla puestos, se extenderá a los tres ejércitos (hasta puestos), lo cual implica bases repartidas por el territorio español, misiones en Afganistán, Líbano, buques de la armada, etc. El sistema de correo utilizado hasta la fecha, mantenía una topología de despliegue descentralizado y una administración centralizada, disponiéndose de cerca de 500 servidores en muchas ubicaciones diferentes, y su acceso se realizaba mediante cliente pesado de correo. En opinión del Coronel Carlos Pérez Vázquez, Jefe de la Unidad de Arquitectura, la incorporación de Microsoft Exchange 2010 supone la inclusión de unas herramientas para el trabajo interpersonal, que facilitan el día a día y las relaciones entre los componentes del Ministerio, así como la movilidad de sus miembros, si bien las comunicaciones de carácter oficial vienen impuestas por unos estándares militares que, de momento, se están dotando con otros aplicativos. Pero además de esa mejora de la productividad diaria, para el Coronel Pérez Vázquez la centralización en una nueva herramienta de correo (anteriormente cada Ejército gestionaba sus propias comunicaciones) implica un gran ahorro en hardware y una disminución del número de tareas a realizar en las ubicaciones remotas, además de ahorros relativos a consumos eléctricos, almacenamiento local, procesos de backup. etc. En cuanto a la adopción del modelo de Cloud privada, el coronel Piñol asegura que para una organización como el Ministerio de Defensa, la opción de Cloud resulta muy interesante: La posibilidad de dar servicios en Cloud facilita la movilidad y aumenta la

3 "La incorporación de Microsoft Exchange 2010 supone la inclusión de unas herramientas para el trabajo interpersonal que facilitan el día a día y las relaciones entre los componentes del Ministerio". Coronel Carlos Pérez Vázquez, Jefe de la Unidad de Arquitectura, Ministerio de Defensa seguridad. Por ello se determinó que los servicios de correo interpersonal se ofreciesen en modalidad de Cloud privada, que es como actualmente se están desplegando. Además, otra ventaja esgrimida por el responsable TIC del Ministerio es que la nube puede ayudar a aprovisionar las inversiones en tecnología y reducir costes innecesarios. En lo que se refiera a la arquitectura de la solución, el Ministerio de Defensa ya disponía de un modelo de autenticación y compartición de recursos basado en el Directorio Activo de Microsoft, que se encuentra actualmente desplegado en todos los emplazamientos del Ministerio bajo un modelo de bosque único con un dominio de usuarios único y administrado de forma centralizado desde el CCEA (Centro Corporativo de Explotación y Apoyo), aunque debido al escaso ancho de banda disponible en los emplazamientos con comunicaciones satélite, se crearon otros bosques independientes en buques y en zonas de operaciones. La solución que se está implantando se materializa en forma de un nuevo bosque de recursos donde se instalan y configuran los servidores y servicios asociados necesarios. Las cuentas de usuarios y equipos que hacen uso de los servicios de correo y mensajería no se encuentran en este bosque, sino en sus actuales dominios y bosques de Directorio, con los que se establecen las relaciones apropiadas para tal fin. El bosque de recursos se puebla con cuentas de usuario deshabilitadas para poder tener los buzones de correo, así como las cuentas de usuario y equipo necesarias para la gestión del Directorio Activo, los servidores y servicios, y el propio funcionamiento de los mismos. Se ha creado una relación de confianza desde el bosque de recursos hacia el bosque del Directorio Activo corporativo y se crearán otras hacia los bosques de zonas de operaciones y de los buques. En este escenario, los usuarios inician la sesión interactiva en su propio bosque y abren su correo sin necesidad de proporcionar credenciales adicionales. El dimensionamiento de servidores se ha hecho para alcanzar una cifra de unas cuentas para el acceso al correo y la mensajería, que se completan con unos buzones de recursos, donde múltiples usuarios pueden acceder a un buzón de Exchange de propósito genérico (típico ejemplo de buzón departamental). El diseño contempla los siguientes extremos: Completamente redundado y tolerante a fallos hardware. Tolerante a fallos en local (la destrucción de un emplazamiento no afecta a los buzones del mismo, que se encuentran centralizados en el CCEA (tanto en su Centro de Explotación principal como de respaldo). Tolerante a fallos en el CCEA, el sistema está diseñado para no perder la información incluso en el caso de destrucción de uno de los CPD (principal o respaldo). Escalable horizontalmente (incremento del número de servidores según se necesiten). La implementación de todo ello, como es lógico dada la envergadura de la migración, se está haciendo de forma gradual, y no se prevé que se termine completamente hasta el verano del En la actualidad ya se han migrado al entorno Exchange más de buzones con toda la información existente en los mismos, gracias a la herramienta de migración de la empresa Quest, partner de

4 Sin la ayuda de los profesionales de Microsoft no se hubiera podido acometer el proyecto de esta forma Miguel Marco Chao, Responsable Técnico del Proyecto, Ministerio de Defensa Microsoft, y se tiene prevista la finalización de la migración en junio de En lo que se refiere a la formación de los usuarios, el Coronel Juan Sánchez Velasco, Jefe del Centro Corporativo de Explotación y Apoyo del Ministerio de Defensa, destaca la sencillez de la misma: no es necesario impartir cursos específicos de uso de Outlook, en general, y no solo no tienen ningún problema en el día a día una vez migrados, sino que incluso agradecen las nuevas funcionalidades. Respecto al futuro, los responsables del Ministerio tienen claro que seguirán desarrollando el modelo Cloud: Estos primeros servicios que se están prestando en modo Cloud tenderán a aumentar y ampliarse a otras plataformas y aplicaciones. En muchos casos prevemos que estos servicios en Cloud añadidos a las posibilidades que ofrece la virtualización de aplicaciones y de escritorios, serán de uso frecuente en un futuro próximo en nuestra intranet y posiblemente también entre las diferentes administraciones del Estado. En este sentido, el Coronel Piñol afirma que si bien, como es lógico, es obligación del Ministerio de Defensa observar la evolución tecnológica del mercado sin descartar ninguna de las opciones que este ofrece, las excelentes relaciones de trabajo entre los técnicos del Ministerio y Microsoft, unido al buen resultado que están aportando sus productos y el equilibrio económico que se está consiguiendo, está haciendo que trabajemos en un entorno de mutua confianza y excelente colaboración, que pronostica la continuidad del acuerdo que mantenemos con ellos y por ende, la prolongación de la relación como socio tecnológico en el futuro. Beneficios El responsable técnico del proyecto, el Teniente Coronel Miguel Marco Chao, responsable de la plataforma de correo del Ministerio, destaca por último, la calidad de los servicios ofrecidos hasta el momento, que califica de extraordinaria. Sin la ayuda de los profesionales de Microsoft no se hubiera podido acometer el proyecto de esta forma, concluye. Reducción de costes en el licenciamiento. Centralización de los servicios de explotación. Reducción del gasto en hardware con la solución centralizada en Cloud. Aumento de las capacidades de uso y acceso. Aligeramiento de los puestos de trabajo. Disminución del consumo eléctrico y emisiones de CO2. Facilidad en la formación y uso de los productos. Aumento de la disponibilidad de los servicios. Ahorro y mayor capacidad de control en el almacenamiento de la información.

5 Para más Información Para más información sobre los productos y servicios de Microsoft, llame al Centro Microsoft de información de Ventas (800) En Canadá, llame al Centro de Información (877) Los clientes en los Estados Unidos y Canadá que son sordos o tienen dificultades auditivas, pueden llamar a través del servicio Microsoft text telephone (TTY/TDD) (800) Fuera de los 50 estados de Estados Unidos y Canadá, por favor contacte con la subsidiaria de su país. Para acceder a información a través de la Red, visite la web: Para más información sobre los productos y servicios de Quest Software llame al (+34) o visite la web: Para más información sobre el Ministerio de Defensa, llame al (+34) o visite la web: Microsoft Exchange Server 2010 Dado que su organización precisa unas herramientas rentables y flexibles, con Microsoft Exchange Server 2010 podrá alcanzar nuevas cotas de confianza y rendimiento, gracias a características que le permitirán simplificar la administración, proteger las comunicaciones y satisfacer a los usuarios al cumplir sus necesidades de mayor movilidad empresarial. Microsoft Exchange, la piedra angular de la solución de Comunicaciones Unificadas de Microsoft, está indicada para organizaciones como la suya, con el fin de alcanzar una colaboración productiva enriquecida. Con la última versión de Exchange podrá mejorar los resultados de su negocio y controlar los costes de implementación, administración y cumplimiento normativo. Con Exchange tendrá a su disposición una amplia gama de opciones de implementación, protección integrada contra la filtración de información y capacidades avanzadas para el cumplimiento normativo. En conjunto, conforman la mejor solución de colaboración y mensajería en la actualidad. Para más información sobre Microsoft Exchange Server 2010, visite la web: Para más información sobre las Comunicaciones Unificadas de Microsoft, visite: Software y Servicios Microsoft Server Product Portfolio Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft Lync 2010 Partners Quest Software This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Document published diciembre 2011

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