7 de diciembre de de enero de de Febrero de de Febrero de Natalia Martinez Duarte. Eliana Bernal Romero
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1 Página 1 de 12 ÍNDICE DE MODIFICACIONES VERSIÓN SECCIÓN MODIFICADA FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 00 Versión original 7 de diciembre de de enero de 2013 Se integra al Asistente de Gerencia en el proceso de programación de pagos, al Auxiliar Contable en el descargue de estos y se adiciona el proceso de relacionamiento o confirmación a los proveedores de los pagos. Se especificó el valor de la caja menor y quienes autorizan los valores. Se integró el proceso de cobro cartera como función del de Febrero de 2016 Actualización general del Procedimiento / Inclusión de nuevos registros / actualización de responsabilidades 03 4.Responsabilidades 5. Diagramas de Flujo y Descripción de actividades 6. Registros 02 de Febrero de 2017 *Se ajusta todo el contenido del procedimiento y se agregan las funciones del Asistente Contable y de Tesorería las cuales no están detalladas en el procedimiento. * Se incluyen todos los diagramas de flujo por cada actividad realizada. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Versión 03 Elaboró: Revisó: Aprobó: Nombre Cargo Nombre Cargo Nombre Cargo Natalia Martinez Duarte Gestor HSEQ Eliana Bernal Romero Tesorera Robinson Suaterna Ospina Director Administrativo y Financiero
2 Página 2 de OBJETIVO Administrar y controlar los recursos financieros de Agencia de Aduanas Siacomex S.A.S cumpliendo con las políticas establecidas por la Gerencia y la Dirección Administrativa y Financiera. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca desde el ingreso de dinero a las cuentas bancarias hasta la realización oportuna de los pagos (Operativos y Administrativos) de la compañía. 3. DEFINICIONES ANTICIPO: Cantidad adelantada de un pago, ya sea para un funcionario, una compra, para un proveedor, etc. CAUSACIÓN: Registro de ingresos, ganancias, costos, gastos y pérdidas, con el fin de obtener el justo computo del resultado neto del periodo contable. CONCILIACIÓN: Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. I-BUSINESS: Software con aplicación contable y operativa, para el subproceso de tesorería se utiliza diariamente para verificar o validar los informes, estados de cuenta o movimiento de los proveedores. Así como para la elaboración del Indicador mensual de Pagos. TRANSFERENCIA: movimiento de dinero de una cuenta bancaria a otra por medio de las plataformas bancarias. PAGOS EN LINEA: Los pagos en línea son aquellos que se giran directamente por la plataforma a las cuentas de los clientes y/o proveedores. TRIBUTOS ADUANEROS: Conformador por los derechos de aduana más el impuesto al valor agregado (IVA) sobre las ventas, los cuales se pueden cancelar por carta o virtual por la plataforma de cada entidad bancaria. PROVEEDOR: Un proveedor es una persona o una empresa pública y/o privada que suministra a Siacomex bienes o servicios para el área Operativa y/o Administrativa. TERCERO: Persona natural o jurídica que presta un servicio o suministra productos a Agencia de Aduanas Siacomex S.A.S
3 Página 3 de RESPONSABILIDADES Del Director Administrativo y Financiero Coordinar la provisión de los recursos, con el subproceso de tesorería para así realizar la programación diaria de los movimientos financieros de Siacomex S.A.S. Supervisar que se realicen oportunamente los pagos (Operativos y Administrativos de la compañía). Escalamiento ante las entidades Bancarias en caso de que se requieran sobregiros, préstamos o ampliaciones de cupos diarios. Aprobar los pagos (Operativos y Administrativos) en caso de que así se requiera. Del : Cumplir la programación diaria referente a los movimientos financieros de la compañía. Realizar y aprobar los pagos (Operativos y Administrativos) teniendo en cuenta la prioridad de la Operación. Custodiar y mantener los registros generales de los recibos y soportes de los desembolsos diarios. Administrar eficazmente los recursos financieros de la empresa. Del Asistente Contable y Tesorería: Montar en cada plataforma bancaria los pagos (Operativos y Administrativos) solicitados por Tesorería. Brindar soporte en el subproceso de tesorería. Causar los egresos bancarios diarios, de acuerdo a los soportes entregados. De Los Ejecutivos de Cuenta y/o Analistas: Diligenciar y entregar física o vía mail a tesorería el formato de solicitud de giro de fondos FOR- 05-PRO-IMP-01 adecuadamente. Solicitar los pagos virtuales de las entidades oficiales (VUCE, INVIMA, ICA, etc.) Del Gestor HSEQ: Velar porque las actividades realizadas en este procedimiento se cumplan
4 Página 4 de DIAGRAMA DE FLUJO - INGRESO DE RECURSOS Inicio Verificación de Saldos de cuentas Bancarias Diariamente Informe de Saldos Bancarios envio del cuadro de bancos a la Gerencia y a la Dirección Administrativa y Financiera Cuadro de Bancos Revisión de Partidas para conciliación Contabilización de Pagos (registro diario en I-BUSINESS) Fin
5 Página 5 de DESCRIPCION DE ACTIVIDADES INGRESO DE RECURSOS ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO VERIFICACION DE SALDOS CUENTAS BANCARIAS: Revisar diariamente los saldos de las cuentas bancarias de Siacomex S.A.S, verificando los ingresos por: anticipos, cancelación de facturas de los clientes y otros ingresos. Portales Bancarios INFORME DE SALDOS BANCARIOS: Tesorería debe exportar la información de los saldos bancarios a un archivo excel para posteriormente enviarlos por correo electrónico a la Dirección Administrativa y Financiera con copia a la Gerencia Contador y Asistente Contable y financiero Cuadro estado de Bancos REVISION DE PARTIDAS: Tesorería junto con el Asistente Contable y de tesorería realiza una revisión de partidas y si se encuentran partidas sin identificar. El Analista Contable y de Tesorería informa a los Ejecutivos de Cuenta para establecer el origen de estos ingresos y realizar la respectiva conciliación. Asistente Contable y de Tesorería Ejecutivos de Cuenta Recibos de Caja Siacomex ENTREGA DE SOPORTES: Tesorería entrega al Asistente Contable y de Tesorería, los soportes correspondientes a las transacciones realizadas el día anterior Asistente Contable y de Tesorería Soportes de Pagos CONTABILIZACION DE PAGOS: El Asistente Contable y de tesorería realizará la contabilización para poder realizar el registro diario en I-BUSINESS. Asistente Contable y de Tesorería Nota Bancaria Según el trámite
6 Página 6 de DIAGRAMA DE FLUJO - PAGO DE GASTOS PROPIOS DE LA OPERACIÓN INICIO Los Ejecutivos y/o Analistas de cuenta diligencian y entregan a tesorería el formato solicitud de Giro de Fondos (Tributos, liberaciones, bodegajes, zunchado, etc) Entrega a tesorería del formato FOR-05-PRO- IMP-01 V(04) Tesorería realiza el pago de acuerdo a la solicitud, en el formato establecido verificando, condiciones comerciales autorizaciones y disponibiildad de recursos Para casos especiales Verificar el cuadro Naranja Envio de los soportes de los pagos realizados ( via mail) a los Ejecutivos de Cuenta /o Analistas quienes realizaron la solicitud. Tesorería entrega las transacciones, pagos y los soportes al Asistente Contable y de Tesoreria Todos los Pagos Operativos del día anterior. El Asistente Contable y de Tesorería realiza la causación, contabilización y cruce en el sistema I-BUSINESS de los pagos realizados. FIN
7 Página 7 de 12 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES- PAGO DE GASTOS PROPIOS DE LA OPERACIÓN ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO SOLICITUD DE GIRO DE FONDOS PARA LA OPERACIÓN: Los Ejecutivos y/o analistas de Cuenta deben diligenciar el formato de solicitud de Giro de Fondos código FOR-05-PRO-IMP-01 y entregar a tesorería para que se realice el pago respectivo. En el formato se debe diligenciar toda la información y detalles del pago a realizar. Nota 1: En caso de que el formato no esté bien diligenciado Tesorería devolverá el mismo al Ejecutivo de Cuenta quien lo debe volver a diligenciar. Ejecutivo de Cuenta Analista de Cuenta Formato de solicitud de Giro de Fondos código FOR-05-PRO-IMP-01 diligenciado PAGO DE GASTOS PROPIOS DE LA OPERACIÓN: Tesorería debe dar trámite a la solicitud o pago respectivo verificando los recursos disponibles para cada Operación. El Asistente Contable y Tesorería apoyará la gestión registrando los pagos en la(s) sucursal(es) virtual(es) bancarias que corresponda(n) y el aprobará los pagos verificando contra la solicitud. Si la solicitud realizada por el Ejecutivo de cuenta requiere de pago con cheque. Tesorería lo elabora y debe ser firmado por las personas designadas por la empresa, que se encuentren autorizadas en las cuentas bancarias. Para dicha firma se le anexa al cheque el formato de la solicitud. Nota 2: En caso de que algún cliente cuente con autorizaciones especiales vendrán las firmas de autorización correspondientes en el formato de Solicitud de Giro de Fondos FOR-05-PRO-IMP-01 casilla autorizaciones especiales. Nota 3: Para casos especiales Tesorería consultará el Cuadro Naranja para validación de las condiciones comerciales. Asistente Contable y de Tesorería Transferencias Pagos virtuales Cheques ENVIO DE SOPORTES DE LOS PAGOS REALIZADOS: Todos los pagos realizados de acuerdo a solicitud, luego de ser efectuados serán notificados vía correo electrónico el mismo día, enviando el soporte correspondiente al Ejecutivo y/o analista de cuenta quien realizó la solicitud. Asistente Contable y de Tesorería Soportes de Pagos ENTREGA DE PAGOS Y SOPORTES: Tesorería imprime y entrega físicamente todos pagos y los soportes del día anterior al Asistente Contable y Tesorería, para su respectiva, causación, contabilización y cruce en el sistema IB. Asistente Contable y de Tesorería Contabilización de Pagos en IB
8 Página 8 de DIAGRAMA DE FLUJO - PAGO DE PROVEEDORES INICIO Revisión de la Cartera de los Proveedores Realizar la Programación de Pagos a Proveedores Semanalmente. Teniendo en cuenta El recaudo de Cartera El Asistente Comercial y de Tesorería monta el Pago de para los Proveedores autorizados por Tesorería y la Dirección Administrativa y Financiera Tesorería realiza la aprobación del Pago en las entidades bancarias y envía soporte de los pagos y facturas pagadas a los Proveedores Plataformas Bancarias Tesorería entrega las transacciones, pagos y los soportes al Asistente Contable y de Tesoreria El Asistente Contable y de Tesorería realiza la causación, contabilización y cruce en el sistema I-BUSINESS de los pagos a los proveedores realizados. FIN
9 Página 9 de 12 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PAGO A PROVEEDORES ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO REVISION DE CARTERA DE LOS PROVEEDORES: Revisar la cartera de los proveedores constantes de la operación en el programa I-Business. Dicha actividad se realiza semanalmente. Se envía un sugerido de la programación adicionando los proveedores que se comunicaron vía correo y/o telefónicamente solicitando pago. Cartera Proveedores PROGRAMACIÓN DE PAGOS A PROVEEDORES: Semanalmente realizar la programación de pagos teniendo en cuenta recaudo de cartera de los clientes. Se realizan los pagos según programación. Programación de Pago a Proveedores REGISTRO O MONTAJE DEL PAGO EN LAS SUCURSALES VIRTUALES BANCARIAS: El Asistente Contable y Tesorería registra en las plataformas bancarias los pagos de proveedores autorizados por tesorería y/o la Dirección Administrativa y Financiera. Asistente Contable y de Tesorería Pagos Sucursales Virtuales APROBACIÓN DEL PAGO Aprobado y efectuado el pago por tesorería se envía correo electrónico a los proveedores con la relación de facturas canceladas. Nota 1: Si en algún momento no se encuentra la factura causada en el Sistema IB se solicitará al Ejecutivo y/o Analista de Cuenta que la entreguen Nota2: El Asistente Contable y Tesorería solicitará al Analista Contable la respectiva contabilización para poder realizar el pago. Soportes de Pago CAUSACION, CONTABILIZACIÓN Y CRUCE CONTABLE: Con los soportes de los pagos a los proveedores el Asistente Contable y de Tesorería procede a realizar la causación, contabilización y cruce en el sistema I-BUSINESS. Asistente Contable y de Tesorería Soportes de Pago
10 Página 10 de DIAGRAMA DE FLUJO ADMIINSTRACION DE LA CAJA MENOR INICIO La Gerencia y la Dirección Administrativa y Financiera autoriza a tesorería la administración de caja menor Sucursal Principal $ Todos los colaboradores de Siacomex ( Operativo Administrativo) deben Solicitar Dinero de Caja Menor mediante el formato establecido para ello Formato vale provisional FOR-02-PRO TES-01 Recibo Caja menor Todos los colaboradores de Siacomex (Operativo Administrativo deben Legalizar los gastos de caja menor entregando el formato respectivo y los soportes. Legalizar máximo a los 3 días después de ser solicitado el dinero Tesorería debe entregar las facturas o recibos por transporte y otros gastos al Asistente Contable y Tesorería para su respectiva causación. Semanalmente Tesorería realiza el Cierre y reembolso de Caja Menor, adjuntando todos los soportes y diligenciando el formato establecido para ello. Formato Reembolso Caja Menor código para el SIG FOR-04- Diligenciar el Cheque y o montar la transferencia para reembolso FIN
11 Página 11 de 12 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES - ADMINISTRACIÓN DE LA CAJA MENOR ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO CAJA MENOR: La Gerencia y la Dirección Administrativa y Financiera autoriza a tesorería la administración de caja menor por valor autorizado para la Sucursal Principal de ($ ) Tesoreria N.A SOLICITUD DE DINERO DE CAJA MENOR: Todos los colaboradores (Operativos y Administrativos) deben solicitar el dinero de caja menor diligenciando el formato de vale provisional código FOR- 02-PRO TES-01 o recibo de caja según corresponda y entregarlo a Tesorería quien es el responsable de hacer la entrega del mismo. Todos los colaboradores Vale provisional código FOR-02-PRO TES-01 Recibo de Caja menor LEGALIZACION DEL GASTO DE CAJA MENOR: Los colaboradores (Operativos y Administrativos) de Siacomex deben legalizar el gasto del vale provisional FOR-02-PRO TES-01 entregando los documentos soportes con la debida autorización del Jefe inmediato. En caso que sea un transporte debe solicitar el vale de taxi autorizado por la compañía o el recibo de caja menor con las firmas autorizadas. Nota: El funcionario que solicita dinero de caja menor debe legalizarlo máximo a los 3 días después de ser solicitado. Todos los colaboradores Vale provisional código FOR-02-PRO TES-01 Recibo de Caja menor ENTREGA DE SOPORTES: Semanalmente tesorería debe entregar las facturas o recibos por transporte administrativo u operativo y otros gastos al Asistente Contable y Tesorería para su respectiva causación Tesorería Asistente Contable y de Tesorería Soportes del Gasto CIERRE Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR: Para el cierre y reembolso de la caja menor, Tesoreria debe diligenciar el formato FOR-04- y adjuntar todos los soportes físicos, para entregar al Asistente Contable y Tesoreria, quien realizará la debida causación de la caja menor en I-BUSINESS. Al mismo tiempo tesorería diligencia cheque y/o transferencia Bancaria al mensajero para el respectivo reembolso. Formato Reembolso caja menor FOR-04-
12 Página 12 de PAGO DE LAS OBLIGACIONES BANCARIAS Y DE LOS GASTOS FIJOS DE SIACOMEX S.A.S Tesorería debe revisar y controlar las fechas de vencimiento de las obligaciones bancarias que tenga la compañía vigente, así como las facturas y los gastos fijos mensuales como: servicios públicos pagándolos oportunamente es decir dentro de las fechas pactadas o establecidas para ello sin incurrir en ningún tipo de mora o intereses. 5.6 PAGO DE NOMINA Y TRANSPORTES MENSUALES El Analista de nómina enviará un día antes o el mismo día del pago, el archivo plano de la nómina o transportes elaborado y revisado previamente a Tesorería, quien debe adjuntarlo y aprobarlo en la plataforma bancaria seleccionada; para efectuar el pago de nómina y transportes de Siacomex. Se verificará que si se haya realizado exitosamente la transacción de acuerdo a las fechas estipuladas y se enviará al Analista de Nomina el soporte de pago respectivo vía correo electrónico. 6. REGISTROS No. NOMBRE CÓDIGO RESPONSABLE ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCIÓN 1 FORMATO ARQUEO DE CAJA FOR-01-PRO-TES Tesorería Servidor Local/ Nube 1 año 2 FORMATO VALE PROVISIONAL FOR-02-PRO TES Tesorería Servidor Local/ Nube Destrucción en el momento de la Legalización 3 FORMATO REEMBOLSO CAJA MENOR FOR-04-PRO TES Tesorería Servidor Local/ Nube 1 año
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