CAPITULO IV A. GENERALIDADES

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2 99 CAPITULO IV DISEÑO Y PROPUESTA DE SOLUCION, PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE TELEFONIA IP PARA EL MANEJO INTERNO DE EXTENSIONES TELEFÓNICAS DENTRO DE LOS CAMPUS CENTRAL Y REGIONAL DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA A. GENERALIDADES En este capitulo se presenta la propuesta del diseño de un sistema de telefonía IP para el manejo interno de las extensiones telefónicas dentro del Campus Central y Regional de la Universidad Francisco Gavidia. Esta propuesta contempla la aplicación de nuestro sistema específicamente en las extensiones internas evaluando el costo de las terminales físicas, cableado, mantenimiento de la central interna, etc. que forman parte de la actual solución de telefonía convencional que posee la universidad. Nuestra propuesta contribuirá al ahorro de costos de adquisición y de mantenimiento de la infraestructura de telefonía, al aumento de la productividad y a mejorar y hacer mas eficientes los procedimientos internos asociados a los procesos telefónicos. Actualmente el servicio de telefonía de la universidad como todo sistema, le obliga a la institución en incurrir en costos de adquisición y mantenimiento, los cuales son elevados y cuyo tiempo de recuperación sobre la inversión realizada es demasiado lento. Adicionalmente a esto los procesos asociados a la central telefónica son ineficientes.

3 100 Nuestra propuesta le permitirá a la UFG una nueva alternativa de desarrollo, que le mantenga como una institución pionera en el desarrollo y aplicación de nueva tecnología y servicios de calidad en la educación superior, a bajos costos y de forma eficiente. B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA a. GENERAL Diseñar un sistema basado en telefonía IP que permita el manejo interno de las extensiones telefónicas optimizando la infraestructura de red de datos que posee la universidad actualmente. b. ESPECIFICOS a. Diseñar un sistema de telefonía interno haciendo énfasis en la reducción de costos de adquisición y mantenimiento del sistema telefónico de la universidad, mediante el uso de una herramienta de telefonía IP en un sistema operativo basado en código abierto, reforzando sus ventajas y beneficios, contra la telefonía convencional. b. Introducir el concepto de Softphone, su aplicabilidad y beneficios, comparándolo contra las soluciones tradicionales. Reforzando así el concepto de movilidad de la solución basada en IP y sus funcionalidades. c. Proporcionar nuevas funcionalidades a los empleados y docentes mediante un sistema de telefonía interno acorde a la visión tecnológica y de vanguardia de la universidad.

4 101 d. Mejorar los procesos actuales y en la medida de lo posible crear nuevos procesos que sean flexibles y que faciliten incorporar nuevos servicios y aplicaciones creando procedimientos más eficientes. e. Contribuir al desarrollo tecnológico de la institución dándole una nueva visión a la universidad de ser pionera de la comunicación sobre telefonía IP. C. DESCRIPCION DE LA PROPUESTA. Como parte de la investigación realizada y según los datos recopilados mediante la observación directa de los procesos y procedimientos actuales que se siguen para la prestación de servicios de telefonía dentro de la Universidad Francisco Gavidia, se tiene como visión que como punto de mejora a la actual situación es factible desarrollar un sistema de telefonía paralelo basado en redes IP. Dicho sistema de telefonía IP tendrá como principal objetivo dar una opción diferente a la universidad en el manejo de los servicios de telefonía actuales, haciendo énfasis en la mejora y mayor eficiencia de los procesos existentes y en la reducción de los costos asociados a este tipo de servicios. El sistema estará soportado en un sistema operativo de código abierto, el cual no demanda mayor requerimiento de hardware, lo que hace factible su desarrollo y puesta en producción. De la misma manera que el sistema operativo, la herramienta a utilizarse como parte del software de manejo de telefonía IP, también está basada en un sistema de código abierto, lo que hace que sea fácil de conectar con todos los sistemas que existen actualmente en la universidad. Las terminales telefónicas IP que se instalarán

5 102 en las maquinas de los usuarios serán Softphone, lo que implica que por cada maquina que tenga el servicio habilitado, habrá un cliente IP que se instalará en ella. D. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA. El crecimiento que ha experimentado la Universidad Francisco Gavidia durante los últimos 10 años, así como la consolidación dentro de nuestro país como una institución de reconocido prestigio y de excelente calidad en la educación superior, le ha traído como consecuencia un incremento en su población estudiantil. Por consiguiente se ha visto en la necesidad de adquirir nuevos inmuebles para el crecimiento de la infraestructura de sus campus universitarios y de esta manera dar respuesta a la demanda existente. Situación que le obliga a invertir en la adecuación de dicha infraestructura acorde con los estándares de calidad ISO adoptados por la institución. Como parte de esta adecuación se encuentra el equipamiento tecnológico, siendo una parte importante todo lo relacionado a las telecomunicaciones y específicamente la parte de servicios de telefonía. Teniendo presente este objetivo, la universidad se ve en la necesidad de realizar una fuerte inversión para la adquisición y mantenimiento de los sistemas telefónicos, que no representan un valor agregado a los tradicionales servicios de telefonía convencional ya conocidos en la actualidad. A raíz de esta situación y conociendo la demanda de los usuarios hacia los nuevos sistemas de comunicaciones actuales, en lugar de ser elementos independientes y aislados para atender un determinado tipo de comunicación, exige el poder transmitir cualquier tipo de información sobre los medios existentes de una manera convergente, rápida y segura.

6 103 Como alternativa a la situación actual se ha identificado como una solución que represente un claro beneficio y un eficiente uso de los recursos existentes un sistema de Telefonía IP. Por lo que se propone en este documento que donde haya una conexión de red de datos, habrá telefonía y se podrán comunicar no sólo a través de aparatos telefónicos, sino que también utilizando la computadora. La solución de Telefonía IP conectará a todas las extensiones internas desde cualquier punto de la red de datos, eliminando cerca de un 90% todos los costos de administración, instalación y mantenimiento de centrales telefónicas que existen en la actualidad. Reduciendo los tiempos de administración de servicios telefónicos, optimizando los procedimientos actuales y proporcionando a los usuarios nuevas funcionalidades. La incorporación de esta tecnología permitirá que la universidad sea pionera en el ámbito de las telecomunicaciones, en relación al resto de las Instituciones de Educación Superior del país. E. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA PROPUESTA. La creciente importancia y la implementación en nuestro país de nuevos sistemas de telecomunicaciones que hacen eficiente el manejo básico de negocios, obliga a realizar una evaluación de estas nuevas tecnologías y analizar la aplicabilidad de estas para satisfacer las necesidades de la Universidad Francisco Gavidia. Nuestra propuesta contempla cuatro beneficios concretos que ayudarán al desarrollo de la universidad al manejo de los requerimientos y procedimientos asociados a los servicios de telefonía internos. Dichos beneficios se detallan a continuación: 1. Costo total de propiedad reducido. Una de las motivaciones más comunes para usar la tecnología IP es la necesidad de reducir el costo total de la propiedad (costos de adquisición y costos de

7 104 mantenimiento). Los ahorros generados por la implantación de la telefonía IP se pueden resumir en cuatro categorías principales: 1. Ahorro en redes multi-sitio. 2. Ahorro en administración y mantenimiento de la red. 3. Ahorro en infraestructura física. 4. Ahorro en software a través de las aplicaciones. De hecho, las organizaciones que implantan voz a través de la red de área local (LAN) o a través de una red de área extensa (WAN) están beneficiándose de ahorros en costos, tanto en hardware como en software. Esta es la apuesta de nuestro proyecto, ya que la infraestructura de la Universidad Francisco Gavidia cumple con estas características. Como regla general dentro de la industria, las organizaciones pueden reducir el costo del cableado en aproximadamente el 40 por ciento, simplemente instalando un cable a cada escritorio en vez de dos, es decir, el cableado estructurado correspondería únicamente al de la red de datos. Pueden conseguir ahorros anuales de aproximadamente entre el 75 y el 100 por ciento en cada traslado, alta o cambio de un teléfono en toda la red IP. Y además pueden reducir y/o eliminar el costo asociado al mantenimiento de los equipos de voz independientes. 2. Comunicaciones y servicios internos mejorados. Al adoptar la telefonía IP, la Universidad Francisco Gavidia pueden extender, de forma transparente y con bajo costo, las funciones de telefonía y las aplicaciones basadas en IP a sus empleados, independientemente de su ubicación, lo que produce una mejor comunicación y colaboración.

8 105 Más aún, al enlazar los campus (regional y central) entre sí, la universidad puede reducir o eliminar el costo de equipar lugares remotos con las mismas características que el campus central. De igual forma poder comunicar entre si los diferentes edificios que conforman el campus central. Recordemos que dicho proyecto esta enfocado en el marco de la telefonía interna de la UFG, por lo que las extensiones internas pueden ser trasladadas o ubicadas en cualquier punto del campus donde se encuentre una conexión de red de datos. 3. Mayor productividad y movilidad de los empleados. Dado que la tecnología ha sido y sigue siendo desarrollada para facilitar la comunicación, los individuos y las organizaciones se están viendo cada vez más sobrecargadas con la gestión de los correos electrónicos, los correos de voz, los faxes, buscapersonas, mensajes instantáneos, conferencias y videoconferencias, todo ello a través de múltiples dispositivos diferentes. En esta avalancha tecnológica, todo esto no sólo está afectando a la productividad individual, sino también a la eficacia operacional, y en última instancia, a la generación de ingresos. La idea es que la solución planteada permita que aplicaciones IP actúen como un sistema unificado y común para filtrar, ordenar, priorizar, categorizar, almacenar, recuperar y reenviar esas comunicaciones, de forma que sea fácil para el usuario el mantener sus aplicaciones de escritorio sincronizadas con su sistema de telefonía. Al mejorar la movilidad dentro del campus de la UFG, las soluciones de tele-trabajo basadas en IP extenderán de forma segura la conectividad y los servicios a los empleados que trabajen desde cualquier lugar donde se tenga una conexión a la red de datos de la UFG. Y si a esto le sumamos las soluciones inalámbricas para el interior de edificios, entonces se extienden la conectividad en ellos.

9 Procesos más eficientes. Debido a que el sistema propuesto posee como característica básica el optimizar los recursos ya existentes dentro de la red de datos de la universidad, todos los procesos y procedimientos asociados a los servicios de telefonía se verán reducidos en sus tiempos de ejecución, ya que toda la parte de factibilidad y disponibilidad de hardware y adecuación de la red telefónica convencional se eliminan. Permitiendo de esta manera reducir los tiempos de ejecución de estos procedimientos y hace que los procesos sean mucho mas eficientes, ya que permitirá que se brinden mayor cantidad y calidad de servicios de una forma más ágil y oportuna. F. ALCANCES Y LIMITACIONES DE LA PROPUESTA 1. Alcances. Para el desarrollo de nuestra propuesta se han definido los siguientes alcances: a. Los servicios de telefonía que se brindaran e implementaran en nuestra solución corresponden a las llamadas realizadas entre extensiones internas de la UFG. b. La numeración de las extensiones que serán declaradas y dadas de alta en el sistema será diferente a la existente en la central telefónica actual de la UFG. c. Las funcionalidades de telefonía que estarán disponibles en las extensiones internas del sistema serán las de llamadas entrantes, llamadas salientes, desvíos de llamadas, llamadas en espera y conferencias. d. La configuración propuesta contempla la utilización de teléfonos IP s en la modalidad de Softphone, es decir, porciones de software instaladas en las

10 107 computadoras que servirán como clientes del sistema de telefonía IP. Así como la utilización de audífonos y micrófonos externos para la realización de llamadas. e. Los procesos funcionales que serán implementados dentro del sistema, son los de habilitación de extensiones, eliminación de extensiones y modificación de extensiones telefónicas. f. La implementación del sistema estará sujeto y dependerá de los lugares en donde exista la infraestructura de red de datos adecuada dentro del campus de la UFG. g. Se entregará un estudio económico y técnico en donde se describirán los pasos que deben de realizarse para poder desarrollar este sistema con una conexión a la red publica de telefonía que soporte la infraestructura actual de telefonía convencional que la UFG posee actualmente, incluyendo los costos de implementación de esta solución de manera definitiva en la universidad. 2. Limitaciones. Dentro de las limitaciones que tendrá nuestro sistema propuesto se mencionan las siguientes: a. No contempla la conexión a la red pública de telefonía (PSTN) debido a que no se cuenta con la factibilidad económica y técnica para dicha implementación dentro de este proyecto de trabajo de graduación. b. La utilización de teléfonos IP s no esta contemplada debido a que económicamente no es realizable por el presupuesto con el que como grupo se dispone para la realización de este sistema propuesto.

11 108 G. CICLO DE VIDA DEL SISTEMA. El ciclo de vida de los sistemas es el proceso evolutivo que se sigue al implementar un sistema o subsistema de información basado en computadora. El ciclo de vida de los sistemas consiste en una serie de tareas que siguen de cercas los pasos del enfoque de sistemas. Puesto que las tareas siguen un patrón ordenado y se llevan a cabo en forma descendente, el ciclo de vida de los sistemas, también se conoce como enfoque de cascada para la creación y uso de sistemas. El ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. El método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas elegido es el modelo de Cascada el cual consta de seis fases que se muestran en la figura 7: Figura #7. FASES DEL CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS.

12 Fase 1. Investigación Preliminar. La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones, sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre con la petición de una persona. 2. Fase 2. Determinación de los Requerimientos. El aspecto fundamental del análisis del sistema es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentran bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a una de las preguntas claves: - Qué es lo que se hace? - Cómo lo hace? - Con que frecuencia se presenta? - Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones? - Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas? - Existe algún problema?, que tan serio es?, Cuál es la causa q lo origina? 3. Fase 3. Diseño de la Solución. El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. Los especialistas de sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software a la que denomina diseño físico 4. Fase 4. Configuración del Sistema. Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende de cada alternativa, del tiempo disponible y de la disponibilidad de los programadores.

13 Fase 5. Prueba del sistema. Durante la prueba del sistema, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga falla, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en la que los usuarios esperan que lo haga. Se alimenta como entradas conjunto de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados. 6. Fase 6. Implantación y evaluación. Es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por consiguiente, es indudable que debe de darse manteniendo a las aplicaciones. La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de las siguientes dimensiones: - Evaluación operacional. - Impacto organizacional. - Opinión de los administradores - Desempeño del desarrollo. 7. Investigación Preliminar. (FASE 1) 7.1 Metodología. Existen diversas clases de métodos de investigación, de los cuales se pueden establecer dos grandes clases de métodos de investigación : los métodos lógicos y los empíricos. Los primeros son todos aquellos que se basan en la utilización del pensamiento en sus funciones de deducción, análisis y síntesis, mientras que los métodos empíricos, se aproximan al conocimiento del objeto mediante su conocimiento directo y el uso de la experiencia, definidos de esa manera por cuanto

14 111 su fundamento radica en la percepción directa del objeto de investigación y del problema. 7.2 Observación Científica Este es el método que se ha utilizado para el desarrollo de nuestro sistema propuesto de solución de telefonía IP. Este método se refiere a que el investigador conoce el problema y el objeto de investigación, estudiando su curso natural, sin alteración de las condiciones naturales, es decir que la observación tiene un aspecto contemplativo. La observación configura la base de conocimiento de toda ciencia y, a la vez, es el procedimiento empírico mas generalizado de conocimiento. Se reconoce en el proceso de observación cinco elementos: a. El objeto de la observación b. El sujeto u observador c. Las circunstancias o el ambiente que rodean la observación d. Los medios de observación e. El cuerpo de conocimientos de que forma parte la observación 7.3 Planteamiento del Problema. En la actualidad los servicios internos de telefonía que se prestan dentro de la Universidad Francisco Gavidia están soportados por un sistema de telefonía convencional, el cual no es unificado (existen hasta 3 diferentes marcas de plantas telefónicas dentro de toda la red de telefonía), algunas de estas centrales telefónicas ya antiguas (análogas), los procesos de requerimientos de servicios son complejos y tardados y el costo de adquisición y mantenimiento de toda la red telefónica es alto.

15 Estudio de Factibilidad. Factibilidad se refiere a la disponibilidad de contar con los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados dentro de un determinado proyecto. La factibilidad se apoya en 3 aspectos básicos que son: Técnico. Operativo. Económico Factibilidad Técnica. Se refiere a conocer si la organización cuenta con los recursos necesarios tanto de hardware y software para la implementación y diseño del proyecto. Con esto es posible llevar a buen termino el desarrollo del proyecto de software libre. Para el desarrollo de nuestro sistema propuesto se mencionan a continuación los requerimientos que deben de cumplirse para apoyar la factibilidad técnica del proyecto: a. Requerimientos de Hardware. En este apartado se detallan los requerimientos mínimos de hardware que debe poseer el servidor o la maquina que dentro de nuestra propuesta de solución funcionara como central telefónica IP, así como las estaciones de trabajo (cliente Softphone), para que el desempeño y acceso de la aplicación sea lo más ágil y eficiente. Véase a continuación en el cuadro 3.

16 113 Cuadro #3. Requerimientos Mínimos. DESCRIPCION SERVIDOR CLIENTES Softphones Procesador Pentium 4 Intel Pentium 4 Velocidad CPU 1.2 Ghz 1.2 Ghz Memoria principal 512 Mb 256 Mb Disco duro IDE 80 Gb IDE 30 Gb Monitor SVGA 15 SVGA 15 Tarjeta de red 10/100/1000 Mbs 10/100 Mbs Tarjeta de sonido Full-duplex, 16 bits Full-duplex, 16 bits b. Requerimientos de Software. El desarrollo del proyecto lleva consigo la utilización combinada de software de código abierto y de software licenciado. Para la instalación de la maquina que funcionara como planta telefónica se utilizara software de código abierto, el cual no genera costo alguno para la realización de proyecto y que se menciona a continuación: - El sistema operativo a utilizar en el servidor de la planta telefónica será Linux con una versión de kernel 2.4 como mínimo con el cual interactúa muy bien, tanto la Web Server, para el desarrollo del sistema. - Como software manejador de la Central Telefónica IP se utilizara en el servidor la distribución AsteriskNOW de Digium de código abierto. - Como herramienta de telefonía IP se utilizará el cliente eyebeam Enhanced versión v1.5. Este cliente dependiendo del licenciamiento que se adquiera tiene 2 modalidades de configuración, la configuración Básica que es únicamente la capacidad de manejo de voz y la configuración Avanzada que también maneja video y transferencia de datos. Se muestra a continuación en el cuadro 4, el comparativo los requerimientos básicos y avanzados a nivel de software para la instalación del cliente Softphone eyebeam.

17 114 Cuadro #4. Configuración Básica Configuración Básica Configuración Avanzada Mínimo Optimo Mínimo Optimo Procesador Intel Pentium II 400 MHz o equiv. Pentium III 1.3 GHz o equivalente. Intel Pentium III 700 MHz o equivalente Pentium GHz o equivalente Memoria 128 MB RAM 128 MB RAM 256 MB RAM 256 MB RAM Espacio en Disco Duro 15 MB 30 MB 30 MB 30 MB Sistema Operativo Windows 98 Second Edition Windows NT Windows 2000 Windows XP Windows 2000 Windows XP Conexión Red Conexión a una red de datos IP (broadband, LAN, wireless) Micrófono y Parlantes Requeridos Factibilidad Operativa. Consiste en la evaluación del impacto del desarrollo de nuestro proyecto sobre la organización. Depende mucho de las características del proyecto y de la modalidad con que la organización encare el desarrollo del mismo, para que el proyecto al momento de ser terminado pueda ser puesto en producción dentro de la organización. Para nuestro sistema propuesto el desarrollo del proyecto es factible operativamente ya que el personal de la universidad que tendrá acceso al sistema de telefonía IP, docentes y personal administrativo así como la comunidad estudiantil, posee la preparación y formación necesaria para poder interactuar con un sistema como el propuesto, poseen acceso a la red de datos y de Internet lo que facilita la adaptación al uso de la herramienta tecnológica a implementar.

18 115 Y en adición el sistema propuesto hará más eficientes los procesos de obtención de servicios de telefonía, mejorando los tiempos de respuesta, optimizando los recursos y reduciendo los costos actuales Factibilidad Económica. Consiste en la cuantificación de la inversión a realizar para llevar a cabo un determinado proyecto. Para efectuar el estudio de Factibilidad económico resulta imprescindible conocer la totalidad de los gastos en que incurrirá la organización para incorporar el nuevo sistema, como así también el incremento de los costos por cargas de estructura que demandará su funcionamiento a posteriori de la puesta en marcha. Desde este punto de vista el proyecto de solución propuesto y que se va a desarrollar es factible económicamente ya que la Universidad Francisco Gavidia cuenta con los recursos tecnológicos necesarios para instalar y desarrollar la herramienta de telefonía IP en un sistema operativo basado en código abierto, reforzando sus ventajas y beneficios, contra la telefonía convencional sin necesidad de realizar grandes inversiones en equipo computacional ni software (licencias) Costo total del proyecto. De acuerdo al estudio de Factibilidad, en la parte que se refiere al Hardware y Software se detalla el siguiente presupuesto para la implementación y el desarrollo de la solución de Telefonía IP.

19 116 Cuadro # 5 COSTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE Costo Costo Rubro Descripcion Unitario Total+IVA Servidor (*) DELL PowerEdge 2950 $ 6, $ 7, Sistema Operativo e IPBX Distribución gratuita de Linux y Asterisk $ 0.00 $ 0.00 (ASTERISKNow) Instalación de Sistema Operativo Costo de instalación por (hombre/hora) $ $ y software de telefonía. Cliente eyebeam Costo del cliente eyebeam 1.5 Enhanced. Se $30.00 $ (**) consideran 25 usuarios. Diademas y Costo de diademas con micrófono incorporado (precio $8.99 $ micrófonos unitario $8.99) Se consideran 25 unidades. TOTAL $ (*) El costo del servidor puede variar dependiendo del lugar donde se compre hasta en un 21% menos, así como de la marca que se elija. Para mayor detalle ver Anexo 6 y 7. (**) El costo de las licencias puede variar hasta un 25% menos, si se considera la opción del cliente eyebeam 1.5 Basic. Para mayor detalle ver Anexo 8. En este caso el presupuesto se ha desarrollado para equipar un aproximado de 25 extensiones telefónicas IP. El sistema esta pensado con la instalación inicial para soportar 50 extensiones IP aproximadamente con esa inversión declarada a nivel de servidor. El licenciamiento del eyebeam 1.5 y la cantidad de diademas depende de la cantidad de usuarios y puede variar según las necesidades. 8. Determinación de Requerimientos (FASE 2) 8.1 Guía de Entrevista. Para la obtención de los datos necesarios para la investigación se tomó como herramienta base, la guía de entrevista (ver anexo 2) la cual fue dirigida a las autoridades de la Universidad Francisco Gavidia que tienen directa responsabilidad

20 117 sobre los procesos y la administración de los servicios relacionados al sistema de telefonía actual. Estas entrevistas proporcionaron el diagnóstico de la situación actual de cómo se maneja y administra el sistema de telefonía convencional y la forma en que los servicios son requeridos y brindados al usuario final. Para la realización de la entrevista con las personas involucradas se utilizó un cuestionario que consistía en solicitar la información que es relevante sobre el sistema actual y conocer los procedimientos asociados a la solicitud y recepción de los servicios básicos de telefonía. A través del resultado obtenido y del análisis realizado se constato que el sistema actual es ineficiente en sus procesos, de alto costo en su mantenimiento y difícil de administrar, situación que hace propicio el escenario para evaluar una solución alternativa que de mayores y mejores beneficios a la universidad. 8.2 Diagrama de Contexto. Utilizando el Diagrama de Contexto se definen las características generales del proceso de investigación realizado y como se relacionan todas las entidades que interactúan con el sistema actual de telefonía que posee la universidad, véase dicho diagrama en la figura 8.

21 Figura #8. Fuente y Datos proporcionados por el Grupo de Trabajo. 118

22 Requerimientos Funcionales. Los requerimientos funcionales describen la interacción entre el sistema y su entorno, además los servicios y funciones que proveerá el sistema. En esta fase el analista de sistemas se vale de herramientas y técnicas especiales para realizar la determinación de requerimientos; utilizando por ejemplo entradas y salidas del sistema, diagrama de flujos de datos los cuales evalúan los resultados en forma grafica y estructurada Diagrama de Flujo de Datos. Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo por medio de símbolos. Para realizar una mejor presentación del flujo de datos que involucra los procesos del sistema de telefonía convencional que actualmente posee la universidad se han utilizado diagramas de funcionamiento para conocer e identificar con facilidad la ruta que mantiene los pasos que se realizan actualmente durante la ejecución de cada uno de ellos. Los símbolos básicos usados en el Diagrama de Flujos de Datos son los mostrados en el cuadro 5 siguiente: SIMBOLO Cuadro #6. Simbología Básica NOMBRE Y DESCRIPCION Inicio o Termino. Se utiliza para indicar el comienzo o la finalización del trámite. Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Decisión o Alternativa. Indica un punto dentro del flujo donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Documento. Representa un documento en general que entre, se genere, se utilice o salga del procedimiento. Conector. Representa una conexión o enlace del mismo.

23 Asignación de Nueva Extensión Telefónica. Consiste en el proceso por medio del cual un determinado usuario o unidad funcional dentro de la universidad solicita la instalación o asignación de una nueva extensión telefónica. Ver figura 9. Figura #9 Fuente y datos proporcionados por el Señor Milton Díaz (Administrador Nodo Internet UFG).

24 Modificación de Extensión Telefónica. Consiste en el proceso por medio del cual un determinado usuario o unidad funcional dentro de la universidad solicita la modificación de la configuración o movimiento físico de una extensión telefónica ya existente. Ver figura 10. Figura #10 Fuente y datos proporcionados por el Señor Milton Díaz (Administrador Nodo Internet UFG).

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