PLIEGO DE PRESCRICCIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN Y GESTIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CON DESTINO A LA SALA DE ADULTOS DE LA BIBLIOTECA ÁGORA

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1 PLIEGO DE PRESCRICCIONES TÉCNICAS PARA LA ADQUISICIÓN Y GESTIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO CON DESTINO A LA SALA DE ADULTOS DE LA BIBLIOTECA ÁGORA 1. REQUISITOS CONDICIONES TÉCNICAS a) El suministrador deberá entregar todos los materiales etiquetados (tejuelos, gomets, etiquetas RFID...), según pautas de las Bibliotecas Municipales. La compra de estas etiquetas correrá por parte de la empresa adjudicataria, según modelos utilizados por las bibliotecas municipales (ANEXO II). Las etiquetas RFID deberán estar grabadas e inicializadas. Además de las etiquetas colocadas en cada uno de los materiales entregados, la empresa adjudicataria deberá proporcionar etiquetas RFID para libros y etiquetas RFID para audiovisuales de los modelos que se utilizan en las bibliotecas municipales. b) El suministrador deberá entregar todos los materiales cuñados y sellados según los modelos y procedimientos utilizados en las bibliotecas municipales, dichos sellos y cuños correrá a cargo la empresa adjudicataria y entregados en la biblioteca al finalizar todo el proceso. c) El suministrador deberá entregar todos los materiales librarios convenientemente forrados, según directrices del SMB. d) El material bibliográfico (ANEXO III) se ajustará a la selección realizada por el, y de acuerdo con las cantidades que a continuación se especifican: Total fondos Libros No libros Pliego de prescripciones tecnicas para material bibliográfico 1

2 Del total del fondo 500 documentos deberán ser novedades (publicadas dentro de los últimos 6 meses), siendo la empresa adjudicataria quien proporcione la relacion de dichos documentos para que el Servizo Municipal de Bibliotecas pueda hacer la selección hasta completar esta cantidad. Para todos los títulos suministrados se seguirán siempre los siguientes criterios: - Obras escritas originalmente en gallego se suministrarán en esta lengua. - Obras escritas originalmente en castellano se suministrarán en castellano. - Obras escritas originalmente en otras lenguas y que estén traducidas al gallego y al castellano se suministrarán en gallego. En el caso de que el no facilite el número total de titulos en alguno de los grupos, la empresa adjudicataria facilitará la relación y el acceso a estos materiales, bien in situ o a través de catalogo para que el persoal bibliotecario pueda llevar a cabo la selección. e) En el caso de que alguna de las obras solicitadas estén agotadas, el suministrador propondrá otra obra de tema y características equivalentes, de acuerdo con las indicaciones del SMB que decidirá sobre dicha propuesta, o bien seleccionará otros. En este caso el suministrador dispondrá de un mes para confirmar la disponibilidad en el mercado editorial de los libros finalmente elegidos, y deberá enviar al SMB una lista en la que incluya el precio de cada unidad y el coste total, f) En cualquier momento el SMB podrá supervisar el fondo entregado y el estado del pedido. g) La empresa adjudicataria deberá disponer de una amplia oferta de material bibliográfico a examen para que el personal de la biblioteca pueda seleccionar directamente los títulos sustituídos h) De cualquier título solicitado el suministrador servirá siempre la última edición publicada. i) Para todos los libros se optará, en principio, por la encuadernación en tapa dura, cartoné, etc. j) Los títulos se deberán entregar catalogados según las directrices del Servizo Municipal de Bibliotecas. El personal catalogador deberá conocer el sistema integrado de gestión de bibliotecas ABSYS. k) La catalogación, que se realizará en formato MARC21, se ajustará a las Reglas de Catalogación publicadas por la Dirección General del Libro y Bibliotecas-Ministerio de Cultura y Educación (última versión) y el Manual de catalogación del SMB (ANEXO IV). Pliego de prescripciones tecnicas para material bibliográfico 2

3 l) La clasificación del fondo de adultos se ajustará a la Lista de encabezamientos de materias para Bibliotecas Públicas publicadas por la Dirección General del Libro y Bibliotecas y la C.D.U. (última versión). m) Todos los ejemplares deberán ser entregados y dados de alta en el catálogo colectivo del SMB, siguiendo las instruciones que proporcionará el Servizo Municipal de Bibliotecas y siempre respetando el registro bibliográfico existente en el catálogo de las bibliotecas municipales da Coruña. n) Para los procesos de catalogación on line, el suministrador deberá disponer de una dirección IP Pública fija y comunicar al Servicio Municial de Bibliotecas cualquier cambio. o) Las cajas del material bibliográfico deberán llevar, en el exterior, la siguiente información: nombre de la empresa, nombre de la referencia a la que corresponde la entrega (literatura gallega, literatura, francesa, psicología, deportes, cómics, etc) y el número de cajas que forman el total del envío con el formato n de t (ej. 1 de 4, 2 de 4...). p) Cada entrega irá acompañada por un albarán que será entregado al responsable en la Biblioteca encargado de gestionar la recepción, que revisará y certificará la correcta entrega del suministro por parte de la empresa adjudicataria del concurso. q) El suministrador garantizará la reposición del material defectuoso. La empresa adjudicataria deberá facilitar las devoluciones sin cargo en el caso de que el material sea defectuoso, repetido, etc., y reponerlo gratuitamente en caso de que el material se extravíe en el trayecto entre el suministrador y la Biblioteca. r) El no formará al personal catalogador, pero facilitará una sesión introductoria de criterios utilizados por este servicio al personal responsable de la catalogación de la empresa suministradora. s) La empresa adjudicataria debe tener capacidad para suministrar material bibliográfico nacional e internacional. t) El material bibliográfico será colocado y ordenado en estanterías y expositores según las pautas establecidas por el SMB. u) Una vez colocados en las estanterías y según decisión de la dirección de la biblioteca, los documentos serán puestos en circulación en el catálogo Absys. En el desarrollo de los trabajos objeto del concurso es responsabilidad del adjudicatario atenerse a toda la normativa de obligado cumplimiento y a la buena práctica aplicable a la Pliego de prescripciones tecnicas para material bibliográfico 3

4 actividad que ejecuta. La empresa adjudicataria se compromete a hacer un buen uso de la conexión informática y deberá respetar la integridad de los datos e impedir cualquier deformación, alteración o atentado contra el sistema informático del Ayuntamiento de A Coruña, no divulgar claves secretas, direcciones ni ningún otro tipo de información que perjudique a los intereses del mismo. 2. MEMORIA DE TRABAJO Se deberá presentar una memoria descriptiva, lo más amplia posible que contendrá una descripción completa de la forma en que se desarrollará el trabajo y en la que se detallarán los siguientes puntos: - Metodología de trabajo. Además de la metodología propia de la catalogación deberá explicarse el control de pedidos y envíos, como se hará el seguimiento por parte de la empresa y por parte de la biblioteca, etc. - Programa de trabajo, con especificaciones del cronograma, calendario de trabajo y de entregas. - Equipo de trabajo, distribución de funciones y perfiles del equipo de trabajo y de la empresa: En cuanto al personal destinado para este concurso, deberá poder demostrarse su capacitación para las funciones y tareas asignadas, bien a través de formación o con experiencia en trabajos similares. Se designará un interlocutor pemanente por parte de la empresa para el seguimiento de este contrato, así como para solucionar las incidencias que se produzcan y procurar conseguir la eficiencia y eficacia en el desarrollo de los trabajos. La transmisión de demandas, informaciones o instrucciones se establecerán por escrito ( ). La empresa adjudicataria estará obligada a comunicar los datos del personal (nombre, DNI, formación recibida, experiencia). Y deberá comunicar al toda modificación o cambio cambio de personal catalogador que se produzca. 3. GARANTIA El plazo de garantía será de dos años que contará desde la fecha de la recepción y/o conformidad de cada pedido. Pliego de prescripciones tecnicas para material bibliográfico 4

5 4. ENTREGA DE FONDOS Y MATERIALES (a) Se establecerán entregas mensuales (a partir de la fecha de firma del contrato), calendario de las mismas que deberán explicarse en la memoria de trabajo, cada entrega no será inferior a documentos y será revisada por el responsable de la Biblioteca encargado de gestionar la recepción. (b) Cada caja deberá ir acompañada del albarán correspondente (con los títulos de los documentos ordenados alfabeticamente por título y el precio unitario con el IVA incluído y descuento), y en el exterior se indicará la referencia a la que corresponde el suministro (literatura gallega, literatura, francesa, psicología, deportes, cómics, etc). y el número de cajas que forman el total del envío con el formato n de t (ej. 1 de 4, 2 de 4...). (c) El material deberá entregarse en los locales de la Biblioteca del Ágora. (d) Todos los gastos de transporte iran a cargo de la empresa adjudicataria. (e) La empresa suministradora debe facilitar las devoluciones sin cargo en el caso de que el material sea defectuoso, repetido, etc., y reponerlo gratuitamente en el caso de que el material se extravíe en el trayecto entre el suministrador y la biblioteca destinataria. 5. FACTURACIÓN El pago se realizará de forma fraccionada a medida que el adjudicatario vaya suministrando los materiales, tal y como se especifica en el apartado anterior. Y una vez que la persona responsable de la recepción del pedido nuestre su conformidad con la calidad del trabajo y de los materiales. Elena Pernas Lázaro Directora de Bibliotecas A Coruña, 7 de marzo de 2011 Pliego de prescripciones tecnicas para material bibliográfico 5