MANUAL PARA LA ELABORACION DE CONTRATOS CÓDIGO: GJ_PR _001 HISTORIAL DE CAMBIOS

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1 MANUAL PARA LA ELABORACION DE CÓDIGO: GJ_PR _001 HISTORIAL DE CAMBIOS REVIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 03/01/2015 Emisión del documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Profesional Jurídico Jurídico Gerente Gestión Integral

2 Página: 2 de 6 1. OBJETIVO General: El propósito del presente manual es determinar de forma sencilla, clara y ordenada los procesos y procedimientos correspondientes al área jurídica. Específicos: 1. Sintetizar de forma secuencial y ordenada los procedimientos del área jurídica 2. Precisar los pasos que deben seguirse para la correcta ejecución de cada uno de los procedimientos 3. Crear instrumento de consulta para las áreas que integran la compañía en aras de garantizar la correcta y efectiva ejecución de las actividades a cargo del área jurídica 4. Contribuir en la etapa de inducción, adiestramiento y capacitación de quienes ingresen al área jurídica 5. Facilitar la coordinación y supervisión de las actividades por parte del Jefe directo, evitando la duplicidad de esfuerzos 6. Determinar los tramos de responsabilidad de cada uno de los procesos 7. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos, procedimientos y métodos. 2. ALCANCE El área Jurídica dentro de su programa, de actualización y mejora continua, avocó la del presente manual de procedimientos, con la finalidad de proveer un instrumento de apoyo en el funcionamiento de las actividades de la compañía, al integrar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por el área. El presente manual contempla los procesos que son de conocimiento del área jurídica, y define procedimientos, requerimientos y exigencias a cumplir para su desarrollo efectivo; poniendo a disposición de cada una de las áreas que integran la compañía una guía actualizada que permita la coordinación de las actividades, conforme a las necesidades de la compañía y a los lineamientos y directrices impartidas por la Dirección General. Por ser un documento de consulta frecuente y sujeto a mejoras constantes, este deberá actualizarse cada vez que exista un cambio o modificación ya sea de índole administrativa o jurídica.

3 Página: 3 de 6 El presente manual debe ser utilizado, ejecutado y vigilado por el personal que integra el área jurídica, pero también debe ser consultado y aplicado por cada una de las áreas que integran la compañía en cuanto a las responsabilidades que les asisten según los procedimientos definidos. 3. DEFINICIONES Procedimiento: Significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo. : Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones Póliza: Documento con que se formalizan ciertos s de seguros, mercantiles o de operaciones comerciales 4. DESCRIPCIÓN / DESARROLLO N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Diligenciar formato de Enviar de de autorizada Registrar la Solicitud de la de Verificar documentación e información De acuerdo al a elaborar diligenciar de de Anexar al formato para de autorización por parte de la Presidencia, vicepresidencia y/o delegados según la cuantía Enviar para de al coordinador Jurídico y abogado profesional Diligenciar de de y anexar un número de control Revisar que la de cuente con la documentación e información necesaria para llevar a cabo Usuario solicitante Usuario solicitante Abogado profesional III Jurídico Abogado DOCUMENTO/ REGISTRO GJ_FO_003 GJ_FO_003 GJ_FO_003

4 Página: 4 de 6 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE 5 Elaborar la del Cuenta con la información necesaria y completa? NO: Solicita la información y regresa a la actividad No 1 Se elabora y/o revisa el de acuerdo a la normatividad aplicable al caso concreto y vigilando el cumplimiento de los requisitos de legalidad y formalidad Existen dudas frente a aspectos relacionados con el? DOCUMENTO/ REGISTRO Minuta de 6 Enviar Minuta del para aclaraciones : Se envía el elaborado al área que lo solicitó para que efectué las aclaraciones frente a las inquietudes o dudas que surjan en la y/o revisión del mismo Minuta del 7 Aclarar dudas y/o inquietudes NO: Sigue con la actividad 8 Aclarar las dudas existentes en temas operativos, administrativos y condiciones generales del Área solicitante 8 Asignar Número al Se asigna un número de identificación al de acuerdo al área o proyecto que lo solicitó El requiere pólizas? Abogado 9 Enviar para trámite de pólizas : Se envía al área que lo solicitó, para que gestione la obtención de las pólizas y requiera al contratista, subcontratista. Pólizas 10 Enviar Pólizas para revisión y aprobación del área jurídica NO: Sigue con la actividad 11 Recibir las pólizas para revisión y aprobación Las pólizas se encuentran de acuerdo a las exigencias? : Sigue con la actividad 11 Área solicitante Pólizas NO: devuelve las pólizas para corrección

5 Página: 5 de 6 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Enviar para firmas Devolver el Archivar y custodiar y/o ajustes. Se envía ejemplares originales del al área solicitante, para recabar las firmas correspondientes Devolución del debidamente firmado por las partes, junto con las pólizas originales y recibo de pago de las mismas, para el respectivo archivo por parte del área jurídica una vez que el sea devuelto con las firmas de las partes que intervienen, y los anexos respectivos proceder a su archivo y custodia diligenciando la ficha técnica del Área solicitante DOCUMENTO/ REGISTRO 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA NORMATIVIDAD APLICABLE Teniendo en cuenta que los procedimientos definidos en el presente manual, implican el estudio concreto de casos frente a las prerrogativas legales existentes, la normatividad aplicable a los procedimientos descritos en el presente manual son: 1. Tratados internaciones 2. Constitución Política de Colombia 3. Leyes 4. Decretos 5. Ordenanzas 6. Acuerdos 7. Resoluciones 8. Directivas 9. Circulares 10. Oficios 6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

6 Página: 6 de 6 INICIO Diligenciar formato de Enviar de de autorizada Registrar la Solicitud de la de NO Verificar documentación e información Elaborar Enviar Minuta del para aclaraciones Es correcta? NO Existen dudas? Aclarar dudas y/o inquietudes Asignar Número al Enviar para trámite de pólizas Requiere polizas? Enviar Pólizas para revisión y aprobación del área jurídica NO Enviar para firmas Las pólizas se encuentran de acuerdo a las exigencias? Devolver el Archivar y custodiar FIN