EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO

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4 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/13 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación

5 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/13 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...4 CARACTERIZACIÓN...5 RESPONSABILIDADES...7 PROCEDIMIENTO...8 FLUJOGRAMA FORMULARIOS

6 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/13 OBJETO Describir el procedimiento para la solicitud y ejecución del mantenimiento correctivo a los mobiliarios, equipos de oficina e instalaciones de la Institución. ALCANCE El procedimiento inicia con la solicitud de mantenimiento correctivo a un bien y culmina con la entrega de la documentación al Jefe de Servicios Generales para el proceso de pago. NORMATIVA Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General. Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado. Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto Presupuestario de la Superintendencia de Compañías. Reglamento Orgánico y Funcional de la Superintendencia de Compañías. Código de Ética de la Superintendencia de Compañías. GLOSARIO Mantenimiento.- Acciones que tienen como objetivo mantener un bien o restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo la función requerida. Mantenimiento Correctivo.- Mantenimiento que corrige los defectos o daños observados en los mobiliarios, equipos o instalaciones. 4

7 CARACTERIZACIÓN 5

8 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 09/04/13 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Soporte Administrativo ELABORADO POR: Mary Vozmediano N. SUBPROCESO: Gestión de Mantenimiento APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez PROCEDIMIENTO: Ejecutar Mantenimiento Correctivo CONTROLES INDICADORES: Control de Mantenimiento = Mantenimientos ejecutados/mantenimientos solicitados NORMATIVA: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado. Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES Servidores Requirentes - Formulario Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO - Formulario Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación - Informe del trabajo realizado por parte del proveedor o contratista CLIENTES Servicios Generales TECNOLOGICOS: HUMANOS: Servidor Custodio del Bien Jefe de Servicios Generales/Jefe de Mantenimiento o su delegado Técnico en Servicios de Mantenimiento Auxiliar de Mantenimiento RECURSOS

9 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/13 RESPONSABILIDADES SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN Solicitar mantenimiento o reparación de los bienes a su cargo, cuando el mismo presente fallas técnicas. Verificar el correcto funcionamiento del bien a su cargo, una vez que el mismo ha sido reparado. JEFE DE SERVICIOS GENERALES/JEFE DE MANTENIMIENTO O SU DELEGADO Remitir a adquisiciones la documentación necesaria para la contratación del servicio de mantenimiento, previa autorización del Director Nacional Administrativo. ADMINISTRADOR Y/O SUPERVISOR DE CONTRATO Coordinar con el contratista, la ejecución del mantenimiento o reparación de los bienes, cuando el mismo sea requerido. TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Verificar si los bienes requieren o no de mantenimiento o reparación. Ejecutar el mantenimiento o reparación del bien internamente, en caso de ser posible. Entregar el bien al contratista para su respectivo mantenimiento. Entregar el bien reparado al servidor custodio del mismo. AUXILIAR DE MANTENIMIENTO Registrar y actualizar en el Kardex del bien el trabajo de mantenimiento o reparación realizado. 7

10 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/13 PROCEDIMIENTO SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN 1. Solicita la reparación del bien a través del formulario AP F1 Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación, al Jefe de Servicios Generales/Jefe de Mantenimiento o su delegado. JEFE DE SERVICIOS GENERALES/JEFE DE MANTENIMIENTO O SU DELEGADO 2. Recibe y revisa el formulario AP F1 Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación. 3. Verifica si el bien a repararse se encuentra dentro de la garantía del fabricante o posee contrato de mantenimiento Si el bien a repararse se encuentra dentro de la garantía del fabricante: Solicita al Administrador y/o Supervisor del Contrato se ejecute la garantía del fabricante. Ver Procedimiento de Administración de Contratos Si el bien a repararse no se encuentra dentro de la garantía del fabricante: Solicita al Técnico en Servicios de Mantenimiento la revisión del bien. TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO 4. Revisa el bien e identifica si la reparación puede ser realizada internamente. 5. Si la reparación puede ser realizada internamente: 5.1. Realiza la reparación del bien Solicita la firma de conformidad al servidor custodio del bien en el formulario AP F1 Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación. SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN 5.3. Recibe, revisa el bien Si existe alguna no conformidad respecto al bien reparado, regresa a la actividad 4. 8

11 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/ En caso de estar conforme con la reparación o mantenimiento del bien, continúa con la actividad Suscribe y entrega el formulario AP F1 Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación al Técnico de Servicios de Mantenimiento. TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO 5.5. Entrega la orden de trabajo al Auxiliar de Mantenimiento. AUXILIAR DE MANTENIMIENTO 5.6. Registra y actualiza en el formulario AP F2 Control de Mantenimiento de Bienes el trabajo realizado Archiva el formulario AP F1 Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación. Fin del Procedimiento. TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO 6. Si la reparación no puede ser realizada internamente: 6.1. Comunica al Jefe de Servicios Generales/Jefe de Mantenimiento o su delegado que el bien no puede ser reparado internamente. JEFE DE SERVICIOS GENERALES/JEFE DE MANTENIMIENTO O SU DELEGADO 6.2. Si el bien a repararse posee contrato de mantenimiento: Comunica telefónicamente o por correo electrónico, al Administrador y/o Supervisor de Contrato el requerimiento de mantenimiento o reparación. ADMINISTRADOR Y/O SUPERVISOR DE CONTRATO Solicita al contratista el mantenimiento o reparación del bien. CONTRATISTA Revisa el bien que presenta la novedad. 9

12 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/ En caso de que el bien pueda ser reparado conforme las cláusulas establecidas en el contrato de mantenimiento: Verifica si el mantenimiento o reparación se lo puede realizar en la Institución: Si el mantenimiento o reparación no puede ser realizado en la Institución: Comunica al Administrador y/o Supervisor del Contrato que el bien deberá ser retirado de la Institución. Ver Procedimiento Controlar la Entrada y Salida de Bienes de la Institución En caso de que el mantenimiento o reparación si se pueda realizar en la institución, continúa con la actividad Ejecuta el mantenimiento o Reparación del bien Presenta el informe del trabajo realizado al Administrador y/o Supervisor del Contrato. ADMINISTRADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONTRATO Recibe y revisa el informe del trabajo realizado Solicita al Técnico en Servicios de Mantenimiento la verificación del trabajo realizado y la entrega del bien al servidor. TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Revisa el bien e informa sobre los resultados del mantenimiento o reparación al Administrador y/o Supervisor de Contrato Solicita la firma de conformidad al servidor custodio del bien en la orden de trabajo. SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN Recibe y revisa el bien y firma en la orden de trabajo. 10

13 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO AP FECHA: 09/04/ Entrega la orden de trabajo junto con el informe al Auxiliar de Mantenimiento. AUXILIAR DE MANTENIMIENTO Registra y actualiza en el formulario AP F2 Control de Mantenimiento de Bienes el trabajo realizado Archiva el formulario AP F1 Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación junto con el Informe de Trabajo del Contratista. Fin del Procedimiento. CONTRATISTA En caso de que el bien sujeto a un contrato no puede ser reparado conforme las clausulas establecidas en el mismo Entrega al Administrador y/o Supervisor del Contrato la proforma para la reparación del bien. ADMINISTRADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONTRATO Recibe y revisa la proforma del contratista Remite a través de memorando, previa autorización de la Dirección Nacional Administrativa, la proforma y la orden de trabajo a la Jefatura de Adquisiciones. ANALISTA DE ADQUISICIONES Recibe la documentación. Ver Procedimiento de Adquisiciones. ADMINISTRADOR Y/O SUPERVISIÓN DEL CONTRATO Recibe memorando con documentación de la contratación realizada Coordina con el proveedor o contratista, especificado en la nota de pedido, para la realización del trabajo. 11

14 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/13 CONTRATISTA/PROVEEDOR Verifica si el mantenimiento o reparación se lo puede realizar en la Institución: Si el mantenimiento o reparación no puede ser realizado en la Institución: Comunica al Administrador y/o Supervisor del Contrato que el bien deberá ser retirado de la Institución. Ver Procedimiento Controlar la Entrada y Salida de Bienes de la Institución En caso de que la el mantenimiento o reparación si se pueda realizar en la institución, continúa con la actividad Ejecuta el mantenimiento o reparación del bien Presenta el informe del trabajo realizado al Administrador y/o Supervisor del Contrato ADMINISTRADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONTRATO Recibe y revisa el informe del trabajo realizado por el proveedor o contratista Solicita al Técnico en Servicios de Mantenimiento la verificación del trabajo realizado y la entrega del bien al servidor. TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Revisa el bien e informa sobre los resultados del mantenimiento o reparación al Administrador y/o Supervisor de Contrato Solicita la firma de conformidad al servidor custodio del bien en la orden de trabajo. SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN Recibe y revisa el bien y firma en la orden de trabajo. 12

15 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO AP FECHA: 09/04/ Entrega la orden de trabajo junto con el informe al Auxiliar de Mantenimiento. AUXILIAR DE MANTENIMIENTO Registra y actualiza en el Kardex formulario AP F2 Control de Mantenimiento de Bienes el trabajo realizado Archiva el formulario AP F1 Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación junto con el Informe de Trabajo del contratista o proveedor. ADMINISTRADOR Y/O SUPERVISOR DEL CONTRATO Genera la documentación para el pago del trabajo realizado. Ver Procedimiento de Pago a Proveedores. JEFE DE SERVICIOS GENERALES/JEFE DE MANTENIMIENTO O SU DELEGADO 6.3. Si el bien a repararse no posee contrato de mantenimiento: Remite a través de memorando, previa autorización de la Dirección Nacional Administrativa, la proforma y la orden de trabajo a la Jefatura de Adquisiciones. ANALISTA DE ADQUISICIONES Recibe la documentación. Ver Procedimiento de Adquisiciones. JEFE DE SERVICIOS GENERALES/JEFE DE MANTENIMIENTO O SU DELEGADO Recibe memorando con documentación de la adjudicación realizada Coordina con el proveedor o contratista, especificado en la nota de pedido, para la realización del trabajo. 13

16 CONTRATISTA/PROVEEDOR EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: AP FECHA: 09/04/ Verifica si el mantenimiento o reparación se lo puede realizar en la Institución: Si el mantenimiento o reparación no puede ser realizado en la Institución: Comunica al Administrador y/o Supervisor del Contrato que el bien deberá ser retirado de la Institución. Ver Procedimiento Controlar la Entrada y Salida de Bienes de la Institución En caso de que la el mantenimiento o reparación si se pueda realizar en la institución, continúa con la actividad Ejecuta el mantenimiento o Reparación del bien Presenta el informe del trabajo realizado al Jefe de Servicios Generales/Jefe de Mantenimiento o su delegado. JEFE DE SERVICIOS GENERALES/JEFE DE MANTENIMIENTO O SU DELEGADO Recibe y revisa el informe del trabajo realizado por el proveedor o contratista Solicita al Técnico en Servicios de Mantenimiento la verificación del trabajo realizado y la entrega del bien al servidor. TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Revisa el bien e informa sobre los resultados del mantenimiento o reparación al Jefe de Servicios Generales/Jefe de Mantenimiento o su delegado Solicita la firma de conformidad al servidor custodio del bien en la orden de trabajo. SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN Recibe y revisa el bien y firma en la orden de trabajo. 14

17 EJECUTAR MANTENIMIENTO CORRECTIVO CÓDIGO: TÉCNICO EN SERVICIOS DE MANTENIMIENTO AP FECHA: 09/04/ Entrega la orden de trabajo junto con el informe al Auxiliar de Mantenimiento. AUXILIAR DE MANTENIMIENTO Registra y actualiza en el formulario AP F2 Control de Mantenimiento de Bienes el trabajo realizado Archiva el formulario AP F1 Orden de Trabajo por Mantenimiento o Reparación junto con el Informe de Trabajo del contratista o proveedor. JEFE DE SERVICIOS GENERALES/JEFE DE MANTENIMIENTO O SU DELEGADO Genera la documentación para el pago del trabajo realizado. Ver Procedimiento de Pago a Proveedores. FIN DEL PROCEDIMIENTO 15

18 FLUJOGRAMA 16

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23 FORMULARIOS 21

24 AP F1 ORDEN DE TRABAJO POR MANTENIMIENTO O REPARACIÓN ORDEN DE TRABAJO POR MANTENIMIENTO O REPARACIÓN Número: PARA USO EXCLUSIVO DEL ÁREA REQUIRENTE SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN: CÓDIGO DEL BIEN: JEFE INMEDIATO DEL SERVIDOR SOLICITANTE: UNIDAD ADMINISTRATIVA: LUGAR Y FECHA: DESCRIPCION DEL TRABAJO SECCIÓN PARA USO EXCLUSIVO DE SERVICIOS GENERALES - MANTENIMIENTO FECHA DE RECEPCIÓN: DD/MM/AAAA ORDEN No. ASIGNADO A: Observaciones: Jefe Inmediato del Servidor Solicitante: A uto rizado po r: Recibido a conformidad por: FIRM A FIRMA FIRMA Fecha: Fecha: Fecha:.. AP F1

25 AP F2 CONTROL DE MANTENIMIENTO DE BIENES CONTROL DE MANTENIMIENTO DE BIENES DATOS DE LA MAQUINARIA O EQUIPO MAQUINARIA O EQUIPO: MODELO: SERIE: UBICACIÓN: MARCA: CÓDIGO DEL BIEN: DATOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO CONTRATISTA: FECHA DE SUSCRIPCIÓN: NOMBRE DEL ADMINISTRADOR: FECHA DE FINALIZACIÓN DEL CONTRATO: NOMBRE DEL SUPERVISOR: DATOS DEL MANTENIMIENTO REALIZADO FECHA DE INICIO: DD/MM/AAAA FECHA DE FINALIZACIÓN DD/MM/AAAA TIPO DE MANTENIMIENTO: ORDEN DE TRABAJO No. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO: DATOS DEL MANTENIMIENTO REALIZADO FECHA DE INICIO: DD/MM/AAAA FECHA DE FINALIZACIÓN DD/MM/AAAA TIPO DE MANTENIMIENTO: DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO: ORDEN DE TRABAJO No. DATOS DEL MANTENIMIENTO REALIZADO FECHA DE INICIO: DD/MM/AAAA FECHA DE FINALIZACIÓN DD/MM/AAAA TIPO DE MANTENIMIENTO: ORDEN DE TRABAJO No. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO: AP F2