Maestra Myriam Cardozo Brum*

Transcripción

1 Maestra Myriam Cardozo Brum* ~ I NTRODUCCIÓN Entre los múltiples enfoques modernos que intentan mejorar la organización y funcionamiento de las empresas {calidad total, reingeniería, etc.) se encuentra el denominado "enfoque proactivo". En el presente trabajo se describen sus principales objetivos, características y componentes, se revisan sus posibles aplicaciones en las diversas fases del proceso administrativo y en las distintas áreas funcionales de la empresa, finalizando con un análisis crítico de sus aportes y limitaciones. 1. CONCEPTOS y CARACTERísTICAS PRINCIPALES DEL ENFOQUE PROACTIVO. Todas las empresas tienen misiones que cumplir en relación con el mercado que sirven. La misión de los negocios es la producción y distribución de bienes y servicios. Un asunto de gran importancia social es que los gerentes cumplan con las misiones de las empresas. En ese sentido, los gerentes deben responder a su medio. Eso no significa que sólo deban reaccionar frente a presiones, sino que deben tratar de anticipar los procesos mediante la realización de proyecciones. De esta forma la proacción se transforma en un elemento esencial del proceso de planeación. Por ejemplo, las empresas no esperan a que caigan sus ventas por la obsolescencia de su producto sino que se anticipan a mejorarlo o crear uno nuevo. Así el enfoque de administración proactiva ha sido recientemente desarrollado por consultores norteamericanos en administración de empresas, como Lorne Plunkett y Cuy Halen, como una expectativa más amplia e integradora de los procesos mentales que todo gerente aplica para solucionar problemas, tomar decisiones y planear, procesos que la literatura trata en forma separada, con objeto de aumentar la efectividad, incrementar la creatividad, encontrar la verdadera causa de los problemas Coordinadora de la licenciatura en Política y Gestión Social, UAM-X. 123

2 ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIONES, NOVIEMBRE 1999 e incrementar la capacidad para el desarrollo de actividades El proceso de aná/isis causal sigue los siguientes pasos: administrativas. Se trata, en resumen, de un conjunto de 124 técnicas analíticas adecuadas para enfrentar la incertidumbre con que trabajan los administradores. Puede emplearse par desarrollar administrativamente a los subordinados, vender una idea, administrar el tiempo, aumentar la seguridad del gerente, realizar aplicaciones futuras y efectuar análisis estructurados trabajando en grupos. Su principal objeto es, entonces, cambiar de un proceso de pensamiento reactivo a uno de pensamiento sistemático, basado en el análisis de la información, con objeto de reducir la incertidumbre. Sus antecedentes son muchos. Podrían incluirse desde pensamientos de filósofos como Platón y Hume, pero en el campo administrativo reciente sería necesario citar a Barnard, simon, Mintzberg, etc., que se han preocupado por el concepto de incertidumbre. La administración proactiva se concretiza en cuatro formas de análisis:.causal, cuando se analizan los antecedentes del evento, su pasado, 1.Plantear el problema, 2. Describir el problema a. Contestar las preguntas referidas a la identificación del problema, su localización, tiempo y magnitud: lqué?, ldónde?, lcuándo?, lde qué magnitud? b. Hechos observados. c. Datos de comparación (modelos, estándares, etc.) 1. Identificar las diferencias (entre hechos y datos de comparación), 2. Registrar cambios (que puedan estar vinculados con las diferencias anteriores), 3. Buscar las posibles causas (entre los cambios.de toma de decisiones, o análisis presente, detectados),.de planeación, o análisis del futuro, y 4. Probar la causa más probable (ir descartando las.de la situación, que constituyente el clasificador incluyente de todos los anteriores. Existe una metodología para cada uno de estos tipos de análisis, que se apoya en guías y matrices. que no pudieron haber provocado el cambio), y 5. Verificar la causa más probable (determinarla mediante observaciones, testimonios, análisis estadístico, etc. y luego confirmarla en equipo o grupo de trabajo}.

3 EL PROCESO ADMINISTRATIVO BAJO EL ENFOQUE PROACTIVO Este análisis causal puede ser de tres tipos: 5. Comprar alternativas {dándoles calificaciones),.problemas de origen: donde lo que se busca es la causa (efecto~cambio~causa), 6. Identificar riesgos, 7. Evaluar riesgos (también en una escala y con base.análisis proyectivo: donde lo que se pretende es en su probabilidad y gravedad), provocar un cambio que produzca un efecto nuevo (causa~cambio~efecto), y 8. Tomar la decisión (con base en la mejor puntuación de comparaciones de alternativas, combinada con la.cadenas causales: donde la causa -efecto evaluación del riesgo). principales puede provocar otras subsiguientes hacia adelante o llevarnos a encontrar la causa original, hacia 9. Las decisiones pueden considerar sólo dos atrás. alternativas totalmente opuestas (decisiones binarias) o alternativas múltiples. El análisis de toma de decisiones tiene como funciones: mostrar la diferencia entre seleccionar Por su parte, el análisis de la planeación trata de meramente un curso de acción y hacerlo para lograr un identificar problemas para evitarlos o preverlos, identificar objetivo, proporcionar una guía para la búsqueda de oportunidades para aprovecharlas y definir y controlar un opciones y eliminar las que no conducen al objetivo. Se plan de acción. trata de decidir no sólo para resolver problemas sino para mejorar situaciones. Su proceso es el siguiente: 125 El proceso de toma de decisiones incluye: 1. Enunciar brevemente el plan con sus objetivos, 1. Enunciar el objetivo de la decisión, 2. Enumerar las etapas de ejecución del plan (etapas, tiempos, responsables, áreas críticas) 2. Establecer criterios, 3. Identificar y evaluar las estrategias y amenazas 3. Clasificar los criterios (obligatorios y opcionales, y darles ponderaciones a cada uno), potenciales (aplicar relaciones causa -efecto, ya vistas, mediante trabajo en grupos), 4. Buscar alternativas (limitadas por los criterios predeterminados), 4. Determinar las principales causas probables de los problemas y de las oportunidades (aplicar análisis de riesgos,

4 ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIONES, NOVIEMBRE 1999 revisado en "torna de decisiones", definiendo sus probabilidades), 5. Adoptar medidas para evitar los problemas y aprovechar las oportunidades, para maximizarlo, etc, de manera de identificar el tipo de análisis a usar y el equipo que lo hará.. 2. APLICACIONES PRÁCTICAS EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO y EN LAS ÁREAS FUNCIONALES Preparar un plan de acción para las contingencias, y 7. Implantar un sistema de alarmas para contingencias incluidas en el plan de acción. Finalmente, el análisis de la situación tiene por objetivo identificar los asuntos que deben atenderse con cada una de las tres técnicas anteriores. Sus funciones son, por lo tanto: clasificar asuntos, establecer prioridades y atenderlos. Su proceso consta de: 1.Identificar y enlistar asuntos de interés (entendidos como necesidades de actuar), 2. Desglosar los asuntos de interés que sean complejos (considerar que constituyen un mismo problema todos los que tienen una causa común), 3. Establecer prioridades (se recomienda no más de tres, calificarlos mediante puntos, según su importancia, con base en datos, no opiniones), 4. Determinar el punto de partida para el análisis: ver si lo que busco es encontrar una causa, provocar un efecto, proteger el objetivo del plan, tomar una decisión Veremos qué es posible aplicar del enfoque de administración proactiva en las cuatro etapas fundamentales del proceso administrativo (planeación, organización, dirección y control) y en las cuatro principales áreas funcionales (producción, mercadotecnia, finanzas y personal). * En el área de producción se lleva a cabo la elaboración de bienes y servicios, por lo que sus funciones básicas son: ingeniería del producto, ingeniería de la planta, ingeniería industrial, planeación y control de la producción, abastecimientos, fabricación y control de calidad. El proceso administrativo aplicado en esta área identifica las siguientes actividades a desarrollar: localización de la planta, diseño de la planta, compras, ingeniería del producto y el proceso, control de calidad, mantenimiento, costos de producción, punto de equilibrio, etc. El análisis causal puede ser muy importante para determinar las causas relativas a incrementos de las fallas de las maquinarias, en el ausentismo de los obreros, en los productos defectuosos, etc. (Plunkett y Hale plantean ejemplos relativos al mantenimiento de carreteras en que se incrementan los baches, al mal funcionamiento de las regaderas automáticas, al sistema de la caldera, al del atornillador automático o al frasco mal etiquetado). El análisis de toma de decisiones resulta importante en todas las áreas. En el caso particular de producción, las

5 El PROCESO ADMINISTRATIVO BAJO El ENFOQUE PROAcrlVO decisiones son muchas; lqué producir~, ldónde localizar la planta~, lqué proveedores seleccionar~, etc. (Plunkett y Hale presentan los casos de la mina de carbón y de adquisición de equipo de prueba). Finalmente es posible relacionar el cumplimiento en la entrega a tiempo de un producto con el proceso más amplio de planeación de la empresa, utilizando el análisis de planificación (el ejemplo de Plunkett y Hale en este caso se refiere a la instalación de un programa de computación por la empresa vendedora). * En el caso del área de mercadotecnia, dirigida a facilitar y realizar intercambios, sus principales funciones son: investigación de mercados, publicidad, promoción y relaciones públicas. El proceso administrativo marca los pasos a realizar, en este caso, para que los intercambios se produzcan, lo que implica compras y ventas que transfieran la propiedad de los bienes y servicios hasta que lleguen a su consumidor final. Obviamente, puede aplicarse aplicarse la técnica de toma de decisi6n, por ejemplo, para la selecci6n del producto y los consumidores potenciales a los que se dirigirá la promoci6n del mismo; la de análisis de causas para comprender problemas de disminuciones de ventas o provocar incrementos de demanda; y la técnica de planeaci6n, cuando resulta necesario cambiar el producto, el mercado al que se dirige, la región en que se distribuye, etc. * El área de finanzas, por su parte, realiza los estudios de planeación financiera y elabora los pronósticos de necesidades para obtener e invertir fondos y planear los métodos más adecuados. Sus principales departamentos suelen ser: tesorería, crédito y cobranzas, contabilidad general, contabilidad de costos y auditoría interna. Las principales actividades que allí se desarrollan son: manejo de fondos, planeación y control de presupuestos, definición de políticas de crédito y cobranzas, establecimiento de sistemas de pagos y nómina, reportes contables, facturación, realización de proyectos para nuevas inversiones, mantenimiento de relaciones con las actuales fuentes de financiamiento y otras posibles, etc. La aplicación del proceso administrativo en esta área permitirá optimizar la utilización del capital, reducir costos, mejorar sistemas de cobranza, lograr el cumplimiento de los presupuestos, etc. El análisis de toma de decisiones ayuda a alcanzar todos los objetivos anteriores mediante la identificación de alternativas innovadoras y su óptima selección para mejorar el rendimiento financiero (Ver al respecto el caso relativo a la Corporation Commision, el de la inversión en productos pesqueros, el de selección de un sistema de información administrativa, el de fusión y adquisición de empresas presentados por Plunkett y Hale). También puede requerirse de identificar las causas de los problemas financieros, aplicando el análisis de causas, o replantearse la planeación financiera para evitar altos riesgos o cambiar el rumbo de la organización hacia actividades más redituables, mediante el análisis de planeación. * Finalmente, las funciones genéricas del área de personal son: reclutamiento, selección y contratación, inducción, nómina y control de asistencia, entrenamiento, análisis de puestos, valuación de puestos, calificación de méritos, servicios y prestaciones, seguridad e higiene, etc. 127

6 A DM I N I sr RAC 16 N y O RGA N 1 ZAC lo N E S, NOVIEMBRE 19~ 1281 La aplicación del proceso administrativo en este caso persigue el acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las expectativas, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización. Como ya hemos manifestado, el análisis de decisiones también puede ser trascendental aplicado aquí a la selección de personal, el tipo de capacitación a impartirlas promociones a otorgar, etc. El análisis de causas permitirá explicar las razones de incrementos de motivación, ausentismo o rotación de personal. Adicionalmente, es posible utilizar un análisis de planificación más amplio, vinculando los objetivos de expansión de la empresa y de diversificación de productos con la identificación del personal clave para lograrlo o identificando los peligros de la aplicación inmediata de un plan (Ver el caso de los laboratorios Velex y el de evaluación del desempeño, presentados en Plunkett y Hale). Finalmente, el análisis de la situación nos permitirá identificar con qué técnica puede ser tratado el problema que se enfrenta, muchos de los cuales no quedan exclusivamente identificados sólo con un área específica. El caso "pérdidas costosas" es el ejemplo que presentan Plunkett y Hale en este punto y se refiere a un problema de elevadas tasas de renuncias de los empleados profesionistas. Se encontró que las más costosas eran las de los profesionistas recién contratados y las menos costosas las de profesionistas con siete y más años de antigüedad. El análisis de las decisiones nos puede llevar a seleccionar el problema más costoso como el que requiere solución más inmediata, el análisis de las causas nos permitirá saber qué es lo que está provocando las renuncias yel análisis de planificación tratará de evitar que esto tenga drásticas repercusiones para la empresa. También es un asunto en que se debe decidir si su tratamiento corresponde al área de personal o al área de finanzas, dadas sus repercusiones. Por su vinculación con la planeación integral de la empresa es probable que lo más conveniente sea su tratamiento mediante una coordinación de las dos áreas funcionales con un nivel jerárquico mayor. A estas áreas principales es posible agregar otras dos, que aparecen diferenciadas en algunas empresas: adquisiciones y abastecimiento y sistemas, organización y procesos. Adquisiciones y abastecimiento se encarga de la obtención de precios, selección de proveedores, seguimiento de los pedidos, control de inventarios, etc. El proceso administrativo ayuda a que la materia prima se encuentre a tiempo en la empresa, sea de calidad y facilite la competencia de la empresa a través de su producto. Sistemas, organización y procesos, como su nombre lo indica, planea y organiza los sistemas y procesos a implementar. Para ello, apoyándose en el proceso administrativo, determina las actividades específicas que son necesarias para lograr las metas planeadas, agrupar las actividades en marcos o estructuras lógicas, asignar las actividades y puestos a personas específicas y proporcionar medios para coordinar los esfuerzos de los individuos y de los grupos. 3. ANÁLISiS CRíTICO. El enfoque de administración proactiva tiene la virtud de haber concentrado su atención en los procesos de planeación, toma de decisiones y análisis de las causas de los problemas, ofreciendo algunas guías de análisis que pueden resultar útiles para los gerentes que recién se están

7 ~ EL PROCESO ADMINISTRATIVO BAJO EL ENFOQUE PROACTIVO iniciando o se encuentran en proceso de formación. En lo personal, no creo que le aporten nada nuevo a un gerente experi mentado. Puesto que los procesos que analizan son los mismos que han estudiado autores preocupados por las limitaciones de la capacidad humana para la toma de decisiones racionales y optimizadoras, no se perciben aportaciones novedosas de fondo sino simplemente algunas matrices útiles para concentrar el trabajo. Más aún, los análisis y propuestas de simon o Mintzberg, profundizan mucho más en estos problemas, que aparecen soslayados en la administración proactiva. Probablemente su mayor aportación esté en el cambio de actitud de los gerentes para anticiparse a los problemas en lugar de reaccionar cuando se presentan. Sin embargo, tampoco esto es totalmente nuevo ya que si bien no está presente en las formas de planeación tradicional, si es fundamental para el enfoque estratégico de la misma. BIBLIOGRAFíA.Koontz, Harold y Heinz Weihrich (1997), Administración: una perspectiva global, México: Mc Graw Hill ( , y ).Plunkett, Lorne y Cuy Hale (1990), Administración proadiva, México: LlMUSA (pp )..Reyes Ponce, Agustín (1992), Administración de Empresas. Teoría y Práctica, México: LlMUSA (pp )..Robbins, Stephen (1996), Comportamiento Organizacional. Teoría y Práctica, México: Prentice Hall (pp. 5 a 7)..Rodríguez y Valencia, Joaquín (1997), Administración Moderna de Personal, México: ECASA (ppo )o.terry, George (1985). Principios de Administración, México: Continental (pp.56-64). 129.De la Cerda Gastelún, José y Francisco Núñez de la Peña (1993), La administraci6n en desarrollo: Problemas y avances de la administraci6n en México, México: Instituto Internacional de Capacitación y Estudios Empresariales (pp.1-14). México:.UNAM (1996), Curso de administración proactiva, Telecampus.