GUÍA PARA LA MEDICIÓN DEL RECONOCIMIENTO POR PERMANENCIA EN ENTIDADES DE GOBIERNO DEL DISTRITO CAPITAL

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1 GUÍA PARA LA MEDICIÓN DEL RECONOCIMIENTO POR PERMANENCIA EN ENTIDADES DE GOBIERNO DEL DISTRITO CAPITAL La Dirección Distrital de Contabilidad ha diseñado una metodología de cálculo que toma como referencia algunos parámetros contenidos en El método de Unidad de Crédito Proyectada, conocido también como método de los beneficios acumulados o devengados, el cual establece que cada periodo de servicio se considera generador de una unidad adicional de derecho a los beneficios, midiéndose cada una de forma separada para conformar la obligación final. Para tal efecto las suposiciones actuariales serán imparciales y compatibles entre sí, e incluyen dos tipos de hipótesis que hacen referencia a las mejores estimaciones que tendrá en cuenta una entidad respecto a las variables que determinarán el costo final de las prestaciones: Hipótesis demográficas: Hacen alusión a los empleados que en un futuro puedan recibir prestaciones de la empresa, tales como: porcentaje de permanencia de los empleados, incapacidades, jubilaciones anticipadas, beneficiarios de los planes y la demanda de servicios en los planes de asistencias médica, entre otros. Hipótesis financieras: Están relacionadas con las tasas de interés, los salarios y sus expectativas futuras, y las tasas de rendimiento que pueden tener los activos del plan de beneficios. A nivel distrital, el Concejo de Bogotá reglamentó mediante el Acuerdo 276 de 2007 modificado por los Acuerdos 336 de 2008 y 528 de 2013, el Reconocimiento por permanencia, y lo definió como una contraprestación directa y retributiva, que se pagará por primera vez a los empleados públicos que a 31 de diciembre del año 2006 hayan cumplido cinco (5) años o más de servicio ininterrumpido, en los organismos y entidades a que hace referencia al Artículo 3º del presente Acuerdo. En este sentido, la metodología diseñada contempla como mínimo las siguientes variables para la estimación de este beneficio, teniendo en cuenta que la medición actuarial se debe realizar para cada empleado: Fecha de Ingreso del empleado: Esta información se toma de la historia laboral del empleado. Asignación básica: De acuerdo a la información de la nómina de la entidad, con corte a diciembre 31 de Valor estimado del incremento salarial: La entidad debe tener en cuenta el incremento del Índice de Precios al Consumidor IPC causado en la vigencia 1 más 1 De acuerdo a la cifra certificada por el DANE

2 capital. 2 el porcentaje adicional que determine la administración distrital (1.4 para 2017 y 1.3 para 2018) 2. Porcentaje de permanencia del personal: La entidad debe analizar y determinar la mejor estimación del tiempo en que el empleado brindará sus servicios a la entidad, asociando la información por tipo de cargo (carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, periodo fijo, empleos temporales) o por nivel jerárquico (directivo, asesor, profesional, técnico o asistencial), o por cualquier forma de agregación del personal, que ella determine. Para el cálculo del porcentaje de permanencia, se parte de restar el número de empleados que abandonaron la entidad (por renuncia o por despido), al número total de empleados a un mismo periodo, dividir este resultado por el número total de empleados y multiplicar este resultado por 100. Por ejemplo, si una entidad distrital tiene a 31 de diciembre de 2016, un total de 1000 empleados, y a esa misma fecha de corte, se habían retirado 100 de ellos. El porcentaje de permanencia a esa fecha de corte, corresponde al: (( ) /1000) *100 =90% O, si una entidad conoce el índice de rotación de personal a un periodo de corte (número de renuncias o despidos/número total de empleados), puede determinar el porcentaje de permanencia. Tomando como base el ejemplo anterior, el índice de rotación de personal será: (100/1000) *100=10% Por tanto, el porcentaje de permanencia será: 100%-10% = 90% Tasa de mercado de los TES a cinco años: Información que será divulgada anualmente por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda. Valor del beneficio: Corresponde al 18% del total anual recibido en el quinto año por asignación básica mensual 3 2 Según el Acuerdo 160 de 2016 de la Alcaldía Mayor de Bogotá 3 Acuerdo 528 de 2013, artículo 1

3 capital. 3 Periodo de reconocimiento: cinco (5) fracciones anuales durante los cinco (5) años en que se cause el derecho de permanencia. La metodología contempla los siguientes pasos: Estimar en forma anual el valor de lo que el empleado se va a ganar en el quinto año, con base en el incremento salarial estimado. Con base en el valor devengado por concepto de asignación básica durante el último año, determinar el valor beneficio teniendo en cuenta el porcentaje de beneficio establecido por la normativa y el porcentaje de permanencia que la entidad haya evaluado a su interior. Determinar la alícuota de cada año, tomando el valor del beneficio calculado anteriormente y dividiéndolo en los cinco años. Cada una de estas partes corresponderá a la Unidad de Crédito Proyectada. Estimar el costo del servicio presente para cada uno de los cinco años (es decir, traer cada unidad de crédito proyectada a valor presente, con la tasa TES). A partir de la segunda vigencia, calcular el interés (tasa TES) sobre el saldo de la obligación (cambio que se experimenta por el paso del tiempo). Calcular el pasivo total Determinar el costo por servicios pasados correspondiente al cambio en el valor presente de la obligación que se deriva de servicios prestados por los empleados en periodos anteriores, el cual se origina en una modificación de los beneficios otorgados a los empleados y las ganancias y pérdidas actuariales, que corresponden a los cambios en el valor presente de la obligación que procede de los ajustes por nueva información y los efectos de los cambios en las suposiciones actuariales, cuando haya lugar a ellas. Nota: Para efectos ilustrativos, esta guía presenta la metodología para la estimación del reconocimiento por permanencia de un funcionario. No obstante, la entidad puede agrupar los funcionarios que presenten variables en común, como por ejemplo: fecha de ingreso a la entidad y porcentaje de permanencia o índice de rotación, con el objeto de realizar el cálculo de la estimación de manera global. En tal caso, estos parámetros deben ser incorporados por las entidades, en sus políticas contables específicas.

4 capital. 4 Ejercicio práctico Situación Inicial: Un empleado de carrera administrativa que a 31 de diciembre de 2016 ha causado un año del beneficio de reconocimiento por permanencia. Fecha de Ingreso: 01/01/2011 Asignación Básica a 31/12/2016: $ Valor estimado del incremento salarial: IPC: 3.5% % adicional: 1.4% para 2017 y1.3% de 2018 a Porcentaje de Permanencia: Carrera administrativa 100% Libre nombramiento y remoción 80% Planta provisional 50% Planta temporal 0% Tasa de Descuento TES: 7.6% Valor del Beneficio: 18% del total anual recibido en el quinto año por asignación básica mensual. Periodo de reconocimiento: cinco (5) fracciones anuales durante los cinco (5) años siguientes al reconocimiento y otorgamiento del mismo. Paso 1. Estimar en forma anual el valor de lo que el empleado se va a ganar en el quinto año, con base en el incremento salarial estimado. Ultima asignación básica mensual año 2016 = Ultima asignación básica mensual año 2017 estimado * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2018 estimado * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2019 estimado * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2020 estimado * ( ) = El valor estimado anual a pagar por la prestación al final del año 2020, sería: *12=

5 capital. 5 Paso 2. Determinar el valor del beneficio teniendo en cuenta el porcentaje de beneficio establecido por la normativa y el porcentaje de permanencia que la entidad haya evaluado a su interior * 100% * 18% = Paso 3. Determinar la Unidad de Crédito Proyectada /5 = Paso 4. A partir del segundo año, calcular el interés (tasa TES) sobre el pasivo 4. En el año 2017: *0.076 = En el año 2018: *0.076 = En el año 2019: *0.076 = En el año 2020: *0.076 = Paso 5. Estimar el costo del servicio presente 5 para cada uno de los cinco años. Paso 6. Calcular el pasivo total. En el año 2016: * ( ) -4 = En el año 2017: * ( ) -3 = En el año 2018: * ( ) -2 = En el año 2019: * ( ) -1 = En el año 2020: * ( ) 0 = En el año 2016: = En el año 2017: = = En el año 2018: = = En el año 2019: = = En el año 2020: = = Nota: Para este caso no se presentan cambios que generen ganancias y pérdidas actuariales 6 ni costos por servicios pasados 7. 4 Cambio que el pasivo experimenta por el paso del tiempo. 5 Incremento en el valor presente de la obligación por beneficios a los empleados que procede de servicios prestados por los empleados durante el período contable. 6 Cambios en el valor presente de la obligación que procede de los ajustes por nueva información y los efectos de los cambios en las suposiciones actuariales. 7 Cambio en el valor presente de la obligación que se deriva de servicios prestados por los empleados en periodos anteriores, el cual se origina en una modificación de los beneficios otorgados a los empleados.

6 capital. 6 SITUACION INICIAL: VR DE LA OBLIGACIÓN CON LOS INCREMENTOS SALARIALES PROYECTADOS * AÑO * Soporte del registro años ASIGNACIÓN BASICA MENSUAL ASIGNACION BASICA ANUAL SALDO INICIAL INTERES SOBRE EL PASIVO COSTO DEL SERVICIO PRESENTE TOTAL BENEFICIO CAUSADO EN LA TOTAL PASIVO 1 31-dic , ,00 0,00 0, , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , ,12 Registro Contable VP OBLIGACION AÑO ,12 UNIDAD DE CRÉDITO ,42 AÑO IMPACTOS POR LA TRANSICION AL NUEVO MARCO DE REGULACION Beneficios a empleados , Otros beneficios a los empleados a largo plazo ,85 AÑO FINANCIEROS Interes neto por beneficios a los empleados , Otros beneficios a los empleados a largo plazo , PRESTACIONES SOCIALES Otras prestaciones sociales , Otros beneficios a los empleados a largo plazo ,84 A continuación, se presentan supuestos para el mismo ejercicio que generan cambios por ganancias y pérdidas actuariales y costo por servicios pasados: SUPUESTO 1: A 31 de diciembre de 2018, se realiza ajuste en el incremento salarial, por cuanto el IPC para 2017 fue del 5.2%. Paso 1. Se estima la última asignación básica mensual para el año 2017, con la tasa de incremento salarial real del 6.6% (IPC =5.2% +porcentaje adicional =1.4%), y a partir de este, los incrementos anuales estimados. Ultima asignación básica mensual año 2016 = Ultima asignación básica mensual año * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2018 estimado * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2019 estimado * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2020 estimado * ( ) =

7 capital. 7 Los pasos 2 al 3 se hacen de igual manera que en el ejercicio inicial, dado que no cambian más variables. Paso 4. Determinar las ganancias y pérdidas actuariales y/o el costo por servicios pasados. Teniendo en cuenta que existe una modificación en las suposiciones actuariales por la variación en el incremento salarial, se deben determinar las ganancias y pérdidas actuariales, que corresponden al total del pasivo proyectado para 2017 con el incremento real menos el total del pasivo con los incrementos salariales proyectados inicialmente, y realizar el ajuste durante la vigencia 2018, es decir: Ganancias y pérdidas actuariales = = Para este caso no se presentan cambios que generen costo por servicios pasados. Paso 5. Calcular el interés (tasa TES) sobre el pasivo. En el año 2017: *0.076 = En el año 2018: *0.076 = En el año 2019: *0.076 = En el año 2020: *0.076 = Paso 6. Estimar el costo del servicio presente para cada uno de los cinco años. En el año 2016: * ( ) -4 = En el año 2017: * ( ) -3 = En el año 2018: * ( ) -2 = En el año 2019: * ( ) -1 = En el año 2020: * ( ) 0 = Paso 7. Se determina el pasivo total = TABLA 1. SUPUESTO 1. VR DE LA OBLIGACIÓN CON INCREMENTO SALARIAL REAL DE 2017 ** AÑO **Soporte del registro en el 2018 ASIGNACIÓN BASICA MENSUAL ASIGNACION BASICA ANUAL SALDO SITUACION INICIAL GANANCIAS Y PERDIDAS ACTUARIALES COSTO POR SERVICIOS INTERES SOBRE EL NUEVO SALDO INICIAL PASADOS PASIVO TOTAL BENEFICIO COSTO DEL CAUSADO EN LA SERVICIO PRESENTE TOTAL PASIVO 1 31-dic , ,00 0,00 0, , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , ,72 Registro Contable VP OBLIGACION AÑO ,72 UNIDAD DE CRÉDITO ,34 AÑO GASTOS DE PERSONAL DIVERSOS Ajuste beneficios a los empleados a largo plazo , Otros beneficios a los empleados a largo plazo , FINANCIEROS Interes neto por beneficios a los empleados , Otros beneficios a los empleados a largo plazo , PRESTACIONES SOCIALES Otras prestaciones sociales , Otros beneficios a los empleados a largo plazo ,06

8 capital. 8 SUPUESTO 2: A 31 de diciembre de 2019, se realiza ajuste en el incremento salarial, por cuanto el IPC para 2018 fue del 2.5%. Paso 1. Se estima la última asignación básica mensual para el año 2018, con la tasa de incremento salarial real del 3.8% (IPC =2.5% +porcentaje adicional =1.3%), y a partir de este, los incrementos anuales estimados. Ultima asignación básica mensual año 2016 = Ultima asignación básica mensual año * ( ) = Ultima asignación básica mensual año * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2019 estimado * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2020 estimado * ( ) = Los pasos 2 al 3 se hacen de igual manera que en el ejercicio inicial, dado que no cambian más variables. Paso 4. Determinar las ganancias y pérdidas actuariales y/o el costo por servicios pasados. Teniendo en cuenta que existe una modificación en las suposiciones actuariales por la variación en el incremento salarial, se deben determinar las ganancias y pérdidas actuariales, que corresponden al total del pasivo proyectado para 2018 con el incremento real menos el total del pasivo con los incrementos salariales proyectados inicialmente, y realizar el ajuste durante la vigencia Ganancias y pérdidas actuariales = = Para este caso no se presentan cambios que generen costo por servicios pasados. Paso 5. Calcular el interés (tasa TES) sobre el pasivo. En el año 2017: *0.076 = En el año 2018: *0.076 = En el año 2019: *0.076 = En el año 2020: *0.076 = Paso 6. Estimar el costo del servicio presente para cada uno de los cinco años. En el año 2016: * ( ) -4 = En el año 2017: * ( ) -3 = En el año 2018: * ( ) -2 =

9 capital. 9 En el año 2019: * ( ) -1 = En el año 2020: * ( ) 0 = Paso 7. Se determina el pasivo total = TABLA2. SUPUESTO 2. VR DE LA OBLIGACIÓN CON INCREMENTO SALARIAL REAL DE *** AÑO *** Soporte del registro en el 2019 ASIGNACIÓN BASICA MENSUAL GANANCIAS Y ASIGNACION BASICA ANUAL SALDO SUPUESTO 1 PERDIDAS ACTUARIALES COSTO POR SERVICIOS INTERES SOBRE EL NUEVO SALDO INICIAL PASADOS PASIVO TOTAL BENEFICIO COSTO DEL CAUSADO EN LA SERVICIO PRESENTE TOTAL PASIVO 1 31-dic , ,00 0,00 0, , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , , , , dic , , , , , , ,63 VP OBLIGACION AÑO ,63 UNIDAD DE CRÉDITO ,73 AÑO INGRESOS DIVERSOS Ajuste beneficios a los empleados a largo plazo , Otros beneficios a los empleados a largo plazo , FINANCIEROS Interes neto por beneficios a los empleados , Otros beneficios a los empleados a largo plazo , PRESTACIONES SOCIALES Otras prestaciones sociales , Otros beneficios a los empleados a largo plazo ,38 SUPUESTO 3: A 31 de diciembre de 2019, se realiza ajuste por cambio normativo. El beneficio corresponde al 20% del total anual recibido en el quinto año por asignación básica mensual. Paso 1. Se realiza el mismo cálculo que en el supuesto 2 (Estimar en forma anual el valor de lo que el empleado se va a ganar en el quinto año, con base en el incremento salarial estimado). Ultima asignación básica mensual año 2016 = Ultima asignación básica mensual año * ( ) = Ultima asignación básica mensual año * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2019 estimado * ( ) = Ultima asignación básica mensual año 2020 estimado * ( ) =

10 capital. 10 Paso 2. Determinar el valor del beneficio teniendo en cuenta el porcentaje de beneficio establecido por la normativa y el porcentaje de permanencia que la entidad haya evaluado a su interior. El valor del beneficio se determina con el nuevo porcentaje definido por la normativa en el 20% y el porcentaje de permanencia que la entidad haya evaluado a su interior, que para el caso no presenta cambios * 100% * 20% = Paso 3. Determinar la Unidad de Crédito Proyectada /5= Paso 4. Determinar las ganancias y pérdidas actuariales y/o el costo por servicios pasados. Teniendo en cuenta que existe una modificación en el costo por servicio pasado originado en la variación de la normativa, se debe determinar este costo, que correspondería al total del pasivo proyectado para 2019 con el nuevo porcentaje del beneficio menos el total del pasivo con el porcentaje anterior. Costo por servicios pasados = = Para este caso no se presentan cambios que generen ganancias y pérdidas actuariales. Paso 5. Calcular el interés (tasa TES) sobre el pasivo. En el año 2017: *0.076 = En el año 2018: *0.076 = En el año 2019: *0.076 = En el año 2020: *0.076 = Paso 6. Estimar el costo del servicio presente para cada uno de los cinco años. En el año 2016: * ( ) -4 = En el año 2017: * ( ) -3 = En el año 2018: * ( ) -2 = En el año 2019: * ( ) -1 = En el año 2020: * ( ) 0 = Paso 7. Se determina el pasivo total =

11 capital. 11 TABLA 3. SUPUESTO 3. VR DE LA OBLIGACIÓN CON VARIACION EN EL PORCENTAJE DEL BENEFICIO AÑO ASIGNACIÓN BASICA MENSUAL GANANCIAS Y ASIGNACION BASICA ANUAL SALDO SUPUESTO 2 PERDIDAS ACTUARIALES COSTO POR SERVICIOS INTERES SOBRE EL NUEVO SALDO INICIAL PASADOS PASIVO TOTAL BENEFICIO COSTO DEL CAUSADO EN LA SERVICIO PRESENTE TOTAL PASIVO 1 31-dic , ,00 0,00 0, , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , , dic , , , , , , , , ,36 VP OBLIGACION AÑO ,36 UNIDAD DE CRÉDITO ,47 AÑO GASTOS DE PERSONAL DIVERSOS Ajuste beneficios a los empleados a largo plazo , Otros beneficios a los empleados a largo plazo , FINANCIEROS Interes neto por beneficios a los empleados , Otros beneficios a los empleados a largo plazo , PRESTACIONES SOCIALES Otras prestaciones sociales , Otros beneficios a los empleados a largo plazo ,47 Revisado por: Proyectado por: Irma Consuelo Díaz, Zulay Muñoz, Héctor Parada, Equipo consultor. María Andrea Gómez Restrepo