1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2. OBJETIVO 3. ALCANCE 4. BASE LEGAL 5. REGLAS INTERNAS

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE CALIDAD ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PROCEDIMIENTO PARA CALIBRACIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN ÁREA RESPONSABLE DIRECCIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PROYECTOS VERSIÓN DEL DOCUMENTO 1.0 CÓDIGO 2. OBJETIVO Establecer una metodología para que el GAD Municipal de Portoviejo asegure la validez y confiabilidad de los resultados de mediciones que realice a través de instrumentos de medición en determinados puntos de sus procesos operacionales. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica para los equipos del Sistema de Gestión de Calidad que controlen variables críticas durante las etapas adecuadas de la prestación del servicio, que se encuentran en el Inventario de Equipos del Programa Metrológico BASE LEGAL ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 5. REGLAS INTERNAS 5.1. Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo que operan procesos agregadores de valor. El no cumplimiento por parte de los funcionarios responsables del control y la ejecución, será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas emitidas o las necesidades administrativas que surjan en el GAD Portoviejo Codificación: Para efectos de identificación y elaboración de las Fichas Técnicas de los equipos, se ha creado un código alfanumérico, compuesto por tres (3) partes, separada por guiones. El primer componente indica el tipo de equipo: F: Flexómetro G: GPS (equipo de geo-posicionamiento satelital) El segundo componente hace referencia a la dirección en la cual se encuentra el equipo: CT: Control Territorial AV: Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo El tercer componente, es el número consecutivo de los equipos de medición por tipo de equipo. Pág. 3 de 12

4 6. POLÍTICAS 6.1. Todo equipo o instrumento que se utilice para realizar una medición, cuyo resultado sea crítico para un proceso que genere un servicio a una parte interesada, debe estar dentro de los Equipos del Programa Metrológico Cada director de área es responsable de establecer qué instrumentos de medición son críticos para sus servicios y deben entrar al Programa Metrológico. Así mismo, ellos son responsables de su calibración y adecuación para el uso Terminada la calibración, los equipos o instrumentos deben quedar protegidos contra alteraciones que puedan afectar sus ajustes de calibración, tales como golpes, exceso de temperatura, fallas de manipulación o almacenamiento irregular Para los equipos que tengan instrumentos, éstos se codifican con el código del equipo principal y un dígito consecutivo Se deben emplear los mecanismos que impidan las alteraciones de los dispositivos ajustables (si existen) en los equipos de medición, para lo cual se pueden utilizar los siguientes: Banda autoadhesiva. Pintura. Alambre. Soldadura. Llave/Candado Se retiran del Programa Metrológico los equipos que presenten las siguientes características: Mal funcionamiento. Por cambio de tecnología. Cuando el equipo se encuentre averiado u obsoleto. Por retiro o cambio de un procedimiento. Cuando el equipo ha sufrido sobrecargas o ha sido manipulado irregularmente. Cuando el equipo no permite ningún tipo de ajuste y/o la desviación presentada es superior a la máxima permitida El Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos -04 es un Cronograma donde se lleva el control de la calibración de los equipos, con base en las frecuencias de calibración establecidas para cada uno de ellos. El Cronograma debe ser actualizado en los siguientes casos: - Cuando no se haya realizado una Calibración por una razón justificada. - Cuando se necesite realizar una calibración que no haya estado contemplada en el Programa La información documentada de la calibración y ajuste de los instrumentos y equipos de medición debe ser conservada como evidencia de su ejecución. 7. DEFINICIONES AJUSTE (de un instrumento de medición): Operación de ubicar un equipo o instrumento de medición en un estado de funcionamiento adecuado para su uso. CALIBRACIÓN: Conjunto de operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entre los valores de magnitudes indicados por un equipo o instrumento de Pág. 4 de 12

5 medición, o los valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones. EQUIPO: Dentro de este grupo se clasifican aquellos equipos que prestan servicio para realizar un análisis o prueba en forma independiente. FICHA TÉCNICA: Es el documento en el cual se registran todos los datos técnicos, relacionados con la identificación del equipo o instrumento, y constituyen la base del control, utilizada en el GAD Municipal de Portoviejo. INSTRUMENTO: Dentro de este grupo se clasifican todos aquellos instrumentos que se utilizan en forma independiente o que formen parte de un equipo, los cuales requieren ser calibrados en forma individual. 8. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD a) Responsables de la ejecución: Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y Gestión del Suelo. b) Responsables del control: Director Cantonal de Planificación y Desarrollo. c) Distribución.- La Dirección General de Planificación distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico. El Coordinador de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. 9. PROCEDIMIENTO No. Actividad Documento Responsable 1 Para el ingreso al Programa se deben desarrollar los siguientes documentos y actividades: a) Los equipos relacionados con el Programa Metrológico, son identificados con una etiqueta, la cual indica el Estado de Calibración del Equipo. (ver Anexo 1). Esta etiqueta debe estar protegida para evitar su deterioro, además debe encontrarse en un lugar visible. b) Elabora la Ficha Técnica de Equipo (PRO- DPP ) y/o Ficha Técnica de Instrumento (-02). c) Ingresarlo al Inventario de Equipos del Programa Metrológico (-03). d) Efectúa el procedimiento de Control y Calibración del Equipo o Instrumento (que incluye: Operación, Calibración, Verificación, Ajuste y Mantenimiento del Equipo). e) Ingresarlo al Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos (- 04). Ficha Técnica de Equipo (PRO-DPP ) Ficha Técnica de Instrumento (PRO- DPP ) Inventario de Equipos del Programa Metrológico (PRO- DPP ) Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos (PRO-DPP ) Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y gestión del Suelo Tiempo proceso Pág. 5 de 12

6 2 Algún equipo presenta daño? SI: Identificarlo con una etiqueta roja que indique FUERA DE USO NO: Se establecen los criterios de protección contra daños y deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento y se los registran en las Fichas Técnicas y en los procedimientos de Control y Calibración de cada equipo. Ficha Técnica de Equipo (PRO-DPP ) Ficha Técnica de Instrumento (PRO- DPP ) Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y gestión del Suelo El equipo es considerado NO CONFORME? SI: Retirarlo del Programa, para lo cual se deben desarrollar las siguientes actividades: Ficha Técnica de Equipo (PRO-DPP ) 3 a) Retiro del equipo de la Ficha Técnica de Equipo -01 y/o Ficha Técnica de Instrumento -02. b) Retiro del equipo del Procedimiento de Control y Calibración (si lo amerita). c) Retiro del equipo del Inventario de Equipos del Programa Metrológico -03. d) Retiro del equipo del Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos -04. Al retiro de un equipo, la documentación correspondiente debe ser archivada y enviada al Archivo Inactivo. NO: Paso 2. Ficha Técnica de Instrumento (PRO- DPP ) Inventario de Equipos del Programa Metrológico (PRO- DPP ) Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos (PRO-DPP ) Director de Avalúos, Ordenamiento Territorial y gestión del Suelo FIN PROCESO Pág. 6 de 12

7 Director de área responsable del proceso 10. DIAGRAMAS DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA CALIBRACIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN Identifica con una etiqueta, los equipos relacionados con el Programa Metrológico Elabora la Ficha Técnica de Equipo - 01 y/o Ficha Técnica de Instrumento PRO-DPP Lo ingresa al Inventario de Equipos del Programa Metrológico PRO-DPP Efectúa el procedimiento de Control y Calibración del Equipo o Instrumento (que incluye: Operación, Calibración, Verificación, Ajuste y Mantenimiento del Equipo) Lo ingresa al Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos - 04 Algún equipo presenta daño? NO SI Se establecen los criterios de protección contra daños y deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento y se los registran en las Fichas Técnicas y en los procedimientos de Control y Calibración de cada equipo Identificarlo con una etiqueta roja que indique FUERA DE USO El equipo es considerado NO CONFORME? NO SI a)retiro del equipo de la Ficha Técnica de Equipo -01 y/o Ficha Técnica de Instrumento b)retiro del equipo del Procedimiento de Control y Calibración (si lo amerita). c)retiro del equipo del Inventario de Equipos del Programa Metrológico -03. d)retiro del equipo del Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos -04. Archivar la documentación correspondiente y enviarla al Archivo Inactivo Pág. 7 de 12

8 11. FORMATOS DE REGISTRO FORMATO 1: -01 Ficha Técnica de Equipo Pág. 8 de 12

9 FORMATO 2: -02 Ficha Técnica de Instrumento Pág. 9 de 12

10 FORMATO 3: -03 Inventario de Equipos del Programa Metrológico

11 FORMATO 4: -04 Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos

12 Por cada uno de los equipos o instrumentos que se encuentran identificados en el Programa Metrológico se debe elaborar un procedimiento de control y calibración de ese equipo. 12. ANEXOS ANEXO 1. Etiqueta de Estado de Calibración de Equipos ESTADO DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS GAD MUNICIPAL PORTOVIEJO Equipo: Código: Fecha de calibración: Fecha próxima calibración: Responsable: Rango Calibrado: Equipo: Corresponde al nombre del equipo que se ha calibrado. Código: Corresponde al código del equipo para el GAD Municipal, de acuerdo a lo establecido en el numeral 2 de este procedimiento. Fecha de calibración: Corresponde a la fecha en que se realiza la calibración. Fecha próxima calibración: Corresponde a la fecha en la cual se debe realizar la siguiente calibración, teniendo en cuenta lo establecido en el Programa Anual de Calibración y Mantenimiento de Equipos -04. Responsable: Corresponde al nombre de la persona o entidad que realiza la calibración. Rango Calibrado: Rango en el cual se debe trabajar el equipo de medición. Pág. 12 de 12