RECIBO DE CAJA CLIENTES Versión: 1.0

Transcripción

1 Versión: 1.0 Versiones Fecha Versión Descripción Autor 21/08/ DIEGO GUERRERO Revisado Nombre Cargo Firma Fecha ALEXANDRA GUTIERREZ CONSULTOR 25/08/2015 JAVIER CIFUENTES CONSULTOR 25/08/2015

2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO 3 3. RECIBO DE CAJA CLIENTE 4 Page 2 of 8

3 1. INTRODUCCIÓN RECIBO DE CAJA CLIENTE Este documento se desarrolla para suministrar la información de usuario necesaria para la utilización del Sistema ERP Siesa Enterprise y hace relación a RECIBO DE CAJA CLIENTES en el proyecto ERP ITALCOL S.A. 2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ESTE DOCUMENTO Cualquier cambio posterior debe ser analizado y aprobado por el comité del proyecto que está conformado por las siguientes personas en adición a Alexandra Gutierrez y Javier Cifuentes, quienes son los CONSULTORES DEL PROYECTO JORGE GUERRERO ALEJANDRO CASTAÑO Page 3 of 8

4 3. RECIBO DE CAJA CLIENTE El objetivo de esta opción es realizar el procedimiento automático para la realización de recibos de caja correspondientes a la recepción de dineros provenientes de recaudos de cartera. La razón que permite proponer esta alternativa es que si de antemano se conoce el esquema de contabilización de un recaudo de este tipo, en el que se debita una caja y se acreditan las cuentas por cobrar además de las cuentas de retención en la fuente. Se pueden predefinir estas variables de tal manera que el usuario simplemente se limita a entrar información netamente comercial de la caja, el cliente de quien se está recibiendo el recaudo, la forma en que recibe el dinero y los documentos que paga. La elaboración de los recibos de caja en ITALCOL, no involucran ningún tipo de precodificación; simplemente se ubica el cliente, se informa el valor total del recibo y se seleccionan en forma interactiva los documentos o facturas a cruzar; en todo momento se puede conocer el detalle de una factura en especial. 3.1 CREACIÓN RECIBO DE CAJA Se genera un documento tipo RCC, siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Cuentas x cobrar Recibos de caja Clientes. Se completan los campos dentro de la cabecera del documento con la información: Page 4 of 8

5 C.O: Centro de operación donde se realizó el recaudo Tipo docto: RCC RECIBO DE CAJA CLIENTE Fecha: Fecha de realización del documento Fecha recaudo: Fecha de entrega de dinero por parte del cliente Caja: El punto de control donde se realizó la transacción Tercero: Cliente de quien se recibe el recaudo Controlar valor en medios de pago: En caso que el pago no se desee controlar con los medios de pago se desactiva éste check, éste deshabilitará el ingreso del valor a aplicar En la pestaña Generales se ingresa la información: Moneda recaudo: Corresponde a la moneda en la que se efectuó el pago Valor: Valor del documento Moneda aplicación: En caso que la cartera se tenga en una moneda diferente a pesos Cobrador: Usuario que realizó el trámite de cobro U.N: 99 GENERAL Concepto F.E: Concepto de flujo de efectivo que se desea afectar con el recibo de caja Notas: Texto breve que describa el documento Page 5 of 8

6 Dentro de la pestaña Medios de pago se discrimina la manera en que se recibió el dinero correspondiente a ese recibo de caja. Para pago en CONSIGANCIÓN Y/O TRANSFERENCIA Medio de pago: CGN CONSIGNACIÓN Valor: Valor recibido por parte del cliente Cta bancaria: Número de cuenta a la que se realizó la consignación Fecha Consignación: Fecha del documento Referencia: Puede colocarse el número de la consignación o transacción Doc. Banco: CG para consignación, NC para nota crédito Seguido del botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la ventana. Para pago en CHEQUE. En la pestaña Información de Cheque se registran los datos: Medio de pago: CHE CHEQUE Valor: Valor recibido por parte del cliente Banco: Código del banco donde se consignó el cheque Nro. Cheque: Número del cheque consignado Nro. Cuenta: Número de cuenta del cheque Autorización: Autorización si la hay Page 6 of 8

7 En la pestaña Consignación se registran los datos Cta bancaria: Número de cuenta al que se consignó el cheque F. consignación: La fecha en que se consignó le cheque Seguido del botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la ventana. Para pago en EFECTIVO. Medio de pago: EFE EFECTIVO Valor: Valor recibido por parte del cliente Notas: Texto breve que describa la transacción Seguido del botón Aplicar ubicado en la parte inferior de la ventana En la parte superior de la pantalla dentro de la pestaña Medios de pago se pueden visualizar los pagos y el valor cargado hasta el momento dentro del recibo de caja. Aparece el total de los pagos que se tienen pendientes por aplicar, dando click en el botón aplicar saldo, quedará el saldo en cero dejando el pendiente listo para asignarle las facturas. Page 7 of 8

8 Dentro de la pestaña Aplicación aparecen las partidas o facturas pendientes por cruzar por parte de este cliente, las cuales se seleccionarán dando click en el Check izquierdo para cruzar el pago realizado. Así están los documentos pendientes cruce antes de la aplicación del pago. Después de aplicar los pagos dando click sobre el check de la parte izquierda de cada documento, quedan las partidas de la siguiente manera. Evidenciando que en la columna Nuevo saldo queda el valor pendiente de cruzar en caso que el pago no cubra el saldo total. Para finalizar el documento, se da click en el botón Aprobar superior de la ventana. ubicado en la parte Contabilización: Recuerda que el campo de notas es obligatorio y el no colocarlo podría generar inconvenientes a la hora de aprobar el documento. Page 8 of 8