INVITACIÓN A COTIZAR

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1 Bogotá, D.C., 19 de febrero de 2014 UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA INVITACIÓN A COTIZAR CAPITULO I. INFORMACIÓN GENERAL 1.1. OBJETO DE LA INVITACIÓN La UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA está interesada en recibir propuestas para contratar el SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO UBICADOS EN LA SIGUIENTES DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD, ASÍ: SEDE UBICACIÓN ÁREA 1 RECTORÍA UBICADA EN LA CALLE 28 5B-02 90M2 x 2 SECRETARÍA GENERAL - UBICADA EN LA CALLE 28 5B-02 35M2 x 2 4 TODO EL EDIFICIO - UBICADO EN LA CALLE 34 No M2 x 2 7 TODO EL EDIFICIO - UBICADO EN LA CALLE 34 No M2 x ALCANCE DEL OBJETO Mantener y preservar la imagen institucional. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA El proveedor se obliga para con la Universidad a proveer los servicios objeto de esta invitación, considerando: Ejecutar el objeto del contrato con la diligencia y oportunidad requerida, con la calidad y en el tiempo establecido, utilizando las herramientas y el talento humano necesario para tal fin y dando cumplimiento a las condiciones ofertadas en la propuesta. Atender las observaciones, solicitudes y sugerencias que formule el supervisor del contrato y realizar los ajustes a que haya lugar. Deberá realizar el Movimiento y la ubicación respectiva de los muebles de cada oficina. Deberá realizar un aspirado profundo en cada una de las oficinas. Las demás estipuladas por la ley y derivadas de la presente invitación. - Fax: servadmin@unicolmayor.edu.co

2 Hoja No. 2. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD CRONOGRAMA Y TRÁMITE DEL PROCESO: ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR Publicación de la Invitación en la página WEB Recepción de ofertas Verificación componentes Jurídico 21 de Febrero de 2014 Página WEB 25 de Febrero de 2014, hasta las 3:00 p.m. Recepción de la Universidad (Calle 28 Nº5B-02) 26 de febrero de 2014 División Servicios Administrativos Plazo subsanación documentos 28 de febrero de 2014 División Servicios Administrativos Verificación componentes subsanados Verificación componentes técnico económico Información de oferente seleccionado 04 de marzo de 2014 División Servicios Administrativos 06 de marzo de 2014 Oficina Solicitante Página Web Nota 1.: Cualquier modificación o adición a los términos de referencia se hará mediante comunicado, que será publicado en la página WEB de la Universidad, antes del cierre de la presente invitación. Nota 2.: La Universidad informara a los interesados, la oferta seleccionada, mediante comunicado publicado en la página Web PRESUPUESTO La Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca, cuenta con un presupuesto oficial de CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE. ($ ,oo), Incluido IVA si a ello hubiere lugar, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal 0203 del 11 de Febrero de MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN. Podrán presentar oferta las personas naturales y/o jurídicas, que se encuentren inscrita ante la Cámara de Comercio y con más de dos (2) años de constitución en ambos casos PLAZO, LUGAR DE EJECUCIÓN Y FORMA DE PAGO Plazo y lugar de ejecución Se ha estimado un plazo de ejecución el cual se desarrollará durante los meses de junio y diciembre y/o hasta agotar el presupuesto aprobado para tal fin. El lugar de ejecución del objeto del contrato serán las sedes de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca descritas en la presente invitación.

3 Hoja No. 3. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD Forma de pago La UNIVERSIDAD pagará al CONTRATISTA el valor total del contrato en dos (2) cuotas iguales durante los meses de junio y diciembre, una vez prestados los servicios de lavado de tapetes; estos pagos se realizarán de CONTADO COMERCIAL, es decir, que se cancelarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de las respectivas facturas junto con la certificación del supervisor sobre los servicios prestados a satisfacción. Nota: Si el oferente seleccionado es persona natural, debe presentar planilla como afiliada al sistema de seguridad social en salud y pensión como titular para efectos de la contratación y debe presentar las planillas de él y el personal a su cargo al día. Si es persona Jurídica, deberá presentar certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o quien haga sus veces en donde se dé constancia que la entidad se encuentra al día con los aportes al sistema integral de seguridad social en salud y pensiones, así como el pago de los parafiscales a que haya lugar, de conformidad con la Ley OFERTAS PARCIALES La Universidad no aceptará ofertas parciales RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE De conformidad con el artículo 69 de la Constitución Política y el artículo 93 de la Ley 30 de 1992, el Acuerdo 036 del 17 de Octubre de 1997, Resolución 1208 de 2005 y la Resolución 396 del 27 de abril de 2006, la presente invitación y el Contrato que se celebre se sujetan al derecho privado y a la normatividad de LA UNIVERSIDAD. La presentación de la propuesta implica la aceptación por el OFERENTE de las reglas contenidas en la presente invitación a cotizar, así como las previstas en las normas y las disposiciones institucionales de LA UNIVERSIDAD. La presente invitación no da lugar a licitación ni a concurso alguno, ésta será evaluada internamente por la Universidad, de acuerdo con su propio régimen de contratación. La UNIVERSIDAD se reserva el derecho a modificar, interpretar el contenido, cancelar la Invitación o no contratar la misma. CAPITULO II. PROPUESTA El proponente deberá elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo acorde con lo solicitado en la presente Invitación a cotizar y sus modificaciones e incluirá dentro de ella toda la información exigida. La propuesta junto con los ajustes que se puedan presentar a solicitud de la Universidad, formarán parte integral del contrato. Se considera como documento oficial de los términos de referencia, el que reposa en la División de Servicios Administrativos y Recursos Físicos de la Universidad.

4 Hoja No. 4. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD DOCUMENTOS ANEXOS DE LA PROPUESTA El Oferente deberá presentar su oferta junto con la siguiente documentación: Formato para propuesta de oferentes o proveedores de Bienes y/o servicios. El oferente deberá allegar junto con la presentación de la propuesta, firmada por el Representante Legal, la totalidad de la información contenida el Anexo 1.- FORMATO PARA PROPUESTA DE OFERENTES O PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS, debidamente diligenciado y suscrito, el cual se encuentra adjunto al final de esta invitación. (Anexo 1.) Certificado de existencia y Representación Legal. (FOTOCOPIA) El oferente deberá allegar un Certificado de Existencia y Representación Legal vigente, con una antelación no superior a treinta (30) días calendario con respecto a la fecha de la presentación de la propuesta y expedido por la Cámara de Comercio Respectiva. Así mismo, el certificado debe indicar en forma expresa el objeto social o actividad, que debe estar relacionado con el requerimiento de la presente invitación. En el evento que el Representante Legal no tenga facultad para presentar la propuesta y suscribir el contrato por exceder las cuantías señaladas en el respectivo mandato, deberá acompañar el documento en el que conste la correspondiente autorización de la Junta Directiva o Asamblea de Socios. El certificado deberá acreditar no menos de dos (2) años de constituida a la fecha de recepción de la oferta y registrada la persona jurídica o natural ante la Cámara de Comercio Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía ampliada del Representante Legal y/o Persona Natural El proponente deberá presentar la respectiva copia de la cédula de ciudadanía o extranjería del Representante Legal Registro Único Tributario (RUT), año (Copia) De acuerdo con el artículo del Estatuto Tributario, el proponente debe estar inscrito en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en el Registro Único Tributario, por tanto debe presentar copia del certificado correspondiente expedido por la DIAN Propuesta técnica económica (ORIGINAL) El proponente deberá presentar una propuesta técnica económica en cumplimiento de todos los requerimientos señalados en el capítulo III Especificaciones Técnicas de la presente Invitación a Cotizar ANEXO 2, discriminando el valor unitario sin centavos y valor total.

5 Hoja No. 5. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD. Si en concepto de la Universidad es necesaria alguna aclaración, ésta será solicitada mediante correo electrónico. Los precios o costos ofertados no sufrirán variación durante el tiempo de validez de la oferta y de ejecución del contrato y servirán de base para la selección del proponente. El valor de la propuesta no podrá ser en ningún caso, superior a la disponibilidad presupuestal establecida en el numeral 1.3 PRESUPUESTO OFICIAL PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta deberá entregarse en la Recepción de la Universidad, FIRMADA por el Representante Legal, NUMERADA en forma consecutiva y presentarse en original y copia impresa, en sobre cerrado y en medio magnético, en la fecha y hora establecidas en el cronograma, debidamente marcado de la siguiente forma: UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Invitación a cotizar CONTRATAR SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD DIRECCIÓN CALLE 28 5B-02 Bogotá D.C., Colombia Si se presenta alguna discrepancia entre las cantidades expresadas en letras y números prevalecerán las cantidades expresadas en letras. En caso de presentarse errores en el resultado final de la sumatoria de la propuesta económica, la UNIVERSIDAD con base en los valores unitarios efectuará la operación matemática respectiva. En el evento en que se ofrezcan descuentos, estos deben estar involucrados en el valor de la oferta presentada. Se debe cotizar en pesos colombianos, discriminando el IVA sin centavos; si el oferente no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) cuando el bien cause dicho impuesto, la oferta será rechazada COMUNICACIONES Cualquier comunicación con la Universidad podrá dirigirse al correo electrónico contratacion@unicolmayor.edu.co ó a la División Servicios Administrativos y Recursos Físicos servadmin@unicolmayor.edu.co ubicada en la Calle 28 5B-0 Bogotá. La Universidad enviará a los proponentes cualquier información al correo electrónico registrado en el ANEXO 1 de la propuesta presentada.

6 Hoja No. 6. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS La propuesta deberá permanecer vigente por un período de noventa (90) días calendario, a partir de la fecha del cierre de la presente invitación. La Universidad podrá solicitar, si ello fuere necesario, la ampliación de la vigencia de la propuesta por el término que se requiera. CAPITULO III. CRITERIOS DE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO 3.1. COMPONENTE JURÍDICO (Cumple ó No cumple) Se verificará que la documentación allegada y su contenido se encuentren presentados de conformidad con las condiciones y requisitos establecidos en los términos de referencia. A este criterio no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE O NO CUMPLE. ASPECTO 1. Formato propuesta de oferentes o proveedores de bienes y/o servicios - ANEXO 1 2. Certificado de Existencia y Representación Legal para personas naturales o jurídicas 3. Fotocopia ampliada de la cédula de ciudadanía del representante legal. COPIA 4. Registro Único Tributario RUT COPIA 5. Propuesta Técnica Económica - ANEXO 2 CUMPLE OBSERVACIONE N S SI O 3.2. COMPONENTE TÉCNICO- ECONÓMICO (Cumple o No cumple) Se verificará que la oferta cumpla con los requisitos técnicos contemplados en el Capítulo III y Anexo 2 de la presente invitación y que en ningún caso supere el presupuesto oficial establecido. CAPÍTULO IV. CRITERIO DE SELECCIÓN La Universidad seleccionará la oferta más económica antes de IVA, que permita evidenciar de manera clara y precisa la consecución del objeto a contratar en la presente invitación, cumpliendo con los requerimientos técnicos exigidos en la misma.

7 Hoja No. 7. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD CRITERIOS DE DESEMPATE En el caso de que dos oferentes o más oferten el mismo valor económico para las ofertas, se seleccionará mediante sorteo utilizando el sistema de balota. Para la realización de este sorteo la Universidad citará a los oferentes empatados y esta se adelantará en audiencia pública mediante acta, estén o no presentes los proponentes en empate DECLARATORIA DE DESIERTA LA UNIVERSIDAD declarará desierto el proceso en los siguientes casos: Ninguna de las ofertas que se presenten cumpla los requisitos sustanciales exigidos para el efecto en la solicitud de oferta. Se presenten factores que impidan la comparación objetiva de las propuestas. Cuando no se presenten propuestas PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN La orden quedará perfeccionada y en ejecución con la suscripción de la misma por las partes y su imputación presupuestal DESCUENTOS DE LEY LA UNIVERSIDAD practicará los descuentos legales a que haya lugar en los porcentajes que rijan al momento del pago, de acuerdo con las normas vigentes en dicho momento. Si el OFERENTE no manifiesta tener la calidad de autorretenedor, de acuerdo con las normas tributarias vigentes, LA UNIVERSIDAD efectuará al momento del pago los descuentos por concepto de retención en la fuente, por factura y/o cuenta de cobro, según el caso, de acuerdo con los porcentajes que rijan en la fecha de pago y las disposiciones tributarias actuales CESIÓN DEL CONTRATO El contratista no podrá ceder el contrato sin el consentimiento previo y escrito del Representante Legal de la UNIVERSIDAD, pudiendo éste negar la autorización de la cesión CAUSALES DE RECHAZO Son causales para que una oferta no sea considerada por LA UNIVERSIDAD: Que el proponente se encuentre en una situación de incapacidad, inhabilidad o incompatibilidad que le impida contratar con LA UNIVERSIDAD. Cuando se presenten dos o más propuestas por el mismo oferente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes.

8 Hoja No. 8. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD. Cuando alguno de los documentos que se presenten carezcan de algún aspecto sustancial que soporte el contenido de la oferta. Cuando la Universidad haya solicitado aclaración o documento alguno y el proponente no lo corrija o no lo entregue dentro de los términos establecidos por la Universidad. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial determinado por la Universidad. Cuando la propuesta se presente extemporáneamente o no se presente en el lugar establecido en la presente invitación a cotizar. Cuando se compruebe cualquier irregularidad en los documentos presentados durante el trámite de la propuesta. Cuando a criterio de LA UNIVERSIDAD, la propuesta presente deficiencias que no puedan ser aclaradas e impidan compararla. Si como persona natural o jurídica tiene menos de dos (2) años de constituida. Cuando La Universidad encuentre inexactitud en la oferta que no le permita cumplir con un requisito obligatorio. Cuando el oferente no discrimine los impuestos de ley a que haya lugar y el bien cause dichos impuestos. Cuando la oferta no cumpla con los requerimientos técnicos solicitados SUPERVISIÓN La Universidad, mantendrá durante todo el tiempo que dure la ejecución, una Supervisión que estará a cargo del Profesional Especializado encargado de Seguridad y Servicios Generales, para que verifique que la orden se esté desarrollando de acuerdo con las especificaciones y normas del mismo, sin que la Supervisión releve al Contratista de su responsabilidad TERMINO PARA LIQUIDAR. Si derivado de esta invitación llega a suscribirse un contrato, una vez terminado el mismo, se procederá a su liquidación por parte de LA UNIVERSIDAD, mediante acta en la cual constarán las sumas de dinero recibidas por el contratista y la contraprestación de éste. En el acta se hará constar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de cada una de las partes de acuerdo con lo estipulado en el contrato.

9 Hoja No. 9. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD. El acta final del contrato llevará la firma del supervisor del contrato y el contratista. Si este último no se presenta a la liquidación, o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, será practicada directa y unilateralmente por LA UNIVERSIDAD. El contrato deberá ser liquidado dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de recibo final. Atentamente, Aprobó la Invitación a Cotizar CLAUDIA SAMARIS RODRÍGUEZ CONTRERAS. Jefe División Servicios Administrativos Revisó: : Néstor Jaime Aristizábal Agudelo - Encargado de Seguridad y Servicios Generales Revisó: : Jair German León G. - Profesional Universitario Elaboró : María Nydia Mora Rodríguez. - Secretaria

10 Hoja No. 10. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD. ANEXO 1. FORMATO PARA PROPUESTA DE OFERENTES O PROVEEDORES DE BIENES Y/O SERVICIOS Señores: UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA Bogotá D.C. PROPUESTA Nombre y/o razón social Identificación Servicio y/o bien.. Valor antes de IVA : $ IVA : $ Valor total : $ Valor total en letras : $ Forma de pago.. Periodo de ejecución y/o entrega.. EXPERIENCIA RELACIONADA Entidad Teléfono Periodo de Ejecución INFORMACION DEL CONTRATISTA Y/O PROVEEDOR Dirección Teléfono

11 Hoja No. 11. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD. Correo Electrónico Actividad Económica - CIU Cuenta Bancaria : Indicar banco, tipo de cuenta (ahorros ó corriente) y número ANEXOS Documentos que respaldan la información consignada Se encuentra inscrito en la base de proveedores de la Universidad SI NO Manifiesto bajo la gravedad del juramento que SI NO Soy declarante del Impuesto sobre la Renta. Manifiesto que SI NO me encuentro registrado en el RUP bajo la siguiente clasificación: CONSTRUCTOR PROVEEDOR CONSULTOR Declaro que no me encuentro incurso en ninguna causal de inhabilidad e incompatibilidad para celebrar contratos con la Universidad. De igual manera me comprometo a actuar como Oferente de bienes y/o servicios en la presente invitación conforme con el código de la Universidad y principios éticos. Cordialmente, Nombre CC. de FAVOR ESPECIFICAR POR CUAL MEDIO DE DIFUSION SE ENTERÓ DE LA PRESENTE INVITACIÓN? (Marque con una X una o varias opciones de acuerdo a su respuesta) Página WEB Cartelera de la Universidad Correo electrónico: contratacion@unicolmayo r.edu.co Periódico de amplia circulación Otro: Cual OBSERVACION:

12 Hoja No. 12. Invitación a cotizar SERVICIO DE LAVADO DE TAPETES EN SECO DE LA UNIVERSIDAD.