mediante el sistema Baula documentos electrónicos La gestión y conservación de I Congreso sobre gestión y conservación del documento electrónico

Transcripción

1 La gestión y conservación de documentos electrónicos mediante el sistema Baula Jordi Serra Serra I Congreso sobre gestión y conservación del documento electrónico Universitat Jaume I 13 de noviembre de 2007

2 Portales del empleado y entornos de colaboración (Intranet) El reto de la e-administración Herramientas de soporte a la decisión Herramientas de explotación de datos Empleado público Sistemas de gestión corporativos Gestor de identidades Sistemas de gestión departamentales Registros telemáticos Ciudadano Cómo se gestiona? Gestor documental (DM) Gestor de procesos (BPM) Herramientas de información al ciudadano CRM Portales del ciudadano Dónde se conserva? Archivo digital (RM) Plataforma de interoperabilidad Otras administraciones

3 El proyecto Antecedentes: 2001: participación en proyectos de la Administració Oberta de Catalunya (AOC) 2003: implantación de un sistema de gestión de los documentos administrativos (DURSIGED) 2004: implantación de un sistema de análisis y rediseño de procedimientos (Catàleg de Processos) Desarrollo 2005: inicio del proyecto, con el desarrollo de la plataforma base de gestión documental y el procedimiento piloto 2006: entrada en producción del sistema, desarrollo de nuevos procedimientos y de la fase I del archivo digital 2007: entrada en producción de la fase I del archivo digital

4 Pautas de desarrollo Pautas de desarrollo Utilización de la base conceptual de la archivística Gestión por unidades documentales compuestas Definición de series documentales y ciclos de vida Utilización de normas técnicas y estándares ISO de gestión documental Model Requirements for the Management of ER (MoReq) Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC) ISO Open Archival Information System ISO Formato PDF/A Integración con los sistemas corporativos Registro de entrada y salida (S@RCAT) Sistema de gestión económica (GECAT) Portal de administración electrónica (EACAT)

5 Arquitectura tecnológica Workflow Desarrollos Gestor documental BAULA Archivo digital

6 Modelo funcional Procediments reglats Procediment no reglat Registre general Revisar Validar Signar Compulsa Expedient Registre telemàtic Informació descriptiva Informació transaccional Historial de la tramitació Tramesa telemàtica Signatura ordinària Eines d explotació Sistema GECAT Signatura avançada Comunicar Documents Administració de models de documents Còpia autèntica Arxiu

7 Gestión por expedientes Procediments reglats Procediment no reglat Registre general Revisar Validar Signar Compulsa Expedient Registre telemàtic Informació descriptiva Informació transaccional Historial de la tramitació Tramesa telemàtica Signatura ordinària Signatura avançada Eines d explotació Sistema GECAT Comunicar Documents Administració de models de documents Còpia autèntica Arxiu

8 Gestión por expedientes Nivel único de gestión: unidad documental compuesta (expediente) Expediente virtual como contenedor dinámico y autónomo Modelo de metadatos común parametrizable por procesos Gestión combinada orientada a expedientes híbridos Procedimiento de gestión documental normalizado (ISO 15489)

9 El expediente virtual Solicitud Informe Resolución Notificación Documento formalizado Documento formalizado PDF PDF Base de datos Expediente virtual Evidencia sellada o firmada (traza)

10 El expediente Baula Información descriptiva Común Específica Información de tramitación o transaccional Información de contenido (documentos) Mecanismo propio de autenticación Contenido irrestricto o indeterminable Efectos a terceros de forma independiente

11 Gestión de documentos Procediments reglats Procediment no reglat Registre general Revisar Validar Signar Compulsa Expedient Registre telemàtic Informació descriptiva Informació transaccional Historial de la tramitació Tramesa telemàtica Signatura ordinària Eines d explotació Sistema GECAT Signatura avançada Comunicar Documents Administració de models de documents Còpia autèntica Arxiu

12 Compulsa y copia auténtica electrónicas Compulsa y copia auténtica electrónicas Ciudadano Registro general Tramitador Original papel Registro Copia Aut electrónica Digitalización Firma Compulsa electrónica Original electrónico Copia Aut papel Impresión con ident. Registro

13 Gestión de procesos Procediments reglats Procediment no reglat Registre general Revisar Validar Signar Compulsa Expedient Registre telemàtic Informació descriptiva Informació transaccional Historial de la tramitació Tramesa telemàtica Signatura ordinària Eines d explotació Sistema GECAT Signatura avançada Comunicar Documents Administració de models de documents Còpia autèntica Arxiu

14 Gestión de procesos no reglados Gestión de procesos no reglados Actor 1 Actor 2 Actor 3 Actor 1 Actor 2 Actor 3 Acción 1 Acción nodo Acción 2 Acción 1 Acción 3 Acción 2 Proceso reglado (secuencial) Proceso no reglado (radial)

15 Procedimiento de gestión documental Documento Expediente Proceso Recepción Apertura Adición Acciones tipo Actividades específicas Creación Envío externo Cierre

16 Acciones-tipo normalizadas Acciones-tipo normalizadas Revisar Validar Solicitar firma (portafirmas virtual) Comunicar Cerrar expediente

17 Gestión de modelos de documentos Gestión de modelos de documentos Procedimiento 1 Acción 1 Acción 2 Acción 3 Obligatorio añadir Esencial Obligatorio firmar Modelo 1 Catálogo de modelos de documentos

18 Trazabilidad de la tramitación Registros asociados al expediente Historial de acciones Historial de documentos Información transaccional Control de versiones Contenido Metadatos

19 Gestión del archivo Procediments reglats Procediment no reglat Registre general Revisar Validar Signar Compulsa Expedient Registre telemàtic Informació descriptiva Informació transaccional Historial de la tramitació Tramesa telemàtica Signatura ordinària Eines d explotació Sistema GECAT Signatura avançada Comunicar Documents Administració de models de documents Còpia autèntica Arxiu

20 Gestión del archivo digital Gestión del archivo digital Definición de la política de preservación digital Aplicación del Open Archival Information System (OAIS) Modelo normalizado (ISO 14721) Modelo propio de ciclo de vida y objetos de información Generación del objeto de información de archivo Estructura unitaria e integrada (OAIS Archival Information Package) Definición e implementación estàndar: XML,PDF/A,NODAC Control autoritativo de la información de representación Uso de firma electrónica avanzada en fase de archivo Habilitado para aplicación de reglas de transformación XML

21 El ciclo de vida del OIA Baula Apertura expediente Cierre expediente Plazo fijo Plazo fijo FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Versión de tramitación (OIT) Versión de archivo (OIA) Creación versión de tramitación Creación versión de archivo Eliminación versión de tramitación Disposición versión de archivo

22 Objeto de información de archivo Objeto de información de archivo BAULA Información descriptiva del expediente Información de tramitación del expediente Documento (+) Información descriptiva del documento Objeto (+) Información descriptiva del objeto Contenido del objeto Historial del expediente Firma de cierre del expediente Información de transformación del expediente (+) Firma de transformación del expediente

23 Objeto de información de archivo Objeto de información de archivo <BAULA_informacio_descriptiva> <BAULA_identificador NODAC="1.1">CAT/AADU/090f a56f</BAULA_identificador> <BAULA_codi_classificacio NODAC="3.2">G0935/U0000/E0000/P</BAULA_codi_classificacio> <BAULA_nom_numero NODAC="1.1">0235/2007</BAULA_nom_numero> <BAULA_titol NODAC="1.3">Servei d'escaneig de fotografies en alta resolució</baula_titol> <BAULA_data_obertura NODAC="1.4">14/03/2007</BAULA_data_obertura> <BAULA_data_tancament NODAC="1.4">11/06/2007</BAULA_data_tancament> <BAULA_nivell_descripcio NODAC="1.2">Unitat documental composta</baula_nivell_descripcio> <BAULA_procedencia NODAC="2.1">Servei d'organització i Qualitat</BAULA_procedencia> </BAULA_informacio_descriptiva> <BAULA_historial> <BAULA_tasca> <BAULA_proces>Sol licitar tramitació contracte menor</baula_proces> <BAULA_procedencia NODAC="2.1">Servei d'organització i Qualitat</BAULA_procedencia> <BAULA_usuari>Jordi Serra Serra</BAULA_usuari> <BAULA_data_obertura NODAC="1.4">14/03/2007</BAULA_data_obertura> <BAULA_data_tancament NODAC="1.4">19/03/2007</BAULA_data_tancament> <BAULA_documents_annexats>CAT/AADU/090f a56f/ 090f a57a</BAULA_documents_annexats> <BAULA_vistiplau>Signat</BAULA_vistiplau> </BAULA_tasca> <BAULA_tasca> <BAULA_proces>Validar reserva crèdit contracte menor</baula_proces> <BAULA_procedencia NODAC="2.1">Servei de Gestió Econòmica</BAULA_procedencia> <BAULA_usuari>Àngela Artigas Serrano</BAULA_usuari> <BAULA_data_obertura NODAC="1.4">19/03/2007</BAULA_data_obertura> <BAULA_data_tancament NODAC="1.4">21/03/2007</BAULA_data_tancament> [...] </BAULA_historial>

24 Objeto de información de archivo Objeto de información de archivo <BAULA_document> <BAULA_informacio_descriptiva> <BAULA_identificador NODAC="1.1"> CAT/AADU/090f a56f/090f aa3e </BAULA_identificador> <BAULA_titol NODAC="1.3">Proposta de contracte menor</baula_titol> <BAULA_data_document NODAC="1.4">15/03/2007</BAULA_data_document> <BAULA_nivell_descripcio NODAC="1.2">Unitat documental simple</baula_nivell_descripcio> </BAULA_informacio_descriptiva> <BAULA_objectes> <BAULA_objecte> <BAULA_informacio_descriptiva> <BAULA_identificador NODAC="1.1"> CAT/AADU/090f a56f/090f aa3e/090f aa3e </BAULA_identificador> <BAULA_volum NODAC="1.5">149 Kb</BAULA_volum> <BAULA_data_creacio NODAC="1.4">15/03/2007</BAULA_data_creacio> <BAULA_suport NODAC="1.5">Electrònic en Xarxa</BAULA_suport> <BAULA_format NODAC="1.5"> <FormatID>690</FormatID> <FormatName>Microsoft Word for Windows Document</FormatName> <FormatVersion> </FormatVersion> </BAULA_format> </BAULA_informacio_descriptiva> <BAULA_contingut>0M8R4KGxGuEAAAAAp1c3RpZmljYWNp8yBkZSBsYSBuZWNlc3NpdGF0DTxkY3Rtd FnIHByb3BlcnR5PSdiYXVsYV9jb250cmFjdGVzLm1lbV9qdXN0aWYnLz4HB0ltcG9ydCB0b3RhbA08W 8ZGN0bXRhZyBwcm9wZXJ0eT0nYmF1bGFfZW50aXRhdHMucG9ibGFjaW8nLz4HB05JRg08ZGN0bXRhZy wcm9wzxj0et0nymf1bgffzw50axrhdhmubmlmjy8+b1rlbohmb24npgrjdg10ywcgc2egzwx[...] </BAULA_contingut> </BAULA_objecte> </BAULA_objectes> </BAULA_document>

25 Jordi Serra Serra Jordi Serra Serra I Congreso sobre gestión y conservación del documento electrónico Universitat Jaume I