Mejora la gestión del correo interno y libera al personal cualificado de tareas rutinarias

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1 D I S T R I B U C I Ó N A U TO M ÁT I C A D E LO S D O C U M E N TO S R E C I B I D O S Mejora la gestión del correo interno y libera al personal cualificado de tareas rutinarias

2 Por qué aceptar la pérdida de tiempo inherente a la gestión manual del correo entrante? En la última década, se han realizado enormes inversiones en diversas soluciones informáticas con el fin de aumentar la eficacia de la gestión de documentos. Sin embargo, en muchas entidades, la clasificación del correo sigue siendo el cuello de botella que impide un éxito completo. Piensa: La clasificación manual del correo es una pérdida de tiempo, dinero y recursos humanos Los empleados encargados de la clasificación del correo deben analizar cada documento recibido, intentar determinar el destinatario correcto (persona o departamento) y efectuar el reparto físico. Incluso en empresas relativamente pequeñas, esa labor requiere mucho tiempo. Antes de que llegue a su destino final, es posible que otros trabajadores también tengan que examinar el documento, para determinar qué hay que hacer con él o a quién hay que entregarlo. Entonces, sigue otra ronda de distribución. Por fin, en el destino final, con frecuencia un empleado altamente cualificado debe dedicar tiempo a introducir los datos del documento en la solución informática pertinente (un workflow, un CRM o un sistema financiero-contable). Este proceso desvía valiosas competencias del trabajo real a tareas repetitivas. Gana en velocidad Con ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms, dispones de una sola entrada corporativa para todos los documentos que recibas. Con independencia de que te lleguen en papel, por fax, por correo electrónico, etc., todos pasan por el mismo sistema, donde se escanean (si están en papel), clasifican, ordenan y distribuyen a los destinos adecuados. El resultado es que no se pierden documentos y se entregan con rapidez, mientras el personal de clasificación puede concentrarse en las excepciones. y en eficacia La eficacia aumenta cuando todos los documentos se distribuyen correctamente y se tratan con la prioridad definida en las reglas de la empresa. Los procesos de administración ganan en eficiencia cuando se realizan con la información relevante y con imágenes digitales. El rápido acceso on-line a los estados financieros y de auditoría te permite un mejor control sobre el flujo de información. Y la integración perfecta con los sistemas de destino, como ERP s, CRM s, bases de datos, archivo y servidores de correo electrónico, realmente aprovecha la capacidad de tus sistemas. Ventajas evidentes para la empresa Disminuye los gastos operativos, porque hay menos procesos manuales de clasificación de correo en toda la empresa. Aumenta la eficacia en todos los ámbitos, gracias a la distribución correcta e instantánea de cada documento. Mejora la productividad de los procesos de administración, con la introducción de los datos relevantes y las imágenes de los documentos. Transfiere las tareas rutinarias de los diferentes departamentos al área de clasificación de correo En un entorno digital, la información puede extraerse de los documentos mientras aún se están clasificando. Si al menos parte de las tareas de verificación corriese a cargo de los trabajadores encargados de la clasificación del correo, el personal más cualificado dispondrá de más tiempo para dedicarlo a tareas más productivas. Incrementa la potencia de los sistemas de destino por el rápido flujo de información que la integración hace posible. El escaneo de grandes volúmenes de documentos de muchos departamentos permite disponer de escáneres mejores y más rápidos y de operadores dedicados a estas tareas. Es posible archivar de inmediato todos los documentos recibidos. El correo en papel se archiva como tal. Se cuenta con el control general de los documentos de la empresa, que es la base para otras mejoras en los procesos. Es mucho el tiempo y dinero que se puede ahorrar con una solución de recepción de correo centralizada y automatizada.

3 Únete al principal proveedor mundial de software para Automatización de Documentos Automatizar la clasificación del correo mediante la captura, clasificación, distribución e interpretación de los documentos, no sólo mejorará la gestión del correo, sino también todos los procesos posteriores. ReadSoft: de los primeros en ofrecer captura automática de datos fiable En 1991, ReadSoft lanzó al mercado una solución viable para la gestión automática de formularios. A lo largo de los años, nos hemos encontrado con todos los tipos imaginables de formularios y hemos adquirido un profundo conocimiento de las variadas necesidades de eficacia durante todo el proceso. Hoy, unos 4500 clientes después, ReadSoft ocupa un puesto líder en el sector, con instalaciones en muchos países de todo el mundo. ReadSoft: una solución completa a la medida de las necesidades de tu empresa Como no hay dos compañías iguales, ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms ha sido diseñado para proporcionar una flexibilidad total. El sistema incluye funcionalidades para la entrada electrónica de documentos vía , web, fax, así como para los documentos en papel. El personal dedicado a la clasificación y reparto del correo pueden realizar sus tareas de forma automática. El sistema dispone de una arquitectura abierta, que puede adaptarse a las demandas específicas de tu empresa. El resultado final es la distribución rápida y precisa del correo y ahorros sustanciales y perdurables. ReadSoft, innovación y experiencia 1991: Captura automática de datos de formularios, incluso escritos a mano. 1994: Verificación rápida, gestión de lotes, varios idiomas. 1997: Tecnología para el reconocimiento automático de facturas de proveedores, con autoaprendizaje. 2000: Capacidad para tratar el color en los documentos. 2000: Proceso unificado para todos los soportes, incluidos correo electrónico, papel, fax y web. 2001: Primera empresa homologada por SAP para la integración de INVOICES con SAP R/ : EDI de imágenes para facturas por correo electrónico. 2003: Integración con Oracle E-Business Suite. 2004: Presentación de la plataforma de software ReadSoft DOCUMENTS. 2005: Primera integración certificada con Oracle E-Business Suite 2006: Identificación automática de facturas 2007: Identificación, separación, clasificación e indexación automática de documentos ReadSoft: la mejor calidad en la información para la clasificación del correo ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms utiliza las más avanzadas técnicas de reconocimiento de caracteres, marcas y códigos de barras para extraer los datos de cualquier documento, con una precisión insuperable a la primera pasada. La calidad de la información es importante para clasificar bien el correo. Por ello, el sistema ofrece métodos automáticos y dirigidos por el usuario para validar y verificar los resultados.

4 ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms: Donde comienza la automatización de tus procesos ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms maneja todos los soportes y todos los formatos: digitales, impresos y escritos a mano. También cuenta con destacadas funciones de procesamiento de documentos en color. Además de mejorar la apariencia, el color aporta más información y facilita la comprensión y el uso de los documentos. Completo, desde la captura hasta el intercambio de datos En la entrada, en el Área de Automatización Capture, elige de entre todas las posibilidades para capturar la información: documentos físicos, documentos electrónicos e imágenes de documentos, por correo electrónico, papel, fax y web. Tu solución puede conectarse con cualquier proceso que ya utilices o planees implementar, así como con el sistema de correo electrónico de la empresa. Además, ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms incorpora la seguridad y la flexibilidad que son de esperar en un proceso crítico para la actividad de la empresa. Modular y totalmente flexible La cantidad de correo que se puede procesar no tiene límites, ni máximo ni mínimo. La solución es apta para una configuración simple y para toda una red con servidor central y varios puestos de trabajo. Siempre puedes añadir funciones de integración, controles de procesos, archivo y otras. Arquitectura abierta para facilitar la integración ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms incorpora la arquitectura basada en plugins. Gracias a ella, las personalizaciones se integran sin problemas. La potente arquitectura abierta permite desarrollar la funcionalidad del sistema en muy poco tiempo. Sean cuales sean tus necesidades, siempre puedes confiar en ReadSoft y en los numerosos partners con que contamos. Funcionalidades de las Áreas de Automatización Capture Para qué sirven? Documentos electrónicos Correo electrónico, web, fax, XML, PDF Imágenes de documentos Papel escaneado Escaneo remoto Ficheros de imagen importados Gestión de lotes Tratamiento de imagen Tratamiento del color Understand Para qué sirven? Clasificación de documentos Extracción de todo el contenido Impreso a máquina Escrito a mano Códigos de barras Campos de marcación Interpretación de documentos Estructurados Semiestructurados Sin estructurar Aprendizaje de facturas Validación automatizada Manage Para qué sirven? Verificación Local Remota Supervisión de procesos Registros de auditoría Archivo a corto plazo

5 Captura de documentos de todos los orígenes posibles ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms aplica reglas de empresa, que dependen del tipo de documento (factura, carta, formulario, etc.) más que de su formato (papel, correo electrónico, fi chero XML, fax, etc.), salvo que se especifique lo contrario. Correos electrónicos, incluidos los anexos relevantes. Otros datos, como remitente y destinatario, se guardan con el documento. Ficheros XML. Ficheros PDF. Papel, escaneado en la empresa o fuera de ella. Admite escáneres de alta producción. Fax, redirigido desde el programa gestor del fax. Todos los formatos de fichero de imagen estándar (TIFF, PNG, JPG, JPEG2000, BMP, etc.) Optimización de la imagen Puesto que la calidad de las imágenes puede variar considerablemente, ReadSoft DOCUMENTS incluye muchos tipos de filtros diferentes, que realizan filtrado del fondo, filtrado avanzado de las imágenes y filtrado adaptable. Los filtros se pueden utilizar en cualquier combinación y mejoran mucho la extracción de información. Tratamiento del color El procesamiento de los colores de ReadSoft DOCUMENTS mejora la eficacia de la producción. La visualización en color mejora el aspecto en pantalla, mientras que el tratamiento, la interpretación y el filtrado de las imágenes en color contribuyen a un mejor procesamiento. 5

6 Análisis e interpretación de los documentos para determinar su destino La solución de negocio Mailrooms está equipada con varios métodos para clasificar los documentos (incluso sus apéndices), de forma rápida y sencilla. Algunos de esos métodos son la identificación de los componentes característicos de las imágenes, el reconocimiento de patrones de documentos y el análisis léxico de palabras. La estructura de los documentos se detecta y se preserva. El documento principal y los anexos que contenga se identifican y se tratan como corresponde. La interfaz de usuario se ha diseñado para que el control y la verificación manual del proceso de clasificación automática sea lo más eficiente posible. Así, todos los documentos recibidos se identifican y se clasifican (según las reglas de la empresa, las definiciones de documentos o las bases de datos), para que no haya errores en su distribución. Gestión de la distribución Cuando se ha determinado el destino del documento, es muy fácil distribuirlo al trabajador, departamento, workflow u otras aplicaciones de back-office. Los datos de los formularios son capturados y procesados (interpretación, validación, verificación), y se transfieren a un sistema tradicional o a una aplicación de back-office, para su posterior utilización. Las facturas se dirigen al departamento de contabilidad después de que se hayan capturado, validado y aprobado sus datos. En su camino a un visor de imágenes, workflow o sistema de archivo, los documentos pueden avanzar por un proceso de indexación automática que facilite su posterior procesamiento o recuperación. Además de enviarse por correo electrónico a cada departamento, el correo en papel se conserva en el sistema hasta su archivo definitivo. Mailroom Extracción de datos Papel Fax Web etc. Captura Clasificación Envío Extracción de datos estructurados Extracción de datos semi-estructurados Extracción de datos no estructurados Indexación, facturas, etc. Pedidos ERP Archivo CRM

7 ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms viene equipado para instalarse con rapidez y funcionar con fiabilidad La solución de negocio Mailrooms debería ser sólo eso: una solución bien adaptada a las necesidades de tu negocio y equipada con todo lo preciso para estar en marcha y produciendo ahorros en el menor tiempo posible. Por eso empezamos sentándonos contigo a analizar tu situación actual desde todos los ángulos posibles. Esta es la única forma de que las dos partes estemos seguras de que ofrecemos la solución más adecuada para automatizar la gestión del correo que recibes. Aparte de recomendaciones sobre software y hardware, nuestra oferta incluirá soporte para la instalación, formación de usuarios y una propuesta de contrato de mantenimiento. Pero nuestros Servicios Profesionales pueden ofrecer mucho más, en el momento en que haga falta. Hoy, mañana, el año próximo o cuando te parezca que los cambios en tu entorno demandan cambios en tu solución de negocio Mailrooms. Servicios Profesionales de ReadSoft: donde el software y las personas se encuentran En el corazón de los Servicios Profesionales de ReadSoft encontrarás un equipo mundial de profesionales que tienen el compromiso de colaborar contigo durante todo el diseño, implementación y mantenimiento de tu solución de Mailrooms. Ofrecemos una selección de servicios de calidad que te conducirán de forma sencilla por todas las fases de la evolución de tu solución. Primero te escuchamos y entendemos las necesidades de tu negocio, para después instalar y mantener una solución basada en tus requisitos. Formación ReadSoft: transmisión de conocimientos, desarrollo de competencias Un personal bien preparado es fundamental para la eficacia de tu empresa. Los Servicios Profesionales de ReadSoft ofrecen un programa sistemático de formación que facilitará que tu personal trabaje de forma eficiente. Los cursos tienen lugar donde prefieras: en nuestras aulas equipadas convenientemente o en tus propias instalaciones. Ofrecemos una amplia variedad de cursos, desde la formación básica en el producto hasta la formación en gestión y administración de nuestras soluciones para usuarios avanzados. Nuestros experimentados formadores os enseñarán a usar nuestros productos de la forma más ventajosa, combinando métodos de enseñanza prácticos y específicos con material didáctico de alta calidad. Plataforma de servicios de Automatización de Documentos de ReadSoft Nuestros servicios te guían sin contratiempos por todas las fases, desde el análisis hasta la producción a plena capacidad... y más allá. Gestión y personalización de proyectos de ReadSoft: dedicados a satisfacer tus necesidades específicas Las amplias funcionalidades incorporadas en nuestras soluciones son más que suficientes para satisfacer las principales necesidades de nuestros clientes. En el caso de que se requieran funcionalidades más especializadas, contamos con servicios de gestión y personalización de proyectos. Nuestros jefes de proyecto te proporcionarán la solución más apropiada gracias a nuestra metodología de proyecto estándar y con garantía de calidad. Recibirás resultados ajustados al presupuesto. a los plazos y a tus especificaciones. Soporte técnico de ReadSoft: te aseguramos una productividad ininterrumpida Como entendemos que la solución de negocio Mailrooms es vital para tu empresa, proporcionamos un completo servicio de asistencia con personal dedicado a mantener en marcha tu negocio. Contamos con varios niveles de soporte técnico, desde la asistencia básica hasta servicios más individualizados que te ofrecen más disponibilidad y rapidez de respuesta. Cualquiera que sea el nivel de soporte que necesites, disfrutarás de los beneficios del acceso local a nuestros expertos de Soporte y podrás sentirte seguro sabiendo que nuestro equipo está ahí para ayudarte.

8 Aumenta la eficacia de tu empresa con las soluciones del líder en Automatización de Documentos. Los beneficios son sustanciales e inmediatos. ReadSoft, siempre a la vanguardia de la innovación Para nosotros es un orgullo ser los innovadores de nuestro sector. Nuestro equipo de I+D es una parte destacada de la compañía y destinamos una parte importante de nuestros ingresos a desarrollar y mejorar nuevas tecnologías, en función de las necesidades de nuestros clientes. Internacional, pero cerca de ti Con oficinas en 16 países y partners en otros 70, puede decirse con propiedad que ReadSoft es el líder mundial de su sector. Nuestro objetivo es estar tan cerca de nuestros clientes como sea posible, sin importar en qué parte del mundo. ReadSoft AB se reserva el derecho a cambiar cualquier función o forma de comportamiento del software sin previo aviso. ReadSoft en pocas palabras Líder del mercado con más de 4500 clientes en todo el mundo: desde compañías multinacionales con estructuras organizativas complejas a empresas locales especializadas en un mercado o sector, además de un gran número de organismos ofi ciales. Ofi cinas en 16 países y alrededor de 300 partners en 70 países. Cotiza en la Bolsa de Estocolmo desde junio de Todos los años invierte el 15% de sus ingresos en Investigación y Desarrollo y colabora estrechamente con varios centros de investigación. Acuerdos con prestigiosos partners mundiales como Intentia, IFS, IXOS, Siemens Business Services, SPSS. Colaboración con fi rmas de consultoría como Cap Gemini Ernst & Young, CSC, Atos Origin, KPMG, IBM Business Consulting Services y WM-Data. Software en varios idiomas. Ha sido elegida seis veces como «Mejor producto de AIIM» durante la mayor convención mundial sobre gestión de documentos, AIIM, que se celebra en Estados Unidos W W W. R E A D S O F T. C O M

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