PROYECTO DE DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE PARA ELIPSOS INTERNACIONAL S.A.

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1 PROYECTO DE DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN DE BUSINESS INTELLIGENCE PARA ELIPSOS INTERNACIONAL S.A. Dirección de Sistemas de Información Madrid, mayo 2014 PCT B.I. ELIPSOS 1

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO DEL PROYECTO 2. ALCANCE DEL PROYECTO 3. PRESENTACIÓN DE ELIPSOS INTERNACIONAL 4. REQUERIMIENTOS DE LA SOLUCIÓN DE B.I. 5. PROYECTO DE B.I. PARA ELIPSOS INTERNACIONAL 6. DESARROLLO DEL PROYECTO 7. PLAZO DEL PROYECTO 8. MANTENIMIENTO, SOPORTE Y EVOLUCIÓN DE APLICACIONES 9. PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS 10. CRITERIOS DE VALORACIÓN PCT B.I. ELIPSOS 2

3 1 OBJETIVO DEL PROYECTO El objetivo del proyecto es llevar a cabo el desarrollo e implantación de la solución de Business Intelligence, BI, que mejor se adapte a las necesidades de Elipsos Internacional. Las necesidades de reporting y análisis de la información para la toma de decisiones en todas las áreas del negocio producen una creciente necesidad de obtención de informes, más allá de las funcionalidades proporcionadas por las aplicaciones informáticas de uso habitual en ofimática. El término BI agrupa un conjunto de estrategias, procesos y herramientas tecnológicas para la creación de conocimiento a partir de la información existente, tanto en la empresa como en su entorno, y servir de soporte a la toma de decisiones. El proyecto de BI debe conducir a Elipsos Internacional a conseguir sus objetivos estratégicos y de negocio. 2 ALCANCE DEL PROYECTO Expresado de manera general, el alcance del proyecto cubrirá las siguientes etapas: 1. Análisis de la empresa. 2. Identificación de posibles soluciones de B.I. 3. Elección de la solución óptima para Elipsos. 4. Desarrollo y personalización de la solución elegida. 5. Implantación del proyecto piloto. 6. Mantenimiento, soporte y evolución del sistema. Todas las áreas del negocio, departamentos y direcciones serán afectadas por el proyecto y la solución BI que se elija. PCT B.I. ELIPSOS 3

4 3 PRESENTACIÓN DE ELIPSOS INTERNACIONAL RENFE y SNCF, a través de su entidad común ELIPSOS, está comercializando una nueva oferta de servicios de alta velocidad entre Francia y España desde diciembre de Para la correcta prestación de los servicios y la consecución de los objetivos esperados, ELIPSOS ha definido un plan de negocio para el desarrollo de sus procesos, organización y Sistemas de Información. La empresa debe dotarse de las herramientas que le permitan desarrollar sus funciones con eficiencia, crecer y adaptarse al escenario tecnológico en todo momento. El marco estratégico de la compañía se articula en torno a los ejes siguientes: Desarrollar una oferta diferenciadora Desarrollar la interacción con el Cliente Final Anticiparse a la demanda Tener visibilidad sobre costes e ingresos generados Controlar y seguir los canales de venta Reducir las intermediaciones operativas y ganar en eficiencia Desarrollar y ampliar las relaciones con las sociedades propietarias, SNCF y RENFE La empresa se organiza en torno a las siguientes áreas, establecidas como direcciones: Dirección General Comercial y Marketing Producción Financiero y RRHH Servicios Sistemas de Información Elipsos tiene sedes en: Madrid, donde se encuentra la Dirección General Barcelona París El número de personas es en la actualidad de 44, repartidas en las tres sedes. PCT B.I. ELIPSOS 4

5 4 REQUERIMIENTOS DE LA SOLUCIÓN B.I. La calidad de la información, la facilidad de análisis y distribución y la explotación eficaz de los datos, deben ser los objetivos principales de la solución de BI. Los requerimientos de la solución BI, en relación no exhaustiva pueden ser los siguientes: Requerimientos generales Integrar toda la información necesaria para la empresa en un solo sistema. Disponer de una sola versión de la información, (modelo consistente) Proveer un sistema intuitivo y fácil de usar que permita a los usuarios finales generar sus propios reportes y análisis. Movilidad. Requerimientos funcionales Interfaz de usuario amigable. Mecanismos para controlar la integridad y seguridad de los datos. Mecanismo de notificaciones y alertas, con criterios y reglas configurables. Capacidad de tratamiento de datos no estructurados. Realización de análisis predictivos. Multiidioma. Escalable. PCT B.I. ELIPSOS 5

6 5 PROYECTO DE B.I. PARA ELIPSOS INTERNACIONAL. El cuerpo de la propuesta técnica tendrá los siguientes apartados. 5.1 ANÁLISIS GENERAL DE LA EMPRESA Como primer paso de la elaboración de las propuestas, se llevará a cabo un análisis general de la empresa que comprenda al menos los siguientes aspectos: Visión general de Elipsos Internacional. Departamentos y relaciones entre ellos. Procesos de negocio más importantes. Herramientas y aplicaciones existentes en Elipsos. Fuentes de datos y volumetrías esperadas. La información complementaria que pueda necesitarse para la preparación de las propuestas será solicitada al departamento de Sistemas. Se analizará la compatibilidad tecnológica y la necesaria integración de las aplicaciones y sistemas existentes en la empresa con la solución BI que se presente. Elipsos dispone en la actualidad de las siguientes aplicaciones y sistemas: Plataforma tecnológica basada en Share Point. Soluciones ofimáticas de Microsoft. Aplicativo Financiero X3 de Sage BBDD SQL Server Aplicaciones del Sistema de Venta de Elipsos. Aplicaciones del departamento de Producción. Cloud Privado Gestionado con ACENS que aloja Share Point y la WEB de la compañía. Las principales fuentes de datos se encuentran en el sistema de venta y las BBDD relacionadas con él. Otras fuentes de datos internas son: Aplicativo financiero Aplicaciones de Producción Aplicaciones de Servicios Entre las fuentes de datos externas figuran: los sistemas de datos de las compañías distribuidoras, RENFE y SNCF. empresas de la competencia y otras del sector transporte. PCT B.I. ELIPSOS 6

7 5.2 HERRAMIENTAS Y SOLUCIONES En función de la visión de la compañía, sus procesos, requerimientos funcionales, volumen y fuentes de datos, se ofrecerá un abanico de soluciones que se adapten en funcionalidad, tamaño, complejidad y coste a lo esperado por Elipsos. Se podrán presentar tanto soluciones licenciadas como soluciones OPEN SOURCE o mezcla de ambas siempre que en su conjunto cumplan todos los requisitos y funcionalidades. Se describirán detalladamente todas las herramientas o módulos de las mismas, así como la interrelación e integración entre ellas. Se espera como mínimo la descripción de las soluciones para: ETL Datawarehouse Cuadros de Mando Herramientas de visualización y de elaboración de informes. Sistemas de Soporte a la Decisión. En la oferta económica se detallarán por separado los costes de Licenciamiento, los costes de Servicios y los costes de Alojamiento. 5.3 ALOJAMIENTO DE SISTEMAS Y APLICACIONES Inicialmente, ELIPSOS descarta alojar dentro de su infraestructura de TI las aplicaciones y sistemas necesarios para el proyecto de BI. Elipsos dispone en la actualidad de un servicio de Cloud Privado Gestionado, contratado con la empresa ACENS, donde se aloja la infraestructura Share Point y la WEB de la compañía. Se analizará la conveniencia de alojar la solución BI en el mismo lugar o en otro, así como en el primer caso, deberá proponerse la ampliación necesaria en la arquitectura existente. El alojamiento deberá realizarse siempre dentro de España. Respecto a la Ley de Protección de Datos, se actuará en todo momento siguiendo la normativa y las recomendaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, https://www.agpd.es/portalwebagpd/index-ides-idphp.php. PCT B.I. ELIPSOS 7

8 6 DESARROLLO DEL PROYECTO Se entregará una planificación completa del proyecto, identificando y detallando cada una de las fases así como los entregables y documentación a facilitar en cada una de ellas. Se considerarán las siguientes fases: I. Análisis de la empresa, de los procesos de negocio, fuentes de datos, volumetrías y requerimientos. II. Elección de la solución de BI. III. Desarrollo y personalización de la solución. Proyecto piloto. IV. Pruebas y Formación. V. Puesta en marcha del proyecto piloto. FASE I Se profundizará en las tareas de análisis de la empresa, procesos de negocio, etc., de forma que se determinen en detalle todos aquellos aspectos necesarios para poder elegir y diseñar la solución B.I. con todas las garantías de éxito. De manera general, la toma de requerimientos tendrá los siguientes objetivos: Identificar la información necesaria para cada proceso de negocio, detallando su forma de análisis, seguimiento, técnicas de análisis y predicción, así como requerimientos tecnológicos para su cumplimiento. Definir la estrategia de negocio en procesos que sean medibles y controlables. Priorizar los objetivos de la solución en función de su impacto en las metas del negocio. Diseñar una administración flexible que permita la adaptación de las estrategias del negocio a corto y medio plazo basado en el aprendizaje continuo de la operación y seguimiento del negocio. Para el correcto dimensionamiento de la solución, se realizará un estudio detallado que determine: Las fuentes de datos El volumen de datos existente Predicción de la evolución en volumen y fuentes. FASE II En función de los trabajos realizados en la fase anterior, de entre las soluciones propuestas en la oferta se elegirá aquella que mejor se adapte a las necesidades de Elipsos. FASE III El desarrollo y personalización de las aplicaciones se llevarán a cabo realizando un proyecto piloto para el departamento de Marketing. FASE IV El adjudicatario facilitará la formación necesaria a nivel administrador y a nivel usuario de todas las herramientas. Las pruebas de los sistemas entregados se realizarán con las propias herramientas que se faciliten dentro del proyecto. PCT B.I. ELIPSOS 8

9 Para todas las tareas de formación y pruebas se presentará dentro de la oferta una planificación detallada de las distintas materias formativas y pruebas, y el alcance en horas para cada caso. FASE V Puesta en marcha del proyecto piloto. 7 PLAZO DEL PROYECTO El plazo estimado para la realización del proyecto hasta el inicio de la puesta en marcha del proyecto piloto será de CINCO (5) MESES. No obstante este si el ofertante lo considera necesario, podrá ofrecer otro plazo de ejecución justificándolo adecuadamente. Para la recepción del proyecto será necesario que el sistema esté en funcionamiento sin incidencias graves durante 4 meses. PCT B.I. ELIPSOS 9

10 8 MANTENIMIENTO, SOPORTE Y EVOLUCIÓN DE APLICACIONES Elipsos desea disponer del servicio de mantenimiento integral del sistema de BI, y de la implementación de los futuros proyectos de mejora y evolución del área de BI. La prestación de los servicios será la que se determine en el presente pliego y básicamente consistirá en lo siguiente: 1. Tareas de mantenimiento integral del sistema de BI. 2. Tareas de desarrollo informático para conseguir la implementación, la mejora y la evolución del área de BI. Mantenimiento adaptativo, correctivo y evolutivo de las aplicaciones de BI. El adjudicatario realizará y desarrollará las funcionalidades informáticas, tanto software como hardware que sean necesarias, con el fin de garantizar un mantenimiento adaptativo, correctivo y evolutivo del sistema de BI durante la vigencia del contrato. Descripción de los trabajos a realizar. Las labores a realizar serán: Mantenimiento correctivo de las unidades funcionales que componen los diferentes módulos de los aplicativos de BI. Análisis, diseño, construcción, pruebas e implantación de nuevos requerimientos funcionales. Soporte y apoyo técnico en todas aquellas modificaciones que se soliciten. Optimización del rendimiento de las aplicaciones. Actualización de la documentación asociada. Se estima una necesidad de una bolsa de horas de trabajo repartidas entre el mantenimiento adaptativo de los desarrollos y los nuevos que se soliciten. Las horas invertidas en corregir deficiencias de desarrollos o mantenimientos correctivos, se consideraran incluidas dentro de la garantía propia de los servicios prestados y no serán descontadas de la bolsa de 1000 horas. Para cada hosting que se ofrezca, se propondrán los siguientes indicadores: Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) Disponibilidad Acuerdo de nivel de servicio (SLA) Se pretende establecer un Acuerdo de Nivel de Servicio ("SLA") entre el adjudicatario y ELIPSOS para la provisión de los servicios de TI necesarios que permitan apoyar y sostener el servicio contratado y realizado. El propósito de este SLA es garantizar que se han establecido los compromisos necesarios así como la obtención de un acuerdo mutuo que permita realizar la prestación del soporte de TI a ELIPSOS por parte del adjudicatario. PCT B.I. ELIPSOS 10

11 Clasificación de incidencias La clasificación de las incidencias detectadas, se acordará conjuntamente entre el adjudicatario y ELIPSOS y permitirá diferenciar entre incidentes críticos, menos graves y leves en el servicio proporcionado. En tal sentido las incidencias se catalogarán en alguna de las siguientes categorías: Incidencia Crítica/Repercusión de bloqueo: o o Errores o funcionamientos incorrectos que tienen repercusión sobre el negocio. El sistema transaccional no opera y no puede proporcionarse alguno de los servicios críticos. Requiere una actuación inmediata y continuada hasta su resolución. Incidencia menos grave/repercusión media: o o Errores o funcionamientos incorrectos que no causan impacto inmediato en el negocio. El sistema transaccional opera parcialmente con limitaciones. Incidencia leve/repercusión baja: o o Errores o funcionamientos incorrectos que no causan impacto en el negocio. El sistema transaccional opera totalmente sin limitaciones. Tiempos de respuesta según clasificación de incidencias El servicio de soporte proporcionado diferencia entre distintos tiempos según los siguientes términos: Tiempo de Respuesta: Ante la petición de servicio por parte de ELIPSOS es el tiempo transcurrido hasta la atención por parte del equipo técnico. Tiempo de Resolución: Ante la detección y/o comunicación de errores o funcionamientos incorrectos, se entiende como tiempo de resolución el tiempo que transcurre desde su detección y reconocimiento o, en su caso, desde la petición de asistencia por parte de ELIPSOS hasta que se aplica una solución definitiva. Horarios de soporte para los servicios El horario de atención de mantenimiento será de 8 a 20 de lunes a viernes laborables. En una segunda fase este servicio podrá ampliarse en horario y días festivos. PCT B.I. ELIPSOS 11

12 Los tiempos de respuesta y resolución serán los reflejados a continuación. Incidencia Tiempo Respuesta Tiempo Resolución Incidencia Crítica Repercusión de bloqueo Incidencia menos grave Repercusión media Incidencia leve Repercusión baja 30 minutos 4 horas 4 horas 24 horas 48 horas 240 horas En el caso de incidentes clasificados como críticos, se efectuará un informe en las 24 horas siguientes al mismo. Nivel de disponibilidad de los servicios Los Niveles de Servicio no podrán ser inferiores al 97% en medición mensual en el horario de mantenimiento. Los tiempos de intervención de cambios planificados no intervendrán en el cálculo de la disponibilidad total. La disponibilidad será medida por una herramienta facilitada por el adjudicatario y parametrizada conjuntamente con ELIPSOS. Penalizaciones por incumplimiento del SLA Se aplicarán los siguientes porcentajes de descuento en función de la disponibilidad calculada, % Disponibilidad ( mensual) Horario de mantenimiento % o superior SLA cumplido % a % 2.5 % descuento % a % 5.0 % descuento % a % 7.0 % descuento Inferior a % 10 % descuento PCT B.I. ELIPSOS 12

13 Exclusiones La garantía de disponibilidad de servicio no es de aplicación en caso de falta de servicio ocasionada por: Errores de configuración por parte de ELIPSOS. Caídas del servidor derivadas de un uso excesivo o erróneo de los recursos del mismo, o de los recursos asignados al mismo, por parte del usuario final. En ningún caso será responsabilidad del mantenedor la falta de servicio por problemas provocados por malfuncionamiento o funcionamiento inesperado o incorrecto de los servicios de terceros. Mantenimiento programado que haya sido avisado previamente. Circunstancias ajenas al control del mantenedor, incluyendo, sin limitación, las motivadas por causas de fuerza mayor. Procedimiento para el aviso de incidencias Se propondrá en la oferta el procedimiento para la comunicación de incidencias, la estructura y organización del Centro de Atención al Usuario, así como la secuencia de acciones que se desencadenan en cada caso. Se realizará mensualmente un informe del estado de todas las incidencias que se han dado de alta en el Centro de Servicio. PCT B.I. ELIPSOS 13

14 9 PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las ofertas se estructurarán de acuerdo con los siguientes apartados, valorándose todos ellos. Resumen Ejecutivo Se expresará de forma concisa, aquellos aspectos relevantes acerca de la propuesta, la empresa, productos y servicios, ventaja competitiva, los factores de éxito del proyecto y los resultados esperados. Adecuación de la oferta a los términos del Pliego Se valorará positivamente adecuarse a lo solicitado y negativamente la inclusión de información no solicitada o redundante. También se valorará el aspecto general, la presentación y la facilidad para su lectura y análisis. Recursos a disposición del proyecto Se explicará de forma detallada el personal adscrito al proyecto y su organización, definiendo las responsabilidades de cada uno y su grado de implicación en el mismo. Se valorará la inclusión de los perfiles de cada una de las personas que formarán parte del proyecto. Metodología, Planificación, Pruebas y Formación. Se aportará, de forma clara y concisa, la documentación que incluya: Plazo global del proyecto y su justificación. Metodología a emplear en el desarrollo del proyecto La planificación de los trabajos, detallando para cada fase, y de forma global: o Plazo o Documentación a entregar Plan de pruebas. Plan de formación. Soluciones de BI Se ofrecerá un abanico de soluciones entre las existentes en el mercado que puedan adaptarse a las necesidades de Elipsos. Se deben describir en detalle todas las soluciones planteadas así como todos los productos incluidos en cada solución: ETL Datawarehouse Cuadros de Mando Reporting Sistemas de Soporte a la Decisión Alojamiento. Requerimientos HW y SW Soporte, Mantenimiento y Evolución de las aplicaciones. Se valorarán por separado los siguientes indicadores: SLA Disponibilidad Se valorarán asimismo, los procedimientos y herramientas utilizadas para la gestión de las incidencias y seguimiento del SLA. Descripción del procedimiento de atención y respuesta propuesto. PCT B.I. ELIPSOS 14

15 10 CRITERIOS DE VALORACIÓN TÉCNICA En la siguiente tabla figura la ponderación de cada uno de los apartados en la valoración técnica: APARTADO PUNTUACIÓN MÁXIMA PUNTUACIÓN MÍNIMA Resumen Ejecutivo 5 - Adecuación de la oferta a los términos del pliego 5 - Recursos a disposición del proyecto 15 5 Metodología, planificación, pruebas y formación Soluciones de BI Soporte, mantenimiento y evolución del sistema TOTAL Sólo se consideran ofertas técnicamente válidas aquellas que superen la puntuación mínima indicada en cada uno de los conceptos referidos y 50 puntos en la suma total. La valoración técnica ponderada (VTP) se calculará asignando una puntuación de 100 puntos a la oferta mejor valorada y el valor directamente proporcional al resto de las ofertas que hayan superado la puntuación mínima. PCT B.I. ELIPSOS 15

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