LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL

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1 LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL 1.1 OBJETIVO GENERAL Regular la documentación recibida y emitida por la Dependencia, mediante bases de organización, administración y gestión documental de los archivos de cada unidad administrativa, que permitan la localización y utilización pronta y exacta de la información que existe en la Secretaría de Desarrollo Social. 1.2 OBJETIVO ESPECIFICO Eficientar las actividades de los servidores públicos a través de la organización y administración archivística, que garantice la integridad y conservación de los documentos, facilitando y controlando su uso y destino final con el objeto de salvaguardar el archivo de la Secretaría de Desarrollo Social. CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES PRIMERO. Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización, administración y gestión documental de los archivos de la Secretaría de Desarrollo Social, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos. SEGUNDO. Para los efectos de los presentes Lineamientos, se entenderá por: I. Administración de documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. II. Archivo: conjunto orgánico de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier servidor público de la Secretaría, en el ejercicio de sus funciones o actividades. III. Archivo de concentración o archivo semiactivo: conjunto orgánico de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de la Secretaría, y que permanecen en él hasta su destino final. IV. Archivo histórico o archivo de la memoria institucional: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. 1

2 V. Archivo de trámite o archivo activo: conjunto orgánico de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las funciones o actividades de los servidores públicos de la Secretaría y que permanece en su lugar de despacho. VI. Baja documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. VII. Catálogo de Disposición Documental: registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. VIII. Clasificación archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la dependencia o entidad. IX. Conservación de archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo. X. Cuadro General de Clasificación Archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. XI. Destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico. XII. Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades, que le aporta un valor documental. XIII. Documento electrónico: información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse. XIV. Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. XV. Fondo Documental: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. XVI. Guía Simple de Archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus 2

3 características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. XVII. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia o baja documental. XVIII. Plazo de conservación: período de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los presentes Lineamientos. XIX. Sección: subdivisión del fondo documental consistente en las divisiones administrativas del ente público que lo origina, y cuando no es posible, con las agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente. XX. Serie documental: documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivos o conservados, formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular ; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización. XXI. Secretaría: Secretaría de Desarrollo Social. XXII. Secretario: Titular de la Secretaría de Desarrollo Social. XXIII. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). XXIV. Unidades administrativas responsables: son todas las áreas reconocidas orgánicamente que tienen su propia programación, estructura y presupuesto. XXV. Unidades archivísticas: son las conformadas por cada unidad administrativa, que serán responsables de la administración de los archivos de trámite, de concentración o de la memoria institucional de cada uno de los órganos gubernamentales. XXVI. Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos: es el área administrativa de los órganos gubernamentales que funge como coordinador de la implementación de los trabajos archivísticos. XXVII. Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). 3

4 XXVIII. Valoración documental: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. XXIX. Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. TERCERO. Las unidades administrativas podrán contar con una unidad archivística, a través de la cual supervisarán los criterios de organización, administración y gestión documental de archivos de conformidad con lo previsto en la Ley de Archivos del Estado de Puebla observando los presentes Lineamientos. CUARTO. Los titulares de las unidades administrativas asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias conforme a lo dispuesto por la Ley de Archivos del Estado de Puebla y los presentes lineamientos. A efecto de cumplir con esta obligación, los titulares de las unidades administrativas podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores públicos que consideren conveniente, informando a la Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos sobre los nombramientos a que se hace referencia. QUINTO. El órgano de control de esta dependencia vigilará la observancia de los presentes lineamientos. CAPÍTULO II DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEXTO. Para la organización de los archivos, los titulares de cada unidad administrativa deberán nombrar a un responsable, quien tendrá las siguientes funciones: I. Aplicar las normas y criterios archivísticos determinados en la Ley de Archivos del Estado de Puebla y en los presentes lineamientos a efecto de lograr la homogeneidad entre todas las unidades archivísticas. II. III. Mantener debidamente organizados los documentos para su fácil localización y consulta, haciendo uso de la normativa aplicable, en términos de lo dispuesto por la Unidad Coordinadora. Administrar los archivos activo, semiactivo y de la memoria institucional de cada unidad administrativa. 4

5 IV. Realizar las acciones de los archivos activo, semiactivo y de la memoria institucional conforme al Plan Institucional de Desarrollo Archivístico. V. Observar el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental y la Guía Simple de la dependencia. VI. VII. VIII. Transferir el archivo de la unidad administrativa, en el caso de dejar su función, al servidor público que habrá de sustituirlo o a su superior jerárquico. Realizar el inventario de archivos de la unidad administrativa que representan, en base a los presentes lineamientos; y Las demás que establezca la Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos. SECCIÓN I DEL CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL SÉPTIMO. Las unidades administrativas de la Secretaría designarán al servidor público responsable de realizar las siguientes funciones en su área: I. Recibir y turnar la correspondencia de entrada. II. Registrar y controlar la correspondencia. OCTAVO. El procedimiento para recibir y turnar la correspondencia es el siguiente: 1. Revisar que el documento cumpla con los siguientes requisitos: a. Cargo del destinatario. b. Nombre y firma del remitente. 2. Verificar que el documento se encuentre completo. 3. Revisar que los anexos correspondan a lo anunciado. 4. Dejar constancia de recibo en el documento que se entrega, asentando rúbrica de quien recibe, fecha, hora y el sello oficial de la unidad administrativa que recibe, así como también en el acuse del remitente. 5. Las unidades administrativas elaborarán un expediente de archivo asignando un número de control interno al expediente, en cuya carátula deberá fijar una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la unidad administrativa; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción los siguientes: Nombre de la persona y / o dependencia o Unidad Administrativa que remite. Número (folio consecutivo de ingreso, renovable anualmente). Nombre del funcionario responsable del trámite. El Asunto (Breve descripción del contenido del documento que se recibe). 5

6 Lista de Anexos. Tiempo de conservación. Tiempo de respuesta (Si lo amerita). 6. Turnar al funcionario responsable del trámite, firmando el acuse de recibo de la plantilla. NOVENO. El procedimiento para registrar y controlar la correspondencia es el siguiente: 1. Correspondencia Recibida: 1.1 Registrar el documento que se recibe en el Libro de Control de Gestión bajo el rubro de Documentación Recibida y asentar cuando menos los siguientes datos: I. Número de folio consecutivo de ingreso, renovable anualmente. II. Fecha y hora de recibido. III. Nombre de la persona y/o dependencia o Unidad Administrativa que remite el documento. IV. Tipo de documento. V. Fecha de elaboración del documento. VI. Destinatario. VII. Asunto. Breve descripción del contenido del documento que se recibe. VIII. Nombre del funcionario responsable del trámite. IX. Asentar en el libro la firma del funcionario que recibe, así como la del responsable del trámite. 2. Correspondencia Enviada: Registrar el documento que se envía en el Libro de Control de Gestión bajo el rubro Documentación Enviada y asentar los siguientes datos: I. Número consecutivo de envío que se asignó al documento, renovable anualmente. II. Fecha de envío. III. Nombre de la persona y/o dependencia o Unidad Administrativa a la que se dirige el documento. IV. Asunto. Breve descripción del contenido del documento. V. Rúbrica del responsable de la generación del documento y/o del responsable del asunto en trámite. VI. Nombre y firma del funcionario que envía el documento. VII. Verificar que el acuse de recibo contenga rúbrica de quien recibe, fecha, hora y el sello oficial de la unidad administrativa que recibe. VIII. Deberá integrar el acuse al expediente de archivo asignado. En los casos en que la correspondencia deba ser notificada conforme a algún procedimiento especial previsto en las disposiciones legales aplicables, deberán integrarse copia de las constancias que se generen. 6

7 SECCIÓN II DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE DÉCIMO. Cada servidor público será responsable del archivo de trámite que genere y destinará un espacio físico para su debida conservación, administración y gestión documental hasta su transferencia primaria, sobre el cual deberá observar lo siguiente: I. Integrar en expedientes su archivo. II. III. IV. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental. Coadyuvar con la Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos, y en su caso, con el responsable del archivo de concentración, en la elaboración de cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general. Elaborar los inventarios de los archivos que posee y remitirlos a la Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos, para integrar el inventario general. V. Elaborar los inventarios de transferencia primaria; y VI. Llevar a cabo la valoración documental y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental. SECCIÓN III DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DÉCIMO PRIMERO. La Secretaría contará con un solo archivo de concentración. El responsable de éste será nombrado por el Secretario quien definirá su nivel jerárquico y tendrá las siguientes funciones: I. Custodiar y preservar el área destinada para repositorio documental bajo las condiciones de seguridad y protección civil necesarias, de conformidad con la normatividad aplicable. II. III. Recibir la documentación semiactiva para su resguardo y conservación. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva. 7

8 IV. Solicitar a la unidad archivística de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final. V. Coadyuvar con la Unidad Coordinadora en la elaboración del Cuadro General de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental. VI. VII. VIII. Elaborar el inventario de la documentación semiactiva que se encuentre en el área destinada para repositorio documental, y remitirla a la Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos, para integrar el inventario general. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria, y remitirlos a la Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos, para integrar el inventario general; y Llevar a cabo la valoración documental en coordinación con la Dirección del Archivo General del Estado de la Secretaría General de Gobierno, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al Catálogo de Disposición Documental. SECCIÓN IV DE LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DÉCIMO SEGUNDO. La Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos, deberá asegurarse de que se elaboren los instrumentos archivísticos que propicien la organización, conservación y localización expedita de los archivos administrativos de la Secretaría, por lo que deberán contar al menos con los siguientes: I. El cuadro general de clasificación archivística. II. El catálogo de disposición documental. III. Los inventarios documentales: a) General. b) De transferencia. c) De baja; y IV. La guía simple. SECCIÓN V DE LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO DÉCIMO TERCERO. Además de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística. El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: 8

9 I. Unidad administrativa. II. Fondo. III. Sección. IV. Serie. V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes. VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente. VII. Asunto (resumen o descripción del expediente). VIII. Valores documentales. IX. Vigencia documental. X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente. En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los incisos III, IV y V. DÉCIMO CUARTO. Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener, además la leyenda de clasificación. CAPÍTULO III DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DÉCIMO QUINTO. La Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos y el responsable del archivo de concentración, actualizarán periódicamente el Catálogo de Disposición Documental. En el catálogo de disposición documental se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad. Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse al índice de expedientes reservados que establece la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Puebla. DÉCIMO SEXTO. En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. DÉCIMO SÉPTIMO. Los inventarios de baja documental autorizados por la Dirección del Archivo General del Estado de la Secretaría General de Gobierno, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental. 9

10 TRANSITORIOS Primero.- Los presentes Lineamientos entrarán en vigor al día siguiente de su suscripción y serán publicados en internet en el Portal de la Secretaría y en la sección de transparencia del Gobierno del Estado de Puebla y estarán vigentes hasta la emisión de nuevos lineamientos o la modificación a los presentes. Segundo.- La Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos, será la encargada de elaborar la Guía Simple, el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría, y serán publicados en los sitios de internet de la misma a partir de la entrada en vigor de los presentes Lineamientos. Tercero.- La Unidad Coordinadora del Sistema Institucional de Archivos establecerá un calendario institucional en el que se establezcan fechas para la organización total de sus archivos e informará al Secretario de la situación que guarda el cumplimiento de los presentes Lineamientos. Cuarto.- Los presentes Lineamientos no derogan aquellas disposiciones en materia de guarda y plazos de conservación. Dado en la Heroica Puebla de Zaragoza a los cinco días del mes de febrero del año dos mil trece. El Secretario de Desarrollo Social.- DR. NEFTALÍ SALVADOR ESCOBEDO ZOLETTO.-Rúbrica. 10