CONTAESCAN MANUAL DE AYUDA

Transcripción

1 CONTAESCAN MANUAL DE AYUDA QUANTYCA SOFTWARE SOLUTIONS, SL B , Reg. Mercantil Madrid, Tomo 24430, Libro 0, Folio 36, Sección 8, Hoja M439415, Ins. 9

2 AYUDA DE CONTAESCAN 4 I. INTRODUCCIÓN 4 I.1 Para qué sirve Contaescan? 4 I.2 Navegador contable 4 I.3 Conceptos 5 I.3.1 Enlazar 5 I.3.2 Grapar 5 I.3.3 El resultado 6 II. NAVEGACIÓN CONTABLE 7 II.1 Carga de la página de navegación 7 II.2 Página de navegación 7 II.3 Listado 8 II.3.1 Información que muestra 8 II.3.2 Funcionalidad 8 II.3.3 Búsquedas por datos contables 9 II.3.4 Búsquedas por filtros de Contaescan 9 II.3.5 Vista extendida 10 II.4 Tabla de asientos 10 II.4.1 Información que muestra 10 II.5 Visor de documentos 10 II.5.1 Información que muestra 10 II.5.2 Botones de mantenimiento 11 II.6 Menú contextual 11 III. MENÚ ARCHIVO 12 III.1 Nueva pestaña 12 III.2 Cerrar pestaña 12 III.3 Fecha de trabajo 12 III.4 Selección de empresa III.5 Sincronizar 14 III.6 Copia de seguridad 15 Página 2 de 32

3 III.7 Salir 15 IV. GESTION CONTABLE 16 IV.1 Página de Contabilizar (sin documento) 16 IV.1.1 Añadir asiento 16 IV.1.2 Añadir apunte 17 IV.2 Contabilizar un documento 18 IV.3 Modificar o eliminar un asiento 19 IV.4 Página Diario 20 IV.4.1 Tipos de listado (consulta) 20 IV.4.2 Tabla de Filtros 21 IV.4.3 Tabla de vista previa 21 IV.4.4 Botones de mantenimiento 22 IV.5 Página Documentos 22 IV.5.1 Tabla de Filtros 22 IV.5.2 Tabla de vista previa 22 IV.6 Página Grapar 23 V. GESTION DOCUMENTAL 24 V.1 Página Clasificar 24 V.2 El visor de documentos 28 V.2.1 Concepto de metadatos 28 V.2.2 Paneles 28 V.2.3 Vistas del panel de documentos 29 V.2.4 Vistas del panel detalle de documento 29 V.2.5 Otros controles del visor 30 V.2.6 Teclas rápidas 30 V.3 El editor de metadatos 31 V.4 La página Enlazar 32 V.4.1 Proceso de enlazar 32 Página 3 de 32

4 AYUDA DE CONTAESCAN I. INTRODUCCIÓN I.1 Para qué sirve Contaescan? Contaescan es un gestor documental con un gestor contable integrado. Esta integración permite al usuario acceder de manera fácil, rápida y simultánea a los distintos apuntes y movimientos de la contabilidad de una empresa y a los documentos que la originan. Los documentos son conjuntos de imágenes que soportan la información de una contabilidad, bien mediante escaneado de los originales en papel, bien importando directamente archivos recibidos por mail Con Contaescan conseguimos tener estas imágenes/documentos asociadas (enlazadas) a los asientos contables que generan. Una vez realizado este enlace se mostrara siempre asiento y documento simultáneamente al realizar cualquier consulta de uno u otro. Contaescan distingue tres grupos de funcionalidad: gestión contable, gestión documental y utilidades. I.2 Navegador contable Contaescan se ha diseñado con una apariencia similar a un navegador web para hacer más intuitivo su uso: La información se muestra en páginas contenidas en pestañas. A lo largo del presente manual nos referiremos a las pantallas de Contaescan como páginas, ya que están diseñadas para permitir al usuario navegar por la contabilidad de forma parecida a como lo haría con un navegador web. El uso de las varias páginas simultáneamente permite realizar distintas búsquedas y operaciones conservándolas para consultas futuras. Página 4 de 32

5 I.3 Conceptos El funcionamiento de Contaescan se basa en 2 conceptos básicos: Enlazar y grapar. I.3.1 Enlazar Enlazar permite asociar asientos contables con la imagen de los documentos. I.3.2 Grapar Grapar permite asociar asientos contables que guardan algún tipo de relación. Contaescan permite establecer desde las grapas más sencillas una factura con su pago - hasta las más complejas - la liquidación de un extracto de visa con todas las facturas pagadas en dicha liquidación. Página 5 de 32

6 I.3.3 El resultado Mediante el empleo de enlaces y grapas, Contaescan muestra los asientos que conforman una transacción completa, junto con sus documentos, simplemente seleccionando uno de los apuntes. La pantalla de Contaescan muestra la transacción completa de forma automática y simultánea: Página 6 de 32

7 II. II.1 NAVEGACIÓN CONTABLE Carga de la página de navegación El listado de la página de navegación se carga estableciendo unos criterios de selección mediante el botón Diario. II.2 Página de navegación Es la página principal de Contaescan, y muestra de forma simultánea: (1) Listado: Que muestra los apuntes del diario (2) Tabla de asientos: Asiento seleccionado en el listado y los asientos grapados. (3) Visor de documentos: Los documentos que originan dichos registros contables. Página 7 de 32

8 Es una página de consulta (navegación por la contabilidad) desde la cual podremos llevar a cabo distintas funciones de gestión contable y documental a través de los botones de mantenimiento que aparecen en ella. II.3 Listado II.3.1 Información que muestra El listado muestra por defecto los apuntes del diario ordenados por asiento. Si se ordena por la columna Cuenta muestra un mayor sin saldos. II.3.2 Funcionalidad El listado es el maestro del navegador: La fila seleccionada en él hace que en la tabla de Asientos se muestren el asiento que contiene el apunte seleccionado, junto con los asientos grapados al mismo. A su vez, el visor de documentos mostrará todos los documentos enlazados con los asientos seleccionados. Así, simplemente seleccionando un apunte del listado, Contaescan mostrará la transacción completa asociada a dicho apunte. Página 8 de 32

9 II.3.3 Búsquedas por datos contables El listado dispone de la fila de búsqueda, que permite localizar apuntes mediante la introducción de criterios en los distintos campos que muestra: Asiento, fecha, cuenta, concepto, importes del debe e importes del haber. La fila de posición admite criterios avanzados de búsqueda: *tel mostrará todas las cuentas que contengan la cadena de caracteres: Telefónica, MD Tel, France Telecom II.3.4 Búsquedas por filtros de Contaescan Además de las búsquedas por datos contables que se realizan en la fila de posición, el listado muestra unos botones que permiten establecer otros filtros propios de Contaescan. (1) Pulsando sobre los iconos clips Contaescan permite mostrar u ocultar los apuntes con o sin documento relacionado (enlazados o no). (2) Pulsando sobre los iconos grapadora muestra u oculta los apuntes cuyos asientos estén relacionados con otros asientos o los que no lo están (grapados o no). El icono muestra u oculta los apuntes cuyos asientos, además de estar grapados con otros asientos, se encuentran saldados; es decir, muestra una transacción económica completada, por ejemplo una factura recibida pagada en su totalidad. Página 9 de 32

10 II.3.5 Vista extendida Pulsando en el botón se mostrarán los datos relativos al libro de IVA de los apuntes de listado: II.4 Tabla de asientos II.4.1 Información que muestra Se muestra el asiento al que pertenece el apunte seleccionado en el listado de la parte superior de la pantalla y todos los grapados con él. Si en el listado se seleccionan varios apuntes, la tabla mostrará todos los asientos que los contienen, junto con todos los grapados con ellos. II.5 Visor de documentos II.5.1 Información que muestra Nos permite ver los documentos enlazados con los asientos seleccionados. En el visor tenemos una vista de miniaturas que permite encontrar rápidamente el documento, y un visor principal que muestra el documento del apunte seleccionado en el Listado. En miniatura vemos todos los documentos relacionados. Pulsando sobre las miniaturas o desplazándonos con las flechas se mostraran los distintos documentos en el visor de páginas. Página 10 de 32

11 II.5.2 Botones de mantenimiento Los botones de mantenimiento son: Modificar documento, abre el editor de metadatos donde podrá añadir, modificar o borrar los datos internos del documento. (Ver Clasificador) Permite crear un Pdf, enviarlo directamente por o imprimir los documentos del visor. Al pulsar sobre estos botones aparece una ventana con las opciones disponibles para crear la colección de documentos, ordenar o eliminar los documentos seleccionados. II.6 Menú contextual La página de navegación dispone de un menú contextual, al cual, se accede pulsando el botón derecho del ratón. Este menú permite acceder a una serie de funciones en función de donde nos situemos: Listado, asientos, visor. (1) Clonar página, abre una pestaña adicional con la misma información que la actual. (2) Abrir página en pestaña actual, abre una página con los apuntes seleccionados y los asientos y documentos relacionados. (3) Abrir página en pestaña actual, abre una pestaña nueva igual que la opción anterior pero manteniendo la página anterior activa. (4) Editar asientos, llama al editor de asientos mostrándolos asientos de los apuntes seleccionados, para añadir, modificar o eliminar apuntes (ver funcionamiento de Editor). (5) Enlazar seleccionados, permite grapar los asientos directamente sin tener que acceder a la página Grapar. (6) Saldo cuenta, muestra el saldo final acumulado de la cuenta que parece en el apunte seleccionado, así como el saldo de apertura. Página 11 de 32

12 III. MENÚ ARCHIVO III.1 Nueva pestaña Abre una nueva página de inicio con los enlaces rápidos a las distintas funciones del programa. III.2 Cerrar pestaña Cierra la pestaña activa. III.3 Fecha de trabajo Esta opción muestra una pantalla que informa de las distintas fechas relacionadas con el ejercicio económico: Inicio y fin del ejercicio, fecha de acceso y fecha de trabajo. La fecha de trabajo mostrada automáticamente se corresponde inicialmente con la fecha que tenga en su propio ordenador. No obstante puede modificar tanto la fecha de acceso como la de trabajo (1) Fecha de acceso contable: Con esta opción se impiden realizar apuntes contables con fecha anterior a la aquí indicada. (2) Fecha de trabajo: Fecha por defecto que aparece en el formulario de grabación de nuevos asientos. Página 12 de 32

13 III.4 Selección de empresa Se muestra una ventana con dos pestañas en la parte superior del cuadro de diálogo. Una primera pestaña donde se muestran las distintas empresas cuyos datos ya han sido importados a nuestra aplicación y por tanto sobre las que se pueden trabajar (Ejercicios importados). Desde aquí, podremos abrir, modificar y eliminar. Abrir: Seleccionamos la empresa sobre la que vamos a trabajar y pinchamos el botón de abrir ejercicio (O doble-clic sobre ella en la relación de empresas). Los datos de la empresa son automáticamente sincronizados con su programa contable. Información: Muestra la unidad y directorio para el almacenamiento de los datos, así como la ruta donde están almacenados los datos en el programa contable. Eliminar: Elimina el ejercicio seleccionado en Contaescan, nunca en el programa contable. Y una segunda pestaña donde aparece la relación de los ejercicios (empresas) que se encuentran en su programa contable pero cuyos datos no han sido traídos a Contaescan (EJERCICIOS SIN IMPORTAR). Desde aquí tiene opción las siguientes funciones: Importar ejercicio, este botón permite importar todos los datos contables, del ejercicio marcado, desde su programa de contabilidad a Contaescan. Información, se puede cambiar la unidad y directorio para el almacenamiento de los datos, pulsando sobre la ubicación aparece una ventana de búsqueda de ruta. Actualizar lista. Refresca el listado de ejercicios añadidos, o eliminados en su programa contable. Contaescan no permite crear una nueva empresa o ejercicio económico. Página 13 de 32

14 III.5 Sincronizar Aquí encontraremos toda la información relativa a los datos contables de la empresa. Nos muestra tanto los datos registrados en su aplicación contable como los datos registrados en Contaescan. Así podemos ver, de forma clara, las diferencias en la contabilidad producidas por modificaciones, bien en el programa contable bien en Contaescan. En esta pantalla encontramos la opción para, (1) Importar a ContaEscan, serán registrados aquí todos los datos grabados en su programa contable. Trae a la aplicación los cambios realizados en el programa contable. (2) Exportar desde ContaEscan, Cualquier operación realizada en la gestión contable de Contaescan puede ser traspasada al propio programa contable. Con cualquiera de estas dos opciones conseguimos que la base de datos en su programa contable y Contaescan coincida. En esta pantalla podemos ver también la información relativa a este proceso de traspaso de datos. Página 14 de 32

15 III.6 Copia de seguridad Es una herramienta que permite conservar los datos contables y los documentos/imágenes asociados a los mismos, del programa. Para llevar a cabo esta opción es necesario que no haya usuarios activos. Se abre un asistente y hay que ir siguiendo los pasos. Distinguimos dos procesos diferentes. (1) Copias de seguridad, con este proceso se guarda una copia comprimida de sus datos. La copia se realiza por el total de empresas que están importadas a Contaescan. Podemos seleccionar el destino y el nombre de la copia o bien aceptar los que se nos dan por defecto. (2) Restaurar copia de seguridad, con este proceso podrá recuperar datos de copias realizadas con anterioridad. Tiene dos opciones; recuperar una copia realizada de Contaescan o restaurar una copia de seguridad del programa contable que se realiza automáticamente. Si restaura una copia de Contaescan, se le mostrara esta pantalla donde pulsando sobre el botón ORIGEN deberá indicar la ubicación de la copia que quiere recuperar. Una vez seleccionado puede ver toda la información de la copia de seguridad: Que usuario la realizó, en qué fecha y hora y que empresas contiene. Si confirma la copia mostrada pulse siguiente. Al recuperar una copia de seguridad, los datos de las empresas existentes en el programa, serán reemplazados por los contenidos en la copia de seguridad III.7 Salir Usaremos esta opción para abandonar la aplicación. Página 15 de 32

16 IV. GESTION CONTABLE Recoge las funciones básicas para la gestión de registro contable, diferenciando los asientos que se van a grabar sin un documento y los que sí poseen documento. IV.1 Página de Contabilizar (sin documento) Se utiliza para grabar asientos nuevos no relacionamos con ningún documento, bien porque no existe un documento con el que enlazar el asiento, bien porque aún no disponemos de él. Esta página muestra pantalla del navegador, vacía, con su respectiva barra de herramientas. Para introducir un asiento, llamamos al Editor, que es la ventana donde podremos realizar las distintas operaciones de mantenimiento de los asientos: añadir, modificar y eliminar apuntes de un asiento. IV.1.1 Añadir asiento El proceso de añadir asiento desde la página de Contabilizar sería muy similar al que se efectúa desde un programa contable: (1) Pulsando el botón Añadir asiento, o el botón + de su teclado carga el Editor de asiento vacío, y el formulario de datos de asiento fecha y número de asiento. El número de los asientos registrados en Contaescan vienen precedidos por la letra Q. Al realizar una exportación de los datos desde Contaescan a su programa contable esta numeración desaparece y continúa con la propia del programa. Página 16 de 32

17 IV.1.2 Añadir apunte (1) Una vez completada la fecha, se carga el formulario de apuntes donde se irán introduciendo los datos los mismos. (2) Si se está añadiendo un registro con una cuenta de IVA, se activarán los campos de IVA: - Factura Libro de IVA, es obligatorio rellenar los campos de Base Imponible y Contrapartida. Si además esta operación queremos incluirla en el modelo 347/349, activaremos la casilla correspondiente. - Factura Rectificativa, marcaremos esta opción cuando el asiento que estemos añadiendo sea una Factura Rectificativa. Al pulsarlo el programa habilitará el botón Datos Factura rectificativa: recoge la información relativa a la factura rectificada (Fecha, Serie, número de factura y Base imponible. La aplicación calculará automáticamente la cuota de IVA) Para grabar el asiento, una vez esté cuadrado, pulsaremos la Grabar o la letra G del teclado. IMPORTANTE: Las partidas de regularización deben realizarse desde el programa contable. Página 17 de 32

18 IV.2 Contabilizar un documento Es posible contabilizar un documento desde la gran mayoría de las páginas de Contaescan. Para ello, basta con seleccionar el documento a contabilizar y lanzar el Editor de asiento desde la página de enlazar o desde un listado de documentos. El proceso de grabación del asiento es muy similar al proceso sin documento, con la ventaja de que el asiento quedará enlazado automáticamente al documento. IMPORTANTE: Durante la grabación de un apunte es posible desplazar la imagen visible del visor con el teclado pulsando ALT y las teclas del cursor. Desde el Editor de asientos disponemos de botones para añadir, modificar y eliminar apuntes: (1) Añadir apuntes al asiento. (2) Modificar datos de las partidas del asiento. (3) Eliminar algún apunte de asiento. Pulsando sobre los datos del asiento - fila más oscura - podremos modificar la fecha del asiento. Página 18 de 32

19 IV.3 Modificar o eliminar un asiento Si queremos modificar o eliminar un asiento, tenga documento enlazado o no, lanzaremos el Editor, pulsando el botón modificar asiento o doble clic en cualquier apunte del asiento. El editor mostrará el asiento seleccionado para ser modificado. La funcionalidad del Editor de asientos es similar a la expuesta en Contabilizar. Página 19 de 32

20 IV.4 Página Diario Utilizaremos esta opción para acceder al diario de apuntes de la empresa activa. Al abrir esta opción salta la ventana Filtros de consulta. En esta pantalla se establecerán los criterios o filtros con los que Contaescan construirá el listado. Una vez establecidos los criterios, el listado se carga en una página del navegador. IV.4.1 Tipos de listado (consulta) Nos ofrece dos tipos de diario: Diario sin agrupar y Diario por asientos. Diario sin agrupar muestra el diario tradicionalmente conocido. Diario por asientos, muestra un diario resumen que permite abrir o cerrar los distintos asientos para ver todo los apuntes de los asientos o solamente número, fecha e importe de los mismos. Página 20 de 32

21 IV.4.2 Tabla de Filtros Podremos añadir distintos criterios de búsqueda para que nos muestre el listado que se ajuste a los criterios elegidos. Tenemos la posibilidad de filtrar una búsqueda por los siguientes criterios: Fecha, Cuentas y Analítica. Por tanto, podemos consultar un periodo del ejercicio económico, una o varias cuentas determinadas y seleccionar los distintos departamentos/proyectos o segmentos en los que tengamos divididos la contabilidad. IV.4.3 Tabla de vista previa Es posible utilizar simultáneamente varios criterios, cuya lista se muestra en la tabla de criterios, desde la que es posible borrar todos o alguno de los criterios de búsqueda previamente establecidos. En esta tabla se muestra la vista previa del listado que se va a mostrar en la pantalla de pantalla de navegación. Si no añadimos ningún filtro, el listado cargará el diario completo ordenado por número de asiento. Página 21 de 32

22 IV.4.4 Botones de mantenimiento Los botones de mantenimiento son: Lanza la tabla de filtros para consulta. (Ver funcionamiento en listados.) Abre el editor de asientos, donde podrá modificar o eliminar el asiento mostrado y añadir o eliminar apuntes del mismo. Para saber con más detalle el funcionamiento del Editor ver Contabilizar. Abre el editor de relaciones, donde podrá establecer o eliminar grapas y enlaces de los asientos seleccionados. IV.5 Página Documentos Esta página muestra un listado con todos los documentos, previamente clasificados, que se encuentran en Contaescan. IV.5.1 Tabla de Filtros Como sucede en la página diario al abrir esta opción salta la ventana Filtros de consulta, relativa a los documentos. Para la consulta de documentos, los distintos tipos de criterios son: la fecha, el tipo de documento, terceros y las cuentas corrientes (bancos). Los criterios de búsqueda de los documentos, excepto el tipo de documento, requieren haber introducido previamente los metadatos para que puedan ser efectivos. Importante: Los metadatos se introducen manualmente mediante el editor de metadatos (ver clasificador) o automáticamente, al enlazar el documento con el asiento, tomando los datos de éste. IV.5.2 Tabla de vista previa Su funcionamiento es igual al explicado para el listado Diario. Página 22 de 32

23 IV.6 Página Grapar Grapar es relacionar 2 o más asientos entre sí, por ejemplo, el asiento de una factura (devengo) con el asiento de pago de dicha factura. La página de grapar muestra, en el listado del navegador, únicamente los apuntes que pueden relacionarse entre sí, ordenados por cuentas, importes y fechas; sería algo similar a un Mayor sin saldos acumulados. Los saldos que nos muestra la columna Por saldar los denominamos Saldos absolutos y representa el saldo que lanza cada partida de un asiento. Este campo es muy útil a la hora de localizar asientos en función de si han sido saldados, o no. Para grapar un asiento con otro basta con seleccionar dos apuntes, y pulsar el botón Relacionar situado en la barra de herramientas, o bien pulsando CTRL+R en el teclado de su ordenador. Por defecto aparece el listado con el filtro ocultar asientos relacionados y saldados de manera que según vamos relacionando los distintos asientos van desapareciendo del listado los apuntes cuyos asientos quedan relacionados y saldados, es decir, el saldo absoluto del asiento es igual a cero. Contaescan no dejará grapar asientos no relacionables, por ejemplo, asientos que contengan cuentas de distintos proveedores o que no siguen una relación lógica. Página 23 de 32

24 V. GESTION DOCUMENTAL En este menú encontramos todas las opciones que se pueden realizar con los documentos que soportan la información de nuestra contabilidad. V.1 Página Clasificar V.1.1 Introducción El Clasificador es la puerta de entrada de la documentación contable. Se ha diseñado como un sistema de buzones, en el que se debe colocar cada tipo de documento en su buzón correspondiente. Hay un buzón para cada tipo de documento: Facturas, recibos, impuestos Página 24 de 32

25 V.1.2 Proceso de clasificación (1) Como primer paso debemos traer a Contaescan los documentos. Hay dos formas de realizar esta operación: - Escaneando directamente los documentos. Utilizaremos estos botones para seleccionar, configurar un escáner y para comenzar a escanear los documentos. - Importando documentos previamente escaneados y guardados en archivos. Pulsando el botón Abrir se abre un formulario para buscar los documentos que se quieren importar a la contabilidad. Contaescan permite importar varios archivos multipágina simultáneamente. Contaescan puede importar documentos en formato Pdf, Tiff, Jpeg, Png y Gif; aunque si el usuario tiene opción de escoger el formato de salida del escáner, recomendamos Pdf. IMPORTANTE: Una vez importadas las imágenes, Contaescan ya no necesita los archivos originales. (2) Las imágenes de los nuevos documentos pasan al buzón de No clasificados. Página 25 de 32

26 (3) Ahora es el momento de convertir imágenes en documentos contables: Facturas, recibos, impuestos Para ello, basta con seleccionar las páginas que componen cada documento individual y enviarlo al buzón que le corresponda, bien pulsando la tecla del buzón, bien con las teclas rápidas. Teclas rápidas Enviar a - N: No Clasificados - F: Facturas - R: Recibos - E: Extractos bancarios - I: Impuestos - T: Efectos comerciales - O: Otros - SUPR: Papelera (4) Ya tenemos creados los documentos electrónicos que podemos enlazar con asientos existentes, o bien contabilizar desde cero. IMPORTANTE - Para formar 1 documento de 1 página, basta seleccionarla y enviar al buzón correspondiente (botón o tecla rápida). - Para formar 1 documento con varias páginas, debemos seleccionar dichas páginas y enviarlas al buzón correspondiente (botón o tecla rápida). - Para formar varios documentos de 1 página cada uno, seleccionamos dichas páginas, y al enviarlas al buzón pulsamos la tecla CTRL (CTRL+botón ó CTRL+Tecla). (5) Las páginas inservibles se destruyen enviándolas al buzón Papelera, que se vacía al salir de la página Clasificador. Página 26 de 32

27 V.1.3 Los buzones A continuación se indica el buzón que corresponde a cada tipo de documento contable: (1) No clasificados, buzón donde entran todos los papeles tratados como imágenes independientes y desde el cual vamos a realizar la distribución a los distintos buzones creando así los distintos documentos. En este buzón solo tendremos activados el visor de miniaturas de las páginas ya que no existen documentos como tal. (2) Factura: Contiene todos los tipos de facturas y tickets. (3) Recibo: Los recibos bancarios y los tickets de caja. (4) Extracto: Contiene los movimientos de las cuentas bancarias. (5) Impuesto: Recogerá los modelos de la agencia tributaria para la liquidación de los distintos impuestos, otros tributos, así como los justificantes de los seguros sociales. (6) Efectos comerciales: Los documentos mercantiles negociables, letras, pagarés, etc. (7) Otros: Es el cajón de sastre. Contiene los documentos que no encajan en ninguno de los otros buzones. (8) Papelera, a este buzón se destinará aquella documentación que se desee eliminar. Página 27 de 32

28 V.2 El visor de documentos El visor de documentos ofrece 3 paneles. V.2.1 Concepto de metadatos Los metadatos son datos internos de cada documento, independientes de la contabilidad: Fecha, número de factura, importe No es imprescindible completarlos, aunque son utilidad para una rápida localización del documento. Al enlazar un documento con un asiento sus metadatos son rellenados automáticamente tomando los datos de dicho asiento. V.2.2 Paneles (1) Panel de documentos: El visor puede contener más de un documento de forma simultánea, y este panel permite navegar por ellos. (2) Panel de detalle del documento: Contiene las páginas del documento cuya imagen está visible en ese momento. (3) Panel imagen: Muestra el documento activo. Página 28 de 32

29 V.2.3 Vistas del panel de documentos El panel de documentos tiene 2 vistas, que podemos cambiar pulsando en los botones indicados. (1) Vista de miniaturas: Que muestra la primera página de cada documento. (2) Vista de metadatos: Que muestra los metadatos de cada documento. V.2.4 Vistas del panel detalle de documento El panel de detalle del documento tiene 2 vistas: (1) Vista de miniaturas: Que muestra las páginas que componen el documento activo. La barra contiene los botones que modifican la visualización de la imagen: Zoom, rotar (2) Vista de metadatos: Que muestra los metadatos del documento activo. La página activa es la que se muestra en el panel de imagen. Página 29 de 32

30 V.2.5 Otros controles del visor En el visor encontramos los siguientes controles: (1) Botones de navegación: Permiten desplazarse por los documentos (los del panel documentos), o bien por las páginas de un documento (los del panel detalle). (2) Botones de orden: Permiten reordenar las páginas dentro de un documento. Los cambios de orden se guardan al instante. (3) Botones de zoom: Amplía o disminuye el zoom del panel imagen (4) Botón de rotación: Para rotar la imagen visible. V.2.6 Teclas rápidas Para facilitar la grabación de datos sin necesidad de utilizar el ratón, es posible modificar la visualización de la imagen del visor mediante teclado. (1) Desplazamiento de la imagen Mediante los siguientes controles, la parte visible de la imagen se modificará: Función Botón Teclado Descripción Izquierda No ALT + < Desplaza imagen a izquierda Derecha No ALT + > Arriba No ALT + ^ Abajo No ALT + v Tope Arriba No ALT + AvPag X sin cambios; Y = 0 Tope Abajo No ALT + RePag X sin cambios; Y = Y i Esquina Superior Izq. No ALT + Inicio X = 0; Y = 0 Esquina Inferior Dcha. No ALT + Fin X = X i ; Y = Y i (2) Cambio en la visualización de la imagen Función Botón Teclado Descripción Zoom + Si CTRL+ALT + ^ Zoom - Si CTRL+ALT + v Girar 90º Reloj Si CTRL+ALT + > Girar 90º Contrarreloj Si CTRL+ALT + < Página 30 de 32

31 V.3 El editor de metadatos Es el formulario que permite modificar los datos internos de cada documento. Se lanza con el botón del visor. de Modificar documento o doble clic sobre la línea de metadatos Dado que no todos los documentos poseen los mismos datos, el editor de metadatos mostrará los controles apropiados según el tipo de documento. Página 31 de 32

32 V.4 La página Enlazar En ésta página podemos enlazar un documento con un asiento previamente grabado. Esta opción cargará la Página del Navegador, con la particularidad de que el visor de los documentos aparece a la izquierda de la pantalla de su ordenador. Aunque la particularidad más importante es que muestra 2 listados independientes, a la izquierda muestra un listado de documentos sin enlazar, y a la derecha un listado de asientos, también sin enlazar. V.4.1 Proceso de enlazar (1) Selecciono un documento en el 1º listado. (2) Busco el asiento que le corresponde en el 2º listado. (3) Los relaciono pulsando el botón de Relacionar o bien CTRL+R; tal y como se haría para grapar 2 asientos. QUANTYCA SOFTWARE SOLUTIONS Septiembre 2010 Página 32 de 32