PROPUESTA PARA LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE RESTAURACIÓN DEL BARCELONA OPEN BANC SABADELL - 63º TROFEO CONDE DE GODÓ

Transcripción

1 Condiciones para la gestión y explotación de los servicios de Restauración de la Zona Village del Open Banc de Sabadell. El Barcelona Open Banc Sabadell El Trofeo Conde de Godó es la más antigua de las citas del tenis español y una de las más importantes a nivel mundial sobre tierra batida. El BOBS, como una de las citas anuales deportivas más importantes del país, tiene una enorme proyección en los medios de comunicación. Se cubre diariamente por los principales medios generalistas y deportivos, tanto en TV, como radio y prensa escrita. La sala de prensa cuenta con más de 400 periodistas acreditados de todo el mundo. Con cerca de fans en Facebook, el Open Banc Sabadell bate el Récord Mundial y se convierte en el torneo de todo el Circuito ATP 500 y 1000 con más seguidores. Además de configurarse como uno de los campeonatos de tenis profesional más emblemáticos, el torneo es un icono para la ciudad de Barcelona. El Village El Village es un espacio emblemático y exclusivo con un diseño adaptado a las necesidades de nuestros patrocinadores, colaboradores y clientes. Cuenta con un restaurante propio y un total de 26 carpas de 6x6 m de aluminio, cristal y madera que proporcionan un ambiente propicio para la atención preferencial de clientes y la visita de invitados. En pasadas ediciones se registraron más de visitas a lo largo de las 9 jornadas. El Village es la zona exclusiva de restauración donde el mundo empresarial, político y celebridades se relacionan configurando una red elitista de carácter internacional. 1

2 Condiciones del servicio: 1. Selección de propuestas. Podrán presentar la oferta técnica las empresas seleccionadas por el Real Club de Tenis de Barcelona (RCTB) y la empresa comercializadora del evento, IMG. 2. Objeto del contrato. Los servicios que se ofrecen son la gestión del restaurante del Village y los servicios de catering en las Carpas de los patrocinadores y colaboradores. 3. Fechas del evento. Para la edición de 2015, el torneo comienza el 18 de abril y finaliza el 26 abril. Tiene una duración de 9 días. 4. Presentación de propuestas. Los operadores podrán presentar su propuesta de servicio mediante planos, simulaciones y otros medios que sirvan para valorar la propuesta de funcionamiento del Restaurante Village así como de los servicios de Catering a las Carpas de los patrocinadores. 5. Formato de las propuestas. La documentación deberá presentarse de acuerdo con el siguiente formato: 1) La oferta tendrá una extensión máxima de 30 hojas a una cara. 2) La oferta deberá presentar la siguiente estructura: 1. Propuesta de funcionamiento y organización general del servicio 1.1. Descripción de la empresa 1.2. Oferta de solución global 1.3. Estructura de personal 1.4. Gestión de las reservas 2. Gestión del restaurante Village 2.1. Propuesta de menús 2.2. Bebidas y servicio de cafetería 2.3. Propuesta de mobiliario, vajilla y decoración de las mesas 2.4. Propuesta de comida oficial 2.5. Propuesta de cena oficial 2

3 2.6. Propuesta de cócteles y cenas privadas 2.7. Materias primas y proveedores 3. Servicio de catering en las carpas de los patrocinadores 3.1. Propuesta de catering 4. Canon y facturación 4.1. % de facturación servicios de catering 5. Certificaciones y seguros 5.1. Certificaciones 5.2. Seguros de riesgos y Responsabilidad Civil 3) La oferta se presentará en formato encuadernado (sistema libre) en un único volumen y todas las hojas deberán ser tamaño DIN A4. 4) Con la oferta se adjuntará un CD, DVD o lápiz óptico que deberá contener en formato digital (PDF) y no sometido a compresión, la totalidad de la información y documentación de la oferta presentada en papel. 5) Los Anexos no contabilizarán en la extensión máxima pero deberán incluir exclusivamente la documentación a la que hace referencia el título del mismo de acuerdo con la estructura que se establece a continuación: Planos y descripción gráfica de los elementos Ofertas de menús Restaurante Village Fichas técnicas menús Restaurante Ofertas de aperitivos y/o menús Catering Carpas Certificaciones de calidad Póliza de seguro y responsabilidad civil 6) No se aceptará ni se valorará ninguna oferta que no cumpla los requisitos establecidos respecto al formato, extensión y estructura descritos anteriormente. 6. Medios materiales. El operador tendrá que aportar todos los útiles, maquinaria, mobiliario, vajilla y cualquier elemento necesario para el desarrollo del servicio, así como el personal técnico adecuado para la instalación y puesta en marcha de la infraestructura. 7. Recursos humanos. El operador deberá presentar una propuesta que contenga toda la información respecto a las tareas, la distribución de horarios y organización de los trabajadores que darán servicio en el restaurante y el servicio de catering. 3

4 8. Responsable técnico. El operador designará una figura de responsable técnico del contrato que deberá centralizar la organización del servicio y la interlocución con IMG y el RCTB. 9. Disponibilidad de Carpa. La organización del evento entregará al operador una Carpa debidamente acondicionada para instalar el restaurante de aproximadamente 775 m2 y una carpa cocina de aproximadamente 180 m2. La sala tiene una capacidad para 550 comensales aproximadamente. 10. Climatización y electricidad en la Carpa. La organización pone a disposición del operador los aparatos de climatización. La organización correrá con los gastos del grupo electrógeno y fuel necesario para el funcionamiento de la climatización, del restaurante y de la cocina. 11. Servicio de limpieza. La organización proporciona al operador un servicio diario de limpieza general, pero la limpieza específica de la sala y cocina será a cuenta del operador. 12. Gestión de residuos. El operador deberá minimizar, segregar y gestionar correctamente los residuos generados por su actividad. La gestión de los residuos y su traslado a los puntos de recogida irá a cuenta del operador, debiendo adecuarse a la las directrices que establezca el RCTB. 13. Volumen de almuerzos y turnos. El torneo diferencia dos turnos en el almuerzo: el primero a las h y el segundo a las horas. En las dos pasadas ediciones, el volumen de comensales fue el siguiente: Día semana Sábado Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo (Final) Totales Ofertas de menús del Restaurante. El operador presentará una propuesta de menús para los 9 días del torneo. En esta propuesta tendrán en cuenta la variedad de los productos, la calidad y el atractivo de los menús, detallando una oferta mínima de 5 primeros y 5 segundos platos, y una oferta libre de postres. Además de la propuesta de menús diarios, ofrecerá una selección de platos a la carta como alternativa. 4

5 15. Oferta alternativa a los menús. El operador, además de la propuesta de menús diarios, ofrecerá una selección de platos a la carta como alternativa. El operador deberá tener en especial consideración las restricciones de dieta que pudieran padecer algunas personas, especialmente intolerancias y otras patologías. 16. Ofertas de bebidas del Restaurante. El operador deberá disponer de una atractiva selección de bebidas, vinos, cavas, y licores a disposición de los clientes, con indicación de las marcas específicas ofrecidas en el menú y también las que se puedan ofrecer fuera del menú. 17. Servicio de cafetería. Se valorará el servicio general de cafetería que se propone, con indicación de la variedad de productos y combinaciones disponibles. 18. Exclusivas de productos. La empresa deberá respetar todas las exclusivas de restauración (marcas comerciales) contratadas por el Torneo. 19. Eventos especiales. Durante el torneo se realizan dos eventos especiales, que el operador deberá prestar atención detallada: a) Almuerzo RCTB. El operador realizará una propuesta de menú para ofrecer a las autoridades el día de la final, para aproximadamente 100 comensales. b) Cena oficial RCTB. El operador realizará una propuesta de menú para la Cena oficial del Torneo destinada a aproximadamente 350 comensales 20. Precio de los servicios. Las comidas contratadas y facturadas directamente a IMG (incluyendo la distribución contractual de los patrocinadores), o por el RCTB tendrán un precio de 44,00 IVA Incl. Las comidas que contraten directamente los patrocinadores tendrán un precio de 59 IVA incl. Las comidas servidas al público general tendrán un precio de 77 IVA incl. 21. Volumen servicios. Aproximadamente, el 60 % de los tickets (3.186 en la pasada edición) corresponden a los tickets de IMG o RCTB, los tickets de patrocinadores alrededor de un 30% (1.780) y un 10 % los tickets (593) servidos al público general. 22. Tickets de almuerzo y facturación de los servicios. IMG distribuye los tickets de almuerzo entre los patrocinadores, según consta en el contrato de cada uno. Estos tickets están datados, y son de consumición obligatoria en la fecha indicada. El propósito de los mismos es que el restaurante tenga actividad desde el primer día de competición, por esa razón no pueden aceptarse fuera de la fecha indicada. Al finalizar el torneo, IMG abonará al operador todos los tickets recogidos de los patrocinadores. 23. Formas de pago en el restaurante. Existen varias modalidades: 1. Ticket almuerzo IMG : son los tickets que se facilitan a los patrocinadores y se facturan a IMG al finalizar el Torneo. 5

6 2. Ticket almuerzo Protocolo/ RCTB : los distribuye el Departamento de Protocolo y se facturan al RCTB al finalizar el Torneo. 3. Ticket almuerzo Nombre Empresa : son los tickets que el operador facilita anticipadamente a los patrocinadores. El operador factura a cada patrocinador los tickets consumidos al finalizar el Torneo. 4. Tarjeta de crédito 5. Efectivo 24. Política de Reservas. Todas las reservas son gestionadas a través de IMG. Previamente a la realización del Torneo, existe una lista con todas las reservas anticipadas que cursa el Departamento de Protocolo para el RCTB. Una vez iniciado el Open, las reservas se canalizan on site a través de la persona de IMG responsable de las reservas. 25. Preferencia de los patrocinadores. La política de reservas en el Restaurante es dar prioridad absoluta a los compromisos de las empresas patrocinadoras. Los tickets de almuerzo que aparecen en los contratos no limitan las reservas, pero sí las obligan. El patrocinador puede reservar los comensales que desee, siempre que haya disponibilidad para el día y la hora indicada. 26. Gestión de las reservas. Las reservas son gestionadas por IMG y se tendrá que establecer la forma de coordinación más adecuada. En cualquier caso se valoraran propuestas que faciliten la gestión de las reservas, la forma en que se puedan reducir las colas y los tiempos de espera de los clientes, y todas aquellas propuestas que agilicen la rotación de los turnos de comidas y cenas. 27. Asistencia de catering en las Carpas de los patrocinadores. El operador ofrecerá un servicio de catering en las carpas que las empresas patrocinadoras tienen instaladas durante el Torneo. En estas Carpas, atendidas por azafatas o personal propio, las empresas atienden preferencialmente a sus clientes. Los encargos más habituales son los relativos al servicio de cafetería, desayuno, aperitivos y canapés. También pueden ser solicitados servicios especiales de cortadores de jamón, abridores de ostras, fuentes de marisco, etc. La facturación por estos servicios, en la pasada edición, ha superado los Oferta de menús de catering. El operador presentará una oferta completa de desayunos, aperitivos, coctelería y otros servicios para ofrecer en las carpas, con asistencia o no de personal. 29. Propuesta de mobiliario, vajilla y decoración de catering. El operador describirá las presentaciones, los tipos de vajilla y el material, los embalajes y en general, todos los materiales utilizados para este tipo de servicios. 30. Canon fijo y variable. El operador abonará la cantidad de más IVA de canon fijo y un porcentaje sobre la facturación de los servicios de catering a proponer por el operador y que será valorado por la Organización del Torneo. El canon fijo 6

7 deberá abonarse a la firma del contrato y el canon variable deberá ser abonado en el plazo máximo de 15 días después de la finalización del Torneo. 31. Informe diario de los servicios. El operador deberá llevar un control diario de los comensales y de los tickets recibidos en el Restaurante Village. En concreto se facilitará: a) Numero de almuerzos servidos b) Total y tipología de tickets recibidos c) Estadística completa de los platos servidos 32. Control de la facturación. El operador deberá facilitar a IMG una copia de todas las facturas cursadas a los clientes y patrocinadores por los servicios realizados, tanto del Restaurante como de todos los servicios de catering. 33. Cumplimiento de la legislación. El operador está obligada al estricto cumplimiento de las disposiciones, normativa y legislación vigentes en cada momento en materia Fiscal, Laboral, de Seguridad Social, de Seguridad e Higiene Industrial y de Seguridad y Salud. 34. Coordinación de Actividades Empresariales. El operador dará cumplimiento a las medidas que se enumeran en el RD 171/2004 por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales en materia de Coordinación de actividades empresariales. 35. Autorizaciones sanitarias y administrativas. Es responsabilidad del operador obtener las correspondientes autorizaciones administrativas para el desarrollo del servicio. El operador deberá tener, como cualquier empresa del sector, la autorización sanitaria emitida por el Departamento de Salud correspondiente, debe llevar un registro del cumplimiento de la normas de higiene, de seguridad y de respeto al medio ambiente, y cumplir todas las obligaciones que le sean aplicables de acuerdo con la legislación vigente. 36. Seguros y responsabilidades. El operador es el único responsable de las alteraciones de los productos y de las posibles consecuencias que se deriven para la salud de los usuarios. Responderá de todos los daños y perjuicios que en la prestación del servicio puedan ocasionar tanto a terceros como a los propios bienes del Club. Para ello deberá contratar una póliza de Responsabilidad Civil que cubra las principales contingencias por razón de su actividad. 37. Política de marketing. Los operadores deberán consultar con IMG cualquier logo o marca que desee exhibir. 38. Presentación de propuestas. El plazo para la presentación de ofertas finaliza el día y deberán entregarse en la sede social del Real Club de Tenis Barcelona 1899, c/ Bosch i Gimpera 5, Barcelona, atención Secretaria 7

8 Presidencia Sra. C. Molina. Las propuestas deberán entregarse en formato papel y electrónico de acuerdo con lo establecido en el anexo de estas condiciones. 39. Información adicional. Para cualquier información o aclaración de estas condiciones, contactar ramon@trutmann.co, ana.rossell@img.com. 8

9 Anexo. Modelo para presentar las ofertas. Los operadores deberán presentar su oferta siguiendo el siguiente formato, con indicación del índice y atendiendo a su contenido. Se podrán acompañar anexos de forma libre, pero el formato descriptivo principal tendrá que ajustarse a este modelo. 1. Propuesta de funcionamiento y organización general del servicio 1.1 Descripción de la empresa. Experiencia y capacidad. Se describirá la experiencia y la capacidad para ofrecer servicios de restauración en grandes eventos empresariales, culturales o deportivos. 1.2 Oferta de solución global Se describirá la información sobre los productos, servicios y las soluciones propuestas, así como las adaptaciones específicas a los requerimientos y necesidades del Torneo y del RCTB. 1.3 Estructura de personal Se detallará el organigrama del equipo, la estructura de soporte y la interlocución con la empresa organizadora del evento. 1.4 Gestión de las reservas Se detallarán propuestas para agilizar la rotación de los turnos de comidas y cenas. 2. Gestión del restaurante Village 2.1 Propuesta de menús Se detallaran la oferta de menús completa para todo el torneo, con indicación de las posibles variantes. 2.2 Bebidas y servicio de cafetería 2.3 Propuesta mobiliario, vajilla y decoración de las mesas. Se detallará toda la variedad de las bebidas, vinos, cavas, y licores a disposición de los clientes. Debiéndose respetar en todo momento los acuerdos del torneo con determinados patrocinadores. Se describirá el mobiliario de la sala: mesas, sillas y material de apoyo en la sala, y toda la gama de vajilla (platos, vasos, cubiertos), manteles, manteles y decoración de las mesas. 2.4 Propuesta de comida oficial Se detallará el menú para la Comida de la Final del Torneo (aprox. 100 personas), con indicación completa de los platos a elegir, los postres, la bebida y el servicio de cafetería. 2.5 Propuesta de cena oficial Se detallará el menú para la Cena oficial del Torneo (aprox. 350 personas), con indicación completa de los platos a elegir, los postres, la bebida y el servicio de cafetería. 2.6 Propuesta de cócteles y cenas privadas 2.7 Materias primas y proveedores Se detallarán las propuestas de menús que puedan disponer los patrocinadores. Se describirá la forma para asegurar la calidad de la materia prima y principales proveedores, y modelo de ficha técnica para cada plato. 9

10 3. Servicio de catering en las carpas de los patrocinadores 3.1 Menús de catering Se detallarán la oferta de aperitivos o snack para ofrecer en las carpas de los patrocinadores. 3.2 Propuesta, vajilla y decoración de las mesas Se describirán las presentaciones, los tipos de vajilla y el material, los embalajes y en general, todos los materiales utilizados para este tipo de servicios. 4. Canon y facturación 4.1 % de facturación servicios de catering Se propondrá el% de la facturación global por los servicios de catering que el operador ofrezca al organizador del evento. 5, Certificaciones y seguros 5.1 Certificaciones Se detallará si dispone certificados de organismos nacionales o internacionales (ISO, EFQM, OHSAS..) sobre gestión de calidad, procesos, medioambiente, salud y seguridad laboral, integración, género y todos aquellos ámbitos que se considere convenientes para el desarrollo de este servicio. 5.2 Seguros de riesgos y Responsabilidad Civil Se detallarán las cantidades que cubre la póliza contratada. 5.3 Avales y Garantías Se proporcionara documento acreditativo de depósito bancario o aval por un importe no inferior a donde aparezca como único beneficiario la sociedad explotadora del Barcelona Open Banc Sabadell. Se podrá acompañar, a modo de anexos la siguiente información: Planos y descripción gráfica de los elementos y/o servicio Ofertas de menús Restaurante Village Fichas técnicas de los menús del Restaurante Ofertas de aperitivos y/o menús Catering Carpas Certificaciones de calidad (copia de la acreditación) Póliza de seguro de responsabilidad civil Especificaciones: El dossier no podrá superar las 30 páginas DIN A-4, a una sola cara. El dossier se presentará encuadernado (sistema libre) en un único volumen. Con la oferta se adjuntará un CD, DVD o lápiz óptico que deberá contener la totalidad de la información y documentación de la oferta presentada en papel. No se aceptará ni se valorará ninguna oferta que no cumpla los requisitos establecidos respecto al formato, extensión y estructura descritos anteriormente. El plazo para entregar las propuestas finaliza el día