Instructivo de Autoaprendizaje Sistema de Contabilidad. Instructivo de Autoaprendizaje. Sistema de Contabilidad

Transcripción

1 Instructivo de Autoaprendizaje Sistema de Contabilidad Como subir archivo plano con terceros

2 COMO SUBIR ARCHIVOS PLANOS CON TERCEROS Por medio de esta opción, el sistema le permitirá ingresar de manera rápida todas las contabilizaciones que desee a través de archivos planos. Para realizar esta acción es necesario que tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Se debe tener creadas las cuentas contables en Nubox hasta el nivel donde se quiere ingresar la información. Estas cuentas deben estar detalladas por terceros. Las cuentas deben tener asociado el tercero al cual se le incorporará el movimiento. Las cuentas que están detalladas como SI sucursal, se le debe colocar la sucursal en el archivo plano y las que no entonces dejar en blanco. El archivo debe crearse en formato.csv Para cargar archivos con terceros se deben diseñar 2 archivos estructurados de la siguiente forma: El primer archivo debe estar diseñado de acuerdo a la estructura de incorporación de Comprobante sin terceros. El segundo archivo debe estar diseñado de acuerdo a como lo indica la estructura del archivo llamado. Para realizar el archivo hay que tener en cuenta la estructura como debe estar creado, para esto el Sistema le permite bajar la plantilla para la creación. Ésta se encuentra en la ruta: -----

3 Tal como lo muestra la siguiente pantalla: El sistema le mostrará las opciones de descarga de cada una de las plantillas que le permitirá hacer la creación de los archivos. Tal como lo muestra la siguiente pantalla: Para la incorporación de archivos con terceros la estructura que debe conservar el archivo es la siguiente: El primer archivo debe estar de acuerdo a estos parámetros. FORMATO DE COMPROBANTES DESCRIPCIÓN CAMPO TIPO LARGO OPCIONAL Código de cuenta asociada TEXTO 12 para códigos están- NO al movimiento dar y 40 para códigos de importación. Día del movimiento NUM 2 NO Mes del movimiento NUM 2 NO Año del movimiento NUM 4 NO Número del comprobante NUM 9 NO Tipo de comprobante NUM 1 NO Valor al debe NUM 13 NO

4 Valor al haber NUM 13 NO Número de secuencia NUM 5 NO del movimiento Código de centro de NUM 40 SI costo Concepto TEXTO 120 SI Código de sucursal NUM 40 SI Para la realización del segundo archivo debe conservar la siguiente estructura: FORMATO DE AUXLIARES DE COMPROBANTES DESCRIPCIÓN CAMPO TIPO LARGO OPCIONAL Código de cuenta usada TEXTO 12 para códigos estándar NO como auxiliar (cuen- ta relacionada a la y 40 para códigos de importación. cuenta corriente y cuenta auxiliar) Rut del cliente o proveedor NUM 8 NO sin dígito verifi- cador (*) Dígito verificador del TEXTO 1 NO cliente o proveedor Nombre del cliente o TEXTO 120 NO proveedor Número del documento NUM 9 NO Número de línea del NUM 5 NO detalle Día del vencimiento del NUM 2 SI documento Mes del vencimiento NUM 2 SI del documento Año del vencimiento NUM 4 SI del documento Valor del documento NUM 10 NO Mes del período contable NUM 2 NO o tributario Año del período contable NUM 4 NO o tributario Número del comprobante NUM 9 NO Tipo de comprobante NUM 1 NO

5 (1: Ingreso, 2: Egreso, 3: Traspaso) Número de secuencia del comprobante (debe ser mayor a cero) NUM 5 NO Los tipos de comprobante están enumerados de la siguiente forma: 1: Recibo de caja 2: Comprobante de egreso 3: Comprobante de consignación 4: Factura de venta 5: Factura de compra 6: Nota de crédito 7: Nota de débito 8: Nota de depreciación 9: Nota de amortización 10: Nota de nómina 11: Nota de provisiones 12: Nota de provisiones prestaciones sociales 13: Nota de aportes al sistema de seguridad social y parafiscal 14: Nota de contabilidad 15: Nota de cierre 16: Nota de saldos iniciales 17: Nota de causaciones 19: Nota de ajuste 20: Nota bancaria El primer archivo creado en formato.csv quedaría de la siguiente forma: El segundo archivo credo en formato.csv quedaría de la siguiente forma:

6 Si el archivo está en formato de Excel se debe convertir a.csv y se hace de la siguiente forma: Se le da clic a la opción Guardar Como, tal como lo muestra la siguiente pantalla Ejecutar esta opción Luego darle el nombre con el que desee llamar al archivo y en tipo de documento elegir CSV (delimitado por comas). Luego se debe ingresar a la opción -----

7 En ésta pantalla se le debe seleccionar las opciones de la siguiente manera. En Tipo de Información se debe seleccionar, al seleccionar esta opción el sistema solicitará la incorporación de los 2 archivos planos los cuales se describieron anteriormente, tal como lo muestra la siguiente imagen: Posteriormente se seleccionan los archivos ya creados. El primer archivo es el archivo creado sin terceros y el segundo el que contiene los Nit. En Usar Cta. Importación decirle En Opciones para Información de Terceros: se presenta la alternativa En esta opción el sistema creará los terceros que no estén asociados a las cuentas contables y el usuario deberá agregar la información complementaria posteriormente. En Opciones para numeración de comprobante: se presentan 2 alternativas que son: 1. En esta opción el sistema cargará el comprobante con el número indicado en el archivo plano. 2. En esta opción el sistema cargará el comprobante teniendo en cuenta el la condición de numeración definida en los parámetros preliminares. Luego de diligenciar estas opciones se le debe dar click al botón El sistema realizará el proceso hasta carga el 100% del archivo. En el caso que el archivo presente algún tipo de error el sistema le dará un reporte como se visualiza en la siguiente pantalla.

8 En este caso se debe dar click en muestra la siguiente pantalla. para que nos muestre los errores encontrados, como lo Archivo fuente Archivo Comprobantes Línea Tipo de Error 2 El valor haber no puede ser vacío, reemplácelo por cero. 3 El valor debe no puede ser vacío, reemplácelo por cero. Se debe dirigir al archivo, hacer la corrección y proceder nuevamente a realizar los pasos anteriormente descritos. Cuando el sistema carga el archivo sin ningún tipo de error, el sistema volverá a la pantalla de inicio por si se desea seguir incorporando más archivos. Como último se recomienda ingresar a la opción de comprobantes a verificar la contabilización Incorporada.