IP Office 8.1 Cómo usar Voic Pro en modo Intuity

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1 Cómo usar Voic Pro en modo Intuity Número 13a - (28/06/2012)

2 2012 AVAYA Reservados todos los derechos. Aviso Si bien es cierto que se hizo todo lo posible para garantizar que la informacion en este documento fuera completa y exacta al momento de su impresion, Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por ningun tipo de error. Es posible que se incorporen cambios y correcciones a la informacion en este documento en ediciones futuras. Renuncia sobre la documentacion Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por modificaciones, adiciones ni anulaciones que se realicen en la version original publicada de esta documentacion, a menos que dichas modificaciones, adiciones o anulaciones fueran realizadas por Avaya. Renuncia relativa a los enlaces o vinculos Avaya Inc. no asume ninguna responsabilidad por el contenido o la fiabilidad de ningun sitio web vinculado y al que se haga referencia en esta documentacion. Avaya tampoco respalda necesariamente los productos, servicios o informacion que estos describen u ofrecen. 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Procesador designado significa un solo dispositivo informatico autosoportado. Servidor significa un Procesador designado que hospeda una aplicacion de software a la que accederan usuarios multiples. Software significa los programas de computadora en codigo objeto, originalmente bajo licencia de Avaya y en ultima instancia utilizado por el Usuario. Final, ya sea como Producto autosoportado o preinstalado en el Hardware. Hardware significa los productos de hardware estandar, originalmente vendidos por Avaya y en ultima instancia utilizados por el Usuario Final. Derechos de autor Excepto donde se estipule expresamente lo contrario, el Producto esta amparado por los derechos de autor y otras leyes referentes a los derechos de propiedad exclusiva. La reproduccion, transferencia y/o uso no autorizado podra considerarse una ofensa tanto criminal como civil, de acuerdo con la ley pertinente. Componentes de otros fabricantes Ciertos programas de software o partes del mismo incluidos en el Producto pueden contener software distribuido bajo acuerdos de terceros ("Componentes de terceros"), lo que puede contener terminos que amplien o limiten los derechos de utilizar ciertas partes del Producto ("Terminos de terceros"). La informacion que identifica los Componentes de terceros y los Terminos de terceros que corresponden a los mismos, se puede obtener en el sitio web de Avaya, en: Intervencion contra fraude para proteger a Avaya Si usted sospecha que ha recibido un tratamiento injusto a causa de fraude por peaje electronico y necesita asistencia tecnica, llame a la Linea de Intervencion contra el Fraude de Peaje del Centro de Servicio Tecnico, al numero para los Estados Unidos y Canada. Las vulnerabilidades de seguridad sospechada con los Productos de Avaya deberian comunicarse a Avaya enviando un mensaje de correo electronico a: Para otros numeros telefonicos de asistencia, consulte el sitio web de Avaya (http://www.avaya.com/support). Marcas comerciales Avaya y el logo de Avaya son marcas comerciales registradas de Avaya Inc. en los Estados Unidos de America y en otras jurisdicciones. A menos que se estipule de otra manera en este documento, las marcas identificadas con, y SM son marcas registradas, marcas comerciales y marcas de servicio, de Avaya Inc. El resto de las marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. Informacion sobre la documentacion Para obtener las versiones mas actuales de la documentacion, visite el sitio web de asistencia de Avaya (http://www.avaya.com/support) o IP Office Knowledge Base (http://marketingtools.avaya.com/knowledgebase/). Asistencia al cliente de Avaya Avaya proporciona un numero telefonico que podra usar para comunicar problemas o hacer preguntas sobre el centro de contactos. El numero telefonico de asistencia es en los Estados Unidos. Para otros numeros de telefono de la asistencia, consulte el sitio Web de Avaya, en Tipo(s) de Licencia: Licencia de Sistema(s) Designado(s) o "DS". El Usuario Final podra instalar y utilizar cada copia del Software en solamente un Procesador designado, a menos que un numero diferente de Procesadores designados se indique en la Documentacion o en otros materiales a disposicion del Usuario Final. Avaya podra requerir que el o los procesadores se identifique(n) por tipo, numero de serie, funcion clave, ubicacion u otra designacion especifica, o a ser proporcionada por el Usuario Final a Avaya mediante medios electronicos especificamente establecidos para este proposito. Página 2

3 Contenido Especificación... del perfil de hora Respuesta... a llamadas externas 51 Contenido 1. Introducción 7. Administración del buzón 1.1 Resumen de... opciones del buzón Opciones disponibles... al llamar al buzón Cambio de... contraseña 7.2 Grabación... de su nombre 7.3 Asignación de la dirección de un mensaje antes de grabarlo Cancelación... de futuras llamadas y mensajes 7.5 Configuración del orden en el que se reproducen los mensajes Inicio de sesión en el buzón 2.1 Inicio de sesión... por primera vez Inicio de sesión... después de la primera vez Inicio de sesión... remoto Otras maneras... de iniciar sesión Reproducción de mensajes 3.1 Escucha de... los mensajes 3.2 Llamado a... la persona que envió el mensaje 3.3 Respuesta... a un mensaje 3.4 Reenvío de... un mensaje 3.5 Envío de un... mensaje nuevo 3.6 Grabación... de un mensaje 3.7 Cómo examinar... sus mensajes Mensajes de fax 8.1 Remisión de... un mensaje de fax Cambio de... un número de fax personal Eliminación... de un número de fax personal Voz visual Índice Listas de correo 4.1 Creación de... una lista de correo 4.2 Utilización de... una lista de correo 4.3 Remisión a... una lista 4.4 Revisión de... una lista 4.5 Cómo cambiar... el Estado de la lista 4.6 Agregado de... miembros a una lista 4.7 Eliminación... de miembros de una lista 4.8 Eliminación... de una lista Saludos personales 5.1 Saludos temporales Saludos de... grupos de búsqueda 5.3 Saludos personales Grabación... de un saludo 5.5 Administración... de saludos 5.6 Activación de... un saludo 5.7 Desactivación... de un saludo 5.8 Búsqueda de... saludos 5.9 Escuchar un... saludo 5.10 Cambio de... un saludo 5.11 Eliminación... de un saludo 5.12 Creación de... un saludo temporal 5.13 Opción de transferencia para las personas que llaman Notificación de correo de voz 6.1 Activación o... desactivación del timbrado 6.2 Llamadas al... exterior Configuración de los destinos de las llamadas externas Cómo activar o desactivar las llamadas externas Cambio... de números de teléfono Cómo... cambiar el valor de tiempo de espera Creación... de una lista de derivación Selección de cuándo recibir llamadas externas Página 3

4 Capítulo 1. Introducción Página 4

5 Introducción: 1. Introducción En este documento se describen las operaciones regulares del buzón en un sistema IP Office usando un servidor Voic Pro que se ejecuta en el modo en modo de emulación Intuity. 1.1 Resumen de opciones del buzón Este es un resumen de las opciones disponibles para recolectar los mensajes del correo de voz. Las opciones que se muestran en gris no son compatibles con la emulación de IP Office Intuity. Página 5

6 Si el administrador del sistema ha configurado por lo menos 1 número de transferencia del correo de voz, puede presionar *0 mientras está recolectando los mensajes y se lo transferirá a un número de recepción. Puede seleccionar una opción de un aviso le solicite sin la necesidad de esperar a que el aviso termine. Sin embargo, no se le permitirá marcar durante los mensajes de error o las indicaciones que el sistema quiera que escuche. Para más información sobre las opciones disponibles para la persona que llama que desee dejar un mensaje, consulte Opciones para las personas que llaman al buzón Opciones disponibles al llamar al buzón Cuando llama a una extensión y se lo dirige al correo de voz, puede acceder a algunas otras opciones. Puede omitir el mensaje de saludo y pasar directamente al tono que le indica cuándo dejar el mensaje. Para omitir el saludo del buzón: 1. Marque el número de la extensión. 2. Tan pronto como se responda la llamada, presione 1 para omitir el saludo. A continuación se oirá el tono que indica que ya se puede guardar el mensaje. Opciones después de dejar un mensaje: Cuando deja un mensaje de correo de voz, puede designar el mensaje como prioritario, privado o ambos. Los dueños de los buzones oyen primero los mensajes prioritarios al escuchar sus mensajes. Los mensajes prioritarios privados se reproducen antes que los mensajes prioritarios. Los mensajes privados no pueden remitirse a otro buzón. 1. Marque el número de la extensión. 2. Deje un mensaje. 3. En lugar de colgar, presione #. 4. Para marcar un mensaje como privado, presione 1. Para marcar un mensaje como prioritario, presione 2. Escuchará un mensaje de confirmación. Siga las instrucciones que escuche si desea volver a cambiar el estado. 5. Presione # nuevamente para enviar el mensaje. 6. Entonces puede presionar *7 para iniciar sesión en un buzón de voz o *8 para que se lo transfiera a un número de extensión. Página 6

7 Capítulo 2. Inicio de sesión en el buzón Página 7

8 2. Inicio de sesión en el buzón La forma en la que inicia sesión en su buzón Intuity es la misma independientemente de que sea la primera vez que inicia sesión o no. Las indicaciones que escucha son diferentes. Cuando inicia sesión en su buzón por primera vez grabe su nombre. Para los inicios de sesión siguientes, 9 8, es posible que se le solicite que configure una contraseña y sólo necesitará ingresar el número de su buzón y la contraseña. Muchos teléfonos Avaya tienen teclas o menús especiales para acceder a los buzones del correo de voz. También puede utilizar la aplicación IP Office Phone Manager, que puede mostrar cuándo tiene mensajes de correo de voz. Para más información, consulte Otras maneras de iniciar sesión 10. En ocasiones, es posible que desee iniciar sesión en su buzón desde un teléfono que no es parte de la red telefónica de su organización. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión remoto Inicio de sesión por primera vez La primera vez que llame a su buzón se le indicará que grabe su nombre y cambie la contraseña del buzón. El nombre que grabe se utilizará en varios mensajes del sistema y en la búsqueda en el directorio de correos de voz del sistema. En general, el número de buzón coincide con su número de extensión, que es el número interno que la gente marca para llamarlo. El administrador del sistema puede decirle si su número de buzón es distinto. Asimismo, el administrador del sistema también puede indicarle si su buzón ya tiene configurada una contraseña. En general, la contraseña no se configura hasta que usted inicia sesión por primera vez. Para iniciar sesión por primera vez: 1. Marque * Si está marcando desde su propia extensión, presione #. Si no, ingrese su número de extensión y presione #. 3. Si todavía no se ha configurado una contraseña, presione #. Se le pedirá que ingrese una contraseña nueva. Si ya se ha configurado una contraseña, ingrésela y presione #. 4. Ingrese una contraseña nueva y presione #. Su contraseña no puede ser igual a su número de extensión, ni un grupo de dígitos repetidos o números consecutivos. 5. Vuelva a ingresar la contraseña nueva y presione #. Puede volver a cambiar la contraseña 53 en otro momento. 6. Grabe su nombre cuando se le indique. Puede volver a grabar su nombre 53 en otro momento. 7. Presione 1 y, al escuchar el tono, diga su nombre. 8. Presione 1 nuevamente. Se volverá a reproducir su grabación. 9. Presione # para aceptar la grabación, o 1 para volver a grabar. 10.Después de que inicie sesión, escuchará indicaciones de qué hacer. Puede encontrar un resumen de muchas de las opciones en Resumen de las opciones del buzón 5. Presione *4 para obtener ayuda en cualquier momento. Presione *7 para volver al menú de actividad. Presione # al final de un menú para volver al menú anterior. Nota: Dado que más de un usuario atiende un buzón del grupo de búsqueda, el sistema no le avisará que debe cambiar la contraseña del correo de voz de un grupo de búsqueda al primer inicio de sesión. Página 8

9 Inicio de sesión en el buzón: Inicio de sesión por primera vez 2.2 Inicio de sesión después de la primera vez Si ya ha iniciado sesión una vez y ha grabado su nombre y configurado una contraseña, sólo necesita ingresar su número de buzón y la contraseña. Para iniciar sesión después de la primera vez: 1. Marque *17 o utilice un método alternativo compatible con su teléfono. 2. Si está marcando desde su propia extensión, presione #. Si no, ingrese su número de extensión y presione #. 3. Ingrese su contraseña para el correo de voz y presione #. Después de que inicie sesión, escuchará indicaciones de qué hacer. Puede encontrar un resumen de muchos de los controles en Resumen de las opciones del buzón 5. Presione *4 para obtener ayuda en cualquier momento. Presione *7 para volver al menú de actividad. Presione # al final de un menú para volver al menú anterior. 2.3 Inicio de sesión remoto Puede iniciar sesión en su buzón desde un teléfono que no sea parte de la red telefónica de su organización. En general, el sistema está configurado con un número especial para marcar y luego seleccionar el buzón solicitado. Sin embargo, si no se hubiera realizado dicha configuración, puede utilizar el siguiente método para iniciar sesión de manera remota. Para iniciar sesión de manera remota: 1. Llame a su empresa y solicite que lo conecten a un número en el cual acceda al correo de voz. Eso significa que debe ser un número en el que no responda una persona; por ejemplo, su propio número de extensión. 2. Espere a que el sistema del correo de voz responda y le solicite que deje. 3. Después del tono, en lugar de dejar un mensaje, presione #. En algunos casos puede escuchar un mensaje que le indicará que no hay ningún mensaje para guardar. 4. Marque *7. Se le solicitará que seleccione el buzón que desea. 5. Ingrese su número de extensión y presione #. 6. Cuando se le indique, ingrese la contraseña de su buzón y presione #. Escuchará, como de costumbre, un resumen de los mensajes del buzón. Página 9

10 2.4 Otras maneras de iniciar sesión Existen otras formas de iniciar sesión en su buzón, además de utilizar el código de acceso *17. Las opciones disponibles dependen del tipo de teléfono que utilice y la configuración que se haya aplicado. Para obtener más información, consulte al administrador del sistema. Las opciones disponibles son mediante: El botón de Recolección del correo del correo de voz La tecla de Menú 10.. El botón de Visual Voice (voz visual) Un teléfono de texto Uso del botón de Recolección del correo de voz Puede recolectar sus mensajes de voz desde su propia extensión utilizando un botón programado para la recolección del correo de voz. Si su extensión es de confianza, no es necesario que ingrese el código del buzón. Para iniciar sesión a través de un botón de Recolección del correo de voz: 1. Presione el botón con el nombre VMCol. 2. Se reproducirá el menú de actividad. Uso de una tecla de Menú En algunos teléfonos de Avaya, existe una tecla de proceso de evaluación a cargo de Brian. Menú que puede utilizarse para iniciar sesión en su buzón. En Para iniciar sesión a través de una tecla de Menú: 1. Presione Menú dos veces. 2. Presione la tecla ubicada debajo de Msjs. 3. Presione la tecla ubicada debajo de Voz. Se mostrarán los nombres de los buzones para los que recibe indicaciones de mensajes en espera y el número de mensajes nuevos en cada buzón. 4. Presione la tecla ubicada debajo del buzón deseado. Continúe iniciando sesión como lo hace habitualmente. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión después de la primera vez 9. Uso de un botón de Visual Voice (voz visual) Un botón de Visual Voice (voz visual) brinda un menú en pantalla para acceder a su buzón. El menú le ofrece opciones para escuchar los mensajes, enviar mensajes, y cambiar sus saludos y su contraseña. Para iniciar sesión a través de un botón de Visual Voice (voz visual): 1. Presione el botón de Voz. 2. Seleccione una de las acciones mostradas. Las opciones disponibles son de la siguiente lista: Escuchar: reproducir sus mensajes nuevos o viejos. Mensaje: enviar un mensaje de voz. Saludo: cambiar sus saludos personales. Correo electrónico: cambie el estado de alerta para las notificaciones de correo electrónico. Contraseña: cambiar la contraseña de su correo de voz. Grupo: reproducir los mensajes de voz del grupo del que tiene acceso al correo de voz. Para obtener más información acerca del uso de Visual Voice (voz visual), consulte la guía para el usuario del teléfono pertinente. Uso de un teléfono de texto Si utiliza un teléfono de texto (dispositivo TTY), los pasos para iniciar sesión en su buzón son los siguientes: Para iniciar sesión con un teléfono de texto: 1. Marque *17. Página 10

11 Inicio de sesión en el buzón: Otras maneras de iniciar sesión 2. Descuelgue el auricular del teléfono analógico. Cuando esté conectado, verá las indicaciones en la pantalla del teléfono de texto. Para solicitudes como "Presione 1 para...", debe usar el teclado del teléfono. Para mensajes seguidos por GA (go ahead, continúe), debe escribir desde el teléfono de texto. Página 11

12 Capítulo 3. Reproducción de mensajes Página 12

13 Reproducción de mensajes: 3. Reproducción de mensajes Cuando haya iniciado sesión exitosamente en su buzón, escuchará un aviso que le indicará los mensajes que tiene. Por ejemplo, escuchar la cantidad de mensajes de voz y la cantidad de correos electrónicos y mensajes de fax, de haberlos. Puede escuchar sus mensajes o grabar un nuevo mensaje y enviarlo. Si algunos de los mensajes son correos electrónicos, también puede responderlos. Si alguno de sus mensajes es de fax, puede especificar un número de fax personal para poder remitir o imprimir el mensaje. Solamente recibirá mensajes de correo electrónico si su cuenta de buzón de voz se ha configurado para recibir correos electrónicos en el buzón de voz. Para obtener más información, consulte al administrador del sistema. Cada mensaje comienza con un encabezado, que contiene detalles acerca del remitente (si se lo conoce) y de cuándo se dejó el mensaje. Para los mensajes de fax, el encabezado incluye la cantidad de páginas. De manera predeterminada, los mensajes se reproducen en el orden mencionado a continuación. Puede cambiar el orden, si así lo prefiere, para escuchar los tipos de mensajes en un orden diferente, por ejemplo; los mensajes de correo electrónico primero. Para obtener más información, consulte Configuración del orden en el que se reproducen los mensajes Mensajes de voz. 2. Mensajes de fax. 3. Mensajes de correo electrónico. Todos los tipos de mensajes se agrupan en las siguientes categorías. Primero se presentan los mensajes prioritarios. Luego se reproducen los mensajes nuevos, seguidos por los mensajes viejos. Prioritario Cuando una persona deja un mensaje, puede marcarlo como mensaje prioritario. Nuevo Un mensaje que no se ha escuchado. Viejo Una vez que ha escuchado un mensaje nuevo, éste se convierte en un mensaje viejo. Salvo que los borre antes, los mensajes se eliminan automáticamente tras 30 días (720 horas). Ése es el período predeterminado, pero el administrador del sistema puede cambiar la configuración para distintos tipos de mensajes. Consulte a su administrador para averiguar por cuánto tiempo se guardan los mensajes antes de que se los borre automáticamente. Si especifica el orden en el que desea que se reproduzcan los distintos tipos de mensajes, escuchará todos los mensajes de un determinado tipo antes de pasar al tipo siguiente. Por ejemplo, si especifica los correos electrónicos, seguidos por mensajes de voz, seguidos por mensajes de fax, escuchará prioridad, correos electrónicos nuevos y antiguos seguidos de prioridad, mensajes de voz nuevos y antiguos seguidos de prioridad, mensajes de fax nuevos y antiguos. Mientras escucha un mensaje, tiene opciones para: Buscar u omitir mensajes o los encabezados de los mensajes 19. Pase al siguiente tipo de mensaje, por ejemplo; si no desea escuchar los mensajes a los que ya ha accedido. Regresar la llamada a quien envió el mensaje 15. Responder a un mensaje, con o sin el mensaje original 15. Remitirlo a otra extensión o a varias extensiones al mismo tiempo al final de un mensaje que remitirá. 16. Puede agregar un comentario al principio o Desde su buzón también puede enviar un mensaje nuevo o grabar un sólo mensaje y enviarlo a varios buzones al mismo tiempo. Sus mensajes se guardan hasta que usted los borra o hasta que se borran automáticamente tras un período de tiempo preestablecido. Página 13

14 3.1 Escucha de los mensajes Cuando recibe mensajes puede omitir el encabezado y escuchar el mensaje. Al escuchar sus mensajes, puede volver a escuchar todo el mensaje o sólo una parte. Puede escuchar los detalles del encabezado cuando llega al final del mensaje presionando 23. Para escuchar los mensajes en su buzón: 1. Inicie sesión en su buzón. Se indicará el número de mensajes y cuántos de esos mensajes son prioritarios. 2. Presione 2 para recibir sus mensajes. Se reproducirá el encabezado del primer mensaje. Puede presionar 0 para omitir el encabezado y escuchar el mensaje. 3. Mientras escucha sus mensajes, puede utilizar los siguientes controles para volver a escuchar el mensaje completo o una parte de él. Presione 2 para reiniciar el mensaje. Presione 23 para volver a reproducir el encabezado. Presione 3 para pausar o continuar. Presione 5 para rebobinar 5 segundos. Presione *5 para reiniciar. Presione 6 para avanzar 5 segundos. 4. Una vez escuchado el mensaje, tiene las siguientes opciones: Presione 1 para responder al mensaje o remitirlo. Para obtener más información, consulte Respuesta a un mensaje 15. Presione *1 para remitir un mensaje de fax 57. Presione *3 para borrar el mensaje y continuar con el siguiente. Presione # para reproducir el siguiente mensaje. También están disponibles los siguientes controles. Presione *# para pasar a la siguiente categoría. Presione **8 para restaurar el mensaje que acaba de eliminar. Presione **4 para guardar el mensaje en la categoría actual. Presione *2 para volver al mensaje anterior. Presione **9 para colgar y finalizar el correo de voz. Página 14

15 Reproducción de mensajes: Escucha de los mensajes 3.2 Llamado a la persona que envió el mensaje Si el mensaje se envió desde un número interno, puede llamar al remitente. Si la llamada es de otra extensión o si se conoce el CLI interno de la persona que llama (se reproduce en el encabezado del mensaje), puede llamar de vuelta al remitente. Para llamar al remitente: 1. Mientras escucha el mensaje, presione Para llamar al remitente, presione 0. Se cerrará su sesión en el buzón. 3.3 Respuesta a un mensaje Cuando reciba un mensaje de voz o un correo electrónico, puede enviar un mensaje de respuesta al remitente. Puede elegir responder con o sin el mensaje original adjunto. Para responder un mensaje: 1. Mientras escucha un mensaje, presione Para responder al mensaje con correo de voz, presione 1 nuevamente. 3. Seleccione el tipo de respuesta: Presione 6 para responder sin el mensaje original adjunto. Presione 9 para responder con el mensaje original adjunto. 4. Después del tono, grabe su respuesta. 5. Presione # cuando haya finalizado. El envío de su mensaje de respuesta quedará programado y usted volverá a la opción de recolección de mensajes. Página 15

16 3.4 Reenvío de un mensaje Puede remitir un mensaje de voz a otro buzón o a varios buzones al mismo tiempo. Un correo electrónico se puede reenviar solo a un buzón a la vez. No puede remitir un mensaje de voz si la persona que lo envía lo marca como privado. Los comentarios grabados se reproducen seguidos por el mensaje remitido. Si remite mensajes al mismo grupo de gente, puede utilizar una lista de correo para seleccionar los buzones a los que desea remitir un mensaje. Para obtener más información, consulte Utilización de una lista de correo 23. Puede configurar la dirección para un mensaje remitido antes de grabar el comentario. Para más información, consulte Asignación de la dirección de un mensaje antes de grabarlo 54. Para remitir un mensaje de voz a otros buzones: 1. Mientras escucha un mensaje, presione Presione 2 para remitir el mensaje con un comentario. 3. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación. Se le solicitarán las direcciones para la remisión. 4. Ingrese un número de buzón (o marque el nombre correspondiente) y luego presione #. Repita la operación hasta que haya ingresado todos los buzones a los que desee remitir el mensaje. Para borrar el último número ingresado, presione *3. 5. Presione # para finalizar la asignación de direcciones. 6. Presione # para enviar el mensaje remitido. Página 16

17 Reproducción de mensajes: Reenvío de un mensaje 3.5 Envío de un mensaje nuevo Puede enviar un mensaje nuevo a otro buzón u otros buzones. De manera predeterminada, debe especificar la dirección de un mensaje después de grabarlo, pero puede cambiar esa opción si prefiere especificar la dirección primero. Para más información, consulte Asignación de la dirección de un mensaje antes de grabarlo 54. Para enviar un mensaje nuevo: 1. Mientras escucha su mensaje, presione Presione 4. Se le indicará que grabe su mensaje nuevo. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación. 3. El sistema pedirá que indique las direcciones a las que desea remitir el mensaje. Mientras ingresa las direcciones, puede presionar *2 para cambiar entre ingresar una dirección por número de extensión o ingresarla buscando un nombre de usuario. Ingrese un número de buzón (o marque el nombre correspondiente) y luego presione #. Repita hasta que haya ingresado los números de todos los buzones a los que desea reenviar el mensaje. Para seleccionar y agregar una lista de correo, presione *5. Se le solicitará ingresar el número de buzón del propietario de la lista de correos y luego el número de la lista. Para borrar el último número ingresado, presione *3. Vuelva a presionar # para finalizar la asignación de direcciones. 4. Seleccione cualquier de las siguientes opciones: Presione 1 para marcar el mensaje remitido como privado. Presione 2 para marcar el mensaje remitido como prioritario. Presione # para enviar el mensaje remitido. Página 17

18 3.6 Grabación de un mensaje Puede grabar un mensaje y enviarlo a otro buzón o a varios buzones al mismo tiempo. Si envía mensajes de voz con frecuencia al mismo grupo de dueños de buzones, puede crear una lista de correo. Para obtener más información, consulte Creación de una lista de correo 22. La grabación debe durar 3 segundos como mínimo. De manera predeterminada, debe especificar la dirección de un mensaje después de grabarlo, pero puede cambiar esa opción si prefiere especificar la dirección primero. Para obtener más información, consulte Asignación de la dirección de un mensaje antes de grabarlo 54. Para grabar un mensaje: 2. Para seleccionar grabar, presione Después del tono, comience a grabar su mensaje. 4. Presione # para finalizar la grabación o presione 1 para detenerse para editar la grabación que acaba de realizar. Presione 1 para detener o iniciar la grabación. Presione 2 para rebobinar la grabación. Presione 23 para volver a reproducir la grabación. Presione *3 para borrar la grabación. Presione # para aprobar la grabación. 5. Se le indicará que ingrese la dirección o las direcciones a las que desee remitir el mensaje. Mientras ingresa las direcciones, puede presionar *2 para cambiar entre ingresar una dirección por número de extensión o ingresarla buscando un nombre de usuario. Ingrese un número de buzón (o marque el nombre correspondiente) y luego presione #. Repita hasta que haya ingresado los números de todos los buzones a los que desea reenviar el mensaje. Para seleccionar y agregar una lista de correo, presione *5. Se le solicitará ingresar el número de buzón del propietario de la lista de correos y luego el número de la lista. Para más información, consulte Listas de correos 21. Para borrar el último número ingresado, presione *3. Vuelva a presionar # para finalizar la asignación de direcciones. 6. Seleccione cualquier de las siguientes opciones: Presione 1 para marcar el mensaje remitido como privado. Presione 2 para marcar el mensaje remitido como prioritario. Presione # para enviar el mensaje remitido. Cuando está escuchando un mensaje, puede grabar un mensaje nuevo y enviarlo a cualquier dueño de un buzón. Para obtener más información, consulte Envío de un mensaje nuevo 17. Página 18

19 Reproducción de mensajes: Grabación de un mensaje 3.7 Cómo examinar sus mensajes Puede buscar en sus mensajes o en los encabezados de los mensajes sin tener que realizar ninguna otra acción. El encabezado de un mensaje le indica cuándo se recibió el mensaje, quién lo dejó (si se sabe) y su duración. Para buscar en sus mensajes: 2. Presione 7 para seleccionar buscar mensajes. 3. Seleccione el modo de búsqueda deseado: Presione 1 para buscar en los encabezados y en los mensajes. Presione 2 para buscar sólo en los encabezados. Presione 3 para buscar sólo en los mensajes. 4. Mientras se está reproduciendo el mensaje o el encabezado del mensaje, usted puede realizar las siguientes acciones: Presione 2 para rebobinar el mensaje actual. Presione 3 para pausar o continuar. Presione *7 para salir de la búsqueda de mensajes. 5. Cuando está escuchando un mensaje, puede presionar 1 para responder al mensaje o remitirlo. Luego tiene las siguientes opciones: Presione 0 para llamar al remitente del mensaje 15. Presione 1 para dejar un mensaje de voz en el buzón de la persona que llamó Presione 2 para remitir el mensaje a otro buzón Presione 4 para enviar un mensaje nuevo al dueño de otro buzón 17. Una vez escuchados todos los mensajes, usted volverá al menú de actividad. Página 19

20 Capítulo 4. Listas de correo Página 20

21 Listas de correo: 4. Listas de correo Con las listas de correo (también conocidas como listas de distribución personales o PDL, por las siglas en inglés), puede guardar grupos de números de buzones para poder enviar un mensaje de voz a varios destinatarios al mismo tiempo. Eso es útil si manda mensajes frecuentemente a las mismas personas, por ejemplo, a los miembros de uno o más departamentos, o incluso a toda la empresa. Su buzón puede tener hasta 20 listas de correo relacionadas con él. Cada lista puede contener hasta 360 números de buzones. Las listas pueden ser privadas o públicas. Las listas privadas sólo pueden ser usadas por usted, mientras que las listas públicas pueden ser utilizadas por los usuarios de otros buzones al remitir un mensaje. Si usted crea una lista pública, los demás usuarios no pueden modificarla. Cuando asigna la dirección de un mensaje, puede seleccionar una de sus propias listas de correo o una lista pública de otro buzón. Si configuró varias listas de correo, puede resultar útil examinarlas para revisar y verificar cuántos miembros (números de buzón) contiene cada una. Durante la búsqueda, puede eliminar una lista. Uso de Phone Manager Si prefiere trabajar con una representación visual de una lista de correo, puede utilizar la aplicación de Phone Manager si está disponible. Phone Manager le permite configurar o modificar una lista utilizando su computadora en lugar del auricular del teléfono. También puede crear una nueva lista de correo a partir de una lista pública que no haya creado usted. Todas las listas de correo creadas a través del teléfono están disponibles en Phone Manager. En Phone Manager, las listas de correo se denominan listas de distribución personales (PDL, por las siglas en inglés). Todos los cambios realizados a las listas de distribución personales en Phone Manager se ven reflejados cuando utiliza el auricular de su teléfono para administrar las listas de correo. Para más información, consulte la Guía del usuario de Avaya IP Office Phone Manager ( ). Página 21

22 4.1 Creación de una lista de correo Puede crear hasta 20 listas de correo para su buzón. Cada lista de correo puede contener hasta 360 números de buzones. Todas las listas de correo creadas pueden verse y editarse mediante IP Office Phone Manager. Para más información, consulte la Guía del usuario de Avaya IP Office Phone Manager ( ). Para crear una lista de correo: 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las opciones de las listas de correo. 4. Presione 1 para crear una nueva lista de correo. 5. Ingrese un número para identificar la lista y luego presione #. El número de identificación de la lista no debe exceder los 6 dígitos. Si el número es demasiado largo o si ya está en uso, se le solicitará que ingrese un número diferente seguido de #. 6. Marque la lista como privada o pública. Presione 1 para marcar la lista como privada. Presione 2 para marcar la lista como pública. Las listas de correo públicas pueden ser usadas por los dueños de otros buzones, mientras que las privadas no. 7. Cuando se le indique, comience a agregar buzones a la lista de correo. Para agregar un buzón, ingrese el número de buzón y presione #. Para buzones locales, se confirma el nombre de usuario del buzón. También puede seleccionar las siguientes opciones mientras agrega buzones: Presione *2 para pasar a seleccionar buzones por nombre. Presione *5 para importar los contenidos de una lista pública de otro buzón. Se le solicita que ingrese el número de buzón del propietario de la lista seguido de # y luego el número de lista seguido de #. Si el buzón o la lista no son válidos o la lista es privada, se lo llevará nuevamente a la opción para crear una lista de correo de la forma habitual. Si la lista existe y es pública, los contenidos de ésta se importarán siempre y cuando la importación no haga que la lista exceda las 360 entradas. Las entradas duplicadas se quitarán automáticamente. 8. Presione # para terminar de agregar direcciones de buzones. La lista de correo ya puede usarse. Una vez que se ha creado una lista, se puede usar 23 para enviar o reenviar mensajes a través del teléfono o la aplicación IP Office Phone Manager. Además, la lista se puede cambiar 25 o eliminar 27 usando el teléfono o la aplicación IP Office Phone Manager. Página 22

23 Listas de correo: Creación de una lista de correo 4.2 Utilización de una lista de correo Una vez que ha iniciado sesión en su buzón, puede grabar un mensaje y enviarlo a todos los buzones que figuran en una lista de correo. Para enviar un mensaje a los miembros de una lista de correo privada: 1. Presione 1 para grabar el mensaje que desea enviar a todas las personas de la lista. 2. Después del tono, comience a grabar su mensaje. 3. Presione # para finalizar la grabación. Se le indicará que ingrese las extensiones a las que desee enviar el mensaje. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 4. Presione *5. Utilizará una lista de correo privada que usted creó. 5. Presione #. Se mencionará su nombre y se le solicitará que ingrese la identificación de la lista. 6. Ingrese la ID de la lista y presione #. Se le indicará el número de la lista y la cantidad de miembros en ella. Se le solicitará que ingrese los números de extensión. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 7. Presione #.. 8. Presione # para enviar el mensaje. Escuchará un mensaje que confirmará que la entrega está programada. Su mensaje se enviará a todas las extensiones de la lista de correo. Para enviar un mensaje a los miembros de una lista de correo pública: 1. Presione 1 para grabar el mensaje que desea enviar a todas las personas de la lista. 2. Después del tono, comience a grabar su mensaje. 3. Presione # para finalizar la grabación. Se le indicará que ingrese las extensiones a las que desee enviar el mensaje. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 4. Presione *5. Utilizará una lista de correo pública que no creó usted. 5. Ingrese el número de extensión del dueño de la lista de correo pública y presione #. Escuchará el nombre del dueño del buzón y se le pedirá que ingrese la identificación de la lista. 6. Ingrese la ID de la lista y presione #. Se le indicará el número de la lista y la cantidad de miembros en ella. Se le solicitará que ingrese los números de extensión. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 7. Presione #.. 8. Presione # para enviar el mensaje. Escuchará un mensaje que confirmará que la entrega está programada. Su mensaje se enviará a todas las extensiones de la lista de correo. Página 23

24 4.3 Remisión a una lista Puede remitir un mensaje a varios buzones al mismo tiempo mediante una lista de correo. Los mensajes marcados como privados por la persona que los envió no pueden remitirse. Para remitir un mensaje a los miembros de una lista de correo: 1. Mientras escucha el mensaje, presione Presione 2 para remitir el mensaje con un comentario. Se le solicitará que grabe el comentario después del tono. Grabe su comentario y presione # para finalizar la grabación. 3. Se le indicará que ingrese las extensiones a las que desee enviar el mensaje. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. Presione *5. Utilizará una lista de correo que usted creó. 4. Presione #. Se mencionará su nombre y se le solicitará que ingrese la identificación de la lista. 5. Ingrese la ID de la lista y presione #. Se le indicará el número de la lista y la cantidad de miembros en ella. Se le solicitará que ingrese los números de extensión. Utilizará una lista de correo con todas las extensiones. 6. Presione #.. 7. Presione # para enviar el mensaje. Escuchará un mensaje que confirmará que la entrega está programada. Su mensaje se enviará a todas las extensiones de la lista de correo. Página 24

25 Listas de correo: Remisión a una lista 4.4 Revisión de una lista Todas las listas de correo creadas pueden verse y editarse mediante Phone Manager. Los cambios realizados a través del teléfono actualizan los detalles mostrados en Phone Manager. Para más información, consulte la Guía del usuario de Avaya IP Office Phone Manager ( ). Cuando se ha creado una lista de correo, puede averiguar el número de identificación de y los miembros de la lista buscando o revisando sus listas de correo. Para revisar todas sus listas de correo: 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 2 para buscar sus listas de correo. Escuchará el número de la lista que tenga el número más bajo, la cantidad de miembros que contiene y si es privada o pública. 5. Entonces puede utilizar las siguientes opciones: Presione 0 para escuchar los detalles de la lista. Presione # para pasar a la siguiente lista. 4.5 Cómo cambiar el Estado de la lista El estado de una lista de correo puede ser privado o público. Cuando una lista de correo es pública, cualquier persona puede utilizarla para mandar un mensaje a todos los miembros que figuran en ella. Una lista de correo privada sólo puede ser usada por el dueño de la lista. Una vez que se ha creado una lista, es posible cambiar su estado. Para cambiar el estado de una lista de correo: 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 3 para modificar su lista de correo. Se le solicitará que ingrese el número de buzón del dueño de la lista de correo. 5. Presione # para indicar que usted es el dueño del buzón. El sistema le solicitará que ingrese el número de lista de correo. 6. Ingrese el número de identificación de la lista y presione #. Se mencionarán los detalles de la lista. 7. Presione 1 para agregar o cambiar detalles de la lista de correo. Se mencionará el estado de la lista de correo. 8. Presione 9 para cambiar el estado de la lista de correo. Se mencionará el nuevo estado de la lista de correo. 9. Presione #.. 10.Presione *# para finalizar la revisión. Página 25

26 4.6 Agregado de miembros a una lista Cuando se ha creado una lista de correo, es posible agregar nuevos miembros a la lista. Para agregar miembros a una lista de correo: 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 3 para modificar su lista de correo. Se le solicitará que ingrese el número de buzón del dueño de la lista de correo. 5. Presione # para indicar que usted es el dueño del buzón. El sistema le solicitará que ingrese el número de lista de correo. 6. Ingrese el número de identificación de la lista y presione #. Se mencionarán los detalles de la lista. 7. Presione 1 para agregar o cambiar detalles de la lista de correo. Se mencionará el estado de la lista de correo. 8. Presione 6 para dejar el estado de la lista como está. 9. Ingrese el nuevo número de extensión y presione #. 10.Presione # para finalizar la asignación de dirección. 11.Presione *# para finalizar la revisión. 4.7 Eliminación de miembros de una lista Cuando se ha creado una lista, es posible quitar miembros del listado. Para eliminar miembros de una lista de correo: 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 3 para modificar su lista de correo. Se le solicitará que ingrese el número de buzón del dueño de la lista de correo. 5. Presione # para indicar que usted es el dueño del buzón. El sistema le solicitará que ingrese el número de lista de correo. 6. Ingrese el número de identificación de la lista y presione #. Se mencionarán los detalles de la lista y el primer número de buzón o nombre en la lista. Revise los miembros de la lista. Presione *3 para eliminar el miembro de la lista de correo. Presione # para escuchar el siguiente miembro. 7. Presione *# para finalizar la revisión. Página 26

27 Listas de correo: Eliminación de miembros de una lista 4.8 Eliminación de una lista Si ya no se necesita una lista de correo, se la puede eliminar. Para eliminar una lista de correo: 2. Presione 5 para ingresar a las opciones personales. 3. Presione 1 para ingresar a las listas de correo. 4. Presione 2 para buscar sus listas de correo. 5. Presione # para omitir las listas que no correspondan. 6. Presione *3 cuando escuche los detalles de la lista de correo que desee eliminar. 7. Presione *7 para volver al menú de actividad. Página 27

28 Capítulo 5. Saludos personales Página 28

29 Saludos personales: 5. Saludos personales De manera predeterminada, la persona que llama que es dirigida a su buzón escucha el saludo del sistema "Su llamada está siendo respondida por IP Office. <Nombre> no está disponible. Para dejar un mensaje, espere el tono". El saludo predeterminado del sistema no puede modificarse. Sin embargo, puede reemplazar el saludo del sistema por un saludo que usted haya grabado. Puede grabar un archivo de hasta 9 saludos personales, que son los mensajes de saludo que las personas que llaman escuchan al ser derivadas a su correo de voz. Puede asignar un saludo distinto para determinadas situaciones de llamada. Por ejemplo, puede asignar un saludo para las llamadas recibidas internamente distinto al usado para las llamadas externas a la empresa. También puede utilizar un mensaje de saludo personal para informar a las personas que llaman las opciones de transferencia disponibles 38. Se puede acceder a todos los saludos grabados con la interfaz de usuario del teléfono a través de IP Office Phone Manager, en donde es posible nombrar, asignar y volver a grabar los mensajes. Para más información, consulte la Guía del usuario de Avaya IP Office Phone Manager ( ). Existen tres tipos de saludos: Temporal. 29 Grupo de búsqueda Personal Para utilizar los saludos, se deben seguir los siguientes pasos principales: 1. Grabe sus saludos Asigne un saludo a un tipo de llamada. Existen dos formas de asignar los saludos a los tipos de llamadas: Puede seleccionar el tipo de llamada y luego asignar el saludo Seleccionar un saludo y asignarlo a un tipo de llamada Saludos temporales Es posible crear un saludo temporal y reproducirlo para todos los tipos de llamadas. Por ejemplo, puede utilizar un saludo temporal cuando no está en la oficina, que le brinde a la persona que llama los datos de una persona de contacto alternativa. Si utiliza un saludo temporal, ningún otro saludo estará activo. Para obtener más información, consulte Creación de un saludo temporal 37. Página 29

30 5.2 Saludos de grupos de búsqueda Es posible crear saludos personales para grupos de búsqueda. Si inicia sesión en un buzón de un grupo de búsqueda, hay dos tipos de saludos adicionales disponibles. Fuera de servicio: si el saludo está activo, se lo reproduce si llega una llamada cuando el grupo de búsqueda está fuera de servicio. Fuera de horario: si el saludo está activo, se lo reproduce si llega una llamada durante las horas especificadas como fuera de horario. Los saludos para grupos de búsqueda se reproducen cuando no se está utilizando el saludo temporal. Si no se ha configurado ningún saludo específico para grupos de búsqueda, se verifica la configuración de los saludos personales. Página 30

31 Saludos personales: Saludos de grupos de búsqueda 5.3 Saludos personales Los saludos personales se reproducen cuando no se está utilizando el saludo temporal. Si no ha aplicado ningún mensaje personal, las personas derivadas a su buzón escuchan el saludo predeterminado del sistema, que indica que la llamada está siendo respondida por IP Office, <Nombre> no está disponible. Para dejar un mensaje, espere el tono,...". Se pueden crear saludos personales para ciertos tipos de llamadas. Por ejemplo, si está ocupado con una llamada, las personas que llamen a su extensión pueden escuchar un saludo personalizado que indique está en atendiendo una llamada, pero que está en la oficina. Existen seis tipos de saludos personales: Todas las llamadas Llamadas internas Llamadas externas Llamadas a número ocupado Llamadas sin respuesta Predeterminado Cuando asigna un saludo personal para más de un tipo de llamada, el saludo utilizado para cualquier llamada se decide según un orden de prioridad. El orden de prioridad se muestra en el diagrama de flujo. Si la llamada es a un grupo de búsqueda, los saludos de grupos de búsqueda se verifican antes que los saludos personales. Página 31

32 5.4 Grabación de un saludo Puede grabar un archivo de hasta 9 saludos que pueden usarse como saludo temporal o como saludos personales aplicados a tipos específicos de llamadas. Las personas que llaman escuchan los saludos al ser derivadas a su correo de voz. En cualquier momento puede escuchar un mensaje de saludo y volver a grabarlo Un saludo debe durar más de 3 segundos. De manera predeterminada, la duración máxima de un saludo es de 120 segundos. El administrador del sistema podrá indicarle si los valores predeterminados de su sistema se han modificado. Si graba un saludo, puede optar por no asignar el saludo hasta que sea necesario. lo cual es útil, por ejemplo, si graba un mensaje de saludo para cuando esté de vacaciones o en viajes de negocios. Para grabar o volver a grabar un saludo personal: 2. Presione 3 para seleccionar los saludos personales. Si ha seleccionado algún tipo de llamada, escuchará un mensaje que detalla los tipos de llamadas y el saludo asignado a cada uno. Por ejemplo, escuchará que, para llamadas internas, está activado el saludo 1. Si el saludo temporal está activo, escuchará un mensaje que detallará de la cantidad de días durante los que dicho saludo permanecerá activo. Presione 1 para desactivar el saludo temporal. 3. Presione 1 para crear o cambiar un saludo. 4. Ingrese el número de saludo (1 a 9) que desee crear o cambiar. 5. Comience a decir su saludo al escuchar el tono. 6. Cuando haya terminado, presione 1 para editar su saludo. 7. Presione 2 3 para reproducir el saludo que acaba de grabar. 8. Presione # para confirmar la grabación. Se mencionará el número de saludo que acaba de grabarse. Si desea agregar algo a la grabación, presione 1. Comience a decir las palabras adicionales y presione 1 al finalizar. 9. Presione # para guardar la grabación sin activarla. El nuevo saludo puede asignarse a un tipo de llamada de las siguientes maneras: Seleccionar el tipo de llamada y luego asignar el saludo Seleccionar el saludo y asignarlo a un tipo de llamada 34 También puede utilizar un saludo como saludo temporal Página 32

33 Saludos personales: Grabación de un saludo 5.5 Administración de saludos Una vez que ha grabado saludos, puede seleccionar el tipo de llamada y luego asignar el saludo. Cuando asigna un saludo personal para más de un tipo de llamada, el saludo utilizado para cualquier llamada se decide según un orden de prioridad. Para obtener más información, consulte Tipos de llamadas y saludos 29. Para asignar un tipo de llamada a un saludo: 2. Presione 3 para ingresar a los saludos personales. Si ha seleccionado algún tipo de llamada, escuchará un mensaje que detalla los tipos de llamadas y el saludo asignado a cada uno. Por ejemplo, escuchará que, para llamadas internas, está activado el saludo Presione 4 para administrar los tipos de llamadas. 4. Presione 1 para activar un tipo de llamada. Escuchará un mensaje para confirmar los tipos de llamadas identificados en ese momento. 5. Seleccione el tipo de llamada correspondiente. Si selecciona 9 para saludo temporal, ningún otro saludo quedará activo. Para obtener más información, consulte Creación de un saludo temporal 37. Las opciones 6 (saludo de Fuera de horario) y 7 (saludo de Fuera de servicio) sólo están disponibles para los buzones de grupos de búsqueda. 6. Ingrese el número de saludo personal que desee asignar al tipo de llamada seleccionado. 7. Presione # cuando haya finalizado para volver al menú de saludos. Para desactivar un tipo de llamada: 2. Presione 3 para ingresar a los saludos personales. Si ha seleccionado algún tipo de llamada, escuchará un mensaje que detalla los tipos de llamadas y el saludo asignado a cada uno. Por ejemplo, escuchará que, para llamadas internas, está activado el saludo Presione 4 para administrar los tipos de llamadas. 4. Presione 2 para desactivar un tipo de llamada. Escuchará un mensaje para confirmar los tipos de llamadas identificados en ese momento. 5. Seleccione el tipo de llamada que desee desactivar. 6. Presione # cuando haya finalizado para volver al menú de saludos. Página 33

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